Beschaffung einer pädagogischen Schulserverlösung für die Stadt Hamm

Beschreibung der Beschaffung

Für 51 Schulen an 55 Schulstandorten der Stadt Hamm soll eine pädagogische Schulserverlösung beschafft werden, die zur Gestaltung und Verwaltung des digitalen Unterrichts eingesetzt wird, die Verwaltung von Benutzerdaten, Ressourcen sowie die Softwareverteilung übernimmt. Diese Schulserverlösung soll auch zentral in dem Rechnerzentrum des Servicedienstleisters der Stadt Hamm als Testserver installiert werden, sowie 2 Serverstandorte im Schulungscenter des Servicedienstleisters und des Medienzentrums. Optional werden auch die Volkshochschule (2 Standorte) und das Hanse-Kolleg in Hamm betrachtet. In Summe sind 61 Schulserverlösungen zu liefern unter Berücksichtigung, dass sich 2 Schulen einen Standort (damit auch die Schulserverlösung) teilen.
Mit der pädagogischen Schulserverlösung soll das bestehende Produkt „OSS Open School Server“ Version 3.1. in den 51 Schulen abgelöst werden, so ist auch für das Nachfolgeprodukt eine Open-Source-Serverbetriebssystem auf Linux-Basis anzubieten.
Für ca. 5 000 PC-Systeme und Notebooks sowie ca. 2 500 Tablets soll eine ganzheitliche pädagogische Serversystemlösung eingeführt werden, welche speziell für die funktionalen Bedürfnisse der Schulen innerhalb des pädagogischen Netzwerks konzipiert ist.
Dieses Serversystem muss u. a. folgende grundlegende Funktionen realisieren können:
— Vollumfänglicher Schulserver mit Anmeldemöglichkeit, Gruppen- und Benutzerverwaltung, Datei- und Druckdienste, Fileserver, usw.;
— Funktion zur vollständigen Installation des Betriebssystems Windows 10 auf PC-Clients;
— Funktion zur vereinfachten, zentralen und automatischen Softwareinstallation auf mehreren PC-Systemen;
— Diverse Funktionen zur Endgerätesteuerung während des Unterrichts (z. B. Monitor sperren, Internetzugang sperren, usw.).
Die Schulserverlösung ist mit den in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen betriebsfertig zu liefern.
Alle angebotenen Dienstleistungen wie Installation und Einrichtung, Wartung und Support sowie alle Softwarelizenzen sind aus einer Hand durch den Anbieter (Bieter oder Bietergemeinschaft) als Gesamtpaket anzubieten.
Diese Schulserverlösung soll auf den bestehenden Serverhardwaren der Schulen betrieben werden, unter der Bedingung, dass die Hammer IT-Schulsupport GmbH HITS (IT-Dienstleister der Stadt Hamm für die Schulen) bestehendes Full-Service Konzept weiterführen kann. Die zentrale Administration der Schulserver muss durch die HITS weiterhin möglich sein. Der Anbieter gewährleistet einen 2nd und 3rd Level-Support sowie entsprechenden Systempflegeleistungen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
— Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
— Insolvenzverfahren, Liquidation (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. („Eigenerklärung ...“ liegt bei);
— Steuern, Abgaben, Beiträge (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt.
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei);
— N1: Firmenprofil mit Aussagen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Firmenprofil mit Aussagen:
— Beschreibung des Angebotsspektrums und des Kerngeschäftes;
— Beschreibung der strategischen Ausrichtung/Positionierung am Markt;
— Beschreibung der strategischen Partnerschaften mit Herstellern und Darstellung der Einstufungen und Zertifizierungen seitens der Hersteller."
— N2: Organisationsstruktur des Unternehmens (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Organisationsstruktur des Unternehmens:
— Angaben zum Hauptsitz des Unternehmens;
— Angaben zu Vertretungen und Niederlassungen in Deutschland;
— Angaben zu Spezialisierungen auf bestimmte Kundenkreise, Branchen und Aufgaben;
— Darstellung der Organisationsstruktur; Organigramm.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— N3: Vertriebliche und fachliche Unterstützung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):
„Vertriebliche und fachliche Unterstützung:
— Beschreibung der Vertriebsorganisation und der möglichen fachlichen und logistischen Betreuung;
— Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils für die Geschäftsjahre 2018, 2019 und zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags. Erwartet wird hierbei eine Mitarbeiterzahl bezogen auf den Auftragsgegenstand von jeweils mindestens 30 Personen. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert;
— Bitte benennen Sie die Funktionen der Mitarbeiter (z. B. Management, Vertrieb, Programmierung, Consulting usw.) oder fügen Sie ein Organigramm anbei."
— N4: Profilanforderungen Projektpersonal (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):
„Profilanforderungen Projektpersonal:
Die vom künftigen Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erbringen. Hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden Mindestanforderungen an Mitarbeiterzahl und Qualifikationsgrad gestellt. Der Bewerber weist mittels Personalprofilen nach, dass er entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt einsetzen kann.
Die geforderten Kenntnisse und Vertiefungsgrade müssen anhand von Beschreibung der Aus- und Weiterbildung sowie des methodischen Umfelds, der bearbeiteten Projekte, in denen diese Kenntnisse erworben wurden, nachgewiesen werden.
—— Profilanforderungen – IT-Projektmanagement;
—— Profilanforderungen – IT-Trainer;
—— Profilanforderungen – Hotline Mitarbeiter.
Weitere Informationen zu den Profilanforderungen Projektpersonal können den Vergabeunterlagen entnommen werden."
— N5: Referenzen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):
„Referenzen:
Von einem leistungsfähigen Bieter wird erwartet, dass 3 nachprüfbare Projekte aus der jüngeren Vergangenheit (nicht älter als 5 Jahre bei Antragsabgabe) über eine vergleichbare Leistung nachgewiesen werden. Die Projekte sollten vorzugsweise mit öffentlichen Auftraggebern benannt werden können. Bitte beschreiben Sie die von Ihnen aufgeführten Referenzen ausführlich. Gehen Sie dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen ein. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Know-how-Transfer erfolgte.
Neben der ausführlichen Beschreibung bitten wir um Angabe folgender Informationen:
— Name des Referenzauftraggebers;
— ca. Projektsumme in EURuro;
— Ansprechpartner/in des Referenzauftraggebers;
— Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail des Ansprechpartners/in;
— Dauer/Laufzeit des Projektes.
Hierbei muss als erstgenannte Referenz ein Projekt mit einer öffentlichen Verwaltung ab einer Größenordnung von mindestens 50 Servern und 25 000 Nutzern dargestellt werden. Erfüllt dieses Referenzprojekt nicht diese Größenordnung, wird die erst genannte Referenz mit 0 Punkten bewertet.
Als zweitgenanntes Referenzprojekt muss ein Projekt mit einer öffentlichen Verwaltung ab einer Größenordnung von mindestens 30 Servern und 15 000 Nutzern genannt werden. Erfüllen diese Referenzprojekte nicht diese Größenordnung, werden diese mit 0 Punkten bewertet.
Als drittgenanntes Referenzprojekt muss ein Projekt mit einer öffentlichen Verwaltung ab einer Größenordnung von mindestens 20 Servern und 10 000 Nutzern genannt werden. Erfüllen diese Referenzprojekte nicht diese Größenordnung, werden diese mit 0 Punkten bewertet.
Gehen Sie dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen ein. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Know-how-Transfer erfolgte. Bitte beschreiben Sie die von Ihnen aufgeführten Referenzen ausführlich.
Fügen Sie bitte die beigefügten Referenzabfragen (ausgefüllt durch den Referenzgeber) ihrem Teilnahmeantrag anbei."
— N6: Produktbeschreibung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Skizze (auf Basis der vorliegenden Informationen) einer möglichen Systemlösung und benennen Sie bitte die angedachte Softwarelösung (soweit möglich).

Rückfragen werden durch Bieterkommunikation für alle Interessenten beantwortet. Diese Bieterkommunikationen werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die in Abschnitt I.1) dieser Bekanntmachung angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterkommunikationen abzurufen.
Die „Elektronische Angebotsabgabe“ ist von der Stadt Münster seit dem 1.1.2020 bei allen Vergabeverfahren die „Alleinige“ zugelassene Form der Angebotsabgabe.
Firmen die erstmals elektronisch abgegeben haben, sind bei diesem Verfahren geblieben.
Mit dem Vergabemarktplatz NRW hat die Stadt Münster eine Plattform gewählt, die von vielen Auftraggebern genutzt wird, und sich somit die Angebotseinreichung bei vielen Auftraggebern einheitlich darstellt.
Auf dieser Internetseite, „die wir dringend empfehlen“, sind zahlreiche Tipps und Hinweise nachzulesen: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Die „Video-Tutorials“ bieten eine gute „Hilfestellung“ bei den ersten Schritten hin zur „Elektronischen Angebotsabgabe“.
Für das Hochladen Ihres ersten elektronischen Angebotes ist die „Installation“ eines „Bietertools“ auf Ihrem Computer notwendig. Das „Bietertool“ wird Ihnen im Zuge Ihrer Angebotslegung auf dem Vergabemarktplatz automatisch bereitgestellt. Je nach Einstellung Ihres Firmennetzwerks kann es sein, dass Sie bei der Erstinstallation Unterstützung Ihres Systemadministrators benötigen. Wir empfehlen daher die Installation des Bietertools bereits einige Tage vor der Angebotsabgabe durchzuführen. Darüber hinaus empfehlen wir bei erstmaliger Angebotsabgabe das Angebot mindestens einen Tag vor Ablauf der Frist einzustellen.
Zur Vereinfachung Ihrer Angebotsabgabe ist nur noch die sogenannte „Signatur“ in Textform unter Angabe des Namens Ihres Unternehmens erforderlich und zulässig. Dies stellt keine Ein-schränkung hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Dokumente dar. Wenn Sie die bereitgestellten Dokumente elektronisch ausgefüllt und hochgeladen haben, fügen Sie bitte „keine“ Dokumente ein zweites Mal in eingescannter Version mit Originalunterschrift hinzu.
Übrigens: Haben Sie Ihr Angebot bereits eingestellt, können Sie es jederzeit bis zum genannten Abgabetermin wieder zurückziehen und bei Bedarf auch wieder neu einstellen.
Ihr elektronisches Angebot wird beim Hochladen auf einem Hochsicherheitsserver des Landes NRW mit einem Zeitschloss, verschlüsselt hinterlegt. Es ist dort von niemandem, nicht einmal von den Softwareadministratoren einsehbar. Erst bei der Angebotsöffnung kann es entschlüsselt und geöffnet werden. Die Vertraulichkeit Ihres Angebotes ist also gewährleistet.
Und: Wir stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung. Schreiben Sie uns eine Kommunikationsnachricht und wir rufen Sie möglichst direkt aber spätestens binnen eines Werktages zurück.
Die Stadt Münster hat sich der Förderung von Menschen mit Behinderungen verpflichtet. Gem. §§ 215, 224, 226 Sozialgesetzbuch, 9. Buch (SGB IX) sind Aufträge der öffentlichen Hand, die von anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM), Blindenwerkstätten und Inklusionsbetriebe ausgeführt werden können, diesen bevorzugt anzubieten. Ist das Angebot der der anerkannten Einrichtungen ebenso wirtschaftlich wie das eines nicht aus anderen Gründen zu bevorzugenden Bieters/einer Bieterin, so ist der Einrichtung der Zuschlag zu erteilen. Dies gilt auch dann, wenn der Angebotspreis der Einrichtung den des Mitbewerbers/der Mitbewerberin um nicht mehr als 15 % übersteigt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 Prozent berücksichtigt. Dazu bitten wir um die Vorlage der Nachweise: siehe Ziffer 2.3 im gemeinsamen Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales, des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung und des Ministeriums der Finanzen vom 29. Dezember 2017 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=80620180116131147466
Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Rechts- und Ausländeramt, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden.
Datenkategorien und Datenherkunft:
— Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung;
— ggf. gültige E-Mail-Adresse;
— Anschrift;
— Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk).
Vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge
— Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind.
Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will.
Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben.
Rechte der betroffenen Person:
Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit:
1. Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten,
2. Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten,
3. Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO,
4. Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen,
5. Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln,
6. Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYR9J.

Beschreibung der Beschaffung

Für 51 Schulen an 55 Schulstandorten der Stadt Hamm soll eine pädagogische Schulserverlösung beschafft werden, die zur Gestaltung und Verwaltung des digitalen Unterrichts eingesetzt wird, die Verwaltung von Benutzerdaten, Ressourcen sowie die Softwareverteilung übernimmt. Diese Schulserverlösung soll auch zentral in dem Rechnerzentrum des Servicedienstleisters der Stadt Hamm als Testserver installiert werden, sowie 2 Serverstandorte im Schulungscenter des Servicedienstleisters und des Medienzentrums. Optional werden auch die Volkshochschule (2 Standorte) und das Hanse-Kolleg in Hamm betrachtet. In Summe sind 61 Schulserverlösungen zu liefern unter Berücksichtigung, dass sich 2 Schulen einen Standort (damit auch die Schulserverlösung) teilen.
Mit der pädagogischen Schulserverlösung soll das bestehende Produkt „OSS Open School Server“ Version 3.1. in den 51 Schulen abgelöst werden, so ist auch für das Nachfolgeprodukt eine Open-Source-Serverbetriebssystem auf Linux-Basis anzubieten.
Für ca. 5 000 PC-Systeme und Notebooks sowie ca. 2 500 Tablets soll eine ganzheitliche pädagogische Serversystemlösung eingeführt werden, welche speziell für die funktionalen Bedürfnisse der Schulen innerhalb des pädagogischen Netzwerks konzipiert ist.
Dieses Serversystem muss u.a. folgende grundlegende Funktionen realisieren können:
— Vollumfänglicher Schulserver mit Anmeldemöglichkeit, Gruppen- und Benutzerverwaltung, Datei- und Druckdienste, Fileserver, usw.
— Funktion zur vollständigen Installation des Betriebssystems Windows 10 auf PC-Clients;
— Funktion zur vereinfachten, zentralen und automatischen Softwareinstallation auf mehreren PC-Systemen;
— Diverse Funktionen zur Endgerätesteuerung während des Unterrichts (z. B. Monitor sperren, Internetzugang sperren, usw.).
Die Schulserverlösung ist mit den in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen betriebsfertig zu liefern.
Alle angebotenen Dienstleistungen wie Installation und Einrichtung, Wartung und Support sowie alle Softwarelizenzen sind aus einer Hand durch den Anbieter (Bieter oder Bietergemeinschaft) als Gesamtpaket anzubieten.
Diese Schulserverlösung soll auf den bestehenden Serverhardwaren der Schulen betrieben werden, unter der Bedingung, dass die Hammer IT-Schulsupport GmbH HITS (IT-Dienstleister der Stadt Hamm für die Schulen) bestehendes Full-Service Konzept weiterführen kann. Die zentrale Administration der Schulserver muss durch die HITS weiterhin möglich sein. Der Anbieter gewährleistet einen 2nd und 3rd Level-Support sowie entsprechenden Systempflegeleistungen.