Beschaffung einer Rahmenvereinbarung zur Einführung einer Software für die elektronische Aktenführung

Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Einführung einer Software für die elektronische Aktenführung für die öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeiten in der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) vor dem Hintergrund des E-Government-Gesetzes (EGovG). Im Einzelnen sind dies Softwareüberlassungs- und Softwarepflegeleistungen sowie Dienst- und Werkleistungen, die im Rahmen des Aufbaus bzw. der Konfigurationen und Anpassungen der einzurichtenden elektronischen Aktenführung innerhalb der Organisation des Auftraggebers erforderlich werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-03-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-02-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop AG

Wer?

• Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-02-03	Auftragsbekanntmachung
2020-12-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-02-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronische Datenverwaltung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Elektronische Datenverwaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Programmierung von Softwarepaketen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.
Postanschrift: Herbert-Lewin-Platz 2
Postleitzahl: 10623
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.kbv.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kbv.de 📧
Telefon: +49 3040051511 📞
Fax: +49 3040051595 📠
URL der Dokumente: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cec35996-1f3b-43d9-b716-898b66e011ec 🌏
URL der Teilnahme: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cec35996-1f3b-43d9-b716-898b66e011ec 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-03 📅
Einreichungsfrist: 2020-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-02-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 026-058539
ABl. S-Ausgabe: 26

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Hierfür werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens u. a. folgende Leistungsbereiche von den Bietern erwartet:

— Bereitstellung einer Software zur Führung der elektronischen Akte (E-Akte), insbesondere inklusive folgender Softwaremodule: Dokumentenmanagementsystem, Workflowsteuerungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung, Scansoftware und Signatursoftware,

— Pflegeleistungen für den Betrieb der Software,

— Leistungen im Rahmen des initialen Aufbaus sowie der initialen Konfigurationen bzw. Anpassungen der einzurichtenden Software inkl. konzeptioneller Arbeiten,

— Leistungen für den zukünftig geplanten Ausbau der Softwarefunktionen und der Ausdehnung der elektronischen Aktenführung innerhalb der Organisation des Auftraggebers inkl. konzeptioneller Arbeiten sowie Einzelleistungen z. B. zur Unterstützung bei Updatearbeiten.

Der Auftraggeber plant die Einführung der elektronischen Aktenführung zunächst für 4 Pilotprozesse aus unterschiedlichen organisatorischen Bereichen. Parallel zur Einführung der Software für die E-Akte sollen die notwendigen organisatorischen Rahmenvorgaben und -prozesse für die elektronische Aktenführung erarbeitet und etabliert werden.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:

— Scansoftware für zentrales Scannen von Posteingängen im Stapel und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Scansoftware (Lizenz) je Client,

— Signatursoftware für das Erstellen und Prüfen von qualifizierten elektronischen Signaturen und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Signatursoftware (Lizenz) je Client.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen bzw. einzureichen:

1) Eigenerklärung (Vordruck 1 im Teilnahmeantrag): Angaben zum Bewerber bzw. ggf. der Bewerbergemeinschaft: Nachweis der Vertretungsmacht desjenigen, der den Bewerber vertritt (z. B. durch Vollmacht). Bewerbergemeinschaften haben mit der Bewerbung eine Erklärung vorzulegen über die Bildung der Bewerber-/Bietergemeinschaft (im Auftragsfall einer Arbeitsgemeinschaft) und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft auch über die Auflösung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft hinaus. Sie benennen in der Erklärung einen bevollmächtigten Vertreter und dessen Handlungsbefugnis. Weiterhin haben sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Erklärung der Bewerbergemeinschaft darzulegen, dass die Bildung einer Bewerbergemeinschaft keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben;

a) Eigenerklärung (Vordruck 2 im Teilnahmeantrag), dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nicht vorliegen. Der Bewerber hat zu erklären, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften bei dem Bewerber vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen;

b) Eigenerklärung (Vordruck 3 im Teilnahmeantrag), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben und Erklärungen von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen:

1) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu dem erzielten Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Ein Jahresumsatz mit Tätigkeiten im vorgenannten Sinne in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Jahre ist keine Mindestanforderung;

2) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) des Bewerbers;

3) Eigenerklärung (Vordruck 5 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat eine Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung abzugeben. Gefordert ist die Erklärung, dass der Bewerber über eine Betriebshaftpflichtversicherung:

Für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird.

Der Bewerber hat dabei Angaben zur Höhe der Betriebshaftpflichtversicherung und zum Versicherungsunternehmen zu machen.

Für den Fall von Bewerbergemeinschaften oder der Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (sog. „Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) sind die entsprechenden Angaben von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft bzw. den anderen Unternehmen zu machen, soweit sich der Bewerber für die Erfüllung des Eignungskriteriums auf das Mitglied der Bewerbergemeinschaft oder das andere Unternehmen beruft.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens 3 mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen ein.

Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

a) Auftraggeber, Anschrift sowie Ansprechpartner (mit Telefonnummer);

c) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend);

d) Kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen, insb. unter Berücksichtigung der Art und der Ziele initiierter oder betreuter Projekte zur Abbildung der elektronischen Aktenführung und Vorgangbearbeitung;

e) Kurze Beschreibung des Referenzprojekts, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art der Leistung und zur technischen Umgebung der eingeführten Lösung;

f) Produktive Nutzerzahl der eingeführten Lösung;

g) Größe des eingesetzten Projektteams;

h) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens).

Mindeststandards:

Zu (1) Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens 3 mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen ein.

Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

a) Auftraggeber, Anschrift sowie Ansprechpartner (mit Telefonnummer);

c) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend);

f) Produktive Nutzerzahl der eingeführten Lösung;

g) Größe des eingesetzten Projektteams;

h) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens);

Bei Nichterfüllung der aufgestellten Mindeststandards, bleibt der Teilnahmeantrag des Bewerbers unberücksichtigt.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.

Der Auftraggeber beabsichtigt, maximal 4 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sollten mehr als 4 Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber die eingereichten Referenzen prüfen und bewerten. Hierbei müssen von 900 maximal erreichbaren Punkten mindestens 690 Punkte erreicht werden. Teilnahmeanträge, die die erforderliche Punktzahl nicht erreichen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber werden entsprechend der erreichten Punktzahl (vgl. Dokument 03 – Eignungsbewertungsmatrix) in eine Rangfolge gebracht. Es ist beabsichtigt, soweit eine hinreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorliegt, die 4 geeigneten Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Belegen 2 (oder mehrere) geeignete Bewerber mit Punktgleichstand den vierten Platz in der ermittelten Rangfolge, entscheidet das Los.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-03-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Rene Lefeber
Internetadresse: www.kbv.de 🌏
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cec35996-1f3b-43d9-b716-898b66e011ec 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 228-9499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beachten.

§ 160 GWB lautet:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2020/S 026-058539 (2020-02-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-12-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 637693.97 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-12-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-12-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 240-593017
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 026-058539
ABl. S-Ausgabe: 240

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftraggeber plant die Einführung der elektronischen Aktenführung zunächst für 4 Pilotprozesse aus unterschiedlichen organisatorischen Bereichen. Parallel zur Einführung der Software für die E-Akte sollen die notwendigen organisatorischen Rahmenvorgaben und –prozesse für die elektronische Aktenführung erarbeitet und etabliert werden.

Beschreibung der Optionen:

Scansoftware für zentrales Scannen von Posteingängen im Stapel und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Scansoftware (Lizenz) je Client

Signatursoftware für das Erstellen und Prüfen von qualifizierten elektronischen Signaturen und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Signatursoftware (Lizenz) je Client.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Name: d.velop AG
Postort: Gescher
Land: Deutschland 🇩🇪
Nordrhein-Westfalen 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 637693.97 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2020/S 240-593017 (2020-12-04)

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