Beschaffung einer software-gestützten Workflow-Lösung zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen für die Stadt Münster

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Projektes „Einführung des digitalen Rechnungseingangs bei der Stadt Münster“ wird zur Unterstützung ein in die bestehende SAP-Infrastruktur integriertes IT-Fachverfahren für die workflow-basierte Bearbeitung von elektronischen Rechnungen gesucht.
Die Unterstützung durch eine softwarebasierte Workflow-Lösung zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen besteht vor allem in einem medienbruchfreien, standarisierten und SAP-integrierten IT-Verfahren inklusive eines Rechnungseingangsbuches, das die Durchlaufzeiten von Rechnungen und sonstigen Belegen beschleunigen soll. Es handelt sich um etwa 130 000 Belege (Rechnungen und sonstige Belege, die Zahlungen auslösen).
Als zentral für den Erfolg in der Einführungsphase des Tools wird angesehen:
— optimale Unterstützung der neu entwickelten Sollprozesse der Stadt Münster im Bereich der Rechnungsbearbeitung.
Die Projektziele sind:
— entgegennahme und digitale Verarbeitung von Rechnungen und sonstigen Buchungsbelegen in einem medienbruchfreien papierlosen Rechnungsbearbeitungsprozess innerhalb von SAP,
— Einführung eines Rechnungseingangsbuches,
— Beschleunigung der Durchlaufzeiten, Verkürzung der Bearbeitungszeiten.
Die Software muss folgende allgemeine Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsbearbeitung erfüllen:
1) SAP-integrierter Rechnungsworkflow;
2) Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD);
3) „Live“-Datenaustausch und Datenabgleich zwischen SAP, DMS und Workflow;
4) individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte;
5) Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb des Workflows als auch mobil zur Verfügung; ebenso soll ein Web-Zugriff bereitgestellt werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Referenz 1 (mindestens 5 000 Beschäftigte)
Jeweils 0-10 Punkte Zielerfüllungsgrad:
— Beschreibung der Referenz: 120 Gewichtungspunkte, 1 200 Max. Leistungspunkte,
— Vergleichbarkeit der Referenzen (zum Auftragsgegenstand): 120 Gewichtungspunkte, 1 200 Max Leistungspunkte,
— Bewertung durch die angegebenen Referenzpartner: 70 Gewichtungspunkte, 700 Max Leistungspunkte.
Referenz 2 (mindestens 2 000 Beschäftigte)
Jeweils 0-10 Punkte Zielerfüllungsgrad:
— Beschreibung der Referenz: 90 Gewichtungspunkte, 900 Max. Leistungspunkte,
— Vergleichbarkeit der Referenzen (zum Auftragsgegenstand): 90 Gewichtungspunkte, 900 Max. Leistungspunkte,
— Bewertung durch die angegebenen Referenzpartner: 40 Gewichtungspunkte, 400 Max. Leistungspunkte.
Referenz 3 (mindestens 2 000 Beschäftigte)
Jeweils 0-10 Punkte Zielerfüllungsgrad:
— Beschreibung der Referenzen: 90 Gewichtungspunkte, 900 Max. Leistungspunkte,
— Vergleichbarkeit der Referenzen (zum Auftragsgegenstand): 90 Gewichtungspunkte, 900 Max. Leistungspunkte,
— Bewertung durch die angegebenen Referenzpartner: 40 Gewichtungspunkte, 400 Max. Leistungspunkte.
Beschreibung des Unternehmen
Jeweils 0-10 Punkte Zielerfüllungsgrad:
— Beschreibung Firmenprofil: 25 Gewichtungspunkte, 250 Max. Leistungspunkte,
— Beschreibung Organisationsstruktur: 25 Gewichtungspunkte, 250 Max. Leistungspunkte,
— Beschreibung vertriebliche und fachliche Betreuung: 40 Gewichtungspunkte, 400 Max. Leistungspunkte.
Profilanforderungen Projektpersonal
Jeweils 0-10 Punkte Zielerfüllungsgrad:
— Profil 1: technische und fachliche Architektur/Beratung: 30 Gewichtungspunkte, 300 Max. Leistungspunkte,
— Profil 2: technische und fachliche Architektur/Beratung: 30 Gewichtungspunkte, 300 Max. Leistungspunkte,
— Profil 1: IT-Projektmanagement: 30 Gewichtungspunkte, 300 Max. Leistungspunkte,
— Profil 2: IT-Projektmanagement: 30 Gewichtungspunkte, 300 Max. Leistungspunkte.
Zertifizierungen:
— Zertifizierungen ihres Unternehmen (z. B. ISO 9001 Qualitätsmanage-ment, ISO 27001 Informationssicherheitsmanagement, ISO 20000 IT Servicemanagement, SAP Zertifizierung) die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen.
Je Zertifizierung 100 Leistungspunkte (max. 400 Leistungspunkte).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
— Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen,
— rechtskräftige Verurteilung/Ordnungswidrigkeiten (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Es liegen nachweislich keine rechtskräftigen Verurteilungen vor bzw. es wurde keine Geldbuße auf Grund von Ordnungswidrigkeiten festgesetzt. („Eigenerklärung…“ liegt bei).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
— Insolvenzverfahren, Liquidation (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. („Eigenerklärung …“ liegt bei),
— Steuern, Abgaben, Beiträge (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt.
Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei):
— N.1_Firmenprofil mit Aussagen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Firmenprofil mit Aussagen zu,
— Beschreibung des Angebotsspektrums und des Kerngeschäftes,
— Beschreibung der strategischen Ausrichtung/Positionierung am Markt,
— Beschreibung der strategischen Partnerschaften mit Herstellern und Darstellung der Einstufungen und Zertifizierungen seitens der Hersteller,
N.2_Organisationsstruktur des Unternehmens (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Organisationsstruktur des Unternehmens:
— Angaben zum Hauptsitz des Unternehmens,
— Angaben zu Vertretungen und Niederlassungen in Deutschland,
— Angaben zu Spezialisierungen auf bestimmte Kundenkreise, Branchen und Aufgaben,
— Darstellung der Organisationsstruktur; Organigramm.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— N.4_Profilanforderungen Projektpersonal (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Profilanforderungen Projektpersonal:
Die vom künftigen Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erbringen. Hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden Mindestanforderungen an Mitarbeiterzahl und Qualifikationsgrad gestellt. Der Bewerber weist mittels Personalprofilen nach, dass er entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt einsetzen kann.
Die geforderten Kenntnisse und Vertiefungsgrade müssen anhand von Beschreibung der Aus- und Weiterbildung sowie des methodischen Umfelds, der bearbeiteten Projekte, in denen diese Kenntnisse erworben wurden, nachgewiesen werden.
— 2 x Profilanforderungen – technische und fachliche Architektur/Beratung,
— 2 x Profilanforderungen – IT-Projektmanagement.
Weitere Informationen zu den Profilanforderungen Projektpersonal können den Vergabeunterlagen entnommen werden.
— N.5_Referenzen u. a. Referenzabfragen bei bisherigen Auftraggebern (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Referenzen:
Stellen Sie 3 Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand dar.
Wichtig sind dabei folgende Schwerpunkte:
— Lieferung einer Workflow-Lösung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung mit den folgenden Anforderungen:
1) SAP-integrierter Rechnungsworkflow;
2) „Live“-Datenaustausch und Datenabgleich zwischen SAP, DMS und Workflow;
3) individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte;
4) Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb des Workflows als auch mobil zur Verfügung; ebenso wurde ein Web-Zugriff bereitgestellt.
Ideal wäre es, wenn Sie bei den Referenzen bereits eine Lösung für die Bearbeitung von Eigenbelegen (buchungsbegründende Unterlagen, die nicht einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne entsprechend) implementiert haben.
Hierbei muss als erstgenannte Referenz ein Projekt mit einer öffentlichen Verwaltung ab einer Größenordnung von mindestens 5 000 Beschäftigten dargestellt werden. Erfüllt dieses Referenzprojekt nicht diese Größenordnung, wird die erst genannte Referenz mit 0 Punkten bewertet.
Als zweit- und drittgenanntes Referenzprojekt muss ein Projekt mit einer öffentlichen Verwaltung ab einer Größenordnung von mindestens 2 000 Beschäftigten genannt werden. Erfüllen diese Referenzprojekte nicht diese Größenordnung, werden diese mit 0 Punkten bewertet.
Gehen Sie dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen ein. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Know-how-Transfer erfolgte.
Bitte beschreiben Sie die von Ihnen aufgeführten Referenzen ausführlich und lassen Sie die beigefügte Erklärung von den Referenzgebern ausfüllen und unterzeichnen. Die ausgefüllten und unterzeichneten Erklärungen müssen ihrem Teilnahmeantrag beigefügt werden:
— N.3_Vertriebliche und fachliche Unterstützung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vertriebliche und fachliche Unterstützung,
— Beschreibung der Vertriebsorganisation und der möglichen fachlichen und logistischen Betreuung,
— Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils für die Geschäftsjahre 2018, 2019 und zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags. Erwartet wird hierbei eine Mitarbeiterzahl bezogen auf den Auftragsgegenstand von jeweils mindestens 30 Personen. Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert,
— Bitte benennen Sie die Funktionen der Mitarbeiter (z. B. Management, Vertrieb, Programmierung, Consulting usw.) oder fügen Sie ein Organigramm anbei,
— N.6_Produktbeschreibung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Skizze (auf Basis der vorliegenden Informationen) einer möglichen Systemlösung und benennen Sie bitte die angedachte Softwarelösung (soweit möglich).

Beschleunigtes Verfahren

Gemäß 2014/55/EU und § 7 a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen -E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen- besteht für die Stadt Münster die gesetzliche Verpflichtung ab 1.4.2020 elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten zu können. Dies begründet eine zeitnahe Beschaffung einer Software-gestützten Lösung zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen und sonstigen Buchungsbelegen.
Des Weiteren ist die Verkürzung darin begründet, dass der Teilnahmewettbewerb bereits in fast identischer Form (einzige Abweichung ist eine Reduzierung der zu bewertenden Leistungspunkte, die keinerlei Mehraufwand für den Bieter bedeutet) 30 Tage veröffentlicht wurde und somit den Bietern bereits bekannt ist.

Rückfragen werden durch Bieterkommunikation für alle Interessenten beantwortet. Diese Bieterkommunikationen werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die in Abschnitt I.1) dieser Bekanntmachung angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterkommunikationen abzurufen.
Elektronische Angebote:
Bei diesem Ausschreibungsverfahren ist nur die elektronische Angebotsabgabe zulässig.
Mit dem Vergabemarktplatz NRW hat die Stadt Münster eine Plattform gewählt, die von vielen Auftraggebern genutzt wird, und sich somit die Angebotseinreichung bei vielen Auftraggebern einheitlich darstellt.
Auf dieser Internetseite, die wir dringend empfehlen, sind zahlreiche Tipps und Hinweise nachzulesen: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Für das Hochladen Ihres ersten elektronischen Angebotes ist die Installation eines „Bietertools“ auf Ihrem Computer notwendig. Das Bietertool wird Ihnen im Zuge Ihrer Angebotslegung auf dem Vergabemarktplatz automatisch bereitgestellt. Je nach Einstellung Ihres Firmennetzwerks kann es sein, dass Sie bei der Erstinstallation Unterstützung Ihres Systemadministrators benötigen. Wir empfehlen daher die Installation des Bietertools bereits einige Tage vor der Angebotsabgabe durchzuführen. Darüber hinaus empfehlen wir bei erstmaliger Angebotsabgabe einen Tag vor Ablauf der Frist das Angebot einzustellen.
Zur Vereinfachung Ihrer Angebotsabgabe ist nur noch die sogenannte Textform unter Angabe des Namens Ihres Unternehmens erforderlich und zulässig. Dies stellt keine Einschränkung hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Dokumente dar. Wenn Sie die bereitgestellten Dokumente elektronisch ausgefüllt und hochgeladen haben, fügen Sie bitte keine Dokumente ein zweites Mal in eingescannter Version mit Originalunterschrift hinzu.
Übrigens: Haben Sie Ihr Angebot bereits eingestellt, können Sie es jederzeit bis zum genannten Abgabetermin wieder zurückziehen und bei Bedarf auch wieder neu einstellen.
Ihr elektronisches Angebot wird beim Hochladen auf einem Hochsicherheitsserver des Landes NRW mit einem Zeitschloss, verschlüsselt hinterlegt. Es ist dort von niemandem, selbst von den Softwareadministratoren einsehbar. Erst bei der Angebotsöffnung kann es entschlüsselt und geöffnet werden. Die Vertraulichkeit Ihres Angebotes ist also gewährleistet.
Und: Wir stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung. Schreiben Sie uns eine Kommunikationsnachricht und wir rufen Sie möglichst direkt aber spätestens binnen eines Werktages zurück.
Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYRD9