Beschaffung einer Standardsoftware zum Management von Fördermitteln

Beschreibung der Beschaffung

Vorweg erfolgt an dieser Stelle der Hinweis, dass in dieser Leistungsbeschreibung grundsätzlich das generische Maskulinum verwendet wird. Gemeint sind immer männliche, weibliche und diverse Personen.
Bei der nachfolgenden Beschreibung der Beschaffung handelt es sich um eine verkürzte Leistungsbeschreibung. Diese soll dem Bewerber lediglich eine Prüfung ermöglichen, ob die Beschaffung in sein Leistungsspektrum fällt. Die folgende Beschreibung ist nicht verbindlich und keinesfalls einem noch zu erstellenden Angebot zu Grunde zu legen. Bewerber, die geeignet sind, erhalten im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes eine detaillierte Leistungsbeschreibung als Teil der Vergabeunterlagen.
Die Gesellschaft für Arbeits- und Wirtschaftsförderung des Freistaates Thüringen mbH (GFAW) ist eine Landesgesellschaft des Freistaates Thüringen und Tochtergesellschaft der Thüringer Aufbaubank. Die GFAW ist mit der Umsetzung von Aufgaben im Bereich von Zuwendungen beliehen. Darüber hinaus ist sie als unselbstständiger Verwaltungshelfer für mehrere Thüringer Ministerien tätig.
Die GFAW ist ein wichtiger Ansprechpartner in Thüringen, wenn es beispielsweise um die Umsetzung der Thüringer Arbeitsmarkt-, Berufsbildungs- und Sozialpolitik geht. Im Auftrag von derzeitig sechs zuständigen Landesministerien setzt die GFAW Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Freistaats Thüringen sowie des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raumes (ELER) um.
Die Umsetzung der jeweiligen Förderprogramme erfolgt insbesondere gemäß §§ 23, 44 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften), dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz sowie den Europäischen Strukturfondsverordnungen und den dazu erlassenen delegierten Rechtsakten.
Auf Grund der Vielzahl an Förderprogrammen, der hohen Anzahl an Anträgen und zu erlassenden Verwaltungsakten in Verbindung mit einem komplexen Rechtsrahmen wird eine ganzheitliche, webbasierte Fördermittelmanagementsoftware (Standardsoftware) benötigt. Die Software hat die Anforderungen der DSGVO sowie der Thüringer Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung zu erfüllen. Der Bieter muss zumindest den IT-Sicherheitsstandard ISO 27001 einhalten.
Die Bereitstellung, Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Pflege des IT-Systems zur Verwaltung der Förderprogramme sollen auf der Grundlage der EVB-IT Verträge erbracht werden.
Die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware hat die gesamte Fördermittelverwaltung unter Beachtung der oben genannten Vorschriften in mindestens folgenden Punkten abzubilden:
— Verwaltung von Stammdaten von Förderprogrammen;
— Verwaltung von Stammdaten von Antragstellern/Zuwendungsempfängern/Begünstigten und den dazugehörigen Förderprojekten/Vorhaben;
— Abbildung der Verfahrensschritte aus dem Zuwendungsverfahren wie vorgeschaltetes Antragsverfahren, Antragserfassung, -einreichung und -prüfung, Bewilligung bzw. Ablehnung, Mittelabruf, Zahlungsgeschehen und Forderungsmanagement, Begleitung und Kontrolle, Verwendungsnachweiserstellung und -prüfung, Widerspruchs- und Klagebearbeitung bis hin zur Archivierung und Kassation;
— Dokumentation von Prüfungsergebnissen in den unterschiedlichen Verfahrensschritten und Erzeugung von (Druck-)Dokumenten;
— Abwicklung des Zahlungsgeschehens über Treugutkonten bzw. Schnittstellenanbindung an diese;
— Abbildung von externen Prüfungen;
— Bedarfsgerechte Datenauswertungen und Reportingfunktionen.
Darüber hinaus sind für den Bereich der EU-Strukturfonds folgende weitere Funktionalitäten zu gewährleisten:
— Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der entsprechend von der Europäischen Kommission geforderten Monitoringdaten (Teilnehmer-, Projekt-, Unternehmens- und Indikatorendaten);
— Abbildung und Berücksichtigung von Prüfungsergebnissen nachgelagerter Prüfinstanzen/Prüfbehörden;
— Generierung und Übermittlung von Zahlungsanträgen an die Europäische Kommission unter Beachtung der erforderlichen Informationen der Haushaltsordnung;
— Erstellung und Übermittlung der Rechnungslegung gemäß Haushaltsordnung.
Die übergreifenden Anforderungen an die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware sind:
— Verwendung von Schnittstellen nach aktuellem Standard;
— Rollenbasiertes Berechtigungssystem;
— Mehrstufige Genehmigungsverfahren;
— Termin- und Aufgabenverwaltung.
Die Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen sind vom Auftragnehmer in ausreichendem Umfang zu schulen. Darüber hinaus wird für die Fördermittelmanagementsoftware eine Supportleistung zur Verfügung gestellt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Grundlage für die Bewertung der Teilnahmeanträge bilden die in der Anlage 8 (Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb) genannten Kriterien und deren Gewichtung.
Der Bewerber muss die in der oben genannten Anlage aufgeführten Anforderungen/Fragen ausführlich beantworten.
Die Bewertung der Kriterien durch die GFAW kann diesem Fragebogen entnommen werden.
Die nach Punkten Bestplatzierten, maximal 5 Bewerber, mindestens aber 3 Bewerber, werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Auf die unter III.1.3. genannten Eignungskriterien wird ausdrücklich Bezug genommen.
Bei gleicher Punktzahl entscheidet die Summe der Punkte aus den angegebenen Referenzprojekten (Anlage „Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb“, C.1), dann die Summe der Punkte aus der gegenwärtigen Anzahl der Mitarbeiter mit Kenntnissen bzgl Programmierung zur Anpassung der Anwendung (Anlage „Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb“, C. 5.1). Ist auch nach den vorgenannten Ziffern die Punktzahl gleich, entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Gilt nur für III.1.1.und III.1.3.:
Im Falle einer Bietergemeinschaft ist eine Bietergemeinschaftserklärung auszufüllen und mindestens in Textform dem Teilnahmeantrag beizufügen. Die einzelnen Mitglieder einer Bietergemeinschaft müssen Eigenerklärungen abgeben. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise von anerkannten Stellen ihres Herkunftslandes vorzulegen, in deutscher Sprache bzw. unter Beifügung einer beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung im pdf-Format; ihnen obliegt der Nachweis der Gleichwertigkeit. Die Nachforderung von Nachweisen bleibt vorbehalten.
Bei Einsatz von Nachunternehmern/Unterauftragnehmern sind alle geforderten Nachweise auch von diesen einzureichen.
Für alle gilt:
— Im Falle der Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit ist eine gültige Gewerbean- bzw. -ummeldung/Gewerbeerlaubnis in Kopie im pdf-Format einzureichen (entfällt bei freiberuflicher Tätigkeit);
— Mit dem Teilnahmeantrag ist zu erklären, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, sind nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung des Absehens vom Ausschluss nach § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWG zu ermöglichen.
— Bewerber müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt nicht älter als 1.3.2020 im pdf-Format.
— Bewerber müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage
Einer Bescheinigung der Krankenkasse nicht älter als 1.3.2020 im pdf-Format, im Falle von mehreren Beschäftigten von der Krankenkasse, bei der die meisten
Beschäftigten versichert sind.
Alternativ kann der Nachweis durch eine gültigen Präqualifizierung oder -vorläufig- durch Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbracht werden,
Sofern diese die aufgestellten Anforderungen erfüllen.
Gefordert wird eine Eigenerklärung, dass in den Finanz-Sanktionslisten der EU-Sanktionsverordnung zur Bekämpfung des Terrorismus und zur Durchsetzung von Embargos (EG) Nr. 881/2002, (EG) Nr. 753/2011 sowie (EG) Nr. 2580/2001 (www.finanz-Sanktionsliste.de/fisalis) keine Eintragung vorliegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat im Rahmen der Eignung anzugeben, ob eine Betriebshaftpflicht besteht. Auf Verlangen der GFAW wird das Bestehen der Versicherung durch Vorlage des Versicherungsscheines o. ä. nachgewiesen.
Anzugeben ist die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens des Bewerbers für die Jahre 2018 und 2019 (Umsatzrendite und Umsatzwachstum, jeweils getrennt für jedes Jahr).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Eignungskriterien gelten:
— Angabe der Gesamtzahl der Mitarbeiter im Unternehmen;
— Angabe zu Referenzprojekten innerhalb der letzten 10 Jahre ab Bekanntgabe dieser Bekanntmachung, die mit der Aufgabenstellung dieses Vergabeverfahrens in Verbindung stehen, dazu insbesondere Angaben zu Name und Adresse des Auftraggebers, Zeitraum des Projekts;
— Auswahl von mindestens einem, höchstens aber 3 Referenzprojekten, die mittels der Anlage „Darstellung der Referenzprojekte“ näher erläutert werden sollen;
— Angabe, ob eine Zertifizierung des Unternehmens und der angebotenen Software vorliegt;
— Angabe der Anzahl der geplant eingesetzten Mitarbeiter und deren Berufserfahrung mit:
a) Kenntnissen bezüglich der Programmierung zur Anpassung der angebotenen Software auf den Bedarf der GFAW,
b) Kenntnissen bezüglich Customizing der angebotenen Software,
c) Kenntnissen bzgl. Bearbeitung von Förderprogrammen der EU-Strukturfonds (ESF, EFRE, ELER).

Teilnahmeanträge sind:
— mindestens in Textform ausschließlich und vollständig elektronisch über die eVergabe-Plattform des Bundes unter www.evergabe-online.de abzugeben;
— mit allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Bei nicht in deutscher Sprache verfassten Nachweisen, Bescheinigungen oder Erklärungen ist eine
Beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung des jeweiligen Dokuments in deutscher
Sprache einzureichen;
— soweit Abweichungen nicht ausdrücklich zugelassen, ausschließlich unter Verwendung der bereit gestellten Formulare zur erstellen und einzureichen.
Wenn in den Unterlagen die Textform gefordert wird, so muss eine lesbare Erklärung, die die Person des Erklärenden erkennen lässt, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.
Das bedeutet, dass bei elektronisch übersandten Dokumenten in Textform der Name (Vor- und Zuname) der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, erkennbar sein muss

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Folgende Fristen sind zu beachten:
— die Frist von 10 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB für die Einlegung der Rüge;
— die Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB nach Zurückweiseung einer Rüge durch den Auftraggeber sowie
— die Fristen gemäß § 135 Abs. 2 GWB zur Beantragung der Feststellung der Unwirksamkeit einer Zuschlagserteilung.
Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
— gegen § 134 verstoßen hat oder
— den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen
Nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Text

Vorweg erfolgt an dieser Stelle der Hinweis, dass in dieser Leistungsbeschreibung grundsätzlich das generische Maskulinum verwendet wird. Gemeint sind immer männliche, weibliche und diverse Personen.
Bei der nachfolgenden Beschreibung der Beschaffung handelt es sich um eine verkürzte Leistungsbeschreibung. Diese soll dem Bewerber lediglich eine Prüfung ermöglichen, ob die Beschaffung in sein Leistungsspektrum fällt. Die folgende Beschreibung ist nicht verbindlich und keinesfalls einem noch zu erstellenden Angebot zu Grunde zu legen. Bewerber, die geeignet sind, erhalten im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes eine detaillierte Leistungsbeschreibung als Teil der Vergabeunterlagen.
Die Gesellschaft für Arbeits- und Wirtschaftsförderung des Freistaates Thüringen mbH (GFAW) ist eine Landesgesellschaft des Freistaates Thüringen und Tochtergesellschaft der Thüringer Aufbaubank. Die GFAW ist mit der Umsetzung von Aufgaben im Bereich von Zuwendungen beliehen. Darüber hinaus ist sie als unselbstständiger Verwaltungshelfer für mehrere Thüringer Ministerien tätig.
Die GFAW ist ein wichtiger Ansprechpartner in Thüringen, wenn es beispielsweise um die Umsetzung der Thüringer Arbeitsmarkt-, Berufsbildungs- und Sozialpolitik geht. Im Auftrag von derzeitig 6 zuständigen Landesministerien setzt die GFAW Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Freistaats Thüringen sowie des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raumes (ELER) um.
Die Umsetzung der jeweiligen Förderprogramme erfolgt insbesondere gemäß §§ 23, 44 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften), dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz sowie den Europäischen Strukturfondsverordnungen und den dazu erlassenen delegierten Rechtsakten.
Auf Grund der Vielzahl an Förderprogrammen, der hohen Anzahl an Anträgen und zu erlassenden Verwaltungsakten in Verbindung mit einem komplexen Rechtsrahmen wird eine ganzheitliche, webbasierte Fördermittelmanagementsoftware (Standardsoftware) benötigt. Die Software hat die Anforderungen der DSGVO sowie der Thüringer Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung zu erfüllen. Der Bieter muss zumindest den IT-Sicherheitsstandard ISO 27001 einhalten.
Die Bereitstellung, Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Pflege des IT-Systems zur Verwaltung der Förderprogramme sollen auf der Grundlage der EVB-IT Verträge erbracht werden.
Die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware hat die gesamte Fördermittelverwaltung unter Beachtung der oben genannten Vorschriften in mindestens folgenden Punkten abzubilden:
— Verwaltung von Stammdaten von Förderprogrammen,
— Verwaltung von Stammdaten von Antragstellern/Zuwendungsempfängern/Begünstigten und den dazugehörigen Förderprojekten/Vorhaben,
— Abbildung der Verfahrensschritte aus dem Zuwendungsverfahren wie vorgeschaltetes Antragsverfahren, Antragserfassung, -einreichung und -prüfung, Bewilligung bzw. Ablehnung, Mittelabruf, Zahlungsgeschehen und Forderungsmanagement, Begleitung und Kontrolle, Verwendungsnachweiserstellung und -prüfung, Widerspruchs- und Klagebearbeitung bis hin zur Archivierung und Kassation,
— Dokumentation von Prüfungsergebnissen in den unterschiedlichen Verfahrensschritten und Erzeugung von (Druck-)Dokumenten,
— Abwicklung des Zahlungsgeschehens über Treugutkonten bzw. Schnittstellenanbindung an diese,
— Abbildung von externen Prüfungen,
— Bedarfsgerechte Datenauswertungen und Reportingfunktionen.
Darüber hinaus sind für den Bereich der EU-Strukturfonds folgende weitere Funktionalitäten zu gewährleisten:
— Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der entsprechend von der Europäischen Kommission geforderten Monitoringdaten (Teilnehmer-, Projekt-, Unternehmens- und Indikatorendaten),
— Abbildung und Berücksichtigung von Prüfungsergebnissen nachgelagerter Prüfinstanzen/Prüfbehörden,
— Generierung und Übermittlung von Zahlungsanträgen an die Europäische Kommission unter Beachtung der erforderlichen Informationen der Haushaltsordnung,
— Erstellung und Übermittlung der Rechnungslegung gemäß Haushaltsordnung.
Die übergreifenden Anforderungen an die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware sind:
— Verwendung von Schnittstellen nach aktuellem Standard,
— Rollenbasiertes Berechtigungssystem,
— Mehrstufige Genehmigungsverfahren,
— Termin- und Aufgabenverwaltung.
Die Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen sind vom Auftragnehmer in ausreichendem Umfang zu schulen. Darüber hinaus wird für die Fördermittelmanagementsoftware eine Supportleistung zur Verfügung gestellt.

Text

Bei der nachfolgenden Beschreibung der Beschaffung handelt es sich um eine verkürzte Leistungsbeschreibung. Diese soll dem Bewerber lediglich eine Prüfung ermöglichen, ob die Beschaffung in sein Leistungsspektrum fällt. Die folgende Beschreibung ist nicht verbindlich und keinesfalls einem noch zu erstellenden Angebot zu Grunde zu legen. Bewerber, die geeignet sind, erhalten im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes eine detaillierte Leistungsbeschreibung als Teil der Vergabeunterlagen.
Die Gesellschaft für Arbeits- und Wirtschaftsförderung des Freistaates Thüringen mbH (GFAW) ist eine Landesgesellschaft des Freistaates Thüringen und Tochtergesellschaft der Thüringer Aufbaubank. Die GFAW ist mit der Umsetzung von Aufgaben im Bereich von Zuwendungen beliehen. Darüber hinaus ist sie als unselbstständiger Verwaltungshelfer für mehrere Thüringer Ministerien tätig.
Die GFAW ist ein wichtiger Ansprechpartner in Thüringen, wenn es beispielsweise um die Umsetzung der Thüringer Arbeitsmarkt-, Berufsbildungs- und Sozialpolitik geht. Im Auftrag von derzeitig 6 zuständigen Landesministerien setzt die GFAW Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds (ESF), des Freistaats Thüringen sowie des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raumes (ELER) um.
Die Umsetzung der jeweiligen Förderprogramme erfolgt insbesondere gemäß §§ 23, 44 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften), dem Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz sowie den Europäischen Strukturfondsverordnungen und den dazu erlassenen delegierten Rechtsakten.
Auf Grund der Vielzahl an Förderprogrammen, der hohen Anzahl an Anträgen und zu erlassenden Verwaltungsakten in Verbindung mit einem komplexen Rechtsrahmen wird eine ganzheitliche, webbasierte Fördermittelmanagementsoftware (Standardsoftware) benötigt. Die Software hat die Anforderungen der DSGVO sowie der Thüringer Informationssicherheitsleitlinie für die Landesverwaltung zu erfüllen. Der Bieter muss zumindest den IT-Sicherheitsstandard ISO 27001 einhalten.
Die Bereitstellung, Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Pflege des IT-Systems zur Verwaltung der Förderprogramme sollen auf der Grundlage der EVB-IT Verträge erbracht werden.
Die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware hat die gesamte Fördermittelverwaltung unter Beachtung der oben genannten Vorschriften in mindestens folgenden Punkten abzubilden:
— Verwaltung von Stammdaten von Förderprogrammen,
— Verwaltung von Stammdaten von Antragstellern/Zuwendungsempfängern/Begünstigten und den dazugehörigen Förderprojekten/Vorhaben,
— Abbildung der Verfahrensschritte aus dem Zuwendungsverfahren wie vorgeschaltetes Antragsverfahren, Antragserfassung, -einreichung und -prüfung, Bewilligung bzw. Ablehnung, Mittelabruf, Zahlungsgeschehen und Forderungsmanagement, Begleitung und Kontrolle, Verwendungsnachweiserstellung und -prüfung, Widerspruchs- und Klagebearbeitung bis hin zur Archivierung und Kassation,
— Dokumentation von Prüfungsergebnissen in den unterschiedlichen Verfahrensschritten und Erzeugung von (Druck-)Dokumenten,
— Abwicklung des Zahlungsgeschehens über Treugutkonten bzw. Schnittstellenanbindung an diese,
— Abbildung von externen Prüfungen,
— Bedarfsgerechte Datenauswertungen und Reportingfunktionen.
Darüber hinaus sind für den Bereich der EU-Strukturfonds folgende weitere Funktionalitäten zu gewährleisten:
— Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der entsprechend von der Europäischen Kommission geforderten Monitoringdaten (Teilnehmer-, Projekt-, Unternehmens- und Indikatorendaten),
— Abbildung und Berücksichtigung von Prüfungsergebnissen nachgelagerter Prüfinstanzen und Prüfbehörden,
— Generierung und Übermittlung von Zahlungsanträgen an die Europäische Kommission unter Beachtung der erforderlichen Informationen der Haushaltsordnung,
— Erstellung und Übermittlung der Rechnungslegung gemäß Haushaltsordnung.
Die übergreifenden Anforderungen an die zu beschaffende Fördermittelmanagementsoftware sind:
— Verwendung von Schnittstellen nach aktuellem Standard,
— Rollenbasiertes Berechtigungssystem,
— Mehrstufige Genehmigungsverfahren,
— Termin- und Aufgabenverwaltung.
Die Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen sind vom Auftragnehmer in ausreichendem Umfang zu schulen. Darüber hinaus wird für die Fördermittelmanagementsoftware eine Supportleistung zur Verfügung gestellt.