Beschaffung einer UCC-Lösung

Kurze Beschreibung

Ziel dieses Vorhabens ist eine zentralisierte und hoch verfügbare VoIP-TK-Infrastruktur für die Liegenschaften des Rhein-Sieg-Kreises zu beschaffen und den Eigenbetrieb dieser Lösung durch die Mitarbeiter des Rhein-Sieg-Kreises mit Wartungs- und Service-Dienstleistungen zu unterstützen. Teile der TK-Infrastruktur sind sowohl die an Standorten des Rhein-Sieg-Kreises installierten zentralen als auch die dezentralen Hardware- bzw. Software-Komponenten. Die geforderte Lösung soll Funktionalitäten im Bereich Unified Communications (UC) abdecken und die im Einsatz befindliche TK-Infrastruktur ablösen.
Als Grundlage für die Installation von VoIP-Endgeräten wird eine Ertüchtigung oder Erweiterung des LAN an einigen Standorten benötigt. Der Rhein-Sieg-Kreis betreibt sein Netz im Eigenbetrieb. Die Beschaffung von Komponenten für diese Ertüchtigung bzw. Erweiterung ist ebenfalls Gegenstand dieses Vorhabens.

Beschreibung der Beschaffung

Die Gesamtleistung umfasst die Lieferung, Installation, die Wartung und die Supportunterstützung für ein neues Unified Communication und Collaboration-System (UCC.System).
Die Lieferung und Installation der benötigten Komponenten hat in Abstimmung mit dem Auftraggeber schnellstmöglich nach Auftragserteilung zu erfolgen.
Die unten genannte Vertragslaufzeit bezieht sich auf die Wartung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber haben zunächst das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 f. GWB sowie einen Eintrag in ein Handels- und Berufsregister, die Einhaltung des Datenschutzes (DVGO), eine Haftpflichtversicherung für Personen, Sach- oder Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mind. 1,5 Mio. EUR, die Etablierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems, einen Mindestumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren von (durchschnittlich) 2 Mio. EUR /Jahr sowie mindestens 3 vergleichbare Referenzen nachzuweisen (A-Kriterien).
Sofern die geforderte Haftpflichtversicherung nicht mit der geforderten Deckungssumme besteht, ist im Zuge des Vergabeverfahrens (zunächst) die Erklärung ausreichend, dass die Deckungssummen im Auftragsfall angepasst bzw. eine derartige Versicherung abgeschlossen wird und auf Verlangen der Vergabestelle eine Bestätigung des Versicherers vorgelegt wird.
Fehlende Erklärungen oder nicht fristgerecht vorgelegte Nachweise zu den o. g. Ausschlusskriterien (A-Kriterien) führen zum Angebotsausschluss. Gleiches gilt bei Verneinung eines Ausschlusskriteriums.
Sofern sich mehr als 5Unternehmen für die Teilnahme an der Angebotsphase bewerben und den Nachweis der vorgenannten Mindestanforderungen (KO-Kriterien) erbringen sollten, erfolgt die Bieterauswahl gemäß folgender Matrix (B-Kriterien):
— Referenzen:
Mindestanforderung: 3 vergleichbare Referenzen; für jede weitere Referenz innerhalb der letzten 3 Jahre wird 1 Punkt — maximal 7 Punkte gewährt. Das Kriterium wird mit 16 % gewichtet und mit Faktor 8 gewertet.
— Fachkenntnis zu Systemen:
Darstellung des Partnerschaftsmodells des Komponentenherstellers — mind. niedrigster Partnerschaftsstatus 1 Punkt, höchster Partnerschaftsstatus 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 16 % gewichtet und mit Faktor 8 gewertet.
— Darstellung regionale Leistungserbringung:
Effiziente und effektive Leistungserbringung auf Grundlage der Standortliste
Antrittszeiten > 360 Minuten = 0 Punkte, Antrittszeiten zwischen 120 und 360 Minuten = 1 Punkt, Antrittszeiten <120 Minuten = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 10 % gewichtet und mit Faktor 5 gewertet.
— Qualifikation der Mitarbeiter:
Darstellung des Qualifizierungsprogramm des Komponentenherstellers — mind. 10 Mitarbeiter niedrigste Zertifizierungs-/Qualifizierungsstufe und 1 Mitarbeiter der höchsten Stufe 1 Punkt, ab mind. 40 Mitarbeiter niedrigste Stufe und 10 % der Mitarbeiter höchste Stufe = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 10 % gewichtet und mit Faktor 5 gewertet.
— QM-Zertifizierung:
Zertifizierung gem. ISO 9001 oder vergleichbar,
Darstellungen liegen vor, die Zertifizierung ist nicht vergleichbar = 1 Punkt, Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 6 % gewichtet und mit Faktor 3 gewertet.
— IT-Sicherheitsmanagement:
Zertifizierung gem. ISO 27001 oder vergleichbar,
Darstellungen liegen vor, die Zertifizierung ist nicht vergleichbar = 1 Punkt, Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 16 % gewichtet und mit Faktor 8 gewertet.
— IT-Risikomanagement:
Zertifizierung gem. ISO / IEC 27005 oder vergleichbar,
Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 2 % gewichtet und mit Faktor 1gewertet,
— Risikomanagement im Unternehmen:
Zertifizierung gem. ISO 31000 oder vergleichbar,
Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 2 % gewichtet und mit Faktor 1 gewertet,
— Corporate Governance für IT:
Zertifizierung gem. ISO 38500 oder vergleichbar,
Darstellungen liegen vor, die Zertifizierung ist nicht vergleichbar = 1 Punkt, Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 2 % gewichtet und mit Faktor 1 gewertet.
— IT-Service-Management:
Zertifizierung gem. ISO / IEC 20000 ff. oder vergleichbar,
Darstellungen liegen vor, die Zertifizierung ist nicht vergleichbar = 1 Punkt, Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 10 % gewichtet und mit Faktor 5 gewertet.
— Business Continuity Management:
Zertifizierung gem. ISO 22301 oder vergleichbar,
Darstellungen liegen vor, die Zertifizierung ist nicht vergleichbar = 1 Punkt, Zertifizierung (oder vergleichbar) liegt vor = 7 Punkte.
Das Kriterium wird mit 10 % gewichtet und mit Faktor 5 gewertet.
Fehlende Erklärungen oder nicht fristgerecht vorgelegte Nachweise zu den Bewertungskriterien (B-Kriterien) werden mit 0 Punkten bewertet.
Die 5 Bewerber mit den auf Grundlage der vorstehenden Matrix erreichten Höchstpunktzahlen werden an der Angebots-/Verhandlungsphase beteiligt. Bei Punktgleichheit wird der Bieterkreis entsprechend erweitert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),
— Nachweis über einen Eintrag ins Handels- und Berufsregister (nach Maßgabe des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist).
Mit Abgabe des Teilnahmeantrags ist (zunächst) die Abgabe entsprechender Eigenklärungen ausreichend. Für den Nachweis wird die Verwendung der Eigenerklärung „Ausschlussgründe" bzw. des bei den Teilnahmeunterlagen eingestellten Teilnahmeantrags empfohlen.
Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bewerbergemeinschaftserklärung) mit folgendem Regelungsinhalt abzugeben:
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
c) dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt;
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Die Bewerbergemeinschaftserklärung ist mit Abgabe des Teilnahmeantrags in Textform und im Laufe des weiteren Vergabeverfahrens ggf. auf Verlangen der Vergabestelle in einer durch alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft unterzeichneten Ausfertigung vorzulegen.
Eine auch auf Anforderung nicht vollständig ausgefüllte oder unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung führt zwingend zum Ausschluss des Angebots. Ein Entwurf der geforderten Erklärung ist Bestandteil der Teilnahmeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis des in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Umsatzes,
— Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Personen, Sach- oder Vermögensschäden.

Umsatzhöhe:
Mindestumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren von (durchschnittlich) 2 Mio. EUR /Jahr.
Haftpflichtversicherung:
Vom Auftragnehmer wird eine industrieübliche Haftpflichtversicherung über eine Deckungssumme für Personen-, Vermögens- und Sachschäden in Euro, mit einer Mindestdeckungssumme von 1 500 000 EUR für die Dauer der gesamten Vertragslaufzeit gefordert.
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist für alle beteiligten Partner eine industrieübliche Haftpflichtversicherung nachzuweisen.
Sofern eine solche Versicherung noch nicht besteht, ist zunächst die Abgabe einer Erklärung ausreichend, dass eine entsprechende Versicherung unmittelbar nach Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zudem ist auf Anforderung der Vergabestelle eine entsprechende Bestätigung des Versicherers vorzulegen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Beauftragung die Deckungssumme auf den geforderten Mindestbetrag erhöht werden kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Unternehmensreferenzen unter Angabe des Auftraggebers (Name und Anschrift), den Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners (Telefon, Telefax, E-Mail), Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter beim Referenzkunden, Ausführungszeitraum und Ergebnis des Projektes (Kundenzufriedenheit, Erfüllung aller Pflichten, Einhaltung Time/Quality/Budget, Umgang mit den Changes).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— mindestens 3 Referenzen vergleichbar mit Umfang und Art der benötigten Leistung aus dem Referenzeitraum 1.9.2017 — 31.8.2020,
— Etablierung eines Informations — Managementsystems zur Gewährleistung der Informationssicherheit.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen zu überprüfen. Falsche Angaben führen zum vollständigen und ersatzlosen Ausschluss des jeweiligen Referenzprojektes. Sofern die Referenzabfrage dazu führt, dass nicht mindestens 3 Referenzen die vorgenannten Mindestanforderungen erfüllen, wird der Teilnahmeantrag von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Bewerber die ggf. notwendigen Genehmigungen zur Weitergabe personenbezogener Daten von den Betroffenen eingeholt hat.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1) Zusicherung der Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO),
2) Abschluss des Integritätsvertrags mit dem (jeweils) vorgesehenen Auftragnehmer (Muster siehe Vergabeportal) vor Zuschlagserteilung,
3) Eintragungen im Vergaberegister bzw. im Gewerbezentralregister können zum Angebotsausschluss führen. Die Abfrage wird vom Auftraggeber veranlasst und auf den engeren Kreis der Bewerber beschränkt.

Es sind ausschließlich elektronische Teilnahmeanträge über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Teilnahmeunterlagen verwiesen. Das Merkblatt zur elektronischen Angebotsabgabe gilt uneingeschränkt für die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge. Sofern sich im Verlauf der Teilnahmefrist die Notwendigkeit der Anpassung von Teilnahmeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikationen unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Abgabe des Teilnahmeantrags die Aktualität der hochgeladenen Dokumente zu prüfen.
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise einzureichen:
1) Erklärungen/Nachweise, die zwingend mit dem Teilnahmeantrag abzugeben sind und die von der Vergabestelle nicht nachgefordert werden:
— vollständig ausgefüllter Teilnahmeantrag,
— Eigenerklärung Ausschlussgründe,
— ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung (Textform ausreichend),
— Formblatt „Unteraufträge“ (nur beim beabsichtigten Einsatz von Nachunternehmern).
2) Erklärungen/Nachweise, die auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind:
— Nachweis über die Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister (nach Maßgabe des Landes, in dem der Bieter ansässig ist),
— Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung,
— Nachweis QM-Qualifizierung,
— Nachweis IT-Sicherheitsmanagement,
— Nachweis IT-Risikomanagement,
— Nachweis Risikomanagement im Unternehmen,
— Nachweis Corporate Governance für IT,
— Nachweis IT-Servicemanagement,
— Nachweis Business Continuity Management,
— Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärungen für Nachunternehmer.
Fehlende Erklärungen oder nicht fristgerecht vorgelegte Nachweise zu den geforderten Mindestanforderungen (A-Kriterien) führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
Es gelten die Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen des Rhein-Sieg-Kreises nach Maßgabe dieser Bekanntmachung.
Zum vorläufigen Nachweis der Eignung wird die Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de) akzeptiert. Eignungsnachweise, die im Rahmen eines Präqualifizierungsverfahrens erworben wurden, sind zugelassen. In diesem Fall sind nur die dort nicht hinterlegten Nachweise zu erbringen. Gleiches gilt für Unternehmen, die in der Bieterdatei des Rhein-Sieg-Kreises registriert sind. Ferner kann auf bereits der Vergabestelle vorliegende Eignungsnachweise verwiesen werden.
Die Teilnahmeunterlagen werden registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Den Interessenten wird dennoch die Registrierung auf dem Vergabeportal empfohlen. Dies hat den Vorteil, dass diese bei Erteilung von Bewerberinformationen oder evtl. notwendigen Anpassungen der Teilnahmeunterlagen über das Vergabeportal in Kenntnis gesetzt und zur Einsichtnahme auf dem Vergabeportal aufgefordert werden.
Anhand des Teilnahmewettbewerbes werden auf Grundlage der — den Teilnahmeunterlagen beigefügten — Auswahlmatrix jeweils 5 Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit wird der Bieterkreis entsprechend erweitert. Sofern die festgelegte Höchstzahl an Bewerbern nicht erreicht wird, wird das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt. Die entsprechenden Kriterien für die Bieterauswahl sind unter II.2.9) dieser Bekanntmachung hinterlegt.
Die im Verlauf der indikativen Angebotsphase schriftlich eingereichten Angebote werden anhand der dann einzureichenden Angebotsunterlagen auf Grundlage einer Matrix bewertet. „Preis“ und „fachliche Leistung" werden im Verhältnis 60 : 40 berücksichtigt. Der preisgünstigste Bieter erhält die Höchstpunktzahl. Die anderen Bieter erhalten im Verhältnis der Abweichung (gerundet auf 2 Kommastellen) ihres Angebotspreises vom Mindestangebot entsprechende Punktabzüge. Einzelheiten zur Wertung des „Preises“ sowie zur „fachlichen Leistung" ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (Preisblatt, Kriterienkatalog).
Zudem ist eine erste Verhandlungsrunde mit allen (zur Angebotsabgabe aufgeforderten) Bietern vorgesehen. Verhandlungsgegenstand sind die Preise, Lieferfristen, Lizenz- und Leistungsumfang. Die Einhaltung der vorgegebenen Mindestanforderungen sowie die Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bieter nach Durchführung der 1. Verhandlungsrunde zur Abgabe finaler (bindender) Angebote aufzufordern oder den Bieterkreis für eine 2. Verhandlungsrunde auf Grundlage der Wertungsmatrix zu verkleinern. Der Ablauf des weiteren Verfahrens wird den zur Teilnahme an der indikativen Angebotsphase vorgesehenen Bietern zu gegebener Zeit in einem zweiten Verfahrensbrief mitgeteilt.
Zudem ist eine erste Verhandlungsrunde mit allen Bietern vorgesehen. Verhandlungsgegenstand sind die Preise, Lieferfristen, Lizenz- und Leistungsumfang. Die Einhaltung der vorgegebenen Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) sowie die Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar. Der entsprechende Bieterkreis wird nach der 1. Verhandlungsgrunde ggf. anhand der den Vergabeunterlagen beigefügten Wertungsmatrix verkleinert und an einer weiteren Verhandlungsrunde beteiligt. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Bieter nach Durchführung der 1. Verhandlungsrunde zur Abgabe finaler (bindender) Angebote aufzufordern. Der Ablauf des weiteren Verfahrens wird zu gegebener Zeit in einem zweiten Verfahrensbrief den betroffenen Bietern mitgeteilt.
Die Information der nicht berücksichtigten Bewerber/Bieter erfolgt gemäß § 134 GWB per Telefax sowie über das Vergabeportal.
Rückfragen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, den abzugebenden Erklärungen und/oder zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen sind über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBYW8W

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hat ein Bewerber/Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertags nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der obengenannten Vergabekammer eingeht. Wenn oder soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Übrigen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.