Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (mit integriertem Workflowmanagement) zur Nutzung in der Kassenärztlichen Vereinigung Sachsen (KV Sachsen)

Kassenärztliche Vereinigung Sachsen

Alle Standorte und die zentrale IT der KV Sachsen sind über ein Virtual Private Network (VPN) verbunden. Die Serverkomponenten der Anwendung werden im zentralen Rechenzentrum am Standort der KV Sachsen (aktuell am Standort in Dresden) betrieben.
Um die zunehmende Bearbeitung von Informationen auf elektronischem Weg abzuwickeln und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, plant die KV Sachsen die landesweite Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Bereitstellung, zur Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten und einem integrierten Workflowmanagement zur abteilungs- und standortübergreifenden Vorgangsbearbeitung.
Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung des DMS, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SER Solutions Deutschland GmbH

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Sachsen

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-18	Auftragsbekanntmachung
2020-08-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: KVS-LGST-2020-2
Kurze Beschreibung:

Alle Standorte und die zentrale IT der KV Sachsen sind über ein Virtual Private Network (VPN) verbunden. Die Serverkomponenten der Anwendung werden im zentralen Rechenzentrum am Standort der KV Sachsen (aktuell am Standort in Dresden) betrieben. Um die zunehmende Bearbeitung von Informationen auf elektronischem Weg abzuwickeln und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, plant die KV Sachsen die landesweite Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Bereitstellung, zur Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten und einem integrierten Workflowmanagement zur abteilungs- und standortübergreifenden Vorgangsbearbeitung. Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung des DMS, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Sachsen
Postanschrift: Landesgeschäftsstelle
Postleitzahl: 01099
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvsachsen.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kvsachsen.de 📧
Fax: +49 351829600 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/2253642/zustellweg-auswaehlen 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-18 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-20 📅
Datum des Endes: 2023-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 098-234681
ABl. S-Ausgabe: 98
Zusätzliche Informationen
Es gelten die Vergabeunterlagen sowie die VOL/B.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Um die zunehmende Bearbeitung von Informationen auf elektronischem Weg abzuwickeln und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, plant die KV Sachsen die landesweite Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Bereitstellung, zur Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten und einem integrierten Workflowmanagement zur abteilungs- und standortübergreifenden Vorgangsbearbeitung.

Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung des DMS, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der sich aus der Ausschreibung ergebende Vertrag ist unbefristet. Er hat eine fest vereinbarte („initiale“) Laufzeit bis zum 31.12.2023. Beide Seiten können den Vertrag nach Ablauf der festen Laufzeit jeweils zum Jahresende kündigen. Die Kündigung muss der anderen Seite spätestens am 31. Oktober des betreffenden Jahres zugehen. Das Kündigungsrecht besteht erstmals zum 31.12.2023.

Beschreibung der Optionen:

Folgende Leistungen beauftragt der Auftraggeber nur optional:

1. Anbindung der Software Wilken Entire (Wilken Software Group),

2. Anbindung des KVAIPro QAIP – Qualitäts-, Archivierungs-, Interface- und Prozess-managementsystem (management systems GmbH),

3. Anbindung einer Übertragungssoftware zum Versand von Daten über ein besonderes elektronisches Behördenpostfaches (beBPo),

4. Bereitstellen eines QES-Moduls im DMS, um Dokumente qualifiziert elektronisch zu signieren und zu siegeln.

Zusätzliche Informationen: Es gelten die Vergabeunterlagen sowie die VOL/B.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Dresden

DEUTSCHLAND

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. unterzeichnete Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen_Anlage 7 oder Eigenerklärung gleichen Inhalts,

2. Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Kopie, max. 1 Jahr alt). Sofern keine Eintragungspflicht besteht, ist die Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung (Kopie) einzureichen,

3. Alternativ zu vorstehenden Forderungen (1. -2.) Abgabe der gültigen Eintragungsbescheinigung in das AVPQ,

4. Soweit möglich, Auszug aus dem Gewerbezentralregister (Kopie),

5. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot zusätzlich eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen;

— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;

— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt;

— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;

— aus der hervorgeht, welche Leistungsteile welches Mitglied der Bietergemeinschaft übernimmt.

Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die fachliche Eignung müssen die Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt nachweisen. Im Übrigen muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die gemäß III.1.1. Punkt 1)-4) verlangten Unterlagen mit dem Angebot vorlegen.

6. Falls der Bieter Kapazitäten Dritter in Anspruch nimmt, gilt folgendes:

1) Wenn zur Erfüllung des Auftrages Kapazitäten Dritter herangezogen werden (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern), sind Art und Umfang der durch Dritte zu erbringenden Leistungen mit dem Angebot anzugeben. Mit dieser Formulierung ist der „normale Subunternehmer“ gemeint, den der Bieter eventuell einsetzen möchte. Also mit anderen Worten ist der Bieter selbst geeignet, möchte aber – aus welchen Gründen auch immer – einen Subunternehmer einsetzen.

Nachweise, dass die erforderlichen Mittel dem Bieter zur Verfügung stehen (z. B. Verpflichtungserklärung), müssen mit dem Angebot nicht vorgelegt werden. Der Auftraggeber fordert derartige Nachweise gegebenenfalls von den Bietern, die in die engere Wahl kommen und behält sich vor, die Eignung der Dritten für die von Ihnen zu erbringenden Leistungen zu überprüfen.

2) Wenn sich der Bieter (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern) im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten von Nachunternehmern (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV) beruft, ist mit dem Angebot anzugeben, inwiefern sich der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft auf welche Kapazitäten welches Nachunternehmers berufen möchte(n). Mit dieser Formulierung ist gemeint, dass der Bieter (ganz oder teilweise) nicht über die in dieser Ausschreibung vom Auftraggeber verlangte Eignung verfügt, sondern sich die Eignung (z. B. die Referenz) über einen Subunternehmer verschafft.

In diesem Fall muss der Bieter bereits mit dem Angebot nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des Nachunternehmers zur Verfügung stehen, beispielsweise durch eine Verpflichtungserklärung. Ferner muss der Bieter bereits mit dem Angebot Unterlagen vorlegen, die belegen, dass der Nachunternehmer über diejenige Eignung auch tatsächlich verfügt, auf die sich der Bieter beruft.

3) Sofern eine Eignungsleihe gemäß VgV § 47 vorgesehen ist (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern), ist mit dem Angebot anzugeben, inwiefern sich der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft auf welche Eignung welcher anderen Unternehmen berufen möchten. Mit dieser Formulierung ist gemeint, dass der Bieter (ganz oder teilweise) nicht über die in dieser Ausschreibung vom Auftraggeber verlangte Eignung verfügt, sondern sich die Eignung (z. B. die Referenz) im Wege der Eignungsleihe (d. h. nicht über einen Subunternehmer) verschafft.

In diesem Fall muss der Bieter bereits mit dem Angebot nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des anderen Unternehmens zur Verfügung stehen, beispielsweise durch eine Verpflichtungserklärung. Ferner muss der Bieter bereits mit dem Angebot Unterlagen vorlegen, die belegen, dass das andere Unternehmen über diejenige Eignung auch tatsächlich verfügt, auf die sich der Bieter beruft.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Entfällt
Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Projektreferenz_Anlage 6 - gemäß Pkt. 4.4. des Leistungs- u. Anforderungskatalogs.

Mindeststandards:

Der Bieter muss nachweisen, dass er ein Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Workflowmanagement mit mindestens 250 Nutzerlizenzen in den letzten 3 Jahren realisiert hat.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-08-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-06-23 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Zusätzliche Informationen: Bieter und/oder deren Bevollmächtigte sind nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.kvsachsen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2253642/zustellweg-auswaehlen 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Um ggf. erfolgte Änderungen, Ergänzungen, Berichtigungen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen zu erhalten, haben sich die Bewerber/Bieter eigenverantwortlich auf der Bekanntmachungsplattform (siehe Pkt. I.3. Kommunikation) zu informieren.

Das Angebot, sowie die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren und der gesamten Vertragslaufzeit haben in deutscher Sprache in Wort und Schrift zu erfolgen.

Angebote, die in anderer Form (z. B. schriftlich, per E-Mail oder auf einem Datenträger) eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt und vom Verfahren zwingend ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3419773800 📞
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 3419771049 📠
Internetadresse: www.lds.sachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1. genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1. genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2020/S 098-234681 (2020-05-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 446 140 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 157-383379
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 098-234681
ABl. S-Ausgabe: 157

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen:

2. Anbindung des KVAIPro QAIP – Qualitäts-, Archivierungs-, Interface- und Prozessmanagementsystem (management systems GmbH),

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Wert
Qualitätskriterium (Gewichtung): maximal 105 Punkte
Preis (Gewichtung): maximal 55 Punkte

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-07-28 📅
Name: SER Solutions Deutschland GmbH
Postanschrift: Kurfürstendamm 21
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@sergroup.com 📧
Land: Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 446 140 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1). Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2020/S 157-383379 (2020-08-11)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (3)

Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste (2)