Beschaffung eines Event Management Systems (EMS) für die European Championships 2022

Kurze Beschreibung

Die Olympiapark München GmbH als Auftraggeber plant auf der Basis der gegenständlichen Ausschreibung einen Vertrag über die Erbringung von Leistungen zur Bereitstellung des Event Management Systems (EMS) für die Großveranstaltung „European Championships Munich 2022“ als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) in 2 Fachlosen.
Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Verga-beunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „5.3_OMG_EMS_EC_Leistungsbeschreibung“, „5.#_OMG_EMS_EC_Bewertungsmatrix-Leistung_Los-##“ und „5.8_OMG_EMS_EC_SaaS-Vertrag“.

Beschreibung der Beschaffung

Beschaffung der Module Accreditation – Accommodation – Arrival & Departure – Sport Entries & Qualifications als Software-as-a-Service samt zugehöriger Leistungen nach Maßgabe der Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Los 1 UND Los 2:
A 1.1 Eigenerklärung gem. Abschnitt 4 (des Begleitdokuments)
Bestätigen Sie, dass Sie alle Eigenerklärungen des Abschnitts 4 des Begleitdokuments ausgefüllt und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Teilnahmeantrag eingereicht haben?
Final fehlende bzw. nicht ausgefüllte und nicht entsprechend gekennzeichnete (mind. Textform) Eigenerklärungen führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1 UND Los 2:
A 2.1 Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand
Der Bieter bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018 und 2019 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils mindestens 300 000 EUR betrug (Mindestanforderung).
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
A 2.2 Versicherung
Der Bewerber verpflichtet sich, für Personen-, Sach-, Vermögens-, Obhut- und Bearbeitungsschäden im Falle des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung auf seine Kosten abzuschließen, während der gesamten Vertragsdauer aufrecht zu erhalten und dem Auftraggeber nach Aufforderung – in jedem Fall aber vor Zuschlagserteilung – nachzuweisen.
Betriebshaftpflichtversicherung:
Deckungssumme (mindestens):
5 000 000,00 EUR pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden
Zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
5 000 000,00 EUR für Umwelthaftpflichtschäden
Einfach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
Deckungserweiterungen (mindestens):
— 1 000 000,00 EUR für Mietsachschäden an unbeweglichen Sachen;
— 1 000 000,00 EUR für Bearbeitungs- und Tätigkeitsschäden auf fremden Grundstücken;
— 1 000 000,00 EUR für Schlüsselverlust.
Zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
Vermögensschadenhaftpflicht (integriert in der Betriebshaftpflicht bzw. separater Vertrag):
Deckungssumme (mindestens):
1 000 000,00 EUR für echte Vermögensschäden
Einfach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
Der Nachweis dieser Versicherungen ist jährlich zu erbringen. Der Bewerber verpflichtet sich ferner, dem Auftraggeber spätestens vor Zuschlagserteilung eine Bestätigung seines Versicherers vorzulegen, in der dieser bestätigt, dass der Versicherer den Auftraggeber bei Erlöschen des Versicherungsschutzes unmittelbar und unverzüglich benachrichtigt.

Los 1 UND Los 2:
Zu A 2.1:
Auftragsbezogener Mindestjahresumsatz von 300 000 EUR.
Zu A 2.2:
Mindestsummen je Schadensfall müssen abgedeckt werden:
— Personenschäden 2 500 000,00 EUR;
— Sach- und Vermögensschäden (jeweils) 1 000 000,00 EUR;
— Obhut- und Bearbeitungsschäden 500 000,00 EUR.
Sofern die Deckungssummen maximiert sind, muss es sich mindestens um eine zweifache Maximierung handeln.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1 und Los 2:
A 3.1 Aufrechterhaltung der Eignung
Bestätigen Sie, dass Sie Ihre Eignung entsprechend Ihren Angaben über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden?
A 3.2 Zusage Abschluss AV-Vereinbarung
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle des Zuschlags mit dem Auftraggeber eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach dessen Vorgabe abschließen werden?
A 3.3 Verarbeitung von Daten im EU-27-Inland
Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass die zugänglich gemachten Daten des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. eines datenschutzrechtlich als sicher anzusehenden EU-27-Mitgliedsstaates nicht verlassen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben des BayDSG, des BDSG und der DSGVO eingehalten werden?
Los 1:
A 3.4 Bereitstellung des EMS in früheren Veranstaltungen
Um an dieser Ausschreibung teilnehmen zu können, muss der Bieter an mindestens einer der folgenden Sport-Events in den letzten 4 Jahren das EMS bereitgestellt haben:
— Olympische Spiele;
— Youth Olympic Games;
— Pan-American Games;
— Asian Games;
— Beach Games;
— European Games;
— Commonwealth Games;
— African Games;
— Summer Universiade;
— Mediterranean Games;
— Welt- oder Europameisterschaften;
— FIFA Weltmeisterschaften.
Der Bieter muss gleichzeitig alle 4 Kernmodule auf mind. einer der oben aufgeführten Sport-Events bereitgestellt haben.
B 3.5 Bereitstellung des EMS in früheren Veranstaltungen
Der Bieter hat sein EMS bereits bei einem internationalen Sport-Event mit mindestens 5 Sportarten und mind. 10 teilnehmenden Ländern in den letzten 3 Jahren eingesetzt.
B 3.6 Erfahrungen
Der Bieter kann Erfahrungen in der Massenregistrierung von Athleten mit mindestens 1 000 verschiedenen Systembenutzern nachweisen.
Angabe der Höchstzahl der abgebildeten Systembenutzer:
B 3.7 Integration mit Systemen
Erfolgreiche Integration mit anderen Systemen (Akkreditierungssysteme, Website, European Federation Datenbanken etc.) bei früheren Events, wie z. B. den unter 3.4 aufgeführten.
Angabe der Anzahl der Events mit erfolgreichen Integrationen:
B 3.8 Integration Timing und Scoring
Erfolgreiche Integration von mehreren Timing und Scoring Anbietern in das EMS bei früheren Events, wie z. B. den unter 3.4 aufgeführten.
Angabe der Anzahl der Events mit erfolgreichen Integrationen:
Los 2:
B 3.4 Bereitstellung des VOL/WKF Moduls in früheren Veranstaltungen
Um an dieser Ausschreibung teilnehmen zu können, muss der Bieter das VOL/WKF Modul bei einem Event mit mind. 2 000 Volunteers bereitgestellt haben.
Angabe der Höchstzahl der abgebildeten Volunteers:
B 3.5 Bereitstellung des VOL/WKF Moduls in früheren Veranstaltungen
Um an dieser Ausschreibung teilnehmen zu können, muss der Bieter an mindestens einer der folgenden Sport-Events in den letzten 4 Jahren das EMS bereitgestellt haben:
— Olympische Spiele;
— Youth Olympic Games;
— Pan-American Games;
— Asian Games;
— Beach Games;
— European Games;
— Commonwealth Games;
— African Games;
— Summer Universiade;
— Mediterranean Games;
— Welt- oder Europameisterschaften;
— FIFA Weltmeisterschaften.
Der Bieter muss eigenständig das Volunteer & Workforce Modul auf mind. einer der oben aufgeführten Events bereitgestellt haben.
Angabe der Anzahl der Events mit entsprechender Bereitstellung:

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB in-formiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.