Beschaffung eines Systems für die KI-basierte Suche

Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Das Bundesminsiterium für Arbeit und Soziales beabsichtigt die Beschaffung eines Systems (Hard- und Software) für die KI-basierte Suche. Mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) soll die Suche nach Informationen verbessert und effizienter gestaltet werden.
Bei dem System muss es sich um eine OnPremise-Lösung handeln, die an den Standorten Bonn und Berlin betrieben werden soll. Der Einsatz cloudbasierter Lösungen oder Software as a Service (SaaS) ist nicht vorgesehen.
Die Einführung des Systems ist in eine Pilophase (1 Jahr) und eine sich daran anschließende Betriebsphase (3 Jahre) aufgeteilt. Die Betriebsphase ist optional und hängt von den Ergebnissen der Pilotphase ab.
Der Mindestumfang (Pilotphase) beinhaltet folgende Leistungsteile:
— Überlassung der Software für die KI-Suche für ein Jahr (Miete),
— Überlassung der für die KI-Suche notwendigen Hardware für ein Jahr (Miete),
— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems in den Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin,
— Schulung der Administratoren in den beiden Hauptliegenschaften,
— Bereitstellung eines Video-Tutorials für die Nutzer,
— Dokumentation des Gesamtsystems,
— Systemservice nach Abnahme bis zum Ende der Pilotphase,
— Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems bis zum Ende der Pilotphase.
Der Leistungsumfang bei der optionalen Verlängerung um 3 Jahre beinhaltet:
— Überlassung der Software für die KI-Suche für weitere 3 Jahre (Miete),
— Überlassung der notwendigen Hardware für weitere 3 Jahre (Miete),
— Systemservice für weitere 3 Jahre,
— Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems für weitere 3 Jahre.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-12-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-11-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-11-03 Auftragsbekanntmachung
2021-01-25 Ergänzende Angaben
2021-02-11 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-11-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Informationssysteme und Server
Referenznummer: Zb5-00424-3
Kurze Beschreibung:
Das Bundesminsiterium für Arbeit und Soziales beabsichtigt die Beschaffung eines Systems (Hard- und Software) für die KI-basierte Suche. Mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) soll die Suche nach Informationen verbessert und effizienter gestaltet werden. Bei dem System muss es sich um eine OnPremise-Lösung handeln, die an den Standorten Bonn und Berlin betrieben werden soll. Der Einsatz cloudbasierter Lösungen oder Software as a Service (SaaS) ist nicht vorgesehen. Die Einführung des Systems ist in eine Pilophase (1 Jahr) und eine sich daran anschließende Betriebsphase (3 Jahre) aufgeteilt. Die Betriebsphase ist optional und hängt von den Ergebnissen der Pilotphase ab. Der Mindestumfang (Pilotphase) beinhaltet folgende Leistungsteile: — Überlassung der Software für die KI-Suche für ein Jahr (Miete), — Überlassung der für die KI-Suche notwendigen Hardware für ein Jahr (Miete), — Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems in den Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin, — Schulung der Administratoren in den beiden Hauptliegenschaften, — Bereitstellung eines Video-Tutorials für die Nutzer, — Dokumentation des Gesamtsystems, — Systemservice nach Abnahme bis zum Ende der Pilotphase, — Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems bis zum Ende der Pilotphase. Der Leistungsumfang bei der optionalen Verlängerung um 3 Jahre beinhaltet: — Überlassung der Software für die KI-Suche für weitere 3 Jahre (Miete), — Überlassung der notwendigen Hardware für weitere 3 Jahre (Miete), — Systemservice für weitere 3 Jahre, — Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems für weitere 3 Jahre.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Informationssysteme und Server 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Arbeit und Soziales
Postanschrift: Rochusstraße 1
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmas.de 🌏
E-Mail: zb5@bmas.bund.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=360770 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=360770 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-03 📅
Einreichungsfrist: 2020-12-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 217-530109
ABl. S-Ausgabe: 217
Zusätzliche Informationen
Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung oder anderer Vergabeunterlagen waren folgende Externe beteiligt: Umlaut AG Am Kraftversorgungsturm 3 52070 Aachen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Bundesminsiterium für Arbeit und Soziales beabsichtigt die Beschaffung eines Systems (Hard- und Software) für die KI-basierte Suche. Mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) soll die Suche nach Informationen verbessert und effizienter gestaltet werden.
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Bei dem System muss es sich um eine OnPremise-Lösung handeln, die an den Standorten Bonn und Berlin betrieben werden soll. Der Einsatz cloudbasierter Lösungen oder Software as a Service (SaaS) ist nicht vorgesehen.
Die Einführung des Systems ist in eine Pilophase (1 Jahr) und eine sich daran anschließende Betriebsphase (3 Jahre) aufgeteilt. Die Betriebsphase ist optional und hängt von den Ergebnissen der Pilotphase ab.
Der Mindestumfang (Pilotphase) beinhaltet folgende Leistungsteile:
— Überlassung der Software für die KI-Suche für ein Jahr (Miete),
— Überlassung der für die KI-Suche notwendigen Hardware für ein Jahr (Miete),
— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems in den Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin,
— Schulung der Administratoren in den beiden Hauptliegenschaften,
— Bereitstellung eines Video-Tutorials für die Nutzer,
— Dokumentation des Gesamtsystems,
— Systemservice nach Abnahme bis zum Ende der Pilotphase,
— Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems bis zum Ende der Pilotphase.
Der Leistungsumfang bei der optionalen Verlängerung um 3 Jahre beinhaltet:
— Überlassung der Software für die KI-Suche für weitere 3 Jahre (Miete),
— Überlassung der notwendigen Hardware für weitere 3 Jahre (Miete),
— Systemservice für weitere 3 Jahre,
— Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems für weitere 3 Jahre.
Siehe hierzu die beigefügte Leistungsbeschreibung (Anlage L0).
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Kündigt der Auftraggeber den Vertrag nicht 3 Monate vor Ende der einjährigen Pilotphase, verlängert er sich automatisch um 3 weitere Jahre.
Beschreibung der Optionen:
Verlängerung des Auftrags nach Ablauf der einjährigen Pilotphase um eine dreijährige Betriebsphase.
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: JA19
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bieter muss Formblatt E6 „Erklärung zu Ausschlussgründen" ausfüllen und dem Angebot beifügen. Für den Zuschlag kommt nur ein Bieter in Frage, der keine auftragsverhindernden Eintragungen besitzt.
Das Formblatt muss auch von allen Unterauftragnehmern und allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft vorgelegt werden.
Bietergemeinschaften müssen das Formblatt E 2 „Erklärung Bietergemeinschaft" vorlegen.
Falls Teile der Leistung durch einen Unterauftragnehmer erbracht werden sollen oder zum Nachweis der Eignung auf die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen (eignungsleihender Unterauftragnehmer) in Anspruch genommen werden soll, muss Formblatt E 3 ausgefüllt werden.
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Unterauftragnehmer (ohne Eignungsleihe) müssen die Verpflichtungserklärung E 5 vorlegen. Im Fall der Eignungsleihe ist Formblatt E 4 „Verpflichtungserklärung eignungsleiher Unterauftragnehmer" auszufüllen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Als Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist der Jahresumsatz des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren auf dem Formblatt E7 „Angaben zum Umsatz" anzugeben. Der Jahresumsatz muss mindestens 5 000 000,00 EUR (netto) betragen.
Das Formblatt muss auch von allen Unterauftragnehmern und allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Im Rahmen der Bewertung werden die Angaben der Bieterkonstellation aufsummiert.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Es müssen mindestens 2 Referenzen anhand des Formblattes E 8 „Firmen-Referenzen nachgewiesen werden, die nicht änger als 3 Jahre zurückliegen dürfen, in denen das System für die KI-basierte Suche bei einem Kunden vergleichbarer Größenordnung (>1 000 Beschäftigte, >15 Millionen zu durchsuchende Dokumente, >100 000,00 EUR netto Auftragsvolumen) geliefert, installiert und die jeweilige Systemumgebung integriert wurde.
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Zu den Referenzen werden folgende Angaben abgefragt:
— Referenz von,
— Referenz-Nr.,
— Projektbezeichnung,
— Name des Auftraggebers,
— Branche/öffentlicher, privater Sektor,
— Ansprechpartner des Auftraggebers und dessen Kontaktdaten,
— Auftragsvolumen (muss > 100 000,00 EUR netto sein),
— Projektdauer/Leistungszeitraum,
— Umfang/Aufwand Gesamtprojekt,
— Anteil des Bieters an diesem Projekt,
— Rolle des Bieters (Einzelunternehmer, Unterauftragnehmer, Bietergemeinschaft),
— Anzahl Beschäftigte des Auftraggebers (muss > 1 000 beschäftigte sein),
— Anzahl der zu durchsuchenden Dokumente (muss > 15 Millionen sein),
— Beschreibung der ausgeführten Leistung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-01-29 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-12-08 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Ort des Eröffnungstermins: Bonn

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat Zb5
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=360770 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung oder anderer Vergabeunterlagen waren folgende Externe beteiligt:
Umlaut AG
Am Kraftversorgungsturm 3
52070 Aachen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 217-530109 (2020-11-03)
Ergänzende Angaben (2021-01-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 020-045524
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 217-530109
ABl. S-Ausgabe: 20
Quelle: OJS 2021/S 020-045524 (2021-01-25)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Bundesminsiterium für Arbeit und Soziales beabsichtigt die Beschaffung eines Systems (Hard- und Software) für die KI-basierte Suche. Mit Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) soll die Suche nach Informationen verbessert und effizienter gestaltet werden. Bei dem System muss es sich um eine OnPremise-Lösung handeln, die an den Standorten Bonn und Berlin betrieben werden soll. Der Einsatz cloudbasierter Lösungen oder Software as a Service (SaaS) ist nicht vorgesehen. Die Einführung des Systems ist in eine Pilophase (1 Jahr) und eine sich daran anschließende Betriebsphase (3 Jahre) aufgeteilt. Die Betriebsphase ist optional und hängt von den Ergebnissen der Pilotphase ab. Der Mindestumfang (Pilotphase) beinhaltet folgende Leistungsteile: — Überlassung der Software für die KI-Suche für ein Jahr (Miete), — Überlassung der für die KI-Suche notwendigen Hardware für ein Jahr (Miete), — Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems in den Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin, — Schulung der Administratoren in den beiden Hauptliegenschaften. — Bereitstellung eines Video-Tutorials für die Nutzer. — Dokumentation des Gesamtsystems. — Systemservice nach Abnahme bis zum Ende der Pilotphase. — Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems bis zum Ende der Pilotphase. Der Leistungsumfang bei der optionalen Verlängerung um 3 Jahre beinhaltet: — Überlassung der Software für die KI-Suche für weitere 3 Jahre (Miete), — Überlassung der notwendigen Hardware für weitere 3 Jahre (Miete), — Systemservice für weitere 3 Jahre, — Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems für weitere 3 Jahre.
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Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 032-079466
ABl. S-Ausgabe: 32

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
— Schulung der Administratoren in den beiden Hauptliegenschaften.
— Bereitstellung eines Video-Tutorials für die Nutzer.
— Dokumentation des Gesamtsystems.
— Systemservice nach Abnahme bis zum Ende der Pilotphase.
Beschreibung der Optionen:
Verlängerung des Auftrags nach Ablauf der einjährigen Pilotphase um eine 3-jährige Betriebsphase.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hauptliegenschaften in Bonn und Berlin

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungskriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-09 📅
Name: IntraFind Software AG
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2021/S 032-079466 (2021-02-11)
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