Beschaffung von Leistungen inkl. Hard- und Software für das ersetzende Posteingangs-Scannen nach TR Resiscan in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen

Landesbetrieb Information und Technik NRW

Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend EGovG NRW) verpflichtet die Landesbehörden dazu, Akten spätestens ab dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen (§9 EGovG NRW) sowie Verwaltungsabläufe spätestens bis zum 1.1.2031 auf elektronischem Weg abzuwickeln (§12 EGovG NRW). Der im folgenden beschriebene Beschaffungsgegenstand bezieht sich ausschließlich auf die Umsetzung des ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN (EGP11) in der Landesverwaltung NRW und hier speziell auf die konkrete Umsetzung der Digitalisierung des Posteingangs der beteiligten Stellen. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen müssen die Systeme jedoch unabhängig von dieser Ausschreibung auch geeignet sein, vorhandene Papierakten zu digitalisieren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-08-28 Auftragsbekanntmachung
2021-03-16 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-08-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln
Referenznummer: 20-3010400003
Kurze Beschreibung:
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend EGovG NRW) verpflichtet die Landesbehörden dazu, Akten spätestens ab dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen (§9 EGovG NRW) sowie Verwaltungsabläufe spätestens bis zum 1.1.2031 auf elektronischem Weg abzuwickeln (§12 EGovG NRW). Der im folgenden beschriebene Beschaffungsgegenstand bezieht sich ausschließlich auf die Umsetzung des ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN (EGP11) in der Landesverwaltung NRW und hier speziell auf die konkrete Umsetzung der Digitalisierung des Posteingangs der beteiligten Stellen. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen müssen die Systeme jedoch unabhängig von dieser Ausschreibung auch geeignet sein, vorhandene Papierakten zu digitalisieren.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landesbetrieb Information und Technik NRW
Postanschrift: Mauerstraße 51
Postleitzahl: 40476
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.it.nrw.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@it.nrw.de 📧
Fax: +49 21194498075 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDHRW/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDHRW 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-28 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 170-410750
ABl. S-Ausgabe: 170
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRDHRW

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 4 414 619 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend EGovG NRW) verpflichtet die Landesbehörden dazu, Akten spätestens ab dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen (§9 EGovG NRW) sowie Verwaltungsabläufe spätestens bis zum 1.1.2031 auf elektronischem Weg abzuwickeln (§12 EGovG NRW).Der im folgenden beschriebene Beschaffungsgegenstand bezieht sich ausschließlich auf die Umsetzung des ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN (EGP11) in der Landesverwaltung NRW und hier speziell auf die konkrete Umsetzung der Digitalisierung des Posteingangs der beteiligten Stellen. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen müssen die Systeme jedoch unabhängig von dieser Ausschreibung auch geeignet sein, vorhandene Papierakten zu digitalisieren.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: 4 414 619 EUR 💰
Dauer: 96 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Landesbetrieb Information und Technik NRW
Mauerstraße 51
40476 Düsseldorf
Alle Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalens soweit sie bezugsberechtigt sind.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Siehe Teilnahmeunterlagen.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Teilnahmeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe Teilnahmeunterlagen.
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
Die regelmäßige Laufzeit eines Rahmenvertrages von bis zu vier Jahren gemäß § 21 (6) VgV ist nicht geeignet, das Projekt adäquat abzubilden. Es liegt hier ein im Gegenstand des Rahmenvertrages begründeter Sonderfall vor, der eine längere Laufzeit zulässt. Vorliegend erscheint eine Laufzeit von mindestens acht Jahren als notwendig. Dabei wird die Laufzeitregelung jedoch so ausgestaltet, dass eine Beendigung durch den Auftraggeber bereits nach zwei Jahren und dann wieder alle zwei Jahre möglich ist, so dass haushaltsrechtlich die Möglichkeit bleibt, auf größere Veränderungen der Verhältnisse angemessen zu reagieren. Die Notwendigkeit einer auf acht Jahre verlängerten Laufzeit ergibt sich aus den folgenden Erwägungen: 1. Der Scan-Prozess ist neben dem Eingang rein elektronischer Dokumente der prominente Eingangskanal für die weiterhin stark anfallende Papierpost und somit ein fundamentaler Datenlieferant für die elektronische Akte. Daher ist erst mit tatsächlicher Betriebsaufnahme der Scan-Stellen der Prozess: "Scan-Prozess -> Elektronische Vorgangsbearbeitung (E-Laufmappe) -> E-Akte" vollständig und tragfähig. 2. Die Einzel-Projekte des Programms (E-Akte, E-Laufmappe und Ersetzendes Scannen) sind hierzu fachlich wie technologisch eng abzustimmen, insbesondere bzgl. technischer Schnittstellen sowie des zugrundeliegenden Datenmodells. Daher bestehen auch eine Reihe von zeitlichen Abhängigkeiten zur Fertigstellung der anderen Projekte. Dies ist bei einer Laufzeit des Rahmenvertrages von nur vier Jahren keinesfalls abzubilden. 3. Die Scan-Lösung soll nicht nur nach den Vorgaben der TR RESISCAN aufgebaut und umgesetzt werden. Vielmehr soll die Scan-Lösung auch offiziell nach TR RESISCAN zertifiziert werden. Dies ist mit deutlichem zeitlichem Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden, die langfristig anzulegen sind. 4. Durch das Projekt soll die Verfügbarkeit einer stabilen Scan-Lösung für die Bezugsberechtigen und deren langfristige Wartung und Pflege.
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Die regelmäßige Laufzeit eines Rahmenvertrages von bis zu vier Jahren gemäß § 21 (6) VgV ist nicht geeignet, das Projekt adäquat abzubilden. Es liegt hier ein im Gegenstand des Rahmenvertrages begründeter Sonderfall vor, der eine längere Laufzeit zulässt. Vorliegend erscheint eine Laufzeit von mindestens acht Jahren als notwendig. Dabei wird die Laufzeitregelung jedoch so ausgestaltet, dass eine Beendigung durch den Auftraggeber bereits nach zwei Jahren und dann wieder alle zwei Jahre möglich ist, so dass haushaltsrechtlich die Möglichkeit bleibt, auf größere Veränderungen der Verhältnisse angemessen zu reagieren. Die Notwendigkeit einer auf acht Jahre verlängerten Laufzeit ergibt sich aus den folgenden Erwägungen: 1. Der Scan-Prozess ist neben dem Eingang rein elektronischer Dokumente der prominente Eingangskanal für die weiterhin stark anfallende Papierpost und somit ein fundamentaler Datenlieferant für die elektronische Akte. Daher ist erst mit tatsächlicher Betriebsaufnahme der Scan-Stellen der Prozess: "Scan-Prozess -> Elektronische Vorgangsbearbeitung (E-Laufmappe) -> E-Akte" vollständig und tragfähig. 2. Die Einzel-Projekte des Programms (E-Akte, E-Laufmappe und Ersetzendes Scannen) sind hierzu fachlich wie technologisch eng abzustimmen, insbesondere bzgl. technischer Schnittstellen sowie des zugrundeliegenden Datenmodells. Daher bestehen auch eine Reihe von zeitlichen Abhängigkeiten zur Fertigstellung der anderen Projekte. Dies ist bei einer Laufzeit des Rahmenvertrages von nur vier Jahren keinesfalls abzubilden. 3. Die Scan-Lösung soll nicht nur nach den Vorgaben der TR RESISCAN aufgebaut und umgesetzt werden. Vielmehr soll die Scan-Lösung auch offiziell nach TR RESISCAN zertifiziert werden. Dies ist mit deutlichem zeitlichem Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden, die langfristig anzulegen sind. 4. Durch das Projekt soll die Verfügbarkeit einer stabilen Scan-Lösung für die Bezugsberechtigen und deren langfristige Wartung und Pflege.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-10-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Landesbetrieb
Kontakt
Kontaktperson: ZB 13/Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.it.nrw.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRDHRW/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Quelle: OJS 2020/S 170-410750 (2020-08-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-03-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend EGovG NRW) verpflichtet die Landesbehörden dazu, Akten spätestens ab dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen (§9 EGovG NRW) sowie Verwaltungsabläufe spätestens bis zum 1.1.2031 auf elektronischem Weg abzuwickeln (§12 EGovG NRW). Der im folgenden beschriebene Beschaffungsgegenstand bezieht sich ausschließlich auf die Umsetzung des ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN (EGP11) in der Landesverwaltung NRW und hier speziell auf die konkrete Umsetzung der Digitalisierung des Posteingangs der beteiligten Stellen. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen müssen die Systeme jedoch unabhängig von dieser Ausschreibung auch geeignet sein, vorhandene Papierakten zu digitalisieren
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Gesamtwert des Auftrags: 4 414 619 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 055-137031
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 170-410750
ABl. S-Ausgabe: 55
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRD4DE

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (nachfolgend EGovG NRW) verpflichtet die Landesbehörden dazu, Akten spätestens ab dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen (§9 EGovG NRW) sowie Verwaltungsabläufe spätestens bis zum 1.1.2031 auf elektronischem Weg abzuwickeln (§12 EGovG NRW). Der im folgenden beschriebene Beschaffungsgegenstand bezieht sich ausschließlich auf die Umsetzung des ersetzenden Scannens nach TR RESISCAN (EGP11) in der Landesverwaltung NRW und hier speziell auf die konkrete Umsetzung der Digitalisierung des Posteingangs der beteiligten Stellen. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen müssen die Systeme jedoch unabhängig von dieser
Mehr anzeigen
Ausschreibung auch geeignet sein, vorhandene Papierakten zu…
… digitalisieren
… digitalisieren.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-18 📅
Name: DXC Technology Deutschland GmbH
Postanschrift: Alfred-Herrhausen-Allee 3-5
Postort: Eschborn
Postleitzahl: 65760
Land: Deutschland 🇩🇪
Main-Taunus-Kreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 4 414 619 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: ZB 13 / Zentrale Vergabestelle
Quelle: OJS 2021/S 055-137031 (2021-03-16)
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