Betreuung und Instandhaltung der Medientechnik sowie der Videokonferenzsysteme in den Berliner Liegenschaften des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.
In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.
Zu erbringen sind daher
Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker / -innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen / -konferenzen,
Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen,
Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften,
Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.
Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungen des/der Auftragnehmers / -in (im Folgenden die Auftragnehmerin)
Medientechnische Betreuung
Kernleistung der Auftragnehmerin ist die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen und Terminen im Bereich Ton-, Licht-, Video- und unterstützend Bühnentechnik der unter Punkt 3 der Leistungsbeschreibung genannten Liegenschaften. In diesem Zusammenhang sind die Dienstgebäude in der Glinkastraße und am Schöneberger Ufer maßgeblich. Die Liegenschaften am Kapelle-Ufer und in der Taubenstraße sind bedarfsorientiert zu betreuen.
Die Auftragnehmerin stellt für die Glinkastraße 2 Personen mit einer regelmäßigen Anwesenheitsdauer von 40 Stunden die Woche. Für das Schöneberger Ufer ist eine weitere Person mit 20 Stunden die Woche einzuplanen. Die verbindliche Anwesenheit in der Glinkastraße ist von Montag bis Freitag grundsätzlich von 08.00 bis 18.00 Uhr sicherzustellen. Wo hingegen die Anwesenheit am Schöneberger Ufer bedarfsgerecht nach Anforderung der Auftraggeberin zu gewährleisten ist. Sofern veranstaltungsbedingt eine frühere oder spätere Anwesenheit erforderlich ist, ist diese bedarfsorientiert und grundsätzlich im Rahmen des vorgegebenen Arbeitszeitvolumens sicherzustellen. Hierzu wird eine bedarfsentsprechende Flexibilität des eingesetzten Personals erwartet. Für die Liegenschaften Kapelle-Ufer und Taubenstraße wird eine einzelfallbezogene medientechnische Betreuung nach Bedarf durch die genannten Personen realisiert. Sollte es zu einem Mehrbedarf kommen, ist dieser möglichst frühzeitig im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen und entsprechend durch die im Folgenden genannte Objektleitung oder durch zusätzliches Personal zu kompensieren. Kurzfristiger Mehrbedarf ist innerhalb einer Stunde durch die Auftragnehmerin zu realisieren. Der Personaleinsatz sollte entsprechend konstant gewählt und demnach Personalwechsel weitestgehend vermieden werden.
Die medientechnische Betreuung hält kontinuerlichen Kontakt zur Objektleitung, die als Schnittstelle zur Auftraggeberin fungiert. Tätigkeiten, Technik- und Personaleinsatz werden entsprechend abgestimmt oder nach deren Wünschen und Vorstellungen, in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin, eigenständig umgesetzt.
Objektleitung
Neben dem Personal zur medientechnischen Betreuung ist seitens Auftragnehmerin für alle Liegenschaften zusammen eine Person in der Funktion einer Objektleitung zu stellen. Diese fungiert als Bindeglied zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin. Mit einer täglichen Rufbereitschaft von Montag bis Freitag von 08.00 bis 20.00 Uhr sowie Sicherstellung einer ersten Notfallhilfe am Wochenende ist die Objektleitung für grundsätzliche und insbesondere personelle Fragen zuständig. Sie handelt im Sinne der Vorgaben der Auftraggeberin eigeninitiativ, selbständig und proaktiv. Der entsprechende Handlungs- und Entscheidungsrahmen wird im Vorfeld mit der Auftraggeberin abgestimmt, schriftlich dokumentiert und der medientechnischen Betreuung vor Ort im gewissen Maße übertragen. Grundsätzlich stellt die Objektleitung die vertragsgemäße und reibungslose Erfüllung der Aufgaben und Anforderungen sicher.
Im Falle eines Mehrbedarfs oder Vertretungsfalls ist u. a. die Objektleitung im Bereich der medientechnischen Betreuung einzusetzen. Ansonsten besteht für die Objektleitung keine Anwesenheitspflicht in den Liegenschaften.
Instandhaltung Medientechnik
Für den Technikeinsatz in jeder Liegenschaft ist die regelmäßige Wartung, Inspektion und Instandsetzung aller Geräte und Verkabelungen gemäß der gesetzlichen Verordnungen und der vorgegebenen Prüfintervalle sowie dem Stand der Technik seitens der Auftragnehmerin zu übernehmen und mit entsprechenden Prüfbetrieben zu koordinieren.
Näheres regelt der unter Punkt 2 der Leistungsbeschreibung genannte Vertrag für Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der Medientechnik und Videokonferenzanlagen, die in der aktuellen Inventarliste aufgenommen sind bzw. zukünftig angeschafft werden.
Videokonferenzsysteme
Derzeit werden seitens der Auftraggeberin verschiedene Videokonferenzsysteme (VK-Systeme) in den Liegenschaften verwendet. Diese sind je nach Bedarf und Raumsituation mobil oder fest angelegt. Stationäre VK-Systeme werden vom Hersteller CISCO (S-Serie) und AVAYA genutzt. Als mobiles System ist Technik des Herstellers Grandstream im Einsatz. Weiterhin sind im Bestand der Auftraggeberin mobile Mini-VK-Systeme des Herstellers HUAWEI (Typ TE 10), die insbesondere innerhalb der Büroräume verwendet werden. Das VK-System des Hauses ist an das Netzwerk des BMFSFJ sowie in Teilen an das Telekommunikationsnetz angebunden. Letzteres ermöglicht ein Zuschalten von Teilnehmenden auch per Telefon. Auch die Nutzung von virtuellen Konferenzräumen per Streaming über das Internet (z. B. WebEx) ist derzeit gängig und soll kontinuierlich ausgebaut werden. Für die Nutzung von WebEx werden dafür autark zur o. g. VK-Technik und zum Netzwerk des BMFSFJ WebEx Raumsysteme des Herstellers CISCO betrieben.
Für die medientechnische Betreuung ist momentan insbesondere die VK-Nutzung in den Multifunktions- / Veranstaltungsräumen und Besprechungsräumen von Relevanz. Die medientechnische Betreuung übernimmt dann eigenständig die Installation, Betreuung und Wartung der entsprechenden VK-Systeme in Abstimmung mit dem ITK-Service des BMFSFJ.
Es ist dabei beabsichtigt, die bisher mobilen Systeme durch das in anderen Räumen genutzte feste AVAYA-System umzurüsten.
Auch die regulären stationären Videokonferenzräume in den Liegenschaften des BMFSFJ sind je nach Bedarf durch die Auftragnehmerin zu betreuen. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit dem ITK-Service des BMFSFJ.
Konzeptionelle Arbeiten
Im Punkt 3 der Leistungsbeschreibung werden die einzelnen Liegenschaften des BMFSFJ genannt, welche Grundlage dieser Leistungsbeschreibung sind. Um eine umfangreiche medien- und videotechnische Betreuung auf höchstem und modernem Niveau zu realisieren, ist ebenfalls eine konzeptionelle Arbeit der Auftragnehmerin Bestandteil der Leistungsanforderung. Für das Konzept sind derzeit die Liegenschaften Glinkastraße und Schöneberger Ufer von Relevanz. Die Taubenstraße soll auf den Erfahrungen dieser Häuser in den kommenden Jahren konzeptionell erarbeitet werden. Im Rahmen der Angebotserstellung ist bereits ein Konzeptentwurf mit einzureichen. Im Falle eines Zuschlags findet eine Besichtigung der Räumlichkeiten, Inventur des vorhandenen Materials und Konzeptbesprechung mit der Auftraggeberin statt, auf dessen Basis die Konzepterstellung zu konkretisieren ist.
Für die Erstellung des Konzepts sollen Aspekte wie Nachhaltigkeit, Innovation, Flexibilität, Barrierefreiheit und Digitalisierung eine wichtige Rolle spielen. Die Räumlichkeiten der Liegenschaften sollen für verschiedene Arten von Veranstaltungen entsprechend ausgestaltet werden. Es ist wichtig, dass die eingebaute Technik den aktuellen Standards entspricht und durch weitere mobile Technik zu jeder Zeit erweitert werden kann. Um ein für die Häuser sinnvolles Technik- und veranstaltungsbezogenes Raumnutzungskonzept zu erstellen, soll die medientechnische Betreuung daher frühzeitig in diesen Prozess involviert werden.
In der Glinkastraße befindet sich derzeit das Hauptgebäude des BMFSFJ. Durch Veränderungen in der Auslastung des Gebäudes und auf Grund einer ca. 10 Jahre alten Technik vor Ort, besteht die Notwendigkeit einer Neukonzipierung / (Teil-)Erneuerung dieser. Dazu zählt insbesondere die in den Multifunktions- / Veranstaltungsräumen integrierte und mobile Veranstaltungstechnik. Aus der beigefügten Anlage zur Raumübersicht sind Raumgrößen erkennbar. In diesen findet regelmäßig eine große Varianz an Vernastaltungen statt (Sitzungen, Fachtagungen, Preisverleihungen, Empfänge und Pressekonferenzen) je nach Raum mit bis zu 150 Personen statt. Um den Bedarf dieser diversen Veranstaltungsformate zu bündeln, empfiehlt sich Veranstaltungstechnik, die sehr nutzerfreundlich und flexibel auf diese verschiedenen Bedarfe eingehen kann. Dennoch, wie auch bereits zuvor erläutert, sollte mit Hilfe der Technik eine ansprechende Veranstaltungsatmosphäre geschaffen werden können.
Das Schöneberger Ufer ist seit März 2020 Teil der Liegenschaften des BMFSFJ. Die Liegenschaft verfügt über Besprechungsräume für bis zu 40 Personen, die als Veranstaltungsräume des Ministeriums genutzt werden. In erster Linie beinhaltet dies Sitzungen, kleinere Fachtagungen und Pressekonferenzen. Das Schöneberger Ufer verfügt derzeit über keine Veranstaltungstechnik und -ausstattung im Allgemeinen, sodass nach einer Besichtigung eine Konzeptionierung erfolgen kann.
Die hier stattfindenden Veranstaltungsformate erfordern eine einfachere Ausstattung, da größere Veranstaltungen in den anderen Liegenschaften durchgeführt werden sollen.

Titel

Betreuung und Instandhaltung der Medientechnik sowie der Videokonferenzsysteme in den Berliner Liegenschaften des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

— Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt,
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet,
— Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden,
— Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich,
— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt,
— Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt,
— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden,
— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden,
— Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss,
— Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter / Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.