Betreuung und Instandhaltung der Medientechnik sowie der Videokonferenzsysteme in den Berliner Liegenschaften des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.
In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.
Zu erbringen sind daher:
— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker/-innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen;
— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen;
— Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften;
— Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.
Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-09-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Gahrens + Battermann GmbH & Co. KG

Wer?

• Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-09-29	Auftragsbekanntmachung
2021-07-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-09-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: BMFSFJ_2020_003
Kurze Beschreibung:

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet. In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar. Zu erbringen sind daher: — die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker/-innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen; — die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen; — Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften; — Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche. Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.

In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.

Zu erbringen sind daher:

— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker/-innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen;

— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen;

— Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften;

— Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.

Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)
Postanschrift: Glinkastraße 24
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmfsfj.de 🌏
E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de 📧
Telefon: +49 221-36734259 📞
Fax: +49 221-36734664 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=352256 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=352256 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-29 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-02 📅
Datum des Beginns: 2021-06-01 📅
Datum des Endes: 2025-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 192-462979
ABl. S-Ausgabe: 192
Zusätzliche Informationen

— dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt; — Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet; — ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3) genannten URL heruntergeladen werden; — die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich; — Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern/Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt; — eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt; — Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden; — Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden; — die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter/die Bieterin führen zum Ausschluss; — mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Zusätzliche Informationen

— dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt;

— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet;

— ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3) genannten URL heruntergeladen werden;

— die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich;

— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern/Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt;

— eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt;

— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden;

— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden;

— die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter/die Bieterin führen zum Ausschluss;

— mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.

Zu erbringen sind daher:

— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker/-innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen;

— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen;

— Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften;

— Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.

Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Leistungen des/der Auftragnehmers/-in (im Folgenden die Auftragnehmerin)

Medientechnische Betreuung:

Kernleistung der Auftragnehmerin ist die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen und Terminen im Bereich Ton-, Licht-, Video- und unterstützend Bühnentechnik der unter Punkt 3 der Leistungsbeschreibung genannten Liegenschaften. In diesem Zusammenhang sind die Dienstgebäude in der Glinkastraße und am Schöneberger Ufer maßgeblich. Die Liegenschaften am Kapelle-Ufer und in der Taubenstraße sind bedarfsorientiert zu betreuen.

Die Auftragnehmerin stellt für die Glinkastraße 2 Personen mit einer regelmäßigen Anwesenheitsdauer von 40 Stunden die Woche. Für das Schöneberger Ufer ist eine weitere Person mit 20 Stunden die Woche einzuplanen. Die verbindliche Anwesenheit in der Glinkastraße ist von Montag bis Freitag grundsätzlich von 8.00 bis 18.00 Uhr sicherzustellen. Wo hingegen die Anwesenheit am Schöneberger Ufer bedarfsgerecht nach Anforderung der Auftraggeberin zu gewährleisten ist. Sofern veranstaltungsbedingt eine frühere oder spätere Anwesenheit erforderlich ist, ist diese bedarfsorientiert und grundsätzlich im Rahmen des vorgegebenen Arbeitszeitvolumens sicherzustellen. Hierzu wird eine bedarfsentsprechende Flexibilität des eingesetzten Personals erwartet. Für die Liegenschaften Kapelle-Ufer und Taubenstraße wird eine einzelfallbezogene medientechnische Betreuung nach Bedarf durch die genannten Personen realisiert. Sollte es zu einem Mehrbedarf kommen, ist dieser möglichst frühzeitig im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen und entsprechend durch die im Folgenden genannte Objektleitung oder durch zusätzliches Personal zu kompensieren. Kurzfristiger Mehrbedarf ist innerhalb einer Stunde durch die Auftragnehmerin zu realisieren. Der Personaleinsatz sollte entsprechend konstant gewählt und demnach Personalwechsel weitestgehend vermieden werden.

Die medientechnische Betreuung hält kontinuerlichen Kontakt zur Objektleitung, die als Schnittstelle zur Auftraggeberin fungiert. Tätigkeiten, Technik- und Personaleinsatz werden entsprechend abgestimmt oder nach deren Wünschen und Vorstellungen – in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin - eigenständig umgesetzt.

Objektleitung:

Neben dem Personal zur medientechnischen Betreuung ist seitens Auftragnehmerin für alle Liegenschaften zusammen eine Person in der Funktion einer Objektleitung zu stellen. Diese fungiert als Bindeglied zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin. Mit einer täglichen Rufbereitschaft von Montag bis Freitag von 08:00 bis 20:00 Uhr sowie Sicherstellung einer ersten Notfallhilfe am Wochenende ist die Objektleitung für grundsätzliche und insbesondere personelle Fragen zuständig. Sie handelt im Sinne der Vorgaben der Auftraggeberin eigeninitiativ, selbständig und proaktiv. Der entsprechende Handlungs- und Entscheidungsrahmen wird im Vorfeld mit der Auftraggeberin abgestimmt, schriftlich dokumentiert und der medientechnischen Betreuung vor Ort im gewissen Maße übertragen. Grundsätzlich stellt die Objektleitung die vertragsgemäße und reibungslose Erfüllung der Aufgaben und Anforderungen sicher.

Im Falle eines Mehrbedarfs oder Vertretungsfalls ist u. a. die Objektleitung im Bereich der medientechnischen Betreuung einzusetzen. Ansonsten besteht für die Objektleitung keine Anwesenheitspflicht in den Liegenschaften.

Instandhaltung Medientechnik:

Für den Technikeinsatz in jeder Liegenschaft ist die regelmäßige Wartung, Inspektion und Instandsetzung aller Geräte und Verkabelungen gemäß der gesetzlichen Verordnungen und der vorgegebenen Prüfintervalle sowie dem Stand der Technik seitens der Auftragnehmerin zu übernehmen und mit entsprechenden Prüfbetrieben zu koordinieren.

Näheres regelt der unter Punkt 2 der Leistungsbeschreibung genannte Vertrag für Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der Medientechnik und Videokonferenzanlagen, die in der aktuellen Inventarliste aufgenommen sind bzw. zukünftig angeschafft werden.

Videokonferenzsysteme:

Derzeit werden seitens der Auftraggeberin verschiedene Videokonferenzsysteme (VK-Systeme) in den Liegenschaften verwendet. Diese sind je nach Bedarf und Raumsituation mobil oder fest angelegt. Stationäre VK-Systeme werden vom Hersteller CISCO (S-Serie) und Avaya genutzt. Als mobiles System ist Technik des Herstellers Grandstream im Einsatz. Weiterhin sind im Bestand der Auftraggeberin mobile Mini-VK-Systeme des Herstellers Huawei (Typ TE10), die insbesondere innerhalb der Büroräume verwendet werden. Das VK-System des Hauses ist an das Netzwerk des BMFSFJ sowie in Teilen an das Telekommunikationsnetz angebunden. Letzteres ermöglicht ein Zuschalten von Teilnehmenden auch per Telefon. Auch die Nutzung von virtuellen Konferenzräumen per Streaming über das Internet (z.B. WebEx) ist derzeit gängig und soll kontinuierlich ausgebaut werden. Für die Nutzung von WebEx werden dafür autark zur o.g. VK-Technik und zum Netzwerk des BMFSFJ WebEx Raumsysteme des Herstellers CISCO betrieben.

Für die medientechnische Betreuung ist momentan insbesondere die VK-Nutzung in den Multifunktions-/Veranstaltungsräumen und Besprechungsräumen von Relevanz. Die medientechnische Betreuung übernimmt dann eigenständig die Installation, Betreuung und Wartung der entsprechenden VK-Systeme in Abstimmung mit dem ITK-Service des BMFSFJ.

Es ist dabei beabsichtigt, die bisher mobilen Systeme durch das in anderen Räumen genutzte feste AVAYA-System umzurüsten.

Auch die regulären stationären Videokonferenzräume in den Liegenschaften des BMFSFJ sind je nach Bedarf durch die Auftragnehmerin zu betreuen. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit dem ITK-Service des BMFSFJ.

Konzeptionelle Arbeiten:

Im Punkt 3 der Leistungsbeschreibung werden die einzelnen Liegenschaften des BMFSFJ genannt, welche Grundlage dieser Leistungsbeschreibung sind. Um eine umfangreiche medien- und videotechnische Betreuung auf höchstem und modernem Niveau zu realisieren, ist ebenfalls eine konzeptionelle Arbeit der Auftragnehmerin Bestandteil der Leistungsanforderung. Für das Konzept sind derzeit die Liegenschaften Glinkastraße und Schöneberger Ufer von Relevanz. Die Taubenstraße soll auf den Erfahrungen dieser Häuser in den kommenden Jahren konzeptionell erarbeitet werden. Im Rahmen der Angebotserstellung ist bereits ein Konzeptentwurf mit einzureichen. Im Falle eines Zuschlags findet eine Besichtigung der Räumlichkeiten, Inventur des vorhandenen Materials und Konzeptbesprechung mit der Auftraggeberin statt, auf dessen Basis die Konzepterstellung zu konkretisieren ist.

Für die Erstellung des Konzepts sollen Aspekte wie Nachhaltigkeit, Innovation, Flexibilität, Barrierefreiheit und Digitalisierung eine wichtige Rolle spielen. Die Räumlichkeiten der Liegenschaften sollen für verschiedene Arten von Veranstaltungen entsprechend ausgestaltet werden. Es ist wichtig, dass die eingebaute Technik den aktuellen Standards entspricht und durch weitere mobile Technik zu jeder Zeit erweitert werden kann. Um ein für die Häuser sinnvolles Technik- und veranstaltungsbezogenes Raumnutzungskonzept zu erstellen, soll die medientechnische Betreuung daher frühzeitig in diesen Prozess involviert werden.

In der Glinkastraße befindet sich derzeit das Hauptgebäude des BMFSFJ. Durch Veränderungen in der Auslastung des Gebäudes und auf Grund einer ca. 10 Jahre alten Technik vor Ort, besteht die Notwendigkeit einer Neukonzipierung/(Teil-)Erneuerung dieser. Dazu zählt insbesondere die in den Multifunktions-/Veranstaltungsräumen integrierte und mobile Veranstaltungstechnik. Aus der beigefügten Anlage zur Raumübersicht sind Raumgrößen erkennbar. In diesen findet regelmäßig eine große Varianz an Vernastaltungen statt (Sitzungen, Fachtagungen, Preisverleihungen, Empfänge und Pressekonferenzen) je nach Raum mit bis zu 150 Personen statt. Um den Bedarf dieser diversen Veranstaltungsformate zu bündeln, empfiehlt sich Veranstaltungstechnik, die sehr nutzerfreundlich und flexibel auf diese verschiedenen Bedarfe eingehen kann. Dennoch, wie auch bereits zuvor erläutert, sollte mit Hilfe der Technik eine ansprechende Veranstaltungsatmosphäre geschaffen werden können.

Das Schöneberger Ufer ist seit März 2020 Teil der Liegenschaften des BMFSFJ. Die Liegenschaft verfügt über Besprechungsräume für bis zu 40 Personen, die als Veranstaltungsräume des Ministeriums genutzt werden. In erster Linie beinhaltet dies Sitzungen, kleinere Fachtagungen und Pressekonferenzen. Das Schöneberger Ufer verfügt derzeit über keine Veranstaltungstechnik und -ausstattung im Allgemeinen, sodass nach einer Besichtigung eine Konzeptionierung erfolgen kann.

Die hier stattfindenden Veranstaltungsformate erfordern eine einfachere Ausstattung, da größere Veranstaltungen in den anderen Liegenschaften durchgeführt werden sollen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen:

a) kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 – Seite),

b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen,

c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/Die Bieterin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ kann genutzt werden,

d) aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

a) der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen,

b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert,

c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen,

d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber,

e) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen,

f) Zusicherung, dass die eingesetzten Mitarbeiter/-innen über fließende Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse verfügen,

g) Nachweis über eine erfolgte Sicherheitsüberprüfung nach SÜG (Stufe Ü2 und höher) für alle eingesetzten Personen bzw. Zusicherung der Bereitschaft zur späteren Durchführung, sofern dies noch nicht erfolgt ist,

h) Erklärung zur Verpflichtung der Auftragnehmer/-innenseite nach dem Verpflichtungsgesetz,

i) Vorlage eines Polizeilichen Führungszeugnisses aller eingesetzten Mitarbeiter/innen,

j) Nachweis über eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik verfügen (Personal Medienservice),

k) Nachweis über eine mindestens 3-jährige Berufserfahrung im medientechnischen Bereich besitzen (Personal Medienservice),

l) Nachweis von Kenntnissen über die in der Inventarliste aufgeführter Technik (Personal Medienservice),

m) Nachweis über Kenntnisse externe Technik an vorhandene Haustechnik anzuschließen (Personal Medienservice),

n) Nachweis der regelmäßigen Teilnahme an Fortbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung im Bereich branchentypischer Veranstaltungstechnik (Personal Medienservice),

o) Nachweis von Kenntnissen im Umgang mit MS Office, Video- und Tonmitschnitten, branchentypischer Software (Personal Medienservice),

p) Nachweis von Kenntnissen im Umgang mit Streaming und Internet-VK-Applikationen,

q) Nachweis über einen (Fach-) Hochschulabschluss der Fachrichtung Veranstaltungstechnik oder gleichwertig (Personal Objektleitung),

r) Nachweis über eine mindestens 3-jährige Berufserfahrung im medientechnischen Bereich (Personal Objektleitung),

s) Nachweis von Erfahrungen in der Personalführung (Personal Objektleitung),

t) Nachweis von Kenntnissen über Richtlinien, Gesetze, Normen im Rahmen der Dienstleistung (z. B. Arbeitssicherheitsvorschriften, DSGVO, Sicherheitsüberprüfung, Veranstaltungssicherheit, Betriebsverordnungen des Landes Berlin) des Personal Objektleitung,

u) Nachweis über fundierte Hard- und Software-Kenntnisse (Personal Objektleitung),

v) Nachweis von Kenntnissen über die in der Inventarliste aufgeführter Technik (Personal Objektleitung),

w) Nachweis der regelmäßigen Teilnahme an Fortbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung im Bereich branchentypischer Veranstaltungstechnik (Personal Objektleitung).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Datum der Angebotseröffnung: 2020-11-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, 50964 Köln
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=352256 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ
Postanschrift: Von-Gablenz-Str. 2-6
Postort: Köln
Postleitzahl: 50679
Land: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.bafza.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

— dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt;

— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet;

— ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3) genannten URL heruntergeladen werden;

— die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich;

— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern/Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt;

— eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt;

— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden;

— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden;

— die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter/die Bieterin führen zum Ausschluss;

— mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.

Quelle: OJS 2020/S 192-462979 (2020-09-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet. In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar. Zu erbringen sind daher Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker / -innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen / -konferenzen, Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen, Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften, Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche. Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.

In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.

Zu erbringen sind daher

Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker / -innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen / -konferenzen,

Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen,

Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften,

Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.

Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 136-362032
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 192-462979
ABl. S-Ausgabe: 136
Zusätzliche Informationen

— Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt, — Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet, — Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden, — Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich, — Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt, — Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt, — Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden, — Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden, — Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss, — Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter / Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Zusätzliche Informationen

— Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt,

— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet,

— Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden,

— Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich,

— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt,

— Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt,

— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden,

— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden,

— Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss,

— Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter / Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zu erbringen sind daher

Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker / -innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen / -konferenzen,

Die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen,

Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften,

Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.

Leistungen des/der Auftragnehmers / -in (im Folgenden die Auftragnehmerin)

Medientechnische Betreuung

Die Auftragnehmerin stellt für die Glinkastraße 2 Personen mit einer regelmäßigen Anwesenheitsdauer von 40 Stunden die Woche. Für das Schöneberger Ufer ist eine weitere Person mit 20 Stunden die Woche einzuplanen. Die verbindliche Anwesenheit in der Glinkastraße ist von Montag bis Freitag grundsätzlich von 08.00 bis 18.00 Uhr sicherzustellen. Wo hingegen die Anwesenheit am Schöneberger Ufer bedarfsgerecht nach Anforderung der Auftraggeberin zu gewährleisten ist. Sofern veranstaltungsbedingt eine frühere oder spätere Anwesenheit erforderlich ist, ist diese bedarfsorientiert und grundsätzlich im Rahmen des vorgegebenen Arbeitszeitvolumens sicherzustellen. Hierzu wird eine bedarfsentsprechende Flexibilität des eingesetzten Personals erwartet. Für die Liegenschaften Kapelle-Ufer und Taubenstraße wird eine einzelfallbezogene medientechnische Betreuung nach Bedarf durch die genannten Personen realisiert. Sollte es zu einem Mehrbedarf kommen, ist dieser möglichst frühzeitig im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen und entsprechend durch die im Folgenden genannte Objektleitung oder durch zusätzliches Personal zu kompensieren. Kurzfristiger Mehrbedarf ist innerhalb einer Stunde durch die Auftragnehmerin zu realisieren. Der Personaleinsatz sollte entsprechend konstant gewählt und demnach Personalwechsel weitestgehend vermieden werden.

Die medientechnische Betreuung hält kontinuerlichen Kontakt zur Objektleitung, die als Schnittstelle zur Auftraggeberin fungiert. Tätigkeiten, Technik- und Personaleinsatz werden entsprechend abgestimmt oder nach deren Wünschen und Vorstellungen, in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin, eigenständig umgesetzt.

Objektleitung

Neben dem Personal zur medientechnischen Betreuung ist seitens Auftragnehmerin für alle Liegenschaften zusammen eine Person in der Funktion einer Objektleitung zu stellen. Diese fungiert als Bindeglied zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin. Mit einer täglichen Rufbereitschaft von Montag bis Freitag von 08.00 bis 20.00 Uhr sowie Sicherstellung einer ersten Notfallhilfe am Wochenende ist die Objektleitung für grundsätzliche und insbesondere personelle Fragen zuständig. Sie handelt im Sinne der Vorgaben der Auftraggeberin eigeninitiativ, selbständig und proaktiv. Der entsprechende Handlungs- und Entscheidungsrahmen wird im Vorfeld mit der Auftraggeberin abgestimmt, schriftlich dokumentiert und der medientechnischen Betreuung vor Ort im gewissen Maße übertragen. Grundsätzlich stellt die Objektleitung die vertragsgemäße und reibungslose Erfüllung der Aufgaben und Anforderungen sicher.

Instandhaltung Medientechnik

Videokonferenzsysteme

Derzeit werden seitens der Auftraggeberin verschiedene Videokonferenzsysteme (VK-Systeme) in den Liegenschaften verwendet. Diese sind je nach Bedarf und Raumsituation mobil oder fest angelegt. Stationäre VK-Systeme werden vom Hersteller CISCO (S-Serie) und AVAYA genutzt. Als mobiles System ist Technik des Herstellers Grandstream im Einsatz. Weiterhin sind im Bestand der Auftraggeberin mobile Mini-VK-Systeme des Herstellers HUAWEI (Typ TE 10), die insbesondere innerhalb der Büroräume verwendet werden. Das VK-System des Hauses ist an das Netzwerk des BMFSFJ sowie in Teilen an das Telekommunikationsnetz angebunden. Letzteres ermöglicht ein Zuschalten von Teilnehmenden auch per Telefon. Auch die Nutzung von virtuellen Konferenzräumen per Streaming über das Internet (z. B. WebEx) ist derzeit gängig und soll kontinuierlich ausgebaut werden. Für die Nutzung von WebEx werden dafür autark zur o. g. VK-Technik und zum Netzwerk des BMFSFJ WebEx Raumsysteme des Herstellers CISCO betrieben.

Für die medientechnische Betreuung ist momentan insbesondere die VK-Nutzung in den Multifunktions- / Veranstaltungsräumen und Besprechungsräumen von Relevanz. Die medientechnische Betreuung übernimmt dann eigenständig die Installation, Betreuung und Wartung der entsprechenden VK-Systeme in Abstimmung mit dem ITK-Service des BMFSFJ.

Konzeptionelle Arbeiten

In der Glinkastraße befindet sich derzeit das Hauptgebäude des BMFSFJ. Durch Veränderungen in der Auslastung des Gebäudes und auf Grund einer ca. 10 Jahre alten Technik vor Ort, besteht die Notwendigkeit einer Neukonzipierung / (Teil-)Erneuerung dieser. Dazu zählt insbesondere die in den Multifunktions- / Veranstaltungsräumen integrierte und mobile Veranstaltungstechnik. Aus der beigefügten Anlage zur Raumübersicht sind Raumgrößen erkennbar. In diesen findet regelmäßig eine große Varianz an Vernastaltungen statt (Sitzungen, Fachtagungen, Preisverleihungen, Empfänge und Pressekonferenzen) je nach Raum mit bis zu 150 Personen statt. Um den Bedarf dieser diversen Veranstaltungsformate zu bündeln, empfiehlt sich Veranstaltungstechnik, die sehr nutzerfreundlich und flexibel auf diese verschiedenen Bedarfe eingehen kann. Dennoch, wie auch bereits zuvor erläutert, sollte mit Hilfe der Technik eine ansprechende Veranstaltungsatmosphäre geschaffen werden können.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-25 📅
Name: Gahrens + Battermann GmbH & Co. KG
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt,

— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet,

— Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden,

— Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich,

— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt,

— Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen / Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt,

— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden,

— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden,

— Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss,

— Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter / Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Quelle: OJS 2021/S 136-362032 (2021-07-12)

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