Betreuungshilfe

Beschreibung der Beschaffung

Seit 1995 unterhält die Betreuungsbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg (im Folgenden: FHH) eine IT-Lösung, damit bundesgesetzliche Pflichtaufgaben im Rahmen des Betreuungsbehördengesetzes (BtBG) digital unterstützt erfüllt werden können.
Die Software umfasst das sozialpädagogische Fallmanagement, die Verwaltung von Vorgängen und Akten sowie organisatorische Abläufe. Zu diesem Zweck werden Personen- und Vorgangsdaten in die Software eingepflegt und laufend ergänzt. Aktuell sind knapp 120 Tsd. Bewegungsdatensätze aktiv. Den erfassten Personen (Betroffene, Betreute und Betreuende) werden chronologisch Vorgangsdaten und Merkmale zugeordnet, die die Vorgangsbearbeitung, Berichterstellung, Profilabfragen und Passungsvorgänge unterstützen sollen. Profilab-fragen und Passungsvorgänge umfassen die Suche nach der passenden Betreuungsperson für die entsprechend zu betreuende Person. Soweit die Betreuungsbehörde zum Betreuer bestellt ist, erfolgt im Programm neben der Verwaltung von Personen- und Vorgangsdaten auch die Verwaltung von Betreutengeldern auf Giro-, Spar- und Depotkonten. Aus der Software werden außerdem statistische Daten entnommen, die der organisatorischen und fachlichen Steuerung der Betreuungsbehörde dienen und Grundlage für das Berichtswesen sind.
Um die Arbeitsfähigkeit der Betreuungsbehörde sicherzustellen, ist die Ablösung der derzeitigen Software durch die Beschaffung und Einführung einer zukunftsfähigen IT-Lösung erforderlich.
Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens vergibt das Bezirksamt Hamburg-Nord, Fachamt für IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (im Folgenden: Auftraggeber), stellvertretend für die FHH folgende Leistungen zur Systemlieferung:
a. Lieferung, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer, einer Betreuungsbehörden-Software zur Unterstützung des Aufgabenspektrums einer Betreuungsbehörde gemäß der Anforderungen aus dem Betreuungsgesetz; dazu gehört auch ein Modul zur Durchführung einer Behördenbetreuung,
b. Anpassung der Software an die technischen Anforderungen eines nach BSI-Grundschutz konformen Betriebs entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und organisatorischen Vorgaben der FHH inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Unterstützung bei Inbetriebnahme im Rechenzentrum und Konfiguration),
c. Produkterweiterung und Anpassung an die fachlichen und technischen Anforderungen der Anwenderschaft inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Customizing und Konfiguration inkl. ggf. erforderlicher Workshops) und der Bereitstellung der notwendigen Schnittstellen,
d. Vollständige Datenmigration der kompletten Fachdaten aus dem Altverfahren und Datentransformation der Daten aus dem derzeitigen System in die neuen Bezugssysteme,
e. Schulung der Anwendungsbetreuer und -administratoren sowie der ca. 100 Anwenderinnen und Anwender,
f. Technische Dokumentation über Installation und Betrieb sowie Anwenderdokumentation.
Hier ausgeschriebene Leistungen nach der Systemlieferung umfassen:
g. Pflege und Wartung (Systemservice) der gelieferten Software mit einer Mindestvertragslaufzeit von 4 Jahren,
h. Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme) von ca. 5 Personentagen pro Jahr zur Optimierung und Erweiterung der Software,
i. Fachliche und technische Betriebsunterstützung durch Supportleistungen für die Software,
j. Optionale Leistungen: Anbindung an eine E-Akte.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Der Auftraggeber behält sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt:
a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand, Referenzen.
Der Bieter benennt in der ANLAGE Referenzen mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte, die er nach dem 30.6.2017 erfolgreich abgeschlossen hat. „Erfolgreich abgeschlossen“ bei Dauerverträgen ist eine Referenz dann, wenn mindestens bereits seit 1 Jahr die Aufgabe erfolgreich durchgeführt worden ist. Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
— wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht;
— Insbesondere wird im Rahmen der Vergleichbarkeit berücksichtigt, ob folgende Anforderungen an die Referenzen erfüllt werden:
—— Jede der mind. 3 Referenzen muss von Betreuungsbehörden mit einem Einzugsgebiet von mindestens 100 000 Einwohnern stammen;
—— Jede der Referenzen müssen sich auf das im Angebot beschriebene Produkt beziehen.
Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehr als 3 Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.
b) Beschäftigtenzahlen:
Die Anlage Beschäftigtenzahlen ist mit dem Angebot vollständig ausgefüllt einzureichen. Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Zahlen kontinuierlich sind und erwarten lassen, dass der Bieter die geforderten Leistungen erbringen wer-den kann. Die Beschäftigtenentwicklung gilt als kontinuierlich, wenn sie keine Tendenzen zeigt, die einer ordnungsgemäßen Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung entgegenstehen könnten.
Sollte dies nicht der Fall sein, kann eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Der Nachweis Anlage Personalkennzahlen ist im Falle von Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern für jedes Mitglied bzw. jedes Unternehmen getrennt einzureichen. Die Personalkennzahlen von Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden addiert.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Jede der mind. 3 Referenzen muss von Betreuungsbehörden mit einem Einzugsgebiet von mindestens 100 000 Einwohnern stammen;
— Jede der Referenzen müssen sich auf das im Angebot beschriebene Produkt beziehen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung;
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung;
— Erklärungen zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG);
— Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung;
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung;
— Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach SÜG.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen/Vergabeunterlagenerfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Antrages/Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekannt gemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen/Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen im Fragen- und Antwortenforum hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung). Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet. Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag:
1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.

Beschreibung der Beschaffung

Seit 1995 unterhält die Betreuungsbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg (im Folgenden: FHH) eine IT-Lösung, damit bundesgesetzliche Pflichtaufgaben im Rahmen des Betreuungsbehördengesetzes (BtBG) digital unterstützt erfüllt werden können.
Die Software umfasst das sozialpädagogische Fallmanagement, die Verwaltung von Vorgängen und Akten sowie organisatorische Abläufe. Zu diesem Zweck werden Personen- und Vorgangsdaten in die Software eingepflegt und laufend ergänzt. Aktuell sind knapp 120 Tsd. Bewegungsdatensätze aktiv. Den erfassten Personen (Betroffene, Betreute und Betreuende) werden chronologisch Vorgangsdaten und Merkmale zugeordnet, die die Vorgangsbearbeitung, Berichterstellung, Profilabfragen und Passungsvorgänge unterstützen sollen. Profilab-fragen und Passungsvorgänge umfassen die Suche nach der passenden Betreuungsperson für die entsprechend zu betreuende Person. Soweit die Betreuungsbehörde zum Betreuer bestellt ist, erfolgt im Programm neben der Verwaltung von Personen- und Vorgangsdaten auch die Verwaltung von Betreutengeldern auf Giro-, Spar- und Depotkonten. Aus der Software werden außerdem statistische Daten entnommen, die der organisatorischen und fachlichen Steuerung der Betreuungsbehörde dienen und Grundlage für das Berichtswesen sind.
Um die Arbeitsfähigkeit der Betreuungsbehörde sicherzustellen, ist die Ablösung der derzeitigen Software durch die Beschaffung und Einführung einer zukunftsfähigen IT-Lösung erforderlich.
Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens vergibt das Bezirksamt Hamburg-Nord, Fachamt für IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (im Folgenden: Auftraggeber), stellvertretend für die FHH folgende Leistungen zur Systemlieferung:
a) Lieferung, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer, einer Betreuungsbehörden-Software zur Unterstützung des Aufgabenspektrums einer Betreuungsbehörde gemäß der Anforderungen aus dem Betreuungsgesetz; dazu gehört auch ein Modul zur Durchführung einer Behördenbetreuung,
b) Anpassung der Software an die technischen Anforderungen eines nach BSI-Grundschutz konformen Betriebs entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und organisatorischen Vorgaben der FHH inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Unterstützung bei Inbetriebnahme im Rechenzentrum und Konfiguration),
c) Produkterweiterung und Anpassung an die fachlichen und technischen Anforderungen der Anwenderschaft inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Customizing und Konfiguration inkl. ggf. erforderlicher Workshops) und der Bereitstellung der notwendigen Schnittstellen,
d) Vollständige Datenmigration der kompletten Fachdaten aus dem Altverfahren und Datentransformation der Daten aus dem derzeitigen System in die neuen Bezugssysteme,
e) Schulung der Anwendungsbetreuer und -administratoren sowie der ca. 100 Anwenderinnen und Anwender,
f) Technische Dokumentation über Installation und Betrieb sowie Anwenderdokumentation.
Hier ausgeschriebene Leistungen nach der Systemlieferung umfassen:
g) Pflege und Wartung (Systemservice) der gelieferten Software mit einer Mindestvertragslaufzeit von 4 Jahren,
h) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme) von ca. 5 Personentagen pro Jahr zur Optimierung und Erweiterung der Software,
i) Fachliche und technische Betriebsunterstützung durch Supportleistungen für die Software,
j) Optionale Leistungen: Anbindung an eine E-Akte.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag:
1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.