Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 74 VgV — (Los 4 von 4)

Titel

Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 74 VgV — (Los 4 von 4)
20/N/0025/WB

Kurze Beschreibung

Der Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt (LHW) ist u. a. verantwortlich für die Planung und Umsetzung von Hochwasserschutzmaßnahmen des Landes Sachsen-Anhalt. Die Wahl der Vergabeverfahren erfolgt auf Grundlage von §14 VgV i. V. m. § 74 VgV. Der LHW beabsichtigt geeignete und fachlich kompetente Auftragnehmer mit der Begleitung von VgV — Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VV m. TW) in 4 Losen zu beauftragen. Jedes Los beinhaltet ein zu begleitendes VV m. TW.
Die Lose 1, 2, und 3 werden jeweils in einem separaten Verfahren vergeben. Angebote sind für alle 4 Lose möglich.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Hauptausführungsort Sitz des begleitenden Büros;
Anlaufberatung, Abstimmungstermine und Verhandlungsgespräche im VV m. TW ggf. im jeweiligen Flussbereich oder Magdeburg (Sitz des AG).

Beschreibung der Beschaffung

Hinweis: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in dem Dokument „Leist. beschr. Begleitung VgV — Verhandlungsverfahren.pdf" nachzulesen.
Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Durchführung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VV m. TW) in Form einer umfassenden Begleitung des AG´s bei den genannten Leistungsinhalten. Erwartet wird eine eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des VV m. TW durch den AN. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten und die Teilnahmeanträge/Angebote auszuwerten.
Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
Stufe 1 — Auswahlphase/Teilnahmewettbewerb
1.1) Vorbereitung:
— Projektanlaufberatung,
— Einarbeitung in Projektunterlagen,
— Zeitplan aufstellen,
— Teilnahmebedingungen, Ausschluss-, Auswahlkriterien, insbesondere fachliche Eignung, Bewertungsmatrix entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen,
— Ausarbeitung, sachliche und vergaberechtliche Prüfung Vergabebekanntmachung. Vorbereitung mit Standalone-Editor der eVergabe,
— Bewerbungsunterlagen entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen für die elektronische Vergabe inkl. ggf. Einarbeiten von Signaturfeldern.
1.2) Durchführung Auswahlverfahren:
— Bewerberanfragen, Vorbereitung Antwort, Rückfragenkatalog,
— Prüfung Teilnahmeanträge auf das Vorliegen von Ausschlusskriterien,
— Auswertung Teilnahmeanträge (LHW — Bewertungsmatrix),
— Nachforderungsschreiben,
— Ausschluss- und Informationsschreiben gemäß § 62 VgV,
— Zuarbeit Rückfragen, Einsprüche, Rügen,
— Dokumentation und EU-Vergabevermerk für Stufe 1, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Stufe 2 — Verhandlungsphase
2.1) Vorbereitung Verhandlungsverfahren:
— nachfolgende Mustervergabeunterlagen sind zum Zeitpunkt der Bekanntmachung fertigzustellen,
— Ziel- und Aufgabenstellung,
— Bewertungsmatrix für Verhandlungsverfahren (entsprechend LHW vorhandenen Unterlagen),
— Honorarermittlungsbögen bzw. -tabellen,
— individueller Vertragsentwurf für Planungsleistungen auf Grundlage des Muster-LHW-Ingenieurvertrages, einschl. Anlagen.
2.2) Durchführung/Dokumentation Verhandlungsverfahren:
— Organisation, Begleitung, Unterstützung bei der Durchführung der Verhandlungen, Moderation, Protokollierung (dafür sind 2 Mitarbeiter vorzusehen),
— Einladungen (LHW Kopfbögen),
— Rückfragen Bieter,
— Prüfung Angebote, insbesondere Auskömmlichkeit Honorare, Erstellung Preisspiegel,
— Vorbereitung inhaltliche Verhandlungsgrundlagen, insbesondere Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV,
— Bewertungsmatrix, Zusammenführen Bewertungen des Bewertungsgremiums, Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen,
— Auswertung Verhandlungsergebnisse, Niederschrift,
— Beratung bei Auswahl, Vergabevorschlag erstellen,
— Absage-, Informationsschreiben (LHW Kopfbögen),
— Anfragen, Einsprüchen nicht berücksichtigter Bieter/Teilnehmer,
— EU-Vergabevermerk Stufe 2, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind, aber optional anzubieten sind:
— Losentscheid (im Falle von mehr als 3-4 Bewerbungen),
— Finale Angebote (analog Erstangebote).
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
— Vergaberügen,
— Nachprüfungsverfahren.
Hinweis zu den o. g. Leistungen:
— Unterlagen sind fortzuschreiben und nach Abschluss des Verfahrens dem LHW in den Gestehungsformaten zur Verfügung zu stellen,
— Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern obliegt ausschließlich dem AG. Ausgenommen sind Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, Angebotsaufklärung und Protokollführung.

Beschreibung der Optionen

— Vorbereitung der Abforderung von finalen Angeboten und deren Prüfung sowie Überarbeitung der Vergabeunterlagen,
— Vorbereitung eines Losentscheides,
— Bearbeitung eingegangener Vergaberügen,
— Begleitung von Nachprüfungsverfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Befähigung zur Berufsausübung gemäß § 44 (1) und (2) VgV 2016:
1) Nachweis Eintragung in ein Handelsregister: Kopie Handelsregisterauszug; falls nicht vorliegend: Begründung.
Der Handelsregisterauszug muss die aktuellen Verhältnisse widerspiegeln, darf jedoch nicht älterals 12 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufes der Bewerbungsfrist sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Referenzliste vergleichbarer Leistungen mit Angabe des Werts, Zeitpunkt und Auftraggeber;
2) Persönliche Referenz des Projektleiters für die Begleitung eines VV m. TW für wasserbauliche Maßnahmen des Hochwasserschutz;
3) Angabe der technischen Fachkräfte die Begleitung des/r Verfahren durchführen, einschl. Studien- und Ausbildungsnachweise oder sonstige Nachweise zur Berufsausübung;
4) Nachweis der Fortbildung einer Fachkraft im Bereich Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen im Oberschwellenbereich/VgV, GWB, HOAI ab 18.4.2016.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 1) In den letzten 3 Jahren, mind. 3 Referenzen;
Zu 2) Mind. 1 Referenz im benannten Fachgebiet;
Zu 3) Mindestens 2 Fachkräfte;
Zu 4) In den letzten 2 Jahren.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zur Vermeidung eines Interessenkonfliktes nach § 6 VgV i. V. m. § 7 VgV wird darauf hingewiesen, dass im Falle der Beauftragung einer Begleitung für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für die o. g. Maßnahme eine Teilnahme am Verfahren für die Planungsleistungen der o. g. Maßnahme nicht möglich ist und der Bewerber im Zuge des Verhandlungsverfahrens ausgeschlossen wird.

1) Sämtliche Kommunikation mit den Bewerbern/Bietern erfolgt im Vergabeportal über die bei der Erstanmeldung hinterlegte E-Mail-Adresse. Es ist eine dauerhafte Erreichbarkeit für die Dauer des gesamten Verfahrens durch den Bewerber/Bieter sicherzustellen;
2) Weitere Informationen zum Verfahren, z. B. Rückfragenkataloge können unter dem Link gem. Pkt. I.3) abgerufen werden. Interessierte, welche sich nicht über die e-Vergabeplattform registrieren, werden nicht automatisch über Informationen (bspw. Rückfragen) im Verfahren in Kenntnis gesetzt. Daher ist zu beachten, dass diese sich Regelmäßig über den benannten Link eigenständig (Holpflicht) zu informieren haben;
3) Für Ausarbeitung der Angebotsunterlagen werden Bietern keine Kosten erstattet;
4) Bei den in den Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfverfahrens ist entsprechend Rechtsbehelfsbelehrung gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) Der Antragssteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Titel

Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 74 VgV - (Los 4 von 4)
20/N/0025/WB

Kurze Beschreibung

Der Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt (LHW) ist u. a. verantwortlich für die Planung und Umsetzung von Hochwasserschutzmaßnahmen des Landes Sachsen-Anhalt. Die Wahl der Vergabeverfahren erfolgt auf Grundlage von § 14 VgV i. V. m. § 74 VgV. Der LHW beabsichtigt geeignete und fachlich kompetente Auftragnehmer mit der Begleitung von VgV - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VV m. TW) in 4 Losen zu beauftragen. Jedes Los beinhaltet ein zu begleitendes VV m. TW.
Die Lose 1, 2, und 3 werden jeweils in einem separaten Verfahren vergeben. Angebote sind für alle 4 Lose möglich.

Beschreibung der Beschaffung

Hinweis: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in dem Dokument „Leist.beschr. Begleitung VgV - Verhandlungsverfahren.pdf“ nachzulesen.
Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Durchführung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VV m. TW) in Form einer umfassenden Begleitung des AG's bei den genannten Leistungsinhalten. Erwartet wird eine eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des VV m. TW durch den AN. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten und die Teilnahmeanträge / Angebote auszuwerten.
Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
Stufe 1 - Auswahlphase / Teilnahmewettbewerb
1.1) Vorbereitung;
— Projektanlaufberatung,
— Einarbeitung in Projektunterlagen,
— Zeitplan aufstellen,
— Teilnahmebedingungen, Ausschluss-, Auswahlkriterien, insbesondere fachliche Eignung, Bewertungsmatrix entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen,
— Ausarbeitung, sachliche und vergaberechtliche Prüfung Vergabebekanntmachung. Vorbereitung mit Standalone-Editor der eVergabe,
— Bewerbungsunterlagen entsprechend der im LHW vorhandenen Unterlagen für die elektronische Vergabe inkl. ggf. Einarbeiten von Signaturfeldern.
1.2) Durchführung Auswahlverfahren:
— Bewerberanfragen, Vorbereitung Antwort, Rückfragenkatalog,
— Prüfung Teilnahmeanträge auf das Vorliegen von Ausschlusskriterien,
— Auswertung Teilnahmeanträge (LHW - Bewertungsmatrix),
— Nachforderungsschreiben,
— Ausschluss- und Informationsschreiben gemäß § 62 VgV,
— Zuarbeit Rückfragen, Einsprüche, Rügen,
— Dokumentation und EU-Vergabevermerk für Stufe 1, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Stufe 2 - Verhandlungsphase
2.1) Vorbereitung Verhandlungsverfahren:
— Nachfolgende Mustervergabeunterlagen sind zum Zeitpunkt der Bekanntmachung fertigzustellen,
— Ziel- und Aufgabenstellung,
— Bewertungsmatrix für Verhandlungsverfahren (entsprechend LHW vorhandenen Unterlagen),
— Honorarermittlungsbögen bzw. -tabellen,
— Individueller Vertragsentwurf für Planungsleistungen auf Grundlage des Muster-LHW-Ingenieurvertrages, einschl. Anlagen.
2.2) Durchführung / Dokumentation Verhandlungsverfahren:
— Organisation, Begleitung, Unterstützung bei der Durchführung der Verhandlungen, Moderation, Protokollierung (dafür sind zwei Mitarbeiter vorzusehen),
— Einladungen (LHW Kopfbögen),
— Rückfragen Bieter,
— Prüfung Angebote, insbesondere Auskömmlichkeit Honorare, Erstellung Preisspiegel,
— Vorbereitung inhaltliche Verhandlungsgrundlagen, insbesondere Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV,
— Bewertungsmatrix, Zusammenführen Bewertungen des Bewertungsgremiums, Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen,
— Auswertung Verhandlungsergebnisse, Niederschrift,
— Beratung bei Auswahl, Vergabevorschlag erstellen,
— Absage-, Informationsschreiben (LHW Kopfbögen),
— Anfragen, Einsprüchen nicht berücksichtigter Bieter/Teilnehmer,
— EU-Vergabevermerk Stufe 2, einschl. Zusammenstellung aller Unterlagen für die Dokumentation § 8 VgV.
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind, aber optional anzubieten sind:
— Losentscheid (im Falle von mehr als 3-4 Bewerbungen),
— Finale Angebote (analog Erstangebote).
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
— Vergaberügen,
— Nachprüfungsverfahren.
Hinweis zu den o. g. Leistungen:
— Unterlagen sind fortzuschreiben und nach Abschluss des Verfahrens dem LHW in den Gestehungsformaten zur Verfügung zu stellen,
— Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern obliegt ausschließlich dem AG. Ausgenommen sind Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, Angebotsaufklärung und Protokollführung.

Titel

Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 74 VgV - (Los 4 von 4)

1) Sämtliche Kommunikation mit den Bewerbern / Bietern erfolgt im Vergabeportal über die bei der Erstanmeldung hinterlegte E-Mail-Adresse. Es ist eine dauerhafte Erreichbarkeit für die Dauer des gesamten Verfahrens durch den Bewerber / Bieter sicherzustellen;
2) Weitere Informationen zum Verfahren, z. B. Rückfragenkataloge können unter dem Link gem. Pkt. I.3) abgerufen werden. Interessierte, welche sich nicht über die e-Vergabeplattform registrieren, werden nicht automatisch über Informationen (bspw. Rückfragen) im Verfahren in Kenntnis gesetzt. Daher ist zu beachten, dass diese sich Regelmäßig über den benannten Link eigenständig (Holpflicht) zu informieren haben;
3) Für Ausarbeitung der Angebotsunterlagen werden Bietern keine Kosten erstattet;
4) Bei den in den Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter.