Digitalisierung von Bestandsakten

Kreis Schleswig-Flensburg – Der Landrat

Digitalisierung von Bestandsakten der Kreisverwaltung und dessen Zweigstellen des Kreises Schleswig-Flensburg.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ALPHA COM Deutschland
• ALPHA COM Deutschland GmbH

Wer?

• Kreis Schleswig-Flensburg – Der Landrat

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Datendienste

Wo?

• Schleswig-Holstein › Schleswig-Flensburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-15	Auftragsbekanntmachung
2020-07-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-08-26	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2020-05-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datendienste
Referenznummer: 38-0200-2020
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung von Bestandsakten der Kreisverwaltung und dessen Zweigstellen des Kreises Schleswig-Flensburg.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datendienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Schleswig-Flensburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Schleswig-Flensburg – Der Landrat
Postanschrift: Flensburger Str. 7
Postleitzahl: 24837
Postort: Schleswig
Kontakt
Internetadresse: https://www.schleswig-flensburg.de 🌏
E-Mail: kreis@schleswig-flensburg.de 📧
URL der Dokumente: https://abruf.bi-medien.de/D439729365 🌏
URL der Teilnahme: http://www.bi-medien.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-15 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-20 📅
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 098-234347
ABl. S-Ausgabe: 98
Zusätzliche Informationen

Vergabeunterlagen in elektronischer Form: Informationen zum Abruf der Vergabeunterlagen: siehe I.3). Kommunikation: Anfragen zum Verfahren können elektronisch über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) oder an die unter I.3) genannte Adresse gestellt werden. Angebotsabgabe: Angebote können abgegeben werden: — schriftlich; — elektronisch mit Signatur; — elektronisch in Textform. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen, bei elektronischer Angebotsübermittlung mit Signatur ist das Angebot mit der geforderten Signatur zu versehen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) zu übermitteln. Zugang zur elektronischen Kommunikation bzw. Angebotsabgabe als registrierter Nutzer der B_I eVergabe über den Menüpunkt – Meine Vergaben – unter dem B_I code D439729365 im Bereich – Mitteilungen – bzw. – Angebot. Informationen zu den Registrierungsmöglichkeiten sind zu finden unter: https://www.bi-medien.de/bi-medien/produkte/de-bimedien-produkte.bi.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Vernichtung (nach Freigabe durch die Ausländerbehörde und die Fachbereiche 5 und 6), Aufbewahrung bzw. Rücklieferung von

A. ca. 7 000 laufenden Fallakten der Ausländerbehörde und

B. ca. 38 000 laufenden Fallakten (902,1 Aktenmeter bei einer Festlegung, dass 1 Aktenmeter 42 Akten beinhaltet) der Fachbereiche 5 und 6.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 24837 Schleswig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: s. Vergabeunterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: s. Vergabeunterlagen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Als Eigenerklärung vorzulegen:

— Für mind. 3 der in der Eigenerklärung zur Eignung angegebenen Referenzen und bei noch nicht ausgeführter Leistung: Vorlage des Nachweises über die notwendige Fachkunde zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung

Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und entsprechende Referenzprojekte vorweisen können

(siehe Formular „Eigenerklärung zur Eignung“).

Qualifikation/Zertifikate

Die Bieter müssen die nachfolgend aufgeführten Zertifikate nachweisen können:

ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement)

DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-07-18 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-06-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Ort: Kreis Schleswig-Flensburg, Flensburger Str. 7, 24837 Schleswig. Raum: 311.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Steuerungsunterstützung
Dokumente URL: https://abruf.bi-medien.de/D439729365 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Schleswig-Flensburg
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 462187209 📞
E-Mail: zentrale.vergabestelle@schleswig-flensburg.de 📧
Fax: +49 462187308 📠
Land: Schleswig-Flensburg 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Vergabeunterlagen in elektronischer Form:

Informationen zum Abruf der Vergabeunterlagen: siehe I.3).

Kommunikation:

Anfragen zum Verfahren können elektronisch über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) oder an die unter I.3) genannte Adresse gestellt werden.

Angebotsabgabe:

Angebote können abgegeben werden:

— schriftlich;

— elektronisch mit Signatur;

— elektronisch in Textform.

Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen, bei elektronischer Angebotsübermittlung mit Signatur ist das Angebot mit der geforderten Signatur zu versehen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) zu übermitteln.

Zugang zur elektronischen Kommunikation bzw. Angebotsabgabe als registrierter Nutzer der B_I eVergabe über den Menüpunkt – Meine Vergaben – unter dem B_I code D439729365 im Bereich – Mitteilungen – bzw. – Angebot.

Informationen zu den Registrierungsmöglichkeiten sind zu finden unter:

https://www.bi-medien.de/bi-medien/produkte/de-bimedien-produkte.bi.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24171
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4319884640 📞
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Fax: +49 4319884702 📠
Internetadresse: http://www.wirtschaftsministerium.schleswig-holstein.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1

GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Ist der Zuschlagbereits erteilt, kann die Unwirksamkeit eines Vertrages nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Nachprüfstelle im Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 92
Postleitzahl: 24105
Telefon: +49 4319882785 📞
E-Mail: poststelle@imlandsh.de 📧
Fax: +49 4319883358 📠
Internetadresse: http://www.landesregierung.schleswig-holstein.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 098-234347 (2020-05-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 414 477 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Schleswig-Flensburg — Der Landrat
Postanschrift: Flensburger Straße 7
Kontakt
Internetadresse: http://www.schleswig-flensburg.de 🌏
Telefon: +49 4621/87209 📞
Fax: +49 4621/87308 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 150-368271
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 098-234347
ABl. S-Ausgabe: 150

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

B. ca. 38 000 laufende Fallakten (902,1 Aktenmeter bei einer Festlegung, dass 1 Aktenmeter 42 Akten beinhaltet) der Fachbereiche 5 und 6.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ökologie und Wirtschaftlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Vielfalt der Gesellschaft
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätssicherungskonzept
Prozessabläufe und Kommunikationsstrukturen
Zukunftsfähigkeit
Preis (Gewichtung): 40 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-07-30 📅
Name: Alpha COM Deutschland GmbH
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 414 477 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Kreis SL-FL, Zentrale Vergabestelle, Flensburger Str. 7, 24837 Schleswig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 431988-4640 📞
Fax: +49 431988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern(§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Ist der Zuschlag bereits erteilt, kann die Unwirksamkeit eines Vertrages nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Nachprüfstelle im Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein, Referat IV 66
Telefon: +49 431988-2785 📞
Fax: +49 431988-3358 📠
Quelle: OJS 2020/S 150-368271 (2020-07-31)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2021-08-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 414 477 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Schleswig-Flensburg - Der Landrat
Kontakt
Telefon: +49 4621/87815 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-31 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 168-440642
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 150-368271
ABl. S-Ausgabe: 168

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung von Bestandsakten der Kreisverwaltung und dessen Zweigstellen des Kreises Schleswig-Flensburg
Kurze Beschreibung:

Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Vernichtung (nach Freigabe durch

die Ausländerbehörde und die Fachbereiche 5 und 6), Aufbewahrung bzw. Rücklieferung von

A. ca. 7.000 laufenden Fallakten der Ausländerbehörde und

B. ca. 38.000 laufenden Fallakten (902,1 Aktenmeter bei einer Festlegung, dass 1 Aktenmeter 42 Akten beinhaltet) der Fachbereiche 5 und 6.

Auftragsvergabe
Name: ALPHA COM Deutschland GmbH
Land: Hamburg 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern(§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem

Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung

benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung

oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.

Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Ist der Zuschlagbereits erteilt, kann die Unwirksamkeit eines

Vertrages nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags,jedoch nicht später als 6 Monate

nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber dieAuftragsvergabe im Amtsblatt der EU bekannt gemacht, endet die Frist

zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.

Quelle: OJS 2021/S 168-440642 (2021-08-26)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datendienste (11)