Digitalisierung von Patientenakten (1/014/2019)

Universitätsklinikum Frankfurt

Auf den Stationen und in den Ambulanzen des Universitätsklinikums Frankfurt fallen jährlich ca. 3 000 000 Papierbelege an, die in Patientenakten gesammelt werden.
Diese müssen eingescannt und dem digitalen Langzeitarchiv zur Verfügung gestellt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH u Co. KG

Wer?

• Universitätsklinikum Frankfurt

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-15	Auftragsbekanntmachung
2020-08-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Diverse Dienstleistungen im Gesundheitswesen
Referenznummer: 2019014
Kurze Beschreibung:

Auf den Stationen und in den Ambulanzen des Universitätsklinikums Frankfurt fallen jährlich ca. 3 000 000 Papierbelege an, die in Patientenakten gesammelt werden. Diese müssen eingescannt und dem digitalen Langzeitarchiv zur Verfügung gestellt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Diverse Dienstleistungen im Gesundheitswesen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Systeme zur Verwaltung von Patientenakten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Frankfurt
Postanschrift: Theodor-Stern-Kai 7
Postleitzahl: 60590
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.kgu.de 🌏
E-Mail: zentralevergabe@kgu.de 📧
Telefon: +49 6963016081 📞
URL der Dokumente: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=bXco%252bgOxEC0%253d 🌏
URL der Teilnahme: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-15 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-20 📅
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2023-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 098-234319
ABl. S-Ausgabe: 98
Zusätzliche Informationen

Bei der Auftragsdauer handelt es sich um 1 Jahr fix und jeweils 2 x 1 Jahr Verlängerung durch den Auftraggeber. Die angegebenen Termine sind vorbehaltlich des Zuschlagsdatums.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Auf den Stationen und in den Ambulanzen des Universitätsklinikums Frankfurt fallen jährlich ca. 3 000 000 Papierbelege an, die in Patientenakten gesammelt werden.

Diese müssen eingescannt und dem digitalen Langzeitarchiv zur Verfügung gestellt werden.

Diese Ausschreibung beinhaltet

a) die tägliche Abholung dieser Akten an einem zentralen Punkt, die zeitnahe Digitalisierung, sowie die Übertragung der digitalen Daten an das Klinikum,

b) die regelmäßige Rücksendung einer festgelegten Anzahl Papierakten zur Qualitätskontrolle, die Aufbewahrung der übrigen Papierbelege und ihre Vernichtung nach Ablauf eines Jahres sowie die Aufbewahrung der digitalen Rohdaten für die Dauer von 10 Jahren.

Gleichbleibende Scanqualität, absoluter Datenschutz und Datensicherheit sind Grundvoraussetzungen für die Zusammenarbeit.

Schwerpunkt der Bieterauswahl ist ein qualifizierendes Testverfahren am Ende der Wertungsphase, in dem der Nachweis erbracht werden muss, dass alle geforderten Leistungen realisiert werden können.

Zusätzliche Informationen:

Bei der Auftragsdauer handelt es sich um 1 Jahr fix und jeweils 2 x 1 Jahr Verlängerung durch den Auftraggeber. Die angegebenen Termine sind vorbehaltlich des Zuschlagsdatums.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Auskunft über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Unternehmenssitzes oder Wohnortes

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 2. Gesamtumsatz und Umsatz für entsprechende Leistungen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

3. Auskunft über den Beginn der Digitalisierung der Firma des Bieters,

4. Auskunft über die Digitalisierungsstelle des Bieters (Ortsangabe) für das Universitätsklinikum FFM,

5. Auskunft über die berufliche Qualifikation der Personen, die im Auftragsfall für die Leistungserbringung verantwortlich sind,

6. Referenzen 1: Anzahl der Referenzen: jeweils 1 Referenz für die Jahre 2017, 2018 + 2019 Kriterium der Vergleichbarkeit: mind. 2 Mio. Patientenakten pro Jahr,

7. Referenz 2: Anzahl: mind.1 Referenz, die die erfolgreiche produktive Integration einer automatischen Indexierung in den Digitalisierungsprozess bei einem Kunden nachweist.

8. Auskunft zu den festangestellten Beschäftigen,

9. Auskunft zur techn. Ausstattung,

10. Auskunft über die angewendeten Maßnahmen zur Gewährleistung der Qualität,

11. Nachweis Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001,

12. Erklärung über Notfallanforderung: Bestätigung der digitale Bereitstellung der in Verarbeitung befindlichen Akten innerhalb von 2 Stunden (werktags von 8-17 Uhr).

13. Auskunft über die bereitgestellten Anforderungen an die Importschnittstelle des Systems AVP.

14. Auskunft über die Realisierung der Importschnittstelle des Systems AVP,

15. Auskunft zu Anzahl der insgesamt digitalisierten Patientenakten in Krankenhäusern und Arztpraxen.

16. Erklärung über die Einhaltung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO und des Hessischen Datenschutzgesetzes HDSG,

17. Auskunft über die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit bei der elektronischen Übertragung von personenbezogenen Kundendaten,

18. Ein ausführliches Datenschutzkonzept bezüglich der gesamten Logistikkette gemäß DSGVO und HDSG ist als Anlage zum Angebot beizufügen,

19. Auskunft über den Zeitpunkt der Abnahme bzw. Begutachtung der Unternehmens/Verfahrens von einem Datenschutzbeauftragten von Bund oder Ländern oder einer Zertifizierungsstelle.

20. Vorlage des Brandschutzkonzeptes für sämtliche Verarbeitungs- und Lagerräume.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-08-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-06-16 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:30
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Fitzner, Cornelia
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=bXco%252bgOxEC0%253d 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: Im Jahr 2023

Die Unterlagen stehen nur auf der Plattform der Deutschen eVergabe zur Verfügung. Angebote müssen elektronisch über die Plattform der Deutschen eVergabe eingereicht werden. Die Anzahl der einzureichenden Hauptangebote ist je Bieter auf 1 Hauptangebot begrenzt. Bei Überschreitung werden alle Hauptangebote des Bieters von der Wertung ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151126601 📞
E-Mail: karin.heiderstaedt@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 6151125816 📠
Internetadresse: http://www.rp-darmstadt.hessen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.

Quelle: OJS 2020/S 098-234319 (2020-05-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 169-409679
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 098-234319
ABl. S-Ausgabe: 169

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Diese Ausschreibung beinhaltet:

a) die tägliche Abholung dieser Akten an einem zentralen Punkt, die zeitnahe Digitalisierung, sowie die Übertragung der digitalen Daten an das Klinikum;

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-24 📅
Name: DMI GmbH u Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Str. 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2020/S 169-409679 (2020-08-27)

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