Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Kurze Beschreibung

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Projektstandort und Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers Gartenstadt Haan in 42781 Haan. Die Dienstleistungen sind auf Standorte des Auftraggebers in Haan verteilt.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Haan plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche zuerst in ausgewählten Umsetzungsbereichen und danach schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Anhand des Teilnahmewettbewerbes werden 5 Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens wird die Anzahl der Bieter stufenweise auf 3 reduziert. Die Auswahl erfolgt anhand einer Zwischenwertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden. Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des DMS-Anbieters und der angebotenen DMS-Lösung abgefragt. Ziel ist es, diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.
Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:
Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):
— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen,
— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):
— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,
— Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben (Informationsabfrage).
— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.
Die Referenzen müssen aus dem Bereich der öffentlichen Auftraggeber (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.
Im Einzelnen werden folgende Punkte abgefragt:
— Name der Referenz,
— Ansprechpartner bei der Referenz,
—Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,
— Art der Behörde/Verwaltung,
— Referenz seit (Produktivsetzung der Gesamtlösung),
— Behörden-/Verwaltungsgröße,
— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,
— Vorhandene Integration der angebotenen DMS-Lösung in Groupwise und/oder MS Outlook ab Version 2016,
— Wird die DMS-Lösung auf virtuellen Servern ,
— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),
— Sind weitere Fachverfahren mit der, bei der Referenz eingesetzten DMS-Lösung integriert worden? Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet.
Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden.
Es gibt keine Begrenzung bei der Referenznennung. Nur die 3 höchstbewerteten Referenznennungen werden zur Wertung herangezogen.
Öffentliche Aufträge werden an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Bieter vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Die Eignungsprüfung erfolgt nach den §§ 42 ff. der VgV i. V. m. §§ 122 ff. GWB. Geeignet sind Bieter, wenn sie die durch den öffentlichen Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllen.
Bei Bildung von Bietergemeinschaften kommt es hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf die der Bietergemeinschaft insgesamt zur Verfügung stehenden Fähigkeiten an.
— Anlage 1 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen,
— Anlage 2 – Bietergemeinschaftserklärung (falls zutreffend),
— Anlage 3 – Unterauftragnehmererklärung (falls zutreffend),
— Anlage 4 – Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung,
— Anlage 5 – Geheimhaltungserklärung,
— Anlage 6 – Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe (falls zutreffend),
— Referenzliste,
— Bestätigung – deutsche Sprachkenntnis Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Gartenstadt Haan geht davon aus, dass für die gesamte Laufzeit des Projekts eine stabile persönliche Betreuung durch den Bieter erfolgen wird. Es ist ein Ansprechpartner anzugeben, der als Projektleiter in vergleichbaren Kundenumgebungen ähnlich geartete Aufgabenstellungen bereits erfolgreich abgewickelt hat.
Zur Sicherstellung, dass die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter über die notwendige Kompetenz verfügen und dem Projekt bis zum erfolgreichen Ende zugeordnet sind. Der Bieter muss daher entsprechende Informationen zu den zugeordneten Projektmitarbeitern beifügen. Diese Informationen müssen beinhalten:
— Betriebszugehörigkeit,
— Erfahrung der Mitarbeiter mit den angebotenen Produkten in Jahren,
— Projekte mit der Funktion (also z. B. als Systemberater oder Projektleiter), in der er dem Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage, ab wann nach Auftragserteilung der Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage zu dem zeitlichen Umfang, in dem er diesem Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage zur dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters,
— Aussage, wie bei evtl. Mitarbeiterausfall der Wissenstransfer und die Kontinuität im Projektverlauf gewährleistet wird Die vom Bieter aufgeführte Projektleitung wird Vertragsbestandteil.

Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an.
Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Gartenstadt Haan, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.