Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Stadt Haan

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-12-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-11-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Wer?

• Stadt Haan

Wie?

• Dokumentenerstellungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

Wo?

• Düsseldorf › Mettmann

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-11-05	Auftragsbekanntmachung
2021-06-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Kurze Beschreibung:

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mettmann 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Haan
Postanschrift: Alleestr. 8
Postleitzahl: 42781
Postort: Haan
Kontakt
Internetadresse: http://www.haan.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@stadt-haan.de 📧
Telefon: +49 2129 / 911-391 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E34324427 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E34324427 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-05 📅
Einreichungsfrist: 2020-12-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 219-537045
ABl. S-Ausgabe: 219
Zusätzliche Informationen

Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an. Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 463 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Haan plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche zuerst in ausgewählten Umsetzungsbereichen und danach schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.

Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 463 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption).
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Projektstandort und Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers Gartenstadt Haan in 42781 Haan. Die Dienstleistungen sind auf Standorte des Auftraggebers in Haan verteilt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden. Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des DMS-Anbieters und der angebotenen DMS-Lösung abgefragt. Ziel ist es, diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.

Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:

Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen,

— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):

— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,

— Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien überprüft (Bewertungskriterien):

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben (Informationsabfrage).

— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.

Die Referenzen müssen aus dem Bereich der öffentlichen Auftraggeber (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.

Im Einzelnen werden folgende Punkte abgefragt:

— Name der Referenz,

— Ansprechpartner bei der Referenz,

—Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

— Art der Behörde/Verwaltung,

— Referenz seit (Produktivsetzung der Gesamtlösung),

— Behörden-/Verwaltungsgröße,

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

— Vorhandene Integration der angebotenen DMS-Lösung in Groupwise und/oder MS Outlook ab Version 2016,

— Wird die DMS-Lösung auf virtuellen Servern ,

— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend),

— Sind weitere Fachverfahren mit der, bei der Referenz eingesetzten DMS-Lösung integriert worden? Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet.

Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden.

Es gibt keine Begrenzung bei der Referenznennung. Nur die 3 höchstbewerteten Referenznennungen werden zur Wertung herangezogen.

Öffentliche Aufträge werden an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Bieter vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Die Eignungsprüfung erfolgt nach den §§ 42 ff. der VgV i. V. m. §§ 122 ff. GWB. Geeignet sind Bieter, wenn sie die durch den öffentlichen Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllen.

Bei Bildung von Bietergemeinschaften kommt es hinsichtlich der Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf die der Bietergemeinschaft insgesamt zur Verfügung stehenden Fähigkeiten an.

— Anlage 1 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen,

— Anlage 2 – Bietergemeinschaftserklärung (falls zutreffend),

— Anlage 3 – Unterauftragnehmererklärung (falls zutreffend),

— Anlage 4 – Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung,

— Anlage 5 – Geheimhaltungserklärung,

— Anlage 6 – Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe (falls zutreffend),

— Referenzliste,

— Bestätigung – deutsche Sprachkenntnis Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Gartenstadt Haan geht davon aus, dass für die gesamte Laufzeit des Projekts eine stabile persönliche Betreuung durch den Bieter erfolgen wird. Es ist ein Ansprechpartner anzugeben, der als Projektleiter in vergleichbaren Kundenumgebungen ähnlich geartete Aufgabenstellungen bereits erfolgreich abgewickelt hat.

Zur Sicherstellung, dass die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter über die notwendige Kompetenz verfügen und dem Projekt bis zum erfolgreichen Ende zugeordnet sind. Der Bieter muss daher entsprechende Informationen zu den zugeordneten Projektmitarbeitern beifügen. Diese Informationen müssen beinhalten:

— Betriebszugehörigkeit,

— Erfahrung der Mitarbeiter mit den angebotenen Produkten in Jahren,

— Projekte mit der Funktion (also z. B. als Systemberater oder Projektleiter), in der er dem Projekt zur Verfügung steht,

— Aussage, ab wann nach Auftragserteilung der Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung steht,

— Aussage zu dem zeitlichen Umfang, in dem er diesem Projekt zur Verfügung steht,

— Aussage zur dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters,

— Aussage, wie bei evtl. Mitarbeiterausfall der Wissenstransfer und die Kontinuität im Projektverlauf gewährleistet wird Die vom Bieter aufgeführte Projektleitung wird Vertragsbestandteil.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Anhand des Teilnahmewettbewerbes werden 5 Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens wird die Anzahl der Bieter stufenweise auf 3 reduziert. Die Auswahl erfolgt anhand einer Zwischenwertung auf Grundlage der mitgeteilten Kriterien.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-12-17 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-10-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität (Löungskonzept)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung (Anforderungskatalog)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E34324427 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Gartenstadt Haan, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 219-537045 (2020-11-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Auftrags ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Gartenstadt Haan zur Verwaltung digitalisierter oder digitaler Dokumente mittels einer Datenbank, mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen. Der Auftrag umfasst den Kauf der Lizenzen, die 1-maligen Einrichtungskosten, die dauerhafte Zurverfügungstellung einer Testinstallation sowie die Wartungsvereinbarung für 48 Monate.

Gesamtwert des Auftrags: 214999.48 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 117-305369
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 219-537045
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen

Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an. Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag umfasst den Kauf der Lizenzen, die 1-maligen Einrichtungskosten, die dauerhafte Zurverfügungstellung einer Testinstallation sowie die Wartungsvereinbarung für 48 Monate.

Die Stadt Haan plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche zuerst in ausgewählten Umsetzungsbereichen und danach schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-06-14 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postanschrift: Wöhlerstr. 42
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
Hannover 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 214999.48 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

Quelle: OJS 2021/S 117-305369 (2021-06-14)

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