Dokumentenmanagementsystem

Stadt Weiden in der Oberpfalz

Beschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Weiden in der Oberpfalz

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Wer?

• Stadt Weiden in der Oberpfalz

Wie?

Wo?

• Oberpfalz › Weiden i. d. Opf, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-07-06	Auftragsbekanntmachung
2021-01-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-07-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Kurze Beschreibung:

Beschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Weiden in der Oberpfalz

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Weiden i. d. Opf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Weiden in der Oberpfalz
Postanschrift: Dr.-Pfleger-Str. 15
Postleitzahl: 92637
Postort: Weiden in der Oberpfalz
Kontakt
Internetadresse: https://www.weiden.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@weiden.de 📧
Telefon: +49 961811041 📞
Fax: +49 96181991041 📠
URL der Dokumente: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=196456 🌏
URL der Teilnahme: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-06 📅
Einreichungsfrist: 2020-08-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-08 📅
Datum des Beginns: 2021-06-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 130-319249
ABl. S-Ausgabe: 130
Zusätzliche Informationen

Zu IV.2.6): Die Bieter sind bis zum Ablauf von 2 Monaten an ihr letztes verbindliches Angebot gebunden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Erstellung eines Dokumentenmanagementsystem mit elektronischer Archivierung, Postkorb-/Workflowfunktionen, elektronischer Akte und samt Anbindung an die Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit H&H proDoppik („X-Rechnung“).

— Überlassung von Standardsoftware für 60 Anwender (Einführungsphase) und weitere 460 Anwender (Rollout, Phase 2) gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) für ein DMS inklusive der Komponenten E-Akte, elektronischem Archiv, Workflow, Schnitt-stellen zu diversen Fachverfahren, und hier insbesondere zu H&H proDoppik;

— Erstellung des Gesamtsystems für 60 Anwender in der Einführungsphase (Phase 1), inklusive Beratung, Konzeption, Implementierung, Konfiguration, Erstellung Dokumentation und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft;

— Schulung;

— Projektmanagement;

— Aufbau eines Testsystems;

— Erbringung von Systemservice und Weiterentwicklung des Gesamtsystems.

Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Vergabeunterlagen
Beschreibung der Optionen: Siehe Vergabeunterlagen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Weiden in der Oberpfalz

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Direkter Link zur Eigenerklärung – siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=196456

— Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB;

— Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung;

— Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft;

— Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation;

— Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Direkter Link zur Eigenerklärung – siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=196456

— Nachweis eines bestimmten Mindestjahresumsatzes, einschließlich eines bestimmten Mindestjahresumsatzes in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags;

— Jahresabschlussbetrag: Geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern an;

— Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe.

Mindeststandards: Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags: 1 500 000 EUR
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Direkter Link zur Eigenerklärung – siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=196456

— Erfahrung des Bewerbers in Jahren bezüglich der anzubietenden DMS-Lösung für die anstehende Ausschreibung;

— Anzahl Beschäftigte des Bewerbers in den 3 Bereichen Software-Entwicklung, Consulting/Professional Services und Support/Hotline und zwar ausschließlich im Geschäftsbereich ECM/DMS. Die Höhe der Beschäftigtenanzahl in diesen Bereichen gibt Auskunft über die berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers;

— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung eingesetzten Personen beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER));

— Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen;

— Weitere, projektrelevante Referenz: Referenz einer kreisfreien Stadt, einer Stadt oder eines Landkreises/Kreises mit mind. 250 Beschäftigten im Verwaltungsbereich. Referenz, bei der Beginn der Einführung nach dem 1.1.2015 lag, und die Einführung des DMS bereits ganz oder im wesentlichen abgeschlossen wurde. Insbesondere interessiert uns hierbei eine bereits durchgeführte Integration des DMS in das Fachverfahren H&H proDoppik auf Basis des „DMS / XML-Connectors“ der Firma H&H. Die Angabe eines Ansprechpartners mit Telefonnummer wird erwartet!

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Direkter Link zur Eigenerklärung – siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=196456

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Von den nach Prüfung der Eignung geeignetsten Unternehmen werden diejenigen, die auf Rang 1 bis 5 liegen, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Rangfolge ergibt sich aus den erreichten Eignungspunktzahlen aus der Eignungsmatrix. Bei Punktgleichheit auf Rang 5 werden alle auf Rang 5 liegenden Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-09-03 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Angebotspräsentation
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=196456 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken
Postanschrift: Promenade 27
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981/531277 📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981/531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB),damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.

Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Kontaktstelle gemäß Abschnitt I.1)
Postort: Weiden
Postleitzahl: 92637
Quelle: OJS 2020/S 130-319249 (2020-07-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Weiden in der Oberpfalz.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Weiden i.d. OPf.

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 010-019603
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 130-319249
ABl. S-Ausgabe: 10
Zusätzliche Informationen

Die Angabe unter II.1.7) stellt nicht den tatsächlichen Auftragswert dar. Die Angabe wurde gemacht, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Überlassung von Standardsoftware für 60 Anwender (Einführungsphase) und weitere 460 Anwender (Rollout, Phase 2) gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) für ein DMS inklusive der Komponenten E-Akte, elektronischem Archiv, Workflow, Schnittstellen zu diversen Fachverfahren, und hier insbesondere zu H&H proDoppik,

— Schulung,

— Projektmanagement,

— Aufbau eines Testsystems,

Zusätzliche Informationen:

Die Angabe unter II.1.7) stellt nicht den tatsächlichen Auftragswert dar. Die Angabe wurde gemacht, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Weiden i.d.OPf.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-01-11 📅
Name: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postanschrift: Wöhlerstraße 42
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
Region Hannover 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Angabe im Abschnitt V.2.4) ist nicht richtig, sondern dem Umstand geschuldet, da es sich um ein technisches Pflichtfeld handelt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von MittelfrankenPostanschrift:
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
E-Mail: vergabestelle@weiden.de 📧
Quelle: OJS 2021/S 010-019603 (2021-01-12)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (8)

Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste (5)