Beschreibung der Beschaffung
Mit dem Klimaschutzprogramm 2030 hat die Bundesregierung ambitionierte Ziele zur Reduktion der Treibhausgase in Deutschland gesetzt. Auch Verwaltungshandeln verursacht Treibhausgasemissionen. Der Bund ist sich seiner Vorbildfunktion bewusst und will mit gutem Beispiel vorangehen. Das Ziel einer klimaneutralen Bundesverwaltung bis zum Jahr 2030 wurde im Klimaschutzgesetz gesetzlich verankert. Im Kapitel 3.5.1. des Klimaschutzprogramm 2030 sind daher Maßnahmen zum Erreichen dieses Zieles festgelegt. Dies umfasst auch Maßnahme 3.5.1.1 „Einführung von Umweltmanagementsystemen nach EMAS / LUMA-SPlus in der Bundesverwaltung bis 2025“.
Das europäische Umweltmanagementsystem EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) unterstützt Organisationen, Ressourcen intelligent einzusparen und einen wirksamen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. EMAS stellt sicher, dass alle Umweltaspekte von Energieverbrauch bis zu Abfall und Emissionen rechtssicher und transparent erfasst werden und eine kontinuierliche Verbesserung in diesen Handlungsfeldern stattfindet. Diese Verbesserungen unterstützen die Zielerreichung Klimaneutralität maßgeblich, da die gleichen zentralen Handlungsfelder adressiert werden: die Umweltauswirkungen und dabei insbesondere der Energieverbrauch und die damit einhergehenden Treibhausgasemissionen der Liegenschaften, der Mobilität, Beschaffungen, Veranstaltungen und der Kantinen.
Es soll ein Konvoiverfahren, bestehend aus gemeinsamen Workshops und individueller Beratung, durchgeführt werden. Ziel ist es, die Einführung eines qualifizierten Umweltmanagementsystems (EMAS) in den teilnehmen Organisationen zu begleiten. Im Ergebnis sollen die teilnehmenden Organisationen innerhalb von 18 Monaten zur Validierungsreife gebracht werden, indem sie alle Anforderungen, die sich aus dem EMAS-Prozess ergeben, erfüllen.
Hierfür führt die/der Auftragnehmer/in (AN) die Organisationen in Workshops und durch individuelle Unterstützung Schritt für Schritt durch die einzelnen Elemente des EMAS-Prozesses (u. a. Leitbild festlegen, Umweltprogramm erarbeiten, MitarbeiterInnenbeteiligung) sowie die Anforderungen an eine EMAS-Validierung wie die Einhaltung der umweltrechtlichen Anforderungen und der quantitativen und qualitativen Bewertung aller Umweltauswirkungen. Eine thematische Vertiefung zum Klimamanagement bzw. zur Klimaneutralität wird durch die/den AN in den Zyklus integriert, um die Grundlagen für die übergeordnete Zielstellung „Klimaneutrale Bundesverwaltung“ zu bereiten.
Die/Der AN erstellt für die gesamte Umweltmanagementdokumentation entsprechende Vorlagen, welche die Organisationen erhalten und gemeinsam mit der/dem AN im Laufe des Projektes auf ihre Organisation anpassen. Die Vorlagen werden durch die/den AN in den Workshops vorgestellt und erläutert. Die Bearbeitung der Vorlagen wird je nach Betreuungsumfang vom Umweltmanagementbeauftragten der Organisation oder der/dem AN in Abstimmung mit der Organisation vorgenommen. Ziel ist, dass die Organisation mit überschaubarem Aufwand eine bedarfsgerechte Umweltmanagementdokumentation erhält.
Die teilnehmenden Organisationen des Konvoiverfahrens werden bei der vollständigen Implementierung des Managementsystems durch die/den AN begleitet und unterstützt. Gegen Ende des Verfahrens erfolgt, in Vorbereitung auf die externe Validierung, die Unterstützung der Teilnehmenden bzgl. Ausschreibung, Auswahl und Beauftragung eines externen Umweltgutachters durch die/den AN. Die externe Validierung an sich ist nicht Bestandteil des Konvoiverfahrens.
Beide Prozesse (Gruppenbetreuung und individuelle Unterstützung) finden parallel über 18 Monate statt.
Die Leistung gliedert sich in folgende Arbeitspakete:
1. Gruppenbetreuung (Workshops),
2. Individuelle Unterstützung,
3. Weitergehende, individuelle Unterstützung (optionale Leistungen).
Arbeitspaket: Gruppenbetreuung (Workshops)
Die Workshops dienen der Vermittlung von Grundwissen zur EMAS-Verordnung und deren inhaltlichen Anforderungen sowie dem Erfahrungsaustausch der TeilnehmerInnen des Konvois untereinander. Über die Laufzeit des Konvois werden sieben Workshops durchgeführt (einschließlich Auftakt- und Abschlussworkshop).
Arbeitspaket: Individuelle Unterstützung
Parallel zu den Workshops findet durch die/den AN die Unterstützung der Organisationen und somit die Begleitung der individuellen Umsetzung statt. Dabei wird gezielt auf individuelle Aktivitäten, umweltrelevante Prozesse (bezogen auf das Kerngeschäft) und spezielle Hemmnisse der Organisationen eingegangen. Die Ausgestaltung der individuellen Betreuung richtet sich insbesondere nach dem gewünschten Betreuungsumfang der Organisationen und gliedert sich in 3 Betreuungsstufen: Stufe 1 Basis-Betreuung, Stufe 2 Mittlere Betreuung und Stufe 3 Intensive Betreuung.
Als fester Leistungsbestandteil wird die 1. Stufe für jede/n Teilnehmer/in vorgesehen und von der AG verbindlich beauftragt. Eine Basis-Betreuung in der Stufe 1 bedeutet, dass die Behörde durch den Implementierungsprozess hindurch begleitet und angeleitet wird. Die konkrete Umsetzungsarbeit verbleibt soweit wie möglich bei der Behörde. In der Basis-Betreuung Stufe 1 wird ein Aufwand von 16 Tagen mit 8 Stunden für 8 Hauptstandorte (oberste Bundesbehörden und bundeseigene Gesellschaft) geschätzt. Für einen großen Standort werden 10 Tage mit 8 Stunden geschätzt, für 2 mittlere Standorte werden jeweils 7 Tage mit 8 Stunden geschätzt und für 2 kleine Standorte jeweils 5 Tage mit 8 Stunden. Hinzu kommen weitere 47 Tage je 8 Stunden für die weiteren Standorte der bundeseigenen Gesellschaft. Insgesamt sollen 20 Standorte begleitet werden.
Arbeitspaket: Weitergehende, individuelle Unterstützung (optionale Leistungen)
Als optionale Leistungsbestandteile werden die Stufen 2 und 3 von den am Konvoi teilnehmenden Organisationen beauftragt.
Bei der mittleren Betreuungsvariante in Stufe 2 ist die/der AN stärker in die Umsetzungsarbeit eingebunden, indem sie/er insbesondere bei der Anpassung der Umweltmanagementdokumentation und den innerbehördlichen Abstimmungsprozessen unterstützt. In dieser Stufe wird ein Aufwand von insgesamt 22 Tagen mit 8 Stunden je Hauptstandort (insgesamt 8 Hauptstandorte) geschätzt.
Bei intensiver Betreuung (Stufe 3) wird maximale Unterstützung geleistet. Dies betrifft zum einen die Anpassung der Umweltmanagementdokumentation (die/der AN übernimmt die federführende Umsetzung, die Behörde arbeitet soweit erforderlich zu), zum anderen realisiert die/der AN die Moderation und die inhaltliche Begleitung innerbehördlicher Termine wie Arbeitsgruppensitzungen oder weiterer Vor-Ort-Termine zur Vertiefung fachspezifischer Fragestellungen. In der intensiven Betreuungsvariante Stufe 3 wird ein Aufwand von insgesamt 32 Tagen mit 8 Stunden je Hauptstandort geschätzt.
Evalutation des EMAS-Konvois
Schließlich führt die/der AN eine inhaltliche Evaluation dahingehend durch, inwieweit der Konvoi die teilnehmenden Organisationen effizient und effektiv unterstützt hat und ob die richtigen Formate gewählt wurden. Ergänzend soll überprüft werden, inwieweit die verwendeten Unterlagen durch die Organisationen eigenständig und selbsterklärend nutzbar waren.