Durchführung von Vorprojekten zur Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA

Emschergenossenschaft

Durchführung von Vorprojekten zur Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA:
Aufgrund erforderlicher Optimierungen der SAP-bezogenen Prozesse und Verarbeitungen bei der Emschergenossenschaft sowie aufgrund des angekündigten Mainstream-Wartungsendes für die SAP Business Suite 7 Ende 2027, ist eine Migration auf SAP S/4HANA geplant. Ziel ist eine vorausschauende und risikoarme Durchführung der Migration. Aufgrund einer im Jahr 2019 durchgeführten Vorstudie wurden Aufgabenstellungen identifiziert, die vor der eigentlichen S/4HANA-Umstellung erfolgreich abzuarbeiten sind, um die notwendige S/4-Readiness herzustellen. Für die verantwortliche Planung und Durchführung dieser Vorarbeiten wird ein erfahrener, externer Dienstleister gesucht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-08-26 Auftragsbekanntmachung
2021-05-10 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-08-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 1.225984
Kurze Beschreibung:
Durchführung von Vorprojekten zur Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA: Aufgrund erforderlicher Optimierungen der SAP-bezogenen Prozesse und Verarbeitungen bei der Emschergenossenschaft sowie aufgrund des angekündigten Mainstream-Wartungsendes für die SAP Business Suite 7 Ende 2027, ist eine Migration auf SAP S/4HANA geplant. Ziel ist eine vorausschauende und risikoarme Durchführung der Migration. Aufgrund einer im Jahr 2019 durchgeführten Vorstudie wurden Aufgabenstellungen identifiziert, die vor der eigentlichen S/4HANA-Umstellung erfolgreich abzuarbeiten sind, um die notwendige S/4-Readiness herzustellen. Für die verantwortliche Planung und Durchführung dieser Vorarbeiten wird ein erfahrener, externer Dienstleister gesucht.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Programmierung von Anwendersoftware 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Emschergenossenschaft
Postanschrift: Kronprinzenstr. 24
Postleitzahl: 45128
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: https://www.eglv.de 🌏
E-Mail: info@eglv.de 📧
Telefon: +49 201104-0 📞
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YGPDJHC/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YGPDJHC 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-26 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 168-407394
ABl. S-Ausgabe: 168
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YGPDJHC

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Durchführung von Vorprojekten zur Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA:
Aufgrund erforderlicher Optimierungen der SAP-bezogenen Prozesse und Verarbeitungen bei der Emschergenossenschaft sowie aufgrund des angekündigten Mainstream-Wartungsendes für die SAP Business Suite 7 Ende 2027, ist eine Migration auf SAP S/4HANA geplant. Ziel ist eine vorausschauende und risikoarme Durchführung der Migration. Aufgrund einer im Jahr 2019 durchgeführten Vorstudie wurden Aufgabenstellungen identifiziert, die vor der eigentlichen S/4HANA-Umstellung erfolgreich abzuarbeiten sind, um die notwendige S/4-Readiness herzustellen. Für die verantwortliche Planung und Durchführung dieser Vorarbeiten wird ein erfahrener, externer Dienstleister gesucht.
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Gegenstand der Ausschreibung ist die Durchführung der erforderlichen Analysen und Vorprojekte zur Vorbereitung der Migration der heute betriebenen SAP ERP-Systeme auf eine SAP S/4HANA-Plattform. Wesentliche Inhalte sind insbesondere:
1. Einführung des Geschäftspartneransatzes im aktuellen SAP ERP-System
2. Implementierung eines rollenbasierten, modulübergreifenden Berechtigungskonzepts
3. Überprüfung und ggf. Anpassung der kundeneigenen Entwicklungen im Hinblick auf ihre HANA-Readiness; Identifikation der kundeneigenen Entwicklungen, die von einer Migration
Ausgenommen werden können
4. Prüfung und Einführung des neuen Datenmodells für die Module FI/CO/MM, d. h. Anpassung der bestehenden Datenstruktur an die zukünftige ACDOCA-Tabelle (SAP Universal Journal)
5. Entwicklung einer Archivierungsroutine, sowie konzeptionelle Darstellung derselben für die im SAP-System befindlichen Daten und Belege sowie Anwendung
6. Grobplanung der nachfolgenden Schritte zur Vorbereitung der Migrationen:
— Identifikation weiterer erforderlicher Analysen und Konzepte;
— Zeit- und Meilensteinplan;
— Abschätzung der zu erwartenden Kosten, der Aufwände auf EGLV-Seite und der seitens EGLV zu treffenden Voraussetzungen;
— Risikoabschätzung unter Berücksichtigung aller, zum Stand der Beauftragung, bekannten Faktoren.
Die eigentliche Durchführung der S/4HANA-Migration ist nicht Gegenstand der Ausschreibung.
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Laufzeit des Vertrages beträgt 12 Monate und kann um weitere 12 Monate durch den Auftraggeber einseitig zu gleichbleibenden Konditionen verlängert werden.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Emschergenossenschaft
Kronprinzenstr. 24
45128 Essen
Nach Abstimmung mit dem Auftraggeber können ausgewählte Leistungen remote erbracht werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
(Kriterium A1.1) Unternehmensvorstellung liegt vor (Ausschlusskriterium)
(Kriterium A1.2) Angaben zu der Anzahl der Mitarbeiter (in Deutschland und weltweit) liegen vor (Ausschlusskriterium)
(Kriterium A1.3) Angaben zu der Umsatzentwicklung in den letzten 5 Jahren, getrennt nach Deutschland, Europa und weltweit liegen vor (Ausschlusskriterium)
(Kriterium B1.1) Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation der Firma sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte (Gewichtungsfaktor 5 %, maximal erreichbare Punkte 5)
(Kriterium B1.2) Angaben zu der Anzahl der in der Firma aktuell beschäftigten SAP-Modul- und SAP S4/HANA-Experten innerhalb der EU sowie vorhandenen Zertifikaten (Gewichtungsfaktor 15 %, maximal erreichbare Punkte 15)
(Kriterium B1.3) Angaben zu der Anzahl von SAP-Analyse- und Migrationsprojekten – insbesondere von SAP S/4HANA-Projekten- in den letzten 5 Jahren mit Angabe der Branche und des Auftraggebers (Gewichtungsfaktor 10 %, maximal erreichbare Punkte 10)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
(Kriterium A2.1) Bankauskunft (max. ein halbes Jahr alt) (Ausschlusskriterium)
(Kriterium A2.2) Berufs- bzw. Betriebshaftpflicht-Versicherungsnachweis mit Deckungsnachweis (Ausschlusskriterium)
(Kriterium A2.3) Angaben zu der Umsatzentwicklung im Bereich SAP-Beratung/-Dienstleistung in den letzten 5 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung unterschieden nach Deutschland und der EU, wobei der Mindestumsatz pro Jahr bei jeweils 0,5 Mio. EUR liegen muss. (Ausschlusskriterium)
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
(Kriterium B3.1) Kurzbeschreibung von 5 Projekten in den letzten 5 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung, die die einen ähnlichen Gegenstand wie die ausgeschriebenen Leistungen hatten (Gewichtungsfaktor 25 %, maximal erreichbare Punkte 25).
Hierbei werden projektbezogen folgende Angaben erwartet:
— Kurzbeschreibung von Projekten zur Analyse und Vorbereitung einer S/4HANA-Migration;
— Beschreibung des Anwendungsbereichs/-umfelds sowie der Branche;
— Zeitpunkt der Migration bzw. Stand des Migrationsprojektes;
— Aufwand zur Umsetzung des Vorhabens (Analyse und Durchführung der Vorprojekte) beim Bieter in Personentagen;
— Kennzahlen zur Nutzung des SAP-Verfahrens (Anzahl Nutzer, Anzahl Buchungen etc.);
(Kriterium B3.2) Vorlage und Beschreibung von 3 Referenzprojekten (max. 2 Seiten pro Referenz) im Bereich SAP S/4HANA-Vorprojekte aus den letzten 3 Jahren (Gewichtungsfaktor 45 %, maximal erreichbare Punkte 45).
Die Referenzen müssen in Summe Erfahrungen in folgenden Bereichen nachweisen:
— in vergleichbarem Umfeld (Wasserwirtschaft, Entsorger);
— in vergleichbarer Art und;
— in vergleichbarer Größenordnung;
Sowie mit mindestens folgenden Angaben:
— Kurzbeschreibung des Projektes mit Angaben zur Projektlaufzeit (Datum Beginn/Datum Ende);
— Beratungs- und Umsetzungsaufwand in Personenjahren, der durch den Bewerber geleistet wurde;
— Besondere Herausforderungen im Rahmen des Analyse- bzw. Migrationsprojekts;
— Beim Referenzkunden zuvor eingesetzte Datenbankmanagement- und Abfragesysteme incl. verwaltetem Datenvolumen;
— Vorgehensweise, Methodik und eingesetzte Werkzeuge;
— Kurzbeschreibung des technischen Umfeldes des Referenzprojekts;
— Angabe des Auftraggebers mit Kontaktdaten und;
— Darstellung, warum das Projekt aus Sicht des Bieters vergleichbar ist.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Bewertungsmatrix für die Teilnahmeanträge, enthalten in dem Dokument Bewerbungsbedingungen.
Eine Reduzierung des Teilnehmerkreises auf höchstens 5 Bewerber erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerber für die ausgeschriebenen Leistungen vorhanden ist.
Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass…
… weniger als 5 Bewerber grundsätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber einladen, die die Eignungsvoraussetzungen erfüllen, auch wenn die Anzahl der Bewerber unter 5 liegt.
… mehr als 5 Bewerber grundsätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber einladen, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Vergabestelle behält sich in diesem Fall vor, bis zu maximal 8 Bewerber für die Angebotsphase aufzufordern.
Die Vergabestelle behält sich vor nach der Angebotsphase nur mit 3 Bietern die Bieter- und Verhandlungsphase durchzuführen.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-01-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Kommunikation erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal (DTVP). Die Kontaktstelle führt die Ausschreibung als beauftragte Stelle durch und ist in allen Verfahrens-schritten bis zum Abschluss des Ausschreibungsverfahrens Adressat.
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YGPDJHC/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221 / 147-2120 📞
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221 / 147-2889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 168-407394 (2020-08-26)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-05-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Aufgrund erforderlicher Optimierungen der SAP-bezogenen Prozesse und Verarbeitungen bei der Emschergenossenschaft sowie aufgrund des angekündigten Mainstream-Wartungsendes für die SAP Business Suite 7 Ende 2027, ist eine Migration auf SAP S/4HANA geplant. Ziel ist eine vorausschauende und risikoarme Durchführung der Migration. Für die verantwortliche Planung und Durchführung der Vorarbeiten wird ein erfahrener, externer Dienstleister gesucht.
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Gesamtwert des Auftrags: 588877.84 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 093-243990
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 168-407394
ABl. S-Ausgabe: 93
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YGPRD5K

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Ausschreibung ist die Durchführung der erforderlichen Analysen und Vorprojekte zur Vorbereitung der Migration der heute betriebenen SAP ERP-Systeme auf eine SAP S/4HANA-Plattform.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertungskriterien entsprechend der Vergabeunterlagen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-04-21 📅
Name: msg systems ag
Postort: Ismaning/München
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 588877.84 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2021/S 093-243990 (2021-05-10)
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