Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS) mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten E-Akte (Basis-Akte) sowie der Anbindung von Fachverfahren mit Fach-Akten. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Abschluss eines Vertrages zur Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems gemäß Vergabeunterlagen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-04.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-03.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung einer stadtweiten Dokumentenmanagement-Lösung
L457/20
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket📦
Kurze Beschreibung:
“Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS) mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten E-Akte (Basis-Akte)...”
Kurze Beschreibung
Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS) mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten E-Akte (Basis-Akte) sowie der Anbindung von Fachverfahren mit Fach-Akten. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Abschluss eines Vertrages zur Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems gemäß Vergabeunterlagen.
Bei der Stadt Dortmund soll ein neues DMS als flächendeckend nutzbares Basissystem, für die in vielen Bereichen der Verwaltung zu führenden elektronischen Akten und zur Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse, eingeführt werden. Die Einführung einer DMS-Lösung soll schrittweise erfolgen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens wird in den Ausschreibungsunterlagen ausführlich beschrieben.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Es ist nicht absehbar, wie schnell die Einführung des Dokumentenmanagementsystems tatsächlich umgesetzt werden kann.
Ggf. werden noch weitergehende...”
Beschreibung der Verlängerungen
Es ist nicht absehbar, wie schnell die Einführung des Dokumentenmanagementsystems tatsächlich umgesetzt werden kann.
Ggf. werden noch weitergehende Dienstleistungen diesbezüglich in Anspruch genommen.
Mehr anzeigen Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Für Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ (Verfahrensbrief) verwiesen.
Objektive Kriterien für die...”
Zusätzliche Informationen
Für Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ (Verfahrensbrief) verwiesen.
Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber: Vergleichbarkeit der Referenzen mit der für den Auftraggeber zu erfüllenden Aufgabe. Für die Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ verwiesen.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens oder gleichwertiger...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
— Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens oder gleichwertiger Nachweis zur erlaubten Berufsausübung.
— Erklärung darüber, dass ein Ausschlussgrund nach §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegt.
Falls die Leistungen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden sollen, müssen diese Nachweise separat vom federführenden Büro und von dem weiteren Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich eingereicht werden.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Nachvollziehbare (möglichst positive) Jahresabschlussbeträge (Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag).
Ein Nachweis zu Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht), mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen.
Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben werden.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren
— Anzahl der Kunden, die...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Der Nachweis wird über eine Liste der Kunden (Kundenname, Jahr des Projektstarts) für die Mindestzahl erbracht;
— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.
Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien bzw. vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen.
Im Einzelnen werden folgende Punkte abgefragt:
— Identifikation (u. a. Name) der Referenz;
— Ansprechpartner und -kontaktdaten bei der Referenz;
— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- bzw. Aktenstrukturen;
— Implementierte Lösung ist noch produktiv im Einsatz;
— Referenz seit (Jahr der Produktivsetzung der Gesamtlösung);
— Art der Verwaltung bzw. Behörde;
— Referenzgröße;
— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten;
— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz ein-gesetzt werden;
— Implementierung eines Aktenplans;
— Implementierung von Verfügungsworkflows und konditionalen Workflows;
— Implementierung des Aktenlebenszyklus;
— Implementierung elektronischer Postverteilung;
— Anbindung aller Verwaltungsbereiche, die gesamte Verwaltung wurde mit dem DMS ausgestattet;
— Alle im Falle eines Zuschlags zugewiesen Schlüsselpersonen (u. a. der (Gesamt-) Projektleiter, sowie auch die (Teil-) Projektleiter und Berater, die dem Kunden zugewiesen werden und Beratung oder Konzeption verantworten werden), verfügen über mindestens 3 Jahre Erfahrung mit DMS-Produkten im Einsatz bei öffentlichen Verwaltungen. Der Nachweis (DMS-Produkte, Kunde, Projektzeitraum) ist in der Angebotsphase zu erbringen.
Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben werden.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden. Mindestens 3 gültige Referenzen müssen angegeben werden. Es gibt...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden. Mindestens 3 gültige Referenzen müssen angegeben werden. Es gibt keine Begrenzung bei der Referenznennung. Der Durchschnittswert der angegebenen Referenzen fließt in die Gesamtwertung ein.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):
— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)).
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-09-04
23:59 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2020-10-27 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-06-15 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Aktenzeichen: L457/20
Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen „Verhütung und Bekämpfung von...”
Aktenzeichen: L457/20
Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen „Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung“ vom 26.4.2005 – IR 12.2.2006-Nr.3.1 und 3.3 gebunden.
Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW).
Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben.
Der Auftraggeber wird bei Aufträgen ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Subunternehmer:
Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen.
Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Sububternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben.
Bietergemeinschaften:
Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen
Bereitstellung der Unterlagen:
Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (Zu den unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.)
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFYW9Q
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691📞
Fax: +49 2514112165 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB).
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB genannten Fristen vorliegen.
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: ergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691📞
Fax: +49 2514112165 📠
Quelle: OJS 2020/S 152-370114 (2020-08-03)