Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronisches Dokumentenmanagementsystem
30.30-024.20-VgV.DMS
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Elektronisches Dokumentenmanagementsystems mit eAkte-Funktion für die öffentliche Verwaltung des Landkreises Börde mit ca. 800 IT-Arbeitsplätzen.”
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 250 000 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Börde🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landkreis Boerde,
Bornsche Str. 2
39340 Haldensleben
Beschreibung der Beschaffung:
“Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für alle IT-Arbeitsplätze der Kreisverwaltung und die damit einhergehende verbindliche Nutzung einer...”
Beschreibung der Beschaffung
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für alle IT-Arbeitsplätze der Kreisverwaltung und die damit einhergehende verbindliche Nutzung einer eAkte für alle internen Arbeitsabläufe unter der Beachtung der Entwicklung des E-Governments und der Verpflichtung allen Bürgern des Landkreises Verwaltungsdienstleistungen Medien-bruchfrei Online zur Verfügung zu stellen.
Im DMS sollen alle Funktionen für die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in einem Produkt vereint sein:
— Revisionssichere Belegarchivierung und Dokumentenablage;
— Workflow und Integration (auch mit offenen Anwendungen wie Microsoft Word, Excel ...);
— E-Mail-Archivierung und Integration in den Arbeitsprozess;
— Anbindung führender Systeme, wie beispielsweise der IKOL Fachverfahren;
— Übergabe an ein Langzeitarchiv.
Die Serviceleistungen beinhalten neben der Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung der Software auch die Schulung, Softwarepflege, Wartung und den Support.
Der Anbieter hat für die Koordination des Gesamtprojektes die erforderlichen Aufwendungen einzuplanen und im Projektablaufplan die entsprechenden Meilensteine, Statustermine, Projektmeetings etc. vorzusehen. Bestandteil dieses Ausschreibungsverfahrens sind keine Lieferungen von Hardware und damit verbundener Systemsoftware (Betriebssysteme).
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 250 000 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-09-30 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Gewichtung der Kriterien gemäß Punkt III.1.2) und III.1.3): zusammen 100 % Gewichtung. Erfüllen Bewerber alle veröffentlichten Auswahlkriterien derart, dass...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Gewichtung der Kriterien gemäß Punkt III.1.2) und III.1.3): zusammen 100 % Gewichtung. Erfüllen Bewerber alle veröffentlichten Auswahlkriterien derart, dass eine objektive Abgrenzung der einzuladenden Teilnehmergruppe nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern durch Los vorzunehmen.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Ggf. Erweiterungen aufgrund fortschreitender Entwicklung im Bereich E-Government.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Nachfolgende Kriterien beschreiben zwingend zu erfüllende Teilnahmevoraussetzungen, die jeder Bewerber/ jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft/ jeder...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Nachfolgende Kriterien beschreiben zwingend zu erfüllende Teilnahmevoraussetzungen, die jeder Bewerber/ jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft/ jeder Nachunternehmer erfüllen muss: Mehrfachbewerbungen bzw. Mehrfachteilnahmen von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft oder eines Nachunternehmers haben den Ausschluss aller Mitglieder des/der betroffenen Bewerbers/Bewerbergemeinschaft zur Folge. Durch die Bewerber/ Bewerbergemeinschaften/ Nachunternehmer sind als Teilnahmevoraussetzung zwingend folgende wirksame Erklärungen/ Nachweise abzugeben und einzureichen: – Auszug aus dem Handelsregister oder Gesellschaftsregister (für jur. Personen) Vertretungsbefugnisse, Vollmachten für in diesem Verfahren unterschriftsleistende Personen sind der Bewerbungsunterlage als Nachweis zwingend beizulegen – Angaben der projektverantwortlichen Person und ihres Stellvertreters. Nachweis der beruflichen Qualifikation, Beschreibung der Personalprofile von 2 zu benennenden Personen, deren Einsatz als Projektleiter bzw. Stellvertreter im Projekt geplant ist. Angaben zu deren Rolle (Projektleiter oder Stellvertreter), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt. Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 123 (4) Nr. 1 GWB – Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 123 (1) Nr. 1 bis 10 GWB – Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 124 GWB (1) Nr. 1 bis 9 GWB – Eigenerklärung zu Maßnahmen der Selbstreinigung nach § 125 (1) Nr. 1 bis 3 GWB – Angaben zur geforderten Berufshaftpflichtversicherung – Einhaltung Bewerbungsfrist – Bewerbung ist rechtskräftig zu unterschreiben – zusätzlich für Bewerbergemeinschaften: – gesonderte rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung über die Bereitschaft zur gesamtschuldnerischen Haftung von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft für den Fall der Beauftragung // – Erklärung zum bevollmächtigten kaufmännischen und technischen Vertreter der Bewerbergemeinschaft – zusätzlich für Bewerber / Bewerbergemeinschaften mit Nachunternehmern: – gesonderte rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung über die verbindliche Verfügbarkeit der benannten Nachunternehmerkapazitäten im Auftragsfall. Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, müssen für die geforderten Nachweise gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorlegen. (Hinweis: nicht deutschsprachige Nachweise sind zwingend in Form einer beglaubigten Übersetzung mit dem Teilnahmeantrag einzureichen).
Im Bedarfsfall wird eine Nachforderung zugelassen und durchgeführt.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Nachfolgendes Auswahlkriterium erhält in der qualitativen Eignungswertung eine Gewichtung von 40 %: Erklärung über den Jahresumsatz für die letzten 3...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Nachfolgendes Auswahlkriterium erhält in der qualitativen Eignungswertung eine Gewichtung von 40 %: Erklärung über den Jahresumsatz für die letzten 3 Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z. B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können. Mindestanforderung: Das zweifache des geschätzten Auftragswertes jährlich im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre (2017-2019) Wertung des durchschnittlichen jährlichen Umsatzes im geforderten Zeitraum (Wertungsschwelle gemäß Anforderungen übererfüllt 3 Punkte/ erfüllt 2 Punkte/ nicht erfüllt 0 Punkte).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Nachweis der geforderten fachlichen Kompetenz ist über...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Nachweis der geforderten fachlichen Kompetenz ist über realisierte oder in Realisierung befindliche Referenzprojekte der letzten 5 Jahre (2015-2019) für: die Herstellung und Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) für eine öffentliche Verwaltung einer Stadt oder eines Landkreises.
Inhaltliche Mindestanforderung an das eingereichte Referenzvorhaben:
Herstellung eines DMS/eAkte für mindestens 500 Mitarbeiterarbeitsplätze.
Die einzureichende Projektdarstellung ist im Format A4 auf maximal 2 Seiten zu beschränken.
— Mehr als 3 Referenzen = 3 Punkte;
— 3 Referenzen = 2 Punkte;
— Weniger als 3 Referenzen = 1 Punkt;
— Gewichtung = 30 %.
Angabe der Bürogröße:
Erklärung zur Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bewerbers der letzten 3 Jahre (2017-2019) ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte:
— Mehr als 10 = 3 Punkte;
— Gleich 10 = 2 Punkte;
— Weniger 10 = 1 Punkt;
— Gewichtung = 30 %.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Darlegung der besonderen Bedingungen: Als Projektsprache während des gesamten Bauvorhabens gilt ausschließlich Deutsch in Wort und Schrift. Weitere...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Darlegung der besonderen Bedingungen: Als Projektsprache während des gesamten Bauvorhabens gilt ausschließlich Deutsch in Wort und Schrift. Weitere Beschaffungsmerkmale werden mit der Versendung der Verdingungsunterlagen an die ausgewählten Bieter ausgereicht.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Eingeschränktes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-05-05
14:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2020-06-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-09-01 📅
“Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt unterwww.evergabe.de abgerufen werden. Es besteht keine Pflicht zur...”
Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt unterwww.evergabe.de abgerufen werden. Es besteht keine Pflicht zur Registrierung auf der Vergabeplattform. Über Änderungen der Vergabeunterlagen, Nachsendungen, Bieterfragen, Antwortschreiben u. ä. werden Sie jedoch nur bei vorheriger Registrierung automatisch unterrichtet. Andernfalls sind Sie verpflichtet, sich eigenständig die erforderlichen Informationen zu verschaffen.
Die vom Bewerber/ Bieter im Verlauf des Vergabeverfahrens – auf Anforderung – mitgeteilten personenbezogenen Daten werden nach den geltenden Datenschutzbestimmungen, streng vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens genutzt. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung der Bewerbung/des Angebotes. Angesichts des Umstands, dass bereits mit der Abforderung von Unterlagen personenbezogene Daten erfasst werden, willigt der Bewerber/Bieter bereits mit der Abforderung in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Antragsbearbeitung ein. Die Einwilligung ist freiwillig und erfolgt unbeschadet des Rechts zum Widerruf mit Wirkung für die Zukunft, sofern dem keine Rechtsgründe entgegenstehen. Die Nichteinwilligung kann jedoch zur Folge haben, dass die Bearbeitung der Bewerbung/des Angebotes und damit die Berücksichtigung im Vergabeverfahren unmöglich werden.
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-14) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Telefon: +49 390472406262📞
Fax: +49 3904724056262 📠
Objekt Umfang der Beschaffung
Währungscode: EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 268955.22
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 268955.22
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für alle IT-Arbeitsplätze der Kreisverwaltung und die damit einhergehende verbindliche Nutzung einer...”
Beschreibung der Beschaffung
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für alle IT-Arbeitsplätze der Kreisverwaltung und die damit einhergehende verbindliche Nutzung einer eAkte für alle internen Arbeitsabläufe unter der Beachtung der Entwicklung des E-Governments und der Verpflichtung allen Bürgern des Landkreises Verwaltungsdienstleistungen medienbruchfrei Online zur Verfügung zu stellen. Im DMS sollen alle Funktionen für die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in einem Produkt vereint sein:
— Revisionssichere Belegarchivierung und Dokumentenablage;
— Workflow und Integration (auch mit offenen Anwendungen wie Microsoft Word, Excel ...);
— E-Mail-Archivierung und Integration in den Arbeitsprozess;
— Anbindung führender Systeme, wie beispielsweise der IKOL Fachverfahren;
— Übergabe an ein Langzeitarchiv Die Serviceleistungen beinhalten neben der Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung der Software auch die Schulung, Softwarepflege, Wartung und den Support. Der Anbieter hat für die Koordination des Gesamtprojektes die erforderlichen Aufwendungen einzuplanen und im Projektablaufplan die entsprechenden Meilensteine, Statustermine, Projektmeetings etc. vorzusehen. Bestandteil dieses Ausschreibungsverfahrens sind keine Lieferungen von Hardware und damit verbundener Systemsoftware (Betriebssysteme).
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 067-158995
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Titel: Elektronisches Dokumentenmanagementsystem
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-13 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstraße 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980📞
E-Mail: vergabe@codia.de📧
Fax: +49 5931939825 📠
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 252 700 💰
Währungscode: EUR 💰
Niedrigstes Angebot: 268955.22
Höchstes Angebot: 268955.22