Elektronisches Dokumentenmanagementsystem

Landkreis Börde, Zentrale Vergabestelle

Elektronisches Dokumentenmanagementsystems mit eAkte-Funktion für die öffentliche Verwaltung des Landkreises Börde mit ca. 800 IT-Arbeitsplätzen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-05-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-04-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Landkreis Börde, Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Börde

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-04-02	Auftragsbekanntmachung
2020-08-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-04-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 30.30-024.20-VgV.DMS
Kurze Beschreibung:

Elektronisches Dokumentenmanagementsystems mit eAkte-Funktion für die öffentliche Verwaltung des Landkreises Börde mit ca. 800 IT-Arbeitsplätzen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Börde 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Börde, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Triftstraße 9-10
Postleitzahl: 39387
Postort: Oschersleben (Bode)
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-boerde.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@landkreis-boerde.de 📧
Telefon: +49 3904-7240-6262 📞
Fax: +49 3904-7240-56262 📠
URL der Dokumente: http://www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-04-02 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-03 📅
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 067-158995
ABl. S-Ausgabe: 67
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt unterwww.evergabe.de abgerufen werden. Es besteht keine Pflicht zur Registrierung auf der Vergabeplattform. Über Änderungen der Vergabeunterlagen, Nachsendungen, Bieterfragen, Antwortschreiben u. ä. werden Sie jedoch nur bei vorheriger Registrierung automatisch unterrichtet. Andernfalls sind Sie verpflichtet, sich eigenständig die erforderlichen Informationen zu verschaffen. Die vom Bewerber/ Bieter im Verlauf des Vergabeverfahrens – auf Anforderung – mitgeteilten personenbezogenen Daten werden nach den geltenden Datenschutzbestimmungen, streng vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens genutzt. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung der Bewerbung/des Angebotes. Angesichts des Umstands, dass bereits mit der Abforderung von Unterlagen personenbezogene Daten erfasst werden, willigt der Bewerber/Bieter bereits mit der Abforderung in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Antragsbearbeitung ein. Die Einwilligung ist freiwillig und erfolgt unbeschadet des Rechts zum Widerruf mit Wirkung für die Zukunft, sofern dem keine Rechtsgründe entgegenstehen. Die Nichteinwilligung kann jedoch zur Folge haben, dass die Bearbeitung der Bewerbung/des Angebotes und damit die Berücksichtigung im Vergabeverfahren unmöglich werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 250 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für alle IT-Arbeitsplätze der Kreisverwaltung und die damit einhergehende verbindliche Nutzung einer eAkte für alle internen Arbeitsabläufe unter der Beachtung der Entwicklung des E-Governments und der Verpflichtung allen Bürgern des Landkreises Verwaltungsdienstleistungen Medien-bruchfrei Online zur Verfügung zu stellen.

Im DMS sollen alle Funktionen für die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in einem Produkt vereint sein:

— Revisionssichere Belegarchivierung und Dokumentenablage;

— Workflow und Integration (auch mit offenen Anwendungen wie Microsoft Word, Excel ...);

— E-Mail-Archivierung und Integration in den Arbeitsprozess;

— Anbindung führender Systeme, wie beispielsweise der IKOL Fachverfahren;

— Übergabe an ein Langzeitarchiv.

Die Serviceleistungen beinhalten neben der Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung der Software auch die Schulung, Softwarepflege, Wartung und den Support.

Der Anbieter hat für die Koordination des Gesamtprojektes die erforderlichen Aufwendungen einzuplanen und im Projektablaufplan die entsprechenden Meilensteine, Statustermine, Projektmeetings etc. vorzusehen. Bestandteil dieses Ausschreibungsverfahrens sind keine Lieferungen von Hardware und damit verbundener Systemsoftware (Betriebssysteme).

Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰
Beschreibung der Optionen:

Ggf. Erweiterungen aufgrund fortschreitender Entwicklung im Bereich E-Government.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landkreis Boerde,

Bornsche Str. 2

39340 Haldensleben

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachfolgende Kriterien beschreiben zwingend zu erfüllende Teilnahmevoraussetzungen, die jeder Bewerber/ jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft/ jeder Nachunternehmer erfüllen muss: Mehrfachbewerbungen bzw. Mehrfachteilnahmen von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft oder eines Nachunternehmers haben den Ausschluss aller Mitglieder des/der betroffenen Bewerbers/Bewerbergemeinschaft zur Folge. Durch die Bewerber/ Bewerbergemeinschaften/ Nachunternehmer sind als Teilnahmevoraussetzung zwingend folgende wirksame Erklärungen/ Nachweise abzugeben und einzureichen: – Auszug aus dem Handelsregister oder Gesellschaftsregister (für jur. Personen) Vertretungsbefugnisse, Vollmachten für in diesem Verfahren unterschriftsleistende Personen sind der Bewerbungsunterlage als Nachweis zwingend beizulegen – Angaben der projektverantwortlichen Person und ihres Stellvertreters. Nachweis der beruflichen Qualifikation, Beschreibung der Personalprofile von 2 zu benennenden Personen, deren Einsatz als Projektleiter bzw. Stellvertreter im Projekt geplant ist. Angaben zu deren Rolle (Projektleiter oder Stellvertreter), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt. Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 123 (4) Nr. 1 GWB – Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 123 (1) Nr. 1 bis 10 GWB – Erklärung zur Nichtvorlage der Ausschlussgründe nach § 124 GWB (1) Nr. 1 bis 9 GWB – Eigenerklärung zu Maßnahmen der Selbstreinigung nach § 125 (1) Nr. 1 bis 3 GWB – Angaben zur geforderten Berufshaftpflichtversicherung – Einhaltung Bewerbungsfrist – Bewerbung ist rechtskräftig zu unterschreiben – zusätzlich für Bewerbergemeinschaften: – gesonderte rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung über die Bereitschaft zur gesamtschuldnerischen Haftung von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft für den Fall der Beauftragung // – Erklärung zum bevollmächtigten kaufmännischen und technischen Vertreter der Bewerbergemeinschaft – zusätzlich für Bewerber / Bewerbergemeinschaften mit Nachunternehmern: – gesonderte rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung über die verbindliche Verfügbarkeit der benannten Nachunternehmerkapazitäten im Auftragsfall. Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, müssen für die geforderten Nachweise gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorlegen. (Hinweis: nicht deutschsprachige Nachweise sind zwingend in Form einer beglaubigten Übersetzung mit dem Teilnahmeantrag einzureichen).

Befähigung zur Berufsausübung

Im Bedarfsfall wird eine Nachforderung zugelassen und durchgeführt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachfolgendes Auswahlkriterium erhält in der qualitativen Eignungswertung eine Gewichtung von 40 %: Erklärung über den Jahresumsatz für die letzten 3 Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z. B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können. Mindestanforderung: Das zweifache des geschätzten Auftragswertes jährlich im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre (2017-2019) Wertung des durchschnittlichen jährlichen Umsatzes im geforderten Zeitraum (Wertungsschwelle gemäß Anforderungen übererfüllt 3 Punkte/ erfüllt 2 Punkte/ nicht erfüllt 0 Punkte).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Nachweis der geforderten fachlichen Kompetenz ist über realisierte oder in Realisierung befindliche Referenzprojekte der letzten 5 Jahre (2015-2019) für: die Herstellung und Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) für eine öffentliche Verwaltung einer Stadt oder eines Landkreises.

Inhaltliche Mindestanforderung an das eingereichte Referenzvorhaben:

Herstellung eines DMS/eAkte für mindestens 500 Mitarbeiterarbeitsplätze.

Die einzureichende Projektdarstellung ist im Format A4 auf maximal 2 Seiten zu beschränken.

— Mehr als 3 Referenzen = 3 Punkte;

— 3 Referenzen = 2 Punkte;

— Weniger als 3 Referenzen = 1 Punkt;

— Gewichtung = 30 %.

Angabe der Bürogröße:

Erklärung zur Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bewerbers der letzten 3 Jahre (2017-2019) ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte:

— Mehr als 10 = 3 Punkte;

— Gleich 10 = 2 Punkte;

— Weniger 10 = 1 Punkt;

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Darlegung der besonderen Bedingungen: Als Projektsprache während des gesamten Bauvorhabens gilt ausschließlich Deutsch in Wort und Schrift. Weitere Beschaffungsmerkmale werden mit der Versendung der Verdingungsunterlagen an die ausgewählten Bieter ausgereicht.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Gewichtung der Kriterien gemäß Punkt III.1.2) und III.1.3): zusammen 100 % Gewichtung. Erfüllen Bewerber alle veröffentlichten Auswahlkriterien derart, dass eine objektive Abgrenzung der einzuladenden Teilnehmergruppe nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern durch Los vorzunehmen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-06-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-09-01 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.landkreis-boerde.de 🌏
Dokumente URL: www.evergabe.de/unterlagen 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏
URL der Dokumente: www.evergabe.de/unterlagen 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die vom Bewerber/ Bieter im Verlauf des Vergabeverfahrens – auf Anforderung – mitgeteilten personenbezogenen Daten werden nach den geltenden Datenschutzbestimmungen, streng vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens genutzt. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung der Bewerbung/des Angebotes. Angesichts des Umstands, dass bereits mit der Abforderung von Unterlagen personenbezogene Daten erfasst werden, willigt der Bewerber/Bieter bereits mit der Abforderung in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Antragsbearbeitung ein. Die Einwilligung ist freiwillig und erfolgt unbeschadet des Rechts zum Widerruf mit Wirkung für die Zukunft, sofern dem keine Rechtsgründe entgegenstehen. Die Nichteinwilligung kann jedoch zur Folge haben, dass die Bearbeitung der Bewerbung/des Angebotes und damit die Berücksichtigung im Vergabeverfahren unmöglich werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Landesverwaltungsamt/ Vergabekammer
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Str. 2
Postort: Halle/ Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345/514/1529 📞
Fax: +49 345/514/1115 📠
Quelle: OJS 2020/S 067-158995 (2020-04-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 390472406262 📞
Fax: +49 3904724056262 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 160-389882
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 067-158995
ABl. S-Ausgabe: 160

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Übergabe an ein Langzeitarchiv Die Serviceleistungen beinhalten neben der Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung der Software auch die Schulung, Softwarepflege, Wartung und den Support. Der Anbieter hat für die Koordination des Gesamtprojektes die erforderlichen Aufwendungen einzuplanen und im Projektablaufplan die entsprechenden Meilensteine, Statustermine, Projektmeetings etc. vorzusehen. Bestandteil dieses Ausschreibungsverfahrens sind keine Lieferungen von Hardware und damit verbundener Systemsoftware (Betriebssysteme).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-13 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstraße 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
E-Mail: vergabe@codia.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Landesverwaltungsamt/Vergabekammer
Postort: Halle/Saale
Quelle: OJS 2020/S 160-389882 (2020-08-14)

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