Enterprise Resource Planning System (ERP) | Stiftung Haus der Kunst München gemeinnützige Betriebsgesellschaft mbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2020-06-18	Auftragsbekanntmachung
2020-07-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Kurze Beschreibung

Beschaffung, Customizing, Installation einen ERP-Software mit Schulungsleistungen sowie Pflege und Support für die Dauer von 2 Jahren (mit einmaliger Verlängerungsoption um zwei Jahre).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Implementierung einer ERP-Software. Als GoLive-Termin wird für einzelne Module im Bereich Finanzen der 1.1.2021 vorgesehen. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und arbeitet modulübergreifend harmonisch zusammen. Im Umfang sind einzelne Pflichtmodule sowie optionale Module, die alle angeboten werden müssen, enthalten: Pflichtmodule: 1. Finanzbuchhaltung (inkl. Kameralistik/kamerale Betrachtung); 2. Anlagenbuchhaltung; 3. Bestandsverwaltung (insb. Kataloge, Poster); 4. Beschaffung (inkl. Vergabe); 5. Controlling/Planung; 6. Kostenrechnung; 7. Berichte Optionale Module; 8. Personalmanagement; 9. Business Intelligence; 10. CRM/Fundraising Darüber hinaus sind Erweiterungsmöglichkeiten der ERP-Software um; 11. Projektmanagement; 12. Vertragsverwaltung/Dokumentenmanagementsystem; 13. gewünscht, nicht aber konkreter Bestandteil der Vergabe. Diese Module sind nicht Gegenstand des vorliegenden Auftrags. Die ERP-Software verfügt über ein Workflow-Funktionalitäten, die Arbeitsabläufe und Entscheidungen abbildet, die mit den prozessbeteiligten Anwendern kommuniziert, d. h. relevante Informationen weitergibt, und die Prozessergebnisse nachvollziehbar dokumentiert. Ein Dashboard kann die aktuell relevanten Informationen für einen Anwender in Form von Berichten, Listen, Erinnerungen etc. auf einer Startseite benutzerspezifisch darstellen. Hinsichtlich der Usability ist die ERP-Software benutzerfreundlich aufgebaut und kann möglichst intuitiv genutzt werden, z. B. durch Vermeidung von Doppeleingaben, durch klare Menüführung, durch Hilfefunktionen. Es sind 25 Lizenzen, sowie als Option weitere fünf Lizenzen vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Eigenerklärungen des Bieters darüber, aa) dass der Bieter in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (z. B. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), die zu einer Eintragung im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden ist. bb) dass der Bieter nicht zahlungsunfähig ist, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, dass die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich der Bieter nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB. cc) dass der Bieter im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nicht nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Bieters in Frage gestellt wird, § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB; das Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist einem Unternehmen zuzurechnen, wenn diese Person als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat; dazu gehört auch die Überwachung der Geschäftsführung oder die sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung, § 123 Abs. 3 GWB entsprechend. Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Die Nennung der vorliegend unter Ziffer III.1.1) a) der Bekanntmachung benannten Ausschlussgründe ist daher nicht abschließend. dd) dass kein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt. b) Abgabe der Schutzerklärung gemäß Anlage 1 zur Eigenerklärung Eignung (Scientology-Organisation).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung zum Umsatz des Bieters (EUR, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. b) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Bieters (EUR, netto), aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Der angegebene jährliche Gesamtumsatz für vergleichbare Leistungen darf im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre nicht unter 400 000,00 EUR p. a. (ohne Umsatzsteuer) liegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Benennung der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beim Bieter beschäftigten Arbeitskräfte (für jedes Geschäftsjahr getrennt als FTE), gegliedert nach Berufsgruppen sowie nach Anzahl. b) Angaben zu Referenzprojekten, jeweils zu: — Name und Adresse des Auftraggebers; — Die Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten; — Kurzbeschreibung des Referenzprojektes (Museum, Theater, Andere Kultureinrichtung oder sonstiges Objekt); — Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen mit Angaben zur Art der erbrachten Software (Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Planung/Budgetierung, Beschaffung, Business-Intelligence, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft), Einordnung der erbrachten Leistungen (Lizenz für Software, Customizing, Schulungen, Softwarepflege), besonderen Umständen (Doppik, kameralistischer Nachweis); — Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen mit Angaben zur Anzahl der Lizenzen, ca. Auftragssumme (> 300 000,00 EUR, < 300 000,00 EUR und > 250 000,00 EUR, < 250 000,00 und > 200 000,00 EUR), Anzahl der eingesetzten IT-Projektmanager, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Programmierer; — Angaben zum Zeitraum der Leistungserbringung; — Angaben dazu, welche Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden und Anteil der Eigenleistung in %.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Bieter muss seine besondere Erfahrung dadurch nachweisen, dass zusätzlich zu den in Ziffer III.1.3 b) genannten Anforderungen folgende Mindestanforderungen mindestens einmal erfüllt werden: — Implementierung einer ERP-Software in einem Kultur- oder Kunstbetrieb; — Implementierung einer ERP-Software mit Doppik und kameralistischem Nachweis.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügeobliegenheiten nach § 160 Abs. 3 GWB wird verwiesen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Kurze Beschreibung

Beschaffung, Customizing, Installation einen ERP-Software mit Schulungsleistungen sowie Pflege und Support für die Dauer von 2 Jahren (mit einmaliger Verlängerungsoption um 2 Jahre).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Implementierung einer ERP-Software. Als GoLive-Termin wird für einzelne Module im Bereich Finanzen der 1.1.2021 vorgesehen. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und arbeitet modulübergreifend harmonisch zusammen. Im Umfang sind einzelne Pflichtmodule sowie optionale Module, die alle angeboten werden müssen, enthalten: Pflichtmodule:
1. Finanzbuchhaltung (inkl. Kameralistik/kamerale Betrachtung),
2. Anlagenbuchhaltung,
3. Bestandsverwaltung (insb. Kataloge, Poster),
4. Beschaffung (inkl. Vergabe),
5. Controlling/Planung,
6. Kostenrechnung,
7. Berichte Optionale Module,
8. Personalmanagement,
9. Business Intelligence,
10. CRM/Fundraising Darüber hinaus sind Erweiterungsmöglichkeiten der ERP-Software um,
11. Projektmanagement,
12. Vertragsverwaltung/Dokumentenmanagementsystem,
13. gewünscht, nicht aber konkreter Bestandteil der Vergabe.
Diese Module sind nicht Gegenstand des vorliegenden Auftrags. Die ERP-Software verfügt über ein Workflow-Funktionalitäten, die Arbeitsabläufe und Entscheidungen abbildet, die mit den prozessbeteiligten Anwendern kommuniziert, d.h. relevante Informationen weitergibt, und die Prozessergebnisse nachvollziehbar dokumentiert. Ein Dashboard kann die aktuell relevanten Informationen für einen Anwender in Form von Berichten, Listen, Erinnerungen etc. auf einer Startseite benutzerspezifisch darstellen. Hinsichtlich der Usability ist die ERP-Software benutzerfreundlich aufgebaut und kann möglichst intuitiv genutzt werden, z. B. durch Vermeidung von Doppeleingaben, durch klare Menüführung, durch Hilfefunktionen. Es sind 25 Lizenzen, sowie als Option weitere 5 Lizenzen vorgesehen.