Enterprise Resource Planning System (ERP)

Stiftung Haus der Kunst München gemeinnützige Betriebsgesellschaft mbH

Beschaffung, Customizing, Implementierung einer ERP-Software inklusive Schulungsleistungen sowie Pflege und Support für die Dauer von 2 Jahren (mit Verlängerungsoption um 2 Jahre).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ACE Consulting Experts GmbH

Wer?

• Stiftung Haus der Kunst München gemeinnützige Betriebsgesellschaft mbH

Wie?

• Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung › Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-07-29	Auftragsbekanntmachung
2021-01-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-07-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Referenznummer: n.def.
Kurze Beschreibung:

Beschaffung, Customizing, Implementierung einer ERP-Software inklusive Schulungsleistungen sowie Pflege und Support für die Dauer von 2 Jahren (mit Verlängerungsoption um 2 Jahre).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung Haus der Kunst München gemeinnützige Betriebsgesellschaft mbH
Postanschrift: Prinzregentenstraße 1
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: schwab@hausderkunst.de 📧
Telefon: +49 8921127155 📞
Fax: +49 8921127157 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/e57e6e5b-3514-4d8e-9ff8-6e0f0e92a9c0 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/e57e6e5b-3514-4d8e-9ff8-6e0f0e92a9c0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-29 📅
Einreichungsfrist: 2020-08-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-03 📅
Datum des Beginns: 2020-11-01 📅
Datum des Endes: 2023-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 148-362554
ABl. S-Ausgabe: 148

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Implementierung einer ERP-Software. Als GoLive-Termin wird für einzelne Module im Bereich Finanzen der 1.4.2021 vorgesehen. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und arbeitet modulübergreifend harmonisch zusammen. Im Umfang sind einzelne Pflichtmodule sowie optionale Module, die alle angeboten werden müssen, enthalten: Pflichtmodule:

1. Finanzbuchhaltung(inkl. Kameralistik/kamerale Betrachtung),

2. Anlagenbuchhaltung,

3. Bestandsverwaltung (insb. Kataloge, Poster),

4. Beschaffung (inkl. Vergabe),

5. Controlling/Planung,

6. Kostenrechnung,

7. Berichte Optionale Module,

8. Personalmanagement,

9. Business Intelligence,

10. CRM/Fundraising Darüber hinaus sind Erweiterungsmöglichkeiten der ERP-Software um,

11. Projektmanagement,

12. Vertragsverwaltung/Dokumentenmanagementsystem,

13. gewünscht, nicht aber konkreter Bestandteil der Vergabe.

Diese Module sind nicht Gegenstand des vorliegenden Auftrags. Die ERP-Software verfügt über ein Workflow-Funktionalitäten, die Arbeitsabläufe und Entscheidungen abbildet, die mit den prozessbeteiligten Anwendern kommuniziert, d. h. relevante Informationen weitergibt, und die Prozessergebnisse nach vollziehbar dokumentiert. Ein Dashboard kann die aktuell relevanten Informationen für einen Anwender in Form von Berichten, Listen, Erinnerungen etc. auf einer Startseite benutzerspezifisch darstellen. Hinsichtlich der Usability ist die ERP-Software benutzerfreundlich aufgebaut und kann möglichst intuitiv genutzt werden, z. B. durch Vermeidung von Doppeleingaben, durch klare Menüführung, durch Hilfefunktionen. Es sind 25 Lizenzen sowie als Option weitere 5 Lizenzen vorgesehen. Vertragsgrundlage der Leistungserbringung werden mit den Bietern ausgehandelte Vertragsbedingungen sein. Der Auftraggeber wird den erfolgreichen Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, die Grundlagen der Vertragsbedingungen mitteilen, auf deren Basis die Bieter Ihre Vertragsgrundlagen anbieten können.

Beschreibung der Optionen: Siehe Ziffer II.2.4.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter erklärt:

aa) dass der Bewerber in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (z. B. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), die zu einer Eintragung im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist.

bb) dass der Bewerber nicht zahlungsunfähig ist, dass über das Vermögen des Bewerbers kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, dass die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich der Bewerber nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB. cc) dass der Bewerber im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nicht nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Bewerbers in Frage gestellt wird, § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB; das Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist einem Unternehmen zuzurechnen, wenn diese Person als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat; dazu gehört auch die Überwachung der Geschäftsführung oder die sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung, § 123 Abs. 3 GWB entsprechend. Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Die Nennung der vorliegend unter Ziffer III.1.1) a) der Bekanntmachung benannten Ausschlussgründe ist daher nicht abschließend.

dd) dass kein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt. ee) dass er eine Scientology-Schutzerklärung abgibt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Eigenerklärung zum Umsatz des Bewerbers (Euro, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

b) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Bewerbers (Euro, netto), aufgeteilt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Mindeststandards:

Der angegebene jährliche Gesamtumsatz für vergleichbare Leistungen darf im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre nicht unter 400 000,00 EUR p. a. (ohne Umsatzsteuer) liegen. Für die Einhaltung der vorgenannten Mindestbedingungen werden bei allen Kooperationsformen nach Ziffer VI.3 b) die Angaben der benannten Unternehmen addiert.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Benennung der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beim Bewerber beschäftigten Arbeitskräfte (für jedes Geschäftsjahr getrennt als FTE), gegliedert nach Berufsgruppen sowie nach Anzahl.

b) Angaben zu realisierten oder laufenden Referenzprojekten aus den vor der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 3 Jahren, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen durchgeführt wurden, jeweils mit Angaben zu:

— Bezeichnung der Referenz;

— Name und Adresse des Auftraggebers;

— Nennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber (bleibt vorbehalten);

— Kurzbeschreibung des Referenzobjektes (Museum/Ausstellungshaus, Theater, Andere Kultureinrichtung oder sonstiges Objekt);

— Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen mit je Angaben zur Art der erbrachten Software (Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Planung/Budgetierung, Beschaffung, Business-Intelligence, Anlagenbuchhaltung oder Materialwirtschaft), zur Einordnung der erbrachten Leistungen (Lizenz für Software, Customizing, Implementierung inkl. Schulungen oder Softwarepflege und Support), zu besonderen Umständen (Doppik oder Kameralistischer Nachweis);

— Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen mit Angaben je zu Anzahl der Lizenzen, ca.-Auftragssumme (Euro, netto), Anzahl der eingesetzten IT-Projektmanager, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Programmierer, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Consultants;

— Zeitraum der Leistungserbringung;

— Angaben zu Eigenleistung bzw. Kooperation mit Angaben dazu, welche Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden und wie hoch der Eigenleistungsanteil in % war.

Mindeststandards:

Der Bewerber muss seine besondere Erfahrung dadurch nachweisen, dass zusätzlich zu den in Ziffer III.1.3 c) genannten Anforderungen folgende Mindestanforderungen mindestens einmal erfüllt werden:

— Implementierung einer ERP-Software in einem Kultur- oder Kunstbetrieb;

— Implementierung einer ERP-Software mit Doppik und kameralistischem Nachweis. Die vorgenannten Mindeststandards müssen nicht in einer Referenz erfüllt werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-08-26 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotsbezogenes Qualitäts- und Leistungsmerkmal: Auftragsbezogenes Ablaufkonzept für Implementierung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotsbezogenes Qualitäts- und Leistungsmerkmal: Technischer Fragenkatalog
Angebotsbezogenes Qualitäts- und Leistungsmerkmal: Schlüsselpersonal
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/e57e6e5b-3514-4d8e-9ff8-6e0f0e92a9c0 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

a) Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren: Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Bewerbungsbogen vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (z. B. durch Subunternehmer) zu berufen, so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Bewerbungsbogen vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

b) Die Teilnahmeanträge sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache einzureichen; bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung.

c) Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge einen Bewerbungsbogen erstellt. Dieser ist für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden. Der Bewerbungsbogen ist über die Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals unter https://www.deutsche-evergabe.de/ herunterzuladen. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich. Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.

d) Erläuterung zum Ablauf des Verhandlungsverfahrens: Der Auftraggeber behält sich vor, die nach Ziffer I.3 veröffentlichten informatorischen Vergabeunterlagen anzupassen und den ausgewählten Bewerbern eine überarbeitete Fassung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zur Verfügung zu stellen.

e) Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung.

f) Anfragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 10 Kalendertage vor dem Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform des Auftraggebers eingereicht werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Lazarettstraße 67
Postort: München
Postleitzahl: 80636
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 89-21762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 89-21762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Rügeobliegenheiten nach § 160 Abs. 3 GWB wird verwiesen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2020/S 148-362554 (2020-07-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 276246.84 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 018-041262
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 148-362554
ABl. S-Ausgabe: 18

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

7. Berichte Optionale Module:,

10. CRM/Fundraising.

Darüber hinaus sind Erweiterungsmöglichkeiten der ERP-Software um.

Diese Module sind nicht Gegenstand des vorliegenden Auftrags. Die ERP-Software verfügt über ein Workflow-Funktionalitäten, die Arbeitsabläufe und Entscheidungen abbildet, die mit den prozessbeteiligten Anwendern kommuniziert, d. h. relevante Informationen weitergibt, und die Prozessergebnisse nachvollziehbardokumentiert. Ein Dashboard kann die aktuell relevanten Informationen für einen Anwender in Form von Berichten, Listen, Erinnerungen etc. auf einer Startseite benutzerspezifisch darstellen. Hinsichtlich der Usability ist die ERP-Software benutzerfreundlich aufgebaut und kann möglichst intuitiv genutzt werden, z. B. durch Vermeidung von Doppeleingaben, durch klare Menüführung, durch Hilfefunktionen. Es sind 25 Lizenzen sowie als Option weitere 5 Lizenzen vorgesehen. Vertragsgrundlage der Leistungserbringung werden mit den Bietern ausgehandelte Vertragsbedingungen sein. Der Auftraggeber wird den erfolgreichen Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, die Grundlagen der Vertragsbedingungen mitteilen, auf deren Basis die Bieter Ihre Vertragsgrundlagen anbieten können.

Beschreibung der Optionen: Siehe Ziffer II.2.4).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-17 📅
Name: ACE Consulting Experts GmbH
Postort: Sauerlach
Postleitzahl: 82054
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 276246.84 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Unwirksamkeit eines Vertrages nach § 135 Abs. 1 GWB kann nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Veröffentlichung der vorliegenden Bekanntmachung im Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer gemäß Ziffer VI.3.1 der vorliegenden Bekanntmachung geltend gemacht wird.

Quelle: OJS 2021/S 018-041262 (2021-01-22)

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