ERP Lösung für die UKH Service GmbH des Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR

Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR – Kaufmännische Direktion

Das Universitätsklinikum Halle (Saale) bezieht derzeit tertiäre Dienstleistungen von externen Anbietern. Um zukünftig mehr Kontrolle für Kosten und Qualität dieser Dienstleistungen zu erlangen, wurde im Jahr 2012 ein Service GmbH gegründet, mit dem Ziel diese tertiären Dienstleistungen durch die UKH Service GmbH erbringen zu lassen, da dem Universitätsklinikum Halle (Saale) mittlerweile das Know-how zur Erbringung der tertiären Dienstleistungen abgängig ist, wird die UKH Serivice GmbH in sogenannte Sparten eingeteilt. Jede Sparte ist eine tertiäre Dienstleistung und wird mit einem privaten Partner besetzt. Die privaten Partner sollen das Know-How je Sparte zur Verfügung stellen und das operative Geschäft begleiten und gestalten. Die Mutter (das Universitätsklinikum Halle (Saale)) übernimmt in der Tochter die Aufgaben der Finanzbuchhaltung und stellt den Geschäftsführer. Somit soll die Beherrschung, Kontrolle und der Know-How – Transfer über die Tochter gewährleistet werden. Gesucht wird zu diesem Zweck eine sog. ERP-Softwarelösung, welche die aufgetretenen Defizite ausgleicht. Die Lösung muss ebenfalls für die zukünftige Entwicklung der Tochter anpassbar sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Funk, Zander & Partner Gesellschaft für EDV-Beratung und anwenderbezogene Schulungen mbH

Wer?

• Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR – Kaufmännische Direktion

Wie?

• Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung › Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Halle (Saale), Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-25	Auftragsbekanntmachung
2020-07-22	Ergänzende Angaben
2020-07-30	Ergänzende Angaben
2020-11-25	Ergänzende Angaben
2021-01-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Referenznummer: HAL_UK_31_2020
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR – Kaufmännische Direktion
Postanschrift: Ernst-Grube-Straße 30
Postleitzahl: 06120
Postort: Halle (Saale)
Kontakt
Internetadresse: http://www.medizin.uni-halle.de 🌏
E-Mail: vergabe@uk-halle.de 📧
Telefon: +49 345-5575020 📞
Fax: +49 345-5571016 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329355 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329355 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-25 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 103-247747
ABl. S-Ausgabe: 103
Zusätzliche Informationen

Achtung. Es handelt sich bei der vorliegenden Bekanntmachung um eine Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages zum genannten Verfahren. Hierfür sind zwingend die Unterlagen zum Teilnahmeantrag bei www.evergabe-online.de (siehe Link in dieser Bekanntmachung) herunterzuladen und gemäß der Bekanntmachung und der Teilnahmeunterlagen abzugeben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Umsetzung des Projektes soll in 2 Phasen realisieret werden. Phase 1 betrifft die Implementierung der Finanzbuchhaltungssoftware, sowie die Migration der Daten aus dem WJ 2020 aus der bisherigen Software. Ein entsprechendes Migrationskonzept soll dabei bis spätestens 31.3.2021 umgesetzt werden, soweit dies nicht bis zum 31.12.2020 realisiert werden kann. In der Phase 2 werden weitere Funktionalitäten der Software in den Produktivstatus versetzt. Gemeint sind hier Module wie Controlling (BI), Materialwirtschaft inkl. Customer-Relationship Management System, e-Procurement, Personalmanagement inklusive vorgeschalteter Zeiterfassungssysteme, und Website-Anbindung für den externen Unternehmensauftritt inklusive Leistungsanfragen. Die Anforderungen ergeben sich aus der Allgemeinen Beschreibung und dem Leistungsverzeichnis.

Dauer: 60 Monate
Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Neben den unter III.2.2) für die Teilnahme erforderliche Dokumente:

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur persönlichen Lage, sowie zu zwingenden und fakultativen Ausschlusgründen gem. § 123 und 124 GWB auszufüllen;

6) Sofern für Teilbereiche Subunternehmer/ Nachunternehmer eingesetzt werden, ist die Anlage Erklärung zum Nachunternehmereinsatz LVG auszufüllen und unterschrieben beizufügen (gescannte Unterschrift). Zusätzlich liegen von jedem Nachunternehmer die ausgefüllten Anlagen wie oben genannt von Nr. 3 bis Nr. 5 unterschrieben und ausgefüllt vor.;

7) Sofern Sie eine Bewerbergemeinschaft bilden, ist die Anlage zur Bewerbergemeinschaft auszufüllen und zu unterschreiben (Textform). Zusätzlich liegen von jedem Bewerber der Bewerbergemeinschaft die ausgefüllten Anlagen wie oben genannt von Nr. 3 bis Nr. 6 unterschrieben und ausgefüllt vor.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit auszufüllen);

8) Firmenprofil (informativ);

9) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, bezogen jeweils auf die letzten 3 Geschäftsjahre.

10) Eigenerklärung zu Anzahl der festangestellten Mitarbeiter bezogen auf Auftragsgegenstand bzw. Geschäftsfeld/ -segment zum Stichtag 1.4.2020, mit Auflistung und Untergliederung der Mitarbeiteranzahl in Service /und-oder Support, Vertrieb, Entwicklung und Hotline aufgelistet. Angaben jeweils bitte europaweit und separat für Deutschland.

11) Eigenerklärung Referenzliste über alle vergleichbaren Referenzprojekte (ERP-Lösungen bei mind. Mittelständigen Dienstleistungsunternehmen) der letzten 3 Jahre bzgl. der geforderten Aufgabenstellung dieser Ausschreibung mit Angabe jeweils der Auftraggeber, Kontaktdaten (Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer), Zeitraum der Dienstleistung, Angabe über Zeitraum der Servicebetreuung, Art und Umfang der Leistung (unter Angabe der Module und Software die vergleichbar mit diesem Auftrag sind).

12) Eigenerklärung „Referenzliste 123“ Ausführliche Darstellung von 3 abgeschlossenen (in Bezug auf Gegenstand der Ausschreibung) vergleichbaren Referenzprojekte gem. den Mindestkriterien der Referenzabfragen. Bewerber müssen mind. 3 Referenzprojekte in Unternehmen des Dienstleistungssektors im Bereich ERP-Systeme mit ähnlicher Größenordnung und Anforderungen hinsichtlich der Komplexität der Leistungserbringung innerhalb der letzten 5 Jahre (2015-2020) abgeschlossen (Echtbetrieb aufgenommen) haben. Die im jeweiligen Referenzformular geforderten Mindestanforderungen an die Referenzen müssen erfüllt worden sein.

17) Eigenerklärung des Bewerbers, Angabe des Teilnehmers über das Vorhandensein einer relevanten Hotline und Servicezeiten (Erreichbar und besetzt mindestens Montag bis Freitag 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr). Bitte Servicezeiten entsprechend Eignungsmatrix Punkt 17 aufführen.

18) Eigenerklärung des Bewerbers, Angabe des Teilnehmers über mögliche Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach Mängelklassen, die gewährleistet werden können. Bitte Mindestanforderungen gem. 18. Eignungsmatrix einhalten, bitte Angaben vollständig für alle Mängelklassen analog EVB IT-Systemvertrag 5.5.1 angeben.

19) Eigenerklärung, dass der Bieter sicherstellt, dass der Echtbetrieb mit Phase 1 inkl. Datenmigration bis zum 1.1.2021 aufgenommen wird oder dass bei einer Migration zu einem späteren Zeitpunkt durch Übernahme sämtlicher Daten, die 2020 und 2021 angefallen sind, ein Echtbetrieb für Phase 1 bis spätestens 31.3.2021 sichergestellt werden kann.

Mindeststandards: Siehe Eignungsmatrix und entsprechende Mindestanforderungen in Formularen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur technischen Leistungsfähigkeit auszufüllen);

13) falls vorliegend gültiger Nachweis der Zertifizierung ITIL- Qualitätsmanagement oder vergleichbar (Scan);

14) falls vorliegend gültiger Nachweis der Unternehmenszertifizierung nach ISO 9001 über ein Qualitätsmanagement für den Auftragsgegenstand oder vergleichbar (Scan);

15) falls vorliegend gültiger Nachweis der Unternehmenszertifizierung nach ISO 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem) oder vergleichbar (Scan);

16) falls vorliegend gültiger Nachweis der Softwarezertifizierung nach IDW PS 880 Die Prüfung von Softwareprodukten ist ein Prüfungsstandard (PS) des Institutes der Wirtschaftsprüfer (IDW) oder vergleichbar (Scan);

20) Systembeschreibung/ Datenblätter zu für den Auftrag vorgesehenen Softwarelösung.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Darlegung der besonderen Bedingungen: Der Bieter hat neben den unter III.1.1) - 3)

Aufgeführten Nachweisen außerdem folgende Dokumente, Eigenerklärungen/ Ergänzende Vertragsbedingungen den Teilnahmeunterlagenbeizufügen:

1) unterschriebener Teilnahmeantrag in Textform;

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform);

3) ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung des Landes Sachsen-Anhalt (Erklärung Abschnitt 2) (oder Präqualifikation) (Textform);

4) unterschriebene Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit LVG (gescannte Unterschrift);

5) unterschriebene Eigenerklärung zur Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) LVG; (gescannte Unterschrift)

Weiteres Siehe Vergabeunterlagen 2. Phase

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl erfolgt anhand der den Teilnahmeunterlagen beigefügten Eigungsmatrix.

Vorerst sind jedoch alle Mindestanforderungen an die Eignung zu erfüllen. Die Bewertung der Eignung erfolgt mittels folgender Kriterien:

1. Anzahl der Mitarbeiter 5 %; Punkte 28;

2. Gesamtanzahl aller Referenzen der letzten 3 Jahre. 5 %; Punkte 28;

3. Referenz 1 25 %; Punkte 140;

4. Referenz 2 25 %; Punkte 140;

5. Referenz 3 25 %; Punkte 140;

6. Technische Leistungsfähigkeit 5 %; Punkte 28;

7. Service 5 %, Punkte 28;

8. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten 5 % Punkte 28.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-07-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Geschäftsbereich I – Vergabestelle; Frau tina Billert
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329355 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Halle (Saale)
Postanschrift: ERnst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345-5141529 📞
Fax: +49 345-5141115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es:

„Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“

Quelle: OJS 2020/S 103-247747 (2020-05-25)

Ergänzende Angaben (2020-07-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 142-349506
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 103-247747
ABl. S-Ausgabe: 142

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Geschäftsbereich I – Vergabestelle; Frau Tina Billert
Quelle: OJS 2020/S 142-349506 (2020-07-22)

Ergänzende Angaben (2020-07-30)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 149-365266
ABl. S-Ausgabe: 149
Quelle: OJS 2020/S 149-365266 (2020-07-30)

Ergänzende Angaben (2020-11-25)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 233-575272
ABl. S-Ausgabe: 233
Quelle: OJS 2020/S 233-575272 (2020-11-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Universitätsklinikum bezieht derzeit tertiäre Dienstleistungen von externen Anbietern. Um zukünftig mehr Kontrolle für Kosten und Qualität dieser Dienstleistungen zu erlangen, wurde im Jahr 2012 ein Service GmbH gegründet. Jede Sparte ist eine tertiäre Dienstleistung und wird mit einem privaten Partner besetzt. Die privaten Partner sollen das Know-How je Sparte zur Verfügung stellen und das operative Geschäft begleiten und gestalten. Die Mutter (das Universitätsklinikum Halle (Saale)) übernimmt in der Tochter die Aufgaben der Finanzbuchhaltung und stellt den Geschäftsführer. Somit soll die Beherrschung, Kontrolle und der Know-How Transfer über die Tochter gewährleistet werden. Gesucht wird zu diesem Zweck eine sog. ERP-Softwarelösung, welche die aufgetretenen Defizite ausgleicht. Die Lösung muss ebenfalls für die zukünftige Entwicklung der Tochter anpassbar sein.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 005-005079
ABl. S-Ausgabe: 5

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Umsetzung des Projektes soll in 2 Phasen realisiert werden. Phase 1 betrifft die Implementierung der Finanzbuchhaltungssoftware, sowie die Migration der Daten aus dem WJ 2020 aus der bisherigen Software. Ein entsprechendes Migrationskonzept soll dabei bis spätestens 31.3.2021 umgesetzt werden, soweit dies nicht bis zum 31.12.2020 realisiert werden kann. In der Phase 2 werden weitere Funktionalitäten der Software in den Produktivstatus versetzt. Gemeint sind hier Module wie Controlling (BI), Materialwirtschaft inkl. Customer-Relationship Management System, e-Procurement, Personalmanagement inklusive vorgeschalteter Zeiterfassungssysteme, und Website-Anbindung für den externen Unternehmensauftritt inklusive Leistungsanfragen. Die Anforderungen ergeben sich aus der Allgemeinen Beschreibung und dem Leistungsverzeichnis.

Beschreibung der Optionen:

Schnittstellen, einzelnen optionale Funktionen in Modul Materialwirtschaft inkl. CRM, Modul Personalmanagement, Webshop, Bereitstellung Cloud.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Systemumgebung, Systemanforderung, Lösungsanforderung, Service
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-29 📅
Name: Funk, Zander & Partner Gesellschaft für EDV-Beratung und anwenderbezogene Schulungen mbH
Postanschrift: Torgauer Straße 231
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04347
Land: Deutschland 🇩🇪
Sachsen 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Das deutsche Vergabe recht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB.

Dort heißt es:

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 005-005079 (2021-01-05)

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