Erwerb einer Beschwerdemanagementsoftware (inklusive Softwarepflege, Schulungen und Dienstleistungen)

Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Bei der Stadt Köln gehen täglich auf verschiedenen Wegen Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern ein, deren Zahl gesamtstädtisch zurzeit nicht bekannt ist. Beschwerden ermöglichen die Verbesserung des Bürgerservices als auch der verwaltungsinternen Prozesse. Um diese Potenziale zu nutzen, soll ein gesamtstädtisches Beschwerdemanagement entwickelt werden.
Um der Individualität und Komplexität der Beschwerden gerecht zu werden, soll zukünftig mit Hilfe einer neuen Beschwerdemanagementsoftware, einem strukturierten gesamtstädtischen Workflow sowie diversen begleitenden Maßnahmen sichergestellt werden, dass sowohl die zentralen Beschwerdemanagementfunktionen als auch die zentrale und dezentrale Beschwerdebearbeitung miteinander verknüpft werden. Die Bearbeitung von Beschwerden soll transparenter und verfahrenstechnisch einfacher werden. Außerdem können so gesamtstädtische und amtsspezifische Steuerungsinformationen gewonnen werden, die zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden sollen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-04.

Wer?

• Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Wie?

• Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung › Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-03-04	Auftragsbekanntmachung
2020-03-30	Ergänzende Angaben
2020-05-05	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2020-03-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Referenznummer: 2020-0010-12-3
Kurze Beschreibung:

Bei der Stadt Köln gehen täglich auf verschiedenen Wegen Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern ein, deren Zahl gesamtstädtisch zurzeit nicht bekannt ist. Beschwerden ermöglichen die Verbesserung des Bürgerservices als auch der verwaltungsinternen Prozesse. Um diese Potenziale zu nutzen, soll ein gesamtstädtisches Beschwerdemanagement entwickelt werden. Um der Individualität und Komplexität der Beschwerden gerecht zu werden, soll zukünftig mit Hilfe einer neuen Beschwerdemanagementsoftware, einem strukturierten gesamtstädtischen Workflow sowie diversen begleitenden Maßnahmen sichergestellt werden, dass sowohl die zentralen Beschwerdemanagementfunktionen als auch die zentrale und dezentrale Beschwerdebearbeitung miteinander verknüpft werden. Die Bearbeitung von Beschwerden soll transparenter und verfahrenstechnisch einfacher werden. Außerdem können so gesamtstädtische und amtsspezifische Steuerungsinformationen gewonnen werden, die zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden sollen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Köln – 30/Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 2
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: https://www-stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: dorothea.kreutz@stadt-koeln.de 📧
Fax: +49 22122126-272 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYBR0/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYBR0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-04 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 047-110388
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Um der Individualität und Komplexität der Beschwerden gerecht zu werden, soll zukünftig mit Hilfe einer neuen Beschwerdemanagementsoftware, einem strukturierten gesamtstädtischen Workflow sowie diversen begleitenden Maßnahmen sichergestellt werden, dass sowohl die zentralen Beschwerdemanagementfunktionen als auch die zentrale und dezentrale Beschwerdebearbeitung miteinander verknüpft werden. Die Bearbeitung von Beschwerden soll transparenter und verfahrenstechnisch einfacher werden. Außerdem können so gesamtstädtische und amtsspezifische Steuerungsinformationen gewonnen werden, die zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden sollen.

Erwerb einer Beschwerdemanagementsoftware (inklusive Softwarepflege, Schulungen und Dienstleistungen.

Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Informationen:

Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 12 a EU Absatz 3 VOB/A beziehungsweise § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Erwerb einer Beschwerdemanagementsoftware (inkl. Softwarepflege, Schulungen und Dienstleistungen)

Enggasse 2

50668 Köln

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Vordruck Bietergemeinschaften (Anlage A_VuVb_Bietergemeinschaften_Vordruck) ausgefüllt vorzulegen und gemäß der Anlage „A_VuVb_Bietergemeinschaften_Vorgaben_Hinweise" die hier geforderten Eignungsnachweise für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen. Es finden gemäß § 47 Absatz 4 VgV die Regelungen zur Eignungsleihe gemäß § 47 Absatz 1 bis 3 VgV Anwendung.

Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.3.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen.

Nachweis der aktuellen Eintragungen des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

A) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und den Umsatz in Deutschland für den Bereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist.

B) Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Lagebericht, soweit deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist. Im anderen Falle sind aussagefähige Nachweise vorzulegen, die geeignet sind, über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens Aufschluss zu geben und konkrete Hinweise auf das Bestehen einer zur erfolgreichen Ausführung des Auftrages ausreichenden wirtschaftlichen und finanziellen Basis zu liefern.

C) Eine Bankerklärung über die aktuelle wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (im Besonderen die gegenwärtige Finanz- und Liquiditätslage des Unternehmens im Hinblick auf das Volumen der ausgeschriebenen Leistungen). Die Vorlage der Auskunft in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig.

D) Nachweis der Einstufung der Bonität des Unternehmens (Credit-Rating/Grading) durch eine Ratingagentur, die von der ESMA – European Securities and Markets Authority registriert und zertifiziert ist (zum Beispiel Creditreform Rating AG, Euler Hermes Rating GmbH und andere). Die Vorlage des Nachweises in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig. Sollte der Bieter keine entsprechende Bonitätseinstufung beibringen können, hat er einen vergleichbaren Nachweis oder zunächst eine entsprechende Eigenerklärung zur Bonität einzureichen.

E) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte ersichtlich ist.

F) Erklärung zur Entwicklung des Personalbestands bezogen auf das Gesamtunternehmen und auf die in Deutschland für die ausgeschriebene Leistung zuständige Geschäftssparte.

G) Nachweis des aktuellen Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung. Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung mit diesen Deckungshöhen derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen, verbunden mit der Erklärung eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Versicherungsnehmer/Bieter bereit ist.

Zur Auftragsvergabe:

H) Sofern zunächst nur eine Eigenerklärung zum Credit-Rating mit dem Angebot abgegeben wurde: Nachweis der Einstufung der Bonität des Unternehmens (Credit-Rating/Grading) durch eine Ratingagentur, die von der ESMA – European Securities and Markets Authority registriert und zertifiziert ist (zum Beispiel Creditreform Rating AG, Euler Hermes Rating GmbH und andere).

Die Vorlage des Nachweises in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig.

Sollte der Bieter keine entsprechende Bonitätseinstufung beibringen können, hat er eine vergleichbare einzureichen.

I) Sofern zunächst nur eine Eigenerklärung zum Abschluss einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung mit dem Angebot eingereicht wurde:

Aktueller Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungshöhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensfall. Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig.

Mindeststandards:

Zu A): jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre,

Zu B): jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

Zu C): Die Auskunft darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein,

Zu D): Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein,

Zu E): bezogen auf die letzten 3 Jahre,

Zu F): jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

Zu G): Die Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungshöhe von mindestens 500 000 EUR Schadensfall haben. Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht,

Zu H): Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein,

Zu I): Die Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungshöhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensfall haben. Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Drei Referenzen über mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare und innerhalb der letzten 3 Jahre abgeschlossene Projekte, mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner, (Name, Telefon, Fax, E-Mail), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit des Projektes und Anzahl der Vorgänge (Beschwerden). Eine Projektreferenz ist vergleichbar, wenn ein vergleichbarer Einsatzzweck und ein vergleichbares Mengengerüst vorliegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-07-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-04-15 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00
Ort des Eröffnungstermins: Stadt Köln, Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen, Zimmer 10.A21
Zusätzliche Informationen: Es dürfen keine Personen bei der Öffnung der Angebote anwesend sein.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: 302/12 – Submissionsdienst
Dokumente URL: https://vergabe.stadt-koeln.de/VMPSatellite/notice/CXQ0YYRYBR0/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ0YYRYBR0

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2120 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Siehe § 160 Absatz 3 GWB

— innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung;

— spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die…

… aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind;

… in den Vergabeunterlagen erkennbar sind;

— innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen.

Siehe § 135 Absatz 2 GWB

— 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsschluss;

Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.

Quelle: OJS 2020/S 047-110388 (2020-03-04)

Ergänzende Angaben (2020-03-30)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-30 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 067-159302
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 047-110388
ABl. S-Ausgabe: 67
Quelle: OJS 2020/S 067-159302 (2020-03-30)

Ergänzende Angaben (2020-05-05)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-05 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 089-212353
ABl. S-Ausgabe: 89
Quelle: OJS 2020/S 089-212353 (2020-05-05)

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