Erwerb einer Lösung zur Routenoptimierung und zur Erstellung von Einsatzplanvorschlägen für DB Services

Kurze Beschreibung

Diese Ausschreibung verfolgt das Ziel, einen Softwarehersteller mit der Einführung einer Lösung zur Einsatz- und Routenoptimierung und damit der Erstellung von Einsatzplanvorschlägen zu beauftragen.
Es wird eine reine Optimierungslösung gesucht. Diese soll Stamm- und Auftragsdaten der DB Services mit Verkehrsdaten und sonstigen routenbeeinflussenden Daten anreichern, eine optimierte Routen- und Einsatzplanung berechnen und die Ergebnisse im System der DB-Services ablegen. Die Optimierungslösung soll als Service ohne graphische Oberfläche bereitgestellt werden. Nur für administrative Tätigkeiten im Kontext der fachlichen Betriebsführung werden Benutzeroberflächen benötigt, die vorzugsweise über ein Webportal erreichbar sind.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber ist eine Tochtergesellschaft der Deutsche Bahn AG und fungiert als Dienstleister für Facility Management innerhalb des DB-Konzerns. Daneben bietet der Auftraggeber seine Dienstleistungen auch am externen Markt an. Das Leistungsportfolio des Auftraggebers umfasst die Bereiche Technische Dienstleistungen (TDL), Infrastrukturelles Facility Management (IFM) und Fahrzeugdienste (FzD).
Der Bereich TDL umfasst seinerseits die Aufgabenfelder Wartung & Instandhaltung, Projektgeschäft und Entstörgeschäft mit zusammen etwa 1,36 Millionen Aufträgen pro Jahr, die in etwa 3 Millionen Einsätzen von ca. 2 900 Technikern bearbeitet werden. Die zurzeit von etwa 50 Disponenten manuell durchgeführte Planung und Disposition der Aufträge bzw. Einsätze ist hochkomplex und stellt eine zunehmende Herausforderung dar.
Aus diesem Grund plant der Auftraggeber den Erwerb einer Software zur automatischen Einsatz- und Routenoptimierung und Erstellung von Einsatzplanvorschlägen. Die Software soll die rollierende Wochenplanung im vorhandenen Planungs- und Dispositionsprozess des TDL-Bereichs automatisieren. Hierzu hat sie die Stamm- und Auftragsdaten des Auftraggebers mit Verkehrsdaten und sonstigen routenbeeinflussenden Daten anzureichern, die Aufträge unter Optimierung der Fahr- und Leerzeiten auf Tage, Routen und Techniker zuzuordnen und die optimierte Routen- und Einsatzplanung im System des Auftraggebers zur Prüfung und Bestätigung durch dessen Disponenten abzulegen.
Die Software wird DB intern als „Erweitertes Optimierungssystems – EOS“ bezeichnet. Die wesentliche Zielstellung des Auftraggebers ist:
— Die Steigerung der Schichtproduktivität* durch eine deutliche Reduktion von Fahr- und Leerzeiten um 10 % im ersten Jahr nach der Wareneingangsprüfung;
— Erreichen einer jährlichen Steigerung der Schichtproduktivität von 2-3 % zum Ausgleich von Tarifeffekten;
— Steigerung der Kundenzufriedenheit durch höhere Termintreue (Einhaltung zugesagter Kundentermine);
— Entlastung der Produktionsversorgung, welche die Planung, Vorbereitung und Disposition von Aufträgen verantwortet;.
— Eine stärkere Standardisierung im Auftragsmanagement-Prozess durch einheitliche Vorgaben, welche aus dem Einsatz von EOS r esultieren.
* Das Verhältnis aus der Summe der geleisteten Arbeitszeiten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann (abzüglich Fahrzeiten) und der Summe der Gesamtarbeitszeiten.
Die Steigerung der Schichtproduktivität wird im Rahmen dieser Ausschreibung als die Verbesserung der Kennzahl im Zeitraum 1 Jahr nach Gesamtabnahme der angepassten Software im Vergleich zum Vorjahreszeitraum ohne Verwendung von EOS, verstanden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 8-14 handelt es sich um Anforderungen, die sich positiv in der Bewertung der Eignung niederschlagen. Die genaue Bewertung ist abhängig vom Zielerreichungsgrad und kann der Anlage „Eignungsmatrix“ entnommen werden. Gibt der Bieter die geforderten Angaben, Dokumente und Erklärungen unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies unter Umständen zur Herabsetzung der Bewertung.
8. Angabe von Referenzen für den produktiven Einsatz Ihres mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Routenoptimierers bei Unternehmen, die im Field Service Management Umfeld tätig sind und ein Auftragsvolumen von mind. 2 Millionen Aufträgen pro Kalenderjahr und einen Umfang von mind. 2.000 zu planenden Ressourcen haben.
9. Angabe von Referenzen für die planmäßige Einführung Ihrer Software inkl. Individualisierungsleistungen innerhalb von einem Jahr.
10. Angabe von Referenzen für eine erfolgreiche Einführung Ihrer Software, welche zur Folge hatte, dass im ersten Jahr mindestens 10 % Steigerung der Schichtproduktivität und in den folgenden Jahren mindestens weitere 2 % Steigerung pro Jahr verzeichnet werden konnten.
11. Beschreiben Sie wie viele Entwickler und Optimierungsexperten Sie für die Pflege und Weiterentwicklung Ihrer dem Auftragsgegenstand entsprechenden Software beschäftigen und welche Seniorität diese besitzen (max. 1/2 DIN-A4-Seite).
12. Wie hoch ist der Umsatzanteil Ihres jährlichen Forschungsbudgets in Bezug auf Routen- und Einsatzplanoptimierung sowie die Verwendung von geographischen Koordinaten und historischen Verkehrsdaten? Beschreiben Sie die Forschungsaktivitäten (max. 1 DIN-A4-Seite)?
13. Beschreiben Sie Ihre Kooperationen mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und sonstigen Institutionen (max. 1/2 DIN-A4-Seite).
14. Beschreiben Sie die Entwicklungsroadmap der nächsten 5 Jahre für Ihre dem Auftragsgegenstand entsprechende Software (max. 1 DIN-A4-Seite).
Steigerung der Schichtproduktivität:
Schichtproduktivität: Das Verhältnis aus der Summe der geleisteten Arbeitszeiten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann (abzüglich Fahrzeiten) und der Summe der Gesamtarbeitszeiten.
Die Steigerung der Schichtproduktivität wird im Rahmen dieser Ausschreibung als die Verbesserung der Kennzahl im Zeitraum 1 Jahr nach Gesamtabnahme der angepassten Software im Vergleich zum Vorjahreszeitraum ohne Verwendung von EOS, verstanden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-4 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
1. Erklärungen
a) Erklärung dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
b) Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
c) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
d) Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
e) Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
f) Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
g) Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention,
h) Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
i) Erklärung zu §§ 122-124 GWB,
j) Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens,
k) Erklärung zu schweren Verfehlungen,
l) Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen,
m) Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner,
n) Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn,
o) Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen,
Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1.a.-o. mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
2. Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate,
3. Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages,
4. Ausgefüllte und unterschriebene Vertraulichkeitserklärung liegt vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bei dem nachfolgenden Eignungsnachweis Nr. 5 handelt es sich um eine zwingende Anforderung. Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Kriterien der technischen Leistungsfähigkeit dienen dazu, dem Auftraggeber ein aussagekräftiges Bild des Bewerbers zu geben.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 6-7 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
6. Erklärung, dass der Bewerber über eine mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Standardsoftware für die ganzheitliche und übergreifende Planung des Ressourceneinsatzes, der Bildung und Optimierung von Routen, sowie die Planung von Personal auf die geplanten Routen in einem oder mehreren überregional tätigen Unternehmen, die im Field Service Management tätig sind, verfügt. Der Nachweis erfolgt über eine Auflistung der Kunden, bei denen die Software, oder einzelne Module der Software, produktiv im Einsatz ist.
7. Erklärung, dass der Bewerber über Ansprechpartner für vertragliche Belange verfügt, die die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen
Zur transparenten Differenzierung der Bewerber untereinander sind für die nachfolgenden Kriterien (Nr. 8-14) jeweils einzelne Bewertungskriterien definiert. Sofern mehr als 5 Teilnehmer alle zwingenden Eignungskriterien erfüllen (Nr. 1-7), erfolgt die Auswahl der für die Angebotsphase zugelassenen Anbieter auf Grundlage der Bewertung der Eignungskriterien. Das genaue Bewertungsschema kann dem dieser Bekanntmachung beigefügtem Dokument „Eignungsmatrix“ entnommen werden.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 8-14 handelt es sich um Anforderungen, die sich positiv in der Bewertung der Eignung niederschlagen. Die genaue Bewertung ist abhängig vom Zielerreichungsgrad und kann der Anlage „Eignungsmatrix“ entnommen werden. Gibt der Bieter die geforderten Angaben, Dokumente und Erklärungen unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies unter Umständen zur Herabsetzung der Bewertung.
8. Angabe von Referenzen für den produktiven Einsatz Ihres mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Routenoptimierers bei Unternehmen, die im Field Service Management Umfeld tätig sind und ein Auftragsvolumen von mind. 2 Millionen Aufträgen pro Kalenderjahr und einen Umfang von mind. 2 000 zu planenden Ressourcen haben.
9. Angabe von Referenzen für die planmäßige Einführung Ihrer Software inkl. Individualisierungsleistungen innerhalb von einem Jahr.
10. Angabe von Referenzen für eine erfolgreiche Einführung Ihrer Software, welche zur Folge hatte, dass im ersten Jahr mindestens 10 % Steigerung der Schichtproduktivität und in den folgenden Jahren mindestens weitere 2 % Steigerung pro Jahr verzeichnet werden konnten.
11. Beschreiben Sie wie viele Entwickler und Optimierungsexperten Sie für die Pflege und Weiterentwicklung Ihrer dem Auftragsgegenstand entsprechenden Software beschäftigen und welche Seniorität diese besitzen (max. 1/2 DIN-A4-Seite).
12. Wie hoch ist der Umsatzanteil Ihres jährlichen Forschungsbudgets in Bezug auf Routen- und Einsatzplanoptimierung sowie die Verwendung von geographischen Koordinaten und historischen Verkehrsdaten? Beschreiben Sie die Forschungsaktivitäten (max. 1 DIN-A4-Seite)?
13. Beschreiben Sie Ihre Kooperationen mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und sonstigen Institutionen (max. 1/2 DIN-A4-Seite).
14. Beschreiben Sie die Entwicklungsroadmap der nächsten 5 Jahre für Ihre dem Auftragsgegenstand entsprechende Software (max. 1 DIN-A4-Seite).
Steigerung der Schichtproduktivität:
Schichtproduktivität: Das Verhältnis aus der Summe der geleisteten Arbeitszeiten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann (abzüglich Fahrzeiten) und der Summe der Gesamtarbeitszeiten.
Die Steigerung der Schichtproduktivität wird im Rahmen dieser Ausschreibung als die Verbesserung der Kennzahl im Zeitraum 1 Jahr nach Gesamtabnahme der angepassten Software im Vergleich zum Vorjahreszeitraum ohne Verwendung von EOS, verstanden.

1) Die Vergabe läuft über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort finden Sie sämtliche Dokumente. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und eventuell eines Angebots ist die Registrierung unter Angabe der Vergabenummer (Hinweis auf EU –Vergabe) im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG notwendig.
Für technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG steht die Bieterhotline (+49 8002658638) Mo.-Fr. in der Zeit von 8 bis 16 Uhr zur Verfügung.
2) Soweit der Bewerber bzgl. einzelner Bereiche, für die er ggf. im späteren Verlauf ein Angebot abgeben möchte, nicht über die dazu erforderliche Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde verfügt, kann er sich gemäß § 47 Abs. 1SektVO auf andere Unternehmen berufen. Bewerber, die sich zum Nachweis ihrer Eignung gem. § 47 Abs. 1 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen im Falle der Zuschlagserteilung die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens eine Aktualisierung der Verpflichtungserklärungen zu verlangen.
Der Auftraggeber überprüft auch bei den benannten Drittunternehmen, ob Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und behält sich vor, die Vorlage von weiteren Eignungsnachweisen zu fordern.
Für Nachunternehmer, die nicht zum Eignungsnachweis nach § 47 Abs. 1SektVO benannt wurden, gilt folgendes:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens die Vorlage von Eignungsnachweisen für diese Nachunternehmer zu fordern.
Im Falle eines Austauschs solcher Nachunternehmer behält sich der AG eine erneute Prüfung der Eignung vor.
3) Der Bewerber ist zur vertraulichen Behandlung der gesamten Vergabeunterlagen verpflichtet und hat seine Mitarbeiter sowie sonstige mit der Prüfung / Bearbeitung der Vergabeunterlagen betraute Dritte entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4) Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Epidemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen.
Mit der Teilnahme am Wettbewerb verzichtet der Bieter/Bewerber unwiderruflich auf die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen für den Fall, dass der Auftraggeber aus vorgenannten Gründen den Zuschlag nicht erteilt/das Verfahren aufhebt bzw. einstellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.