EU Vergabe „Tax Engine"

Kurze Beschreibung

Die DB Systel GmbH als zentraler IT Provider und Digitalisierungspartner des DB-Konzerns strebt eine Erweiterung seines Portfolios um eine Softwarelösung zur (teil-) automatisierten, eingangsseitigen Umsatzsteuerprüfung („Tax Engine“) an, um weitere Konzernbereiche als Kunden des AG, speziell den Bereich „Bilanzen, Buchhaltung, Steuern“ in der DB AG, mit Leistungen dieser Art versorgen zu können.
Ausgeschrieben wird eine SaaS-Lösung, um die Steuerermittlung für Eingangsrechnungen weitestgehend zu (teil-)automatisieren. Diese Lösung umfasst die Lieferung, den Aufbau, einschließlich der notwendigen Schnittstellen zu den DB Systemen, die Wartung, und die Pflege der eigentlichen Steuerkennzeichenfindung, inklusive bereits vorhandener Regelungen (Business Rules) zur Prüfung des Vorsteuerabzugs. Für diesen Umsatzsteuer-Prüfprozess benötigt die DB AG eine SaaS, welche diese Aufgabe mit höchster Zuverlässigkeit erfüllt.
Die Prüfung einer Rechnung auf Steuerkorrektheit erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und gleichzeitig Aktualität, um in einem SaaS Angebot zuverlässig abgebildet und weiterentwickelt zu werden. Der Markt bietet entsprechende globale Lösungen, mit länderspezifischer Ausgestaltung der geltenden Regeln, die sich kontinuierlich auf die Kundenanforderungen (Material- und Lieferantenportfolio) und auf die regionalen Anforderungen anpassen lassen müssen.
Ziel dieser Vergabe ist es somit, einen Rahmenvertrag ohne Abnahmeverpflichtung zum Einkauf einer SaaS-Tax Engine sowie zugehöriger Beratungs- und Unterstützungsleistungen abzuschließen.
Dafür wird ein Provider gesucht, der über die entsprechenden Erfahrungen und Kompetenzen verfügt, um für die Bahn eine sichere und flexible Lösung mit aktuellen und regionalen Gesetzgebungen zu gewährleisten, und die entsprechende SaaS-Lösung nach Möglichkeit aus seinem Standard-Leistungsportfolio anbieten kann, so dass die DB Systel hier von standardisierten Prozessen und Methoden profitieren kann.
Die wesentlichen Leistungsinhalte sind hier in dieser Übersicht dargestellt:
— Bereitstellung der SW-Lösung zur (teil-) automatisierten, eingangsseitigen Umsatzsteuerprüfung („Tax Engine“) in der vereinbarten Qualität als Software as a Service, d. h. der Betrieb der Softwarelösung erfolgt durch den AN.
— Support zur SW-Lösung und fortlaufende Weiterentwicklung der Standard SW-Lösung;
— Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Sinne von Durchführung eines Integrationsprojekts sowie Trainings und Beratungsleistungen für den AG und seine Kunden.
Der Auftragnehmer ist für die ordnungsgemäße Erbringung des beauftragten Service gemäß den gestellten Anforderungen des Auftraggebers, z. B. betreffend Datenschutz und IT-Sicherheit, verantwortlich.
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind detailliert in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung, beschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Die DB Systel GmbH als zentraler IT Provider und Digitalisierungspartner des DB-Konzerns strebt eine Erweiterung seines Portfolios um eine Softwarelösung zur (teil-) automatisierten, eingangsseitigen Umsatzsteuerprüfung („Tax Engine“) an, um weitere Konzernbereiche als Kunden des AG, speziell den Bereich „Bilanzen, Buchhaltung, Steuern“ in der DB AG, mit Leistungen dieser Art versorgen zu können.
Ausgeschrieben wird eine SaaS-Lösung, um die Steuerermittlung für Eingangsrechnungen weitestgehend zu (teil-)automatisieren. Diese Lösung umfasst die Lieferung, den Aufbau, einschließlich der notwendigen Schnittstellen zu den DB Systemen, die Wartung, und die Pflege der eigentlichen Steuerkennzeichenfindung, inklusive bereits vorhandener Regelungen (Business Rules) zur Prüfung des Vorsteuerabzugs. Für diesen Umsatzsteuer-Prüfprozess benötigt die DB AG eine SaaS, welche diese Aufgabe mit höchster Zuverlässigkeit erfüllt.
Die Prüfung einer Rechnung auf Steuerkorrektheit erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und gleichzeitig Aktualität, um in einem SaaS Angebot zuverlässig abgebildet und weiterentwickelt zu werden. Der Markt bietet entsprechende globale Lösungen, mit länderspezifischer Ausgestaltung der geltenden Regeln, die sich kontinuierlich auf die Kundenanforderungen (Material- und Lieferantenportfolio) und auf die regionalen Anforderungen anpassen lassen müssen.
Ziel dieser Vergabe ist es somit, einen Rahmenvertrag ohne Abnahmeverpflichtung zum Einkauf einer SaaS-Tax Engine sowie zugehöriger Beratungs- und Unterstützungsleistungen abzuschließen.
Dafür wird ein Provider gesucht, der über die entsprechenden Erfahrungen und Kompetenzen verfügt, um für die Bahn eine sichere und flexible Lösung mit aktuellen und regionalen Gesetzgebungen zu gewährleisten, und die entsprechende SaaS-Lösung nach Möglichkeit aus seinem Standard-Leistungsportfolio anbieten kann, so dass die DB Systel hier von standardisierten Prozessen und Methoden profitieren kann.
Die wesentlichen Leistungsinhalte sind hier in dieser Übersicht dargestellt:
— Bereitstellung der SW-Lösung zur (teil-) automatisierten, eingangsseitigen Umsatzsteuerprüfung („Tax Engine“) in der vereinbarten Qualität als Software as a Service, d. h. der Betrieb der Softwarelösung erfolgt durch den AN.
— Support zur SW-Lösung und fortlaufende Weiterentwicklung der Standard SW-Lösung;
— Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Sinne von Durchführung eines Integrationsprojekts sowie Trainings und Beratungsleistungen für den AG und seine Kunden.
Der Auftragnehmer ist für die ordnungsgemäße Erbringung des beauftragten Service gemäß den gestellten Anforderungen des Auftraggebers, z. B. betreffend Datenschutz und IT-Sicherheit, verantwortlich.
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind detailliert in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung, beschrieben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. EK_1-EK_17 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
1. Erklärungen
EK_1: Erklärung dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
EK_2: Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
EK_3: Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
EK_4: Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
EK_5: Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
EK_6: Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
EK_7: Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention
EK_8: Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
EK_9: Erklärung zu §§ 122-124 GWB
EK_10: Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens
EK_11 Erklärung zu schweren Verfehlungen
EK_12: Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen
EK_13: Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner
EK_14: Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn
EK_15: Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen
Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1.EK_1.-EK_15. mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
EK_16: Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate
EK_17: Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bei dem nachfolgenden Eignungsnachweis Nr. EK 18 handelt es sich um eine zwingende Anforderung. Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
EK_18. Abgabe des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments Lieferantenselbstauskunft“

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Kriterien der technischen Leistungsfähigkeit dienen dazu, dem Auftraggeber ein aussagekräftiges Bild des Bewerbers zu geben.
Zur transparenten Differenzierung der Bewerber untereinander sind für die Referenznachweise (s.u.) jeweils einzelne Bewertungskriterien definiert. Sofern mehr als 5 Teilnehmer alle zwingenden Eignungskriterien erfüllen, erfolgt die Auswahl der für die Angebotsphase zugelassenen Anbieter auf Grundlage der Bewertung der Eignungskriterien. Das genaue Bewertungsschema kann dem dieser Bekanntmachung beigefügtem Dokument „Anhang B5 Eignungsmatrix“ entnommen werden.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. EK_19-EK_24 handelt es sich um Anforderungen, die sich positiv in der Bewertung der Eignung niederschlagen. Allerdings führt Bewertungsstufe 0 zum Ausschluss. Die genaue Bewertung ist abhängig vom Zielerreichungsgrad und kann der Anlage „Eignungsmatrix“ entnommen werden. Gibt der Bieter die geforderten Angaben, Dokumente und Erklärungen unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab (Bewertungsstufe 0), so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
EK_19 Referenzen Tax Engine (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie Ihre Top-3 Referenzen der vergangenen 4 Jahre zu folgendem Thema dar:
„Bereitstellung einer Tax Engine (als SaaS-Lösung) / eines SaaS-Services für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt / bzw. Leistungsumfang"
Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Referenz(en):
— Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz der Tax Engine (als SaaS-Lösung) beim Kunden, beträgt mindestens 12 Monate;
— Die Tax Engine SaaS-Lösung wird für die regelbasierte Ermittlung der korrekten Umsatzsteuer einer Lieferantenrechnung genutzt; Der Einsatzschwerpunkt des/der Referenzkunden ist die Umsatzsteuerfindung in Deutschland;
— Die Tax Engine SaaS-Lösung wurde mehrfach pro Jahr auf Änderungen in den Regeln der Umsatzsteuerfindung angepasst, z. B. Reduzierung/Erhöhung des regulären oder reduzierten Umsatzsteuersatzes;
Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:
— Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich);
— Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts (unterstützte Anwendungsfälle) / Nutzungsweise der Tax Engine SaaS-Lösung beim Kunden;
— Darstellung der Kerneigenschaften der eingesetzten Tax Engine SaaS-Lösung und der Anpassungen / Änderungen in Bezug auf Regeln der Umsatzsteuerfindung;
— Darstellung der Komplexität / Schwierigkeit der erbrachten Leistungen;
— Gesamtumfang der Leistung, z. B. Anzahl Steuerprüfungen, Anzahl Nutzer, Größe der „Anwendungs- und Technologie-Landschaft";
— Zielstellung des Kunden beim Einsatz der Tax Engine SaaS-Lösung und Angaben zur Zielerreichung und der Fehlerrate;
— Laufzeit der Referenz;
Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des Bewertungsschemas je Referenz.
Die Gesamtbewertung dieses Kriterium ergibt sich durch die Addition der Bewertung der eingereichten Referenzen und Division durch 3 [(Referenz1 + Referenz2 + Referenz3) / 3 = Bewertung Kriterium].
EK_20 Unternehmens-Standardprozessmodell für Wartung und Weiterentwicklung der Tax Engine (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Prozessmodell in Bezug auf die Weiterentwicklung und Wartung der Tax Engine (als SaaS-Lösung) dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
— Übliche Update- / Patchzyklen und übliche Vorgehensweise zur Bereitstellung von Updates / Patches
— Häufigkeit und Vorlaufzeit von Versionswechseln und Releasewechseln
— Prozess zur fortlaufenden Weiterentwicklung der Tax Engine (als SaaS-Lösung) und geplante Innovationen
— Grundsätzliche Vorgehensweise dazu, wie Sie einem Kunden ermöglichen, auch "Alt"-Versionen Ihrer Tax Engine (als SaaS-Lösung) weiterhin erfolgreich zu nutzen.
EK_21 Standard-Leistungsportfolio Support und Training, und Dokumentation
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Leistungsportfolio im Bereich Support und Training zur Tax Engine SaaS-Lösung dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
— Leistungsportfolio im Bereich Support inkl. Angabe der möglichen Supportzeiten und Supportsprachen;
— Trainings- / Schulungsangebot (Sprachen, in denen Schulungen angeboten werden, auch Angabe, ob Schulungen onsite beim Kunden möglich sind und welche anderen Schulungsangebote vorhanden sind, z. B. Online“ oder „Web-based“ Trainings);
— Unternehmensprozesse zur Erstellung Dokumentation und Aktualisierungen des Regelwerks zur Bestimmung der korrekten Umsatzsteuer
EK_22: ISMS (Informationssicherheits-Management-System)
Verfügen Sie über ein Informationssicherheits-Management-System gemäß DIN ISO 27001 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies – falls möglich – durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen (IT-Sicherheitskonzepte/-vorgaben/-prozesse).
EK_23: ITSM (Informationstechnologie-Servicemanagement-System)
Verfügen Sie über ein IT-Servicemanagement gemäß DIN ISO 20000 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies – falls möglich – durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen (IT-Servicemanagementkonzepte/-vorgaben/-prozesse).
EK_24: Qualitätsmanagement
Verfügen Sie über ein Qualitätsmanagement gemäß DIN ISO 9001 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies – falls möglich – durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen.

1. Die Vergabe läuft über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort finden Sie sämtliche Dokumente. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und eventuell eines Angebots ist die Registrierung unter Angabe der Vergabenummer (Hinweis auf EU –Vergabe) im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG notwendig.
Für technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG steht die Bieterhotline (+49 8002658638) Mo.-Fr. in der Zeit von 8 bis 16 Uhr zur Verfügung.
2. Soweit der Bewerber bzgl. einzelner Bereiche, für die er ggf. im späteren Verlauf ein Angebot abgeben möchte, nicht über die dazu erforderliche Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde verfügt, kann er sich gemäß § 47 Abs. 1SektVO auf andere Unternehmen berufen. Bewerber, die sich zum Nachweis ihrer Eignung gem. § 47 Abs. 1 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen im Falle der Zuschlagserteilung die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens eine Aktualisierung der Verpflichtungserklärungen zu verlangen.
Der Auftraggeber überprüft auch bei den benannten Drittunternehmen, ob Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und behält sich vor, die Vorlage von weiteren Eignungsnachweisen zu fordern.
Für Nachunternehmer, die nicht zum Eignungsnachweis nach §. 47 Abs. 1 SektVO benannt wurden, gilt folgendes:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens die Vorlage von Eignungsnachweisen für diese Nachunternehmer zu fordern.
Im Falle eines Austauschs solcher Nachunternehmer behält sich der AG eine erneute Prüfung der Eignung vor.
3. Der Bewerber ist zur vertraulichen Behandlung der gesamten Vergabeunterlagen verpflichtet und hat seine Mitarbeiter sowie sonstige mit der Prüfung / Bearbeitung der Vergabeunterlagen betraute Dritte entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4. Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Epidemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen.
Mit der Teilnahme am Wettbewerb verzichtet der Bieter/Bewerber unwiderruflich auf die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen für den Fall, dass der Auftraggeber aus vorgenannten Gründen den Zuschlag nicht erteilt/das Verfahren aufhebt bzw. einstellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.