Fuhrparkmanagement-Software

Kurze Beschreibung

Das Fuhrparkmanagement der Polizei Hamburg, Referat VT22, sucht ein Produkt zur Ablösung der veralteten und technisch abgängigen Eigenentwicklung „AdCo Fuhrparkverwaltung“.
Maßgeblich unterstützt die derzeit eingesetzte Softwarelösung das vollumfängliche Management des gesamten Fuhrparks mit deutlich mehr als 2 000 aktiven und inaktiven Einheiten über den kompletten Lebenslauf, von der Planung, der Beschaffung bis hin zur Aussonderung, der Datenarchivierung und dem Controlling. Dabei sind für jedes Fahrzeug die vollständige Historie und alle Kosten, beispielsweise aus Betankungen oder Instandhaltungsaufträgen jeglicher Art, hinterlegt. Sämtliche Daten werden übersichtlich dargestellt und erlauben durch zeitgemäße Auswertungen eine Kosten- sowie Bestandssteuerung.
Künftig soll eine neue Fuhrparkmanagement-Software die bisherige Software ablösen und zugleich die spezialisierten Bedarfe an ein modernes, zukunftsfähiges Flottenmanagement und die spezifischen Anforderungen der Polizei Hamburg decken, beispielsweise in Bezug auf die notwendige Digitalisierung sowie Automatisierung von Prozessen, Verwaltungsfunktionen oder Kommunikationswegen und diverser zukunftsorientierter Lösungen im Bereich der Fuhrparksteuerung samt aussagekräftigem Controlling.
Die Software wird über das Dataport-Rechenzentrum betrieben werden, sodass entsprechende technische Anforderungen zu beachten sind.
Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf das Dokument „Teil B – Anforderungen Fuhrparkmanagement-Software TNW“ verwiesen.
Vertragliche Grundlage der Leistung wird ein EVB-IT-Systemvertrag mit voraussichtlich folgenden Leistungsinhalten sein:
— Überlassung von Standardsoftware ENTWEDER gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) oder auf Zeit (Vermietung),
— Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (insbesondere Customizing und/oder Anpassungen),
— Schulung,
— Projektmanagement,
— Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen (Optional),
— Systemservice nach Abnahme (Mindestlaufzeit 2 Jahre),
— Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems (Optional).
Ein entsprechender Vertragsentwurf wird in der Angebotsphase zur Verfügung gestellt. Die Vergabeunterlagen des Teilnahmewettbewerbs enthalten zunächst nur die EVB-IT-System-AGB zur ersten Orientierung.

Beschreibung der Beschaffung

Es wird auf Abschnitt II.1.4 sowie den Beschreibungen in den Vergabeunterlagen (insbesondere im Dokument „Teil B – Anforderungen Fuhrparkmanagement-Software TNW") verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Abnahme beginnt die Laufzeit für die Systemserviceleistungen/Wartung. Die Laufzeit beträgt mindestens 2 Jahre. Anschließend ist der Vertrag jährlich durch den Auftraggeber kündbar. Wird der Vertrag nicht gekündigt, verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr. Entsprechendes gilt im Falle der Miet-Variante für den Mietzeitraum.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Für die Auswahl der Bewerber wird deren wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit wie folgt bewertet:
1. Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):
— Gewichtung: 10 %,
— 5 Punkte >= 500 000 EUR,
— 7 Punkte >= 1 000 000 EUR,
— 10 Punkte >= 1 500 000 EUR.
2. Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fuhrparkmanagement-Software) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):
— Gewichtung: 10 %,
— 5 Punkte >= 250 000 EUR,
— 7 Punkte >= 500 000 EUR,
— 10 Punkte >= 750 000 EUR.
3. Beschäftigtenanzahl der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):
— Gewichtung: 5 %,
— 5 Punkte >= 10 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 7 Punkte >= 30 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 10 Punkte >= 50 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen).
4. Beschäftigtenanzahl in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fuhrparkmanagement-Software) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist)
— Gewichtung: 15 %,
— 5 Punkte >= 4 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 6 Punkte >= 7 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 7 Punkte >= 10 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 8 Punkte >= 13 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 9 Punkte >= 16 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen),
— 10 Punkte >= 19 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen).
5. Vergleichbarkeit der Referenzprojekte
— Gewichtung: 60 %
— Bewertung: Die Referenz(en), die die Mindestanforderungen erfüllt/erfüllen, wird/werden danach bewertet, inwieweit sie die nachfolgenden Vergleichbarkeitskriterien abdeckt/abdecken. Für jedes erfülltes Vergleichbarkeitskriterium wird ein weiterer Punkt vergeben. Dabei erfolgt die Bewertung anhand einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Hierzu ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die Maximalpunktzahl zu erreichen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz erreicht werden. Denn der Punktwert je Vergleichbarkeitskriterium wird nur einmal hinzugerechnet. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die Erläuterungen und Beispiele in den Bewerbungsbedingungen und der „Bewertungsmatrix Eignungs- und Auswahlkriterien" verwiesen.
Die Vergleichbarkeitskriterien lauten:
— Der Auftraggeber des Referenzprojektes war/ist ein öffentlicher Auftraggeber im Bereich Sicherheit / Sicherheitsbehörden (z. B. Polizei, Feuerwehr, Militär)
— Der Fuhrpark umfasste mind. 2 000 Objekte
— Das Auftragsvolumen umfasste mind. 250 000 EUR
— Das Referenzprojekt umfasste nicht lediglich die Überlassung von Standardsoftware, sondern auch Auftraggeber spezifische Anpassungs- / Entwicklungsleistungen über den Standard hinaus, die einen Anteil von mind. 20 % des Gesamtauftrags ausmachten
— Das Referenzprojekt umfasste auch Pflegeleistungen nach Abnahme.

Beschreibung der Optionen

— Verlängerungsoption (s. Abschnitt II.2.7),
— Optionale Migration des aktuellen Datenbestandes aus dem aktuellen Fuhrparkmanagement-System in die neue Fuhrparkmanagement-Software (s. Abschnitt II.1.4),
— Optionale Anbindung weiterer Systeme /Schnittstellen (s. Abschnitt II.1.4),
Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist),
b) Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fuhrparkmanagement-Software) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist).

Bzgl. der vorgenannten Kriterien a und b:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob der jeweilige Durchschnittswert der angegebenen Umsätze folgende Mindestwerte erreicht oder überschreitet:
— mindestens 500 000 EUR Gesamtumsatz?
— mindestens 250 000 EUR Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (Fuhrparkmanagement-Software).
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer (Eignungsleihe) werden die Umsatzkennzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Beschäftigtenanzahl der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist),
b) Beschäftigtenanzahl in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fuhrparkmanagement-Software) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist),
c) Referenzprojekte.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bzgl. der vorgenannten Kriterien a und b:
Die Angaben zur jeweiligen Beschäftigtenanzahl werden daraufhin überprüft, ob der jeweilige Durchschnittswert der angegebenen Beschäftigtenzahlen folgende Mindestwerte erreicht oder überschreitet:
— mindestens 10 Mitarbeiter insgesamt
— mindestens 4 Mitarbeiter im Tätigkeitsbereich des Auftrages (Fuhrparkmanagement-Software).
Die Angabe ist auf Vollzeitkräfte zu beziehen, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umzurechnen sind.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer (Eignungsleihe) werden die Beschäftigtenzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.
Bzgl. des vorgenannten Kriteriums c:
Es ist mindestens ein Referenzprojekt über eine vergleichbare Leistung (Entwicklung und/oder Überlassung von Fuhrparkmanagement-Software) in den letzten 3 Jahren (gerechnet ab der Teilnahmeantragsfrist) anzugeben.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer (Eignungsleihe) werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
— Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
— dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
— Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß Hamburgischem Vergabegesetz (HmbVgG),
— Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrages/Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerber-/Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerber-/Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation (siehe Vergabeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern/Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ (21.1.2021) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber/Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber/Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerber/Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bewerber-/Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.