Gebäudeunterhalts- und Grundreinigung der Objekte der Stadt Erkelenz

Kurze Beschreibung

Die Ausschreibung bezieht sich auf die Leistungen: Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung (auf Abruf), und diverse Abrufleistungen.

Bei den zu reinigenden Objekten handelt es sich um vom Auftraggeber verwaltete kommunale Gebäude im Stadtgebiet von Erkelenz. Dies sind vorwiegend Schulen, Kindertageseinrichtungen, Sport- und Mehrzweckhallen, das Rathaus und weitere Verwaltungsflächen der Stadt Erkelenz. Außerdem die Feuerwehrgerätehäuser, öffentliche WCs, der Baubetriebshof, ein Feuerwehrmuseum und Friedhofs hallen. Die Leistungen fallen in vier Losen mit Untergewerken an. Die Aufteilung der Lose und Zuordnung der Gewerke ist unter örtlichen und fachlichen Gesichtspunkten erfolgt.

Zusätzliche Informationen

a) Der Preis wird mit 50 % Hauptentscheidungsträger in der Vergabe. In einem mathematischen Algorithmus werden von 100 möglichen Punkten 50 Punkte, analog 50 % Gewichtung in der Vergabeentscheidung, für den besten angebotenen Preis vergeben. Die Preispunkte für die anderen Angebote ergeben sich wie folgt: Preispunkte = Bestpreis durch Angebotspreis mal 50 (der doppelte Preis führt zu einer halbierten Punktzahl).

b) 25 Punkte, analog 25 % Gewichtung in der Vergabeentscheidung, werden erreicht, wenn sich die Aufwandskalkulation in dem marktüblichen Korridor befindet.

Die im Rahmen des Angebotes abzugebenden Leistungskennzahlen (LKZ) sind neben dem Stundenverrechnungssatz ein weiterer Faktor in der Preisbestimmung der angebotenen Dienstleistung. Für den zu vergebenden Auftrag mit seiner heterogenen Objektstruktur und Vielzahl der Objekte würde eine Fehleinschätzung des Reinigungsaufwandes nach Auftragsvergabe durch den Bieter nicht kompensiert werden können. Im Rahmen von breit angelegten Korridoren von LKZ geht die Stadt Erkelenz - bei dem vorhandenen Verschmutzungsgrad der Liegenschaften der Stadt Erkelenz von einer dem Auftrag angemessenen Kalkulationsstruktur aus. Innerhalb dieser raumnutzungsabhängigen LKZ-Korridore obliegt es dem jeweiligen Bieter, im Rahmen seiner unternehmerischen Freiheit, seiner Ablauforganisation und seines technischen und fachlichen Know Hows die passenden LKZ in Ansatz zu bringen. Liegen die im Rahmen des Angebotes abgegebenen LKZ höher, geht die Stadt Erkelenz davon aus, dass diese Leistungsansätze nicht zu schaffen sind. Die Stadt Erkelenz erwartet dann Schlechtleistung, die den Auftrag insgesamt gefährdet. Liegen die abgegebenen LKZ niedriger, geht die Stadt Erkelenz davon aus, dass die Kalkulation auf nicht ausreichender Arbeitsorganisation des Bieters beruht, die zum heutigen Verfahrensstand als marktüblich vorausgesetzt werden kann. In diesem Fall ist die reibungslose Erfüllung des konkreten Auftrages infrage gestellt, da Auftragnehmer, die sich bei dem konkreten Auftrag verschätzt haben, erfahrungsgemäß nach entsprechender Erkenntnis eine "nachvertragliche Leistungsoptimierung" versuchen. Die Stadt Erkelenz muss daher bei unrealistischen LKZ davon ausgehen, dass nachträglich an der eigentlichen Leistung gespart wird, was einen erhöhten Kontrollaufwand und Auseinandersetzungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer nach sich zieht und was die Abwicklung des Auftrages insgesamt für die Stadt Erkelenz wieder unwirtschaftlicher macht, als ein glatt abgewickelter Auftrag. Deswegen stellt die Stadt Erkelenz in der Kalkulationsdatei, Tabelle LKZ dar, inwieweit Abweichungen von marktüblicher Aufwandskalkulation (angelehnt an die REFA-Kalkulationen bzw. Kalkulationen der Innungen des Gebäudereinigerhandwerks sowie eigener Erfahrungswerte) bewertet werden.

Der Korridor lässt einen ausreichend großen Spielraum für die individuelle Leistungssituation des Bieters zu. Wenn jedoch Aufwandskalkulationen (LKZ) den marktüblichen Korridor verlassen, werden in einem Stufenverfahren bis zu 25 mögliche Punkte in der Bewertung des Bieterangebotes abgezogen. Die Angabe zu den Korridoren ist in der Losübersicht der Kalkulation hinterlegt.

Die Punkteverteilung teilt sich wie folgt auf:

20 Punkte in der Unterhaltsreinigung

05 Punkte in der Grundreinigung.

c) 25 Punkte analog 25 % Gewichtung in der Vergabeentscheidung werden erreicht, wenn das Konzept zur Auftragsorganisation aus Sicht der Stadt Erkelenz optimal gestaltet ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass allein der angebotene Preis für die angefragten Reinigungsdienstleistungen nicht das wirtschaftlich günstigste Angebot bestimmen kann.

Erläuterung zur Bewertung:

Der Auftraggeber möchte wissen, wie der Bieter den konkret anstehenden Auftrag plant und im Regelbetrieb auszuführen gedenkt. Insbesondere interessiert seine Vorgehensweise in Krisensituationen.

Daher wurde der fein abgestimmte Fragenkatalog entwickelt. Dabei entspricht die Bepunktung der Bedeutung der einzelnen Aspekte für den Auftraggeber. Ihm ist die explizite Beantwortung jeder einzelnen Frage wichtig. So reicht ihm allein das Beifügen von Unternehmensbroschüren, etc. nicht.

Für eine transparente, nachvollziehbare Vergleichbarkeit der Bieterantworten ist es unumgänglich, dass sich jeder Bieter an die vorgegebene Fragestruktur hält. Jeder Antwort ist die zugehörige, dreistellige Fragennummer zuzuordnen. Hält sich der Bieter nicht an die vorgegebene Fragestruktur, können seine Antworten nicht bepunktet werden.

Die maximal zu erreichende Punktzahl für die Beantwortung der einzelnen Fragen entnehmen Sie der oben dargestellten Tabelle. Die Bewertung der einzelnen Antworten erfolgt unter drei Aspekten. Vorhanden, schlüssig und überzeugend.

"Vorhanden" bedeutet, dass die gestellte Frage explizit beantwortet wurde.

Für die vollständige Beantwortung der Frage erhält man 20 % der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.

"Schlüssig" bedeutet, dass die Antwort auf die konkrete Frage logisch ist. Eine logische Antwort muss aber nicht zwingend auch überzeugend sein.

Für die vollständige und schlüssige Beantwortung der Frage erhält man weitere 60 % der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.

"Überzeugend" bedeutet, die schlüssige Antwort überzeugt durch besondere weitere Merkmale, wie z.B. die Ausführlichkeit der Darstellung. Aber auch eine kurze Antwort kann überzeugend sein, wenn sie sich z.B. von den Antworten anderer Bieter besonders absetzt.

Für die vollständige und überzeugende Beantwortung der Frage erhält man weitere 20 % der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.

In einem mathematischen Algorithmus werden 25 Punkte, analog 25 % Gewichtung in der Vergabeentscheidung, für das beste angebotene Konzept vergeben. Die Bewertungspunkte für die anderen Konzepte ergeben sich wie folgt: Bewertungspunkte = Punkte Konzept durch Punkte für das beste Konzept mal 25.

Beschreibung der Verlängerungen

Das Vertragsverhältnis beginnt am 01.07.2020 und endet am 30.09.2023. Der AG hat das Recht die Geltungsdauer des Vertrages durch Ausübung einer Option bis zum Ende des letzten Schultages vor Beginn der Herbstschulferien in Nordrhein-Westfalen im Jahr 2024 und abschließend bis zum Ende des letzten Schultages vor Beginn der Herbstschulferien in Nordrhein-Westfalen im Jahr 2025 zu verlängern.

Kurze Beschreibung

In den Hallen und Umkleiden finden in den ersten 4 Wochen der Sommerferien keine Reinigung statt. In den übrigen Ferien ist am Montag, Mittwoch und Freitag eine Reinigung durchzuführen. Der letzte Reinigungstag vor den Sommerferien ist der erste Ferientag.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Der Nachprüfungsantrag ist schriftlich bei der zuständigen Vergabekammer einzureichen. Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Der Antrag ist außerdem unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 GWB muss ein Antrag auf Nachprüfung aufgrund einer Rüge, der der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, binnen 15 Tagen bei der o. g. Vergabekammer gestellt werden.