Hardware Rahmenvertrag

Kurze Beschreibung

Zur Vereinfachung des Beschaffungsvorgangs sowie zur Steigerung der Qualität soll ein Rahmenvertrag für Standard Hardware abgeschlossen werden. Die gewünschten Hardwaretypen werden im Kriterienkatalog aufgeführt und genauer beschrieben. Der Auftraggeber soll über ein Online Portal (oder vergleichbar) des Auftragnehmers entsprechend eines vorher festgelegten Rahmens Hardware anfordern können (Abrufbestellung). Die gewünschte Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre mit Verlängerungsoption um weitere 4 Jahre.
Zu jedem Hardwaretypen nennt der Auftragnehmer das angebotene Produkt. Die angebotene Hardware muss mindestens ein Jahr verfügbar sein. Für das erste Vertragsjahr wird eine Mindestabnahmemenge angegeben. Die Anforderung an die genannten Hardwaretypen wird jährlich in Abstimmung mit dem Auftragnehmer auf Aktualität geprüft, sodass ein Wechsel auf Nachfolgemodelle (z. B. bei Abkündigung des Modells) oder technisch andere Geräte möglich ist. Auch bei technisch anderen Geräten gilt der Festpreis. Wird eine technische Anforderung auf explizite Anforderung der ÜSTRA neu und abweichend vom Ursprungsmodell vereinbart, kann auch nur für diese neue und abweichende technische Anforderung ein neuer Preis vereinbart werden, nicht für das gesamte Gerät. Für die weiteren Vertragsjahre wird keine Mindestabnahmemenge garantiert. Darüber hinaus darf der Auftraggeber im Gesamtwert von bis zu 20 % des Rahmenvertragswertes weitere Produkte des Auftragnehmers erwerben, die nicht in dem Kriterienkatalog aufgeführt sind.
Die Lieferung muss binnen 14 Kalendertagen ab Eingang der Bestellung durch den Auftraggeber erfolgen und stückweise möglich sein.
Der Auftragnehmer übermittelt bei Lieferung digital eine CSV Tabelle nach Vorlage durch den Auftraggeber.
Der Auftraggeber soll bei Bestellungen zusätzliche, auswählbare Optionen haben, sodass bei Bedarf PC/Desktops bereits vor der Lieferung mit einem vorkonfigurierten Image, welches vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, durch den Auftragnehmer aufgesetzt werden, Hardware durch den Auftragnehmer bereits vor der Lieferung gelabelt wird und/oder bei Lieferung am Zielort durch den Auftragnehmer aufgebaut wird.
Der Auftragnehmer soll hierzu Preise und Mindestmengen nennen.
Aus Gründen der Transparenz und um Überbuchung des Rahmens zu vermeiden, stellt der Auftragnehmer aktiv (gemeint ist hierbei eine Übersicht auf dem Bestellportal) (oder alternativ auf Anfrage des Auftraggebers) dar, wie hoch die aktuelle Belastung des Rahmens zu dem jeweiligen Zeitpunkt ist.
Bei der Auswahl des Verpackungsmaterials ist den Erfordernissen des Umweltschutzes Rechnung zu tragen. Im Rahmen einer Nachhaltigen Beschaffung ist darauf zu achten, dass nur ein Mindestmaß an Verpackungsmaterialien verwendet wird, die den sicheren Transport der Ware garantieren. Soweit möglich, ist der Einsatz von nicht recycelbaren Materialien zu vermeiden.

Beschreibung der Beschaffung

Für das erste Vertragsjahr wird eine Mindestabnahmemenge angegeben:
— Mini Desktop PC: 0 Stück,
— Business Notebook: 50 Stück,
— Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1): 50 Stück,
— Tablet PC (Detachable 2-in-1): 0 Stück,
— Monitor: 80 Stück.
Für die weiteren Vertragsjahre wird keine Mindestabnahmemenge garantiert.
Die geplanten Abnahmemengen beziehen sich auf die Grundlaufzeit des Rahmenvertrages von 4 Jahren:
— Mini Desktop PC 270 Stück,
— Business Notebook 13,0" 100 Stück,
— Business Notebook 14,0" 75 Stück,
— Business Notebook 15,5" 50 Stück,
— Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1) 540 Stück,
— Tablet PC (Detachable 2-in-1) 450 Stück,
— Monitor 600 Stück,
— 20 Prozent-Kontingent Pauschal-Festpreis.
Der Auftraggeber darf im Gesamtwert von bis zu 20 Prozent des Rahmenvertragswertes (kumulierter Auftragswert der Positionen 1, 2, 3, 4, 5 und 6 aus der Aufgabe Produkte/Leistungen) weitere Produkte des Auftragnehmers erwerben, die nicht in dem Kriterienkatalog aufgeführt sind.
Der Bieter trägt als Bestellmenge für den Pauschal-Festpreis ein:
(Summe Bestellmenge Position 1 + Summe Bestellmenge Position 2 + Summe Bestellmenge Position 3 + Summe Bestellmenge Position 4 + Summe Bestellmenge Position 5 + Summe Bestellmenge Position 6) × 0,2.
Beispiel:
— (Summe Bestellmenge Position 1 500 000,00 EUR netto,
— + Summe Bestellmenge Position 2 100 000,00 EUR netto,
— + Summe Bestellmenge Position 3 100 000,00 EUR netto,
— + Summe Bestellmenge Position 4 100 000,00 EUR netto,
— + Summe Bestellmenge Position 5 100 000,00 EUR netto,
— + Summe Bestellmenge Position 6 100 000,00 EUR netto — ergibt Gesamtsumme der Positionen von 1 000 000,00 EUR netto)
— × 0,2,
— = 200 000,00 EUR netto als einzutragender Wert für das 20 Prozent-Kontingent.
Schulungen 12 Schulungen
Schulung von zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bereiches Service der ÜSTRA auf alternative, produktspezifische Eigenschaften, wenn Hardware eines anderen Herstellers als HP (ausgenommen Monitore) angeboten wird.
Der Bieter hat den Schulungsaufwand je Mitarbeiterin und Mitarbeiter des Bereiches Service der ÜSTRA in den Leistungskriterien in Tagen anzugeben (1 Tag = 8 Stunden). Die Anzahl der Tage ist mit dem Stundenverrechnungssatz der Mitarbeiterin und Mitarbeiter des IT Service Desks des Bereiches Service der ÜSTRA (aktuell: 92,90 EUR netto) zu multiplizieren.
Beispiel:
Schulungsaufwand 2,5 Tage (=20 Stunden) x Stundensatz 92,90 EUR netto = 1 858,00 EUR netto je Schulung für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Die Bestellmenge von zwölf Schulungen stellt die Gesamtzahl der zu schulenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar.
Image aufsetzen 945 Stück
Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass der Auftragnehmer vor der Lieferung PCs/Notebooks/Tablets mit einem Image aufsetzt, welches vom Auftraggeber bereitgestellt wird.
Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.
Die Bestellmenge ergibt sich aus der kumulierten Zahl von 270 Mini Desktop PC, 225 Business Notebook und 450 Tablet PC (Detachable 2-in-1).
Hardware labeln 2 085 Stück
Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass Hardware vor Lieferung durch den Auftragnehmer gelabelt wird.
Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.
Die Bestellmenge ergibt sich aus der kumulierten Zahl von 270 Mini Desktop PC, 225 Business Notebook, 540 Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1), 450 Tablet PC (Detachable 2-in-1) und 600 Monitor.
Lieferung inklusive Aufbau vor Ort 48 Lieferungen
Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass die Lieferung inklusive Aufbau vor Ort erfolgt.
Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.
Die Bestellmenge ergibt sich aus einer Lieferung je Monat über die garantierte Vertragslaufzeit von 4 Jahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angabe der Eintragung in ein Handelsregister, alternativ eine Angabe nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist.
Der Bewerber sichert zu, dass er seinen Unternehmenssitz innerhalb eines der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union hat. Wird kein Unternehmenssitz genannt, der sich innerhalb eines Mitgliedsstaates der Europäischen Union befindet, erfolgt der Ausschluss aus dem weiteren Vergabeverfahren.
Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate zum Stichtag der Bewerbungsfrist oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
— Präqualifizierung
Der Bieter kann — sofern vorhanden — seine Eignung durch Nachweis einer Präqualifizierungs-Nummer (PQ-Nummer) erbringen.
Wird eine PQ-Nummer angegeben, sind alle folgenden Eignungskriterien, die vom Bieter ausgefüllt werden müssen, mit „Ja" auszufüllen.
Ich verpflichte mich/wir verpflichten uns, der ÜSTRA unverzüglich schriftlich mitzuteilen, wenn sich die Angaben, für die eine Präqualifizierung gewährt worden ist, ändern.
— Erklärungen zur Zuverlässigkeit.
Ich erkläre/Wir erklären, dass,
— über mein/unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde,
— sich mein/unser Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
— ich/wir keine schwere Verfehlung begangen habe/haben, die meine/unsere Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt, insbesondere dass kein Ausschlussgrund gemäß §§ 123 f. GWB vorliegt,
— ich meine/wir unsere Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt habe/haben,
— ich/wir keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen im Vergabeverfahren, insbesondere in Bezug auf meine/unsere Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, abgegeben habe/haben und auch nicht abgeben werde/werden,
— ich mich/wir uns ordnungsgemäß bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet habe/haben,
— ich/wir den gesetzlichen Pflichten zur Zahlung des Mindestlohns gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG) nachkommen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gemäß § 14 AGB ÜSTRA gilt:
Der Auftragnehmer hat spätestens unverzüglich nach Auftragserteilung eine Produkthaftpflichtversicherung mit einer pauschalen Deckungssumme von mindestens 10 Mio. EUR pro Personen-/Sachschaden abzuschließen und zu unterhalten.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zum Unternehmen, zum Firmenprofil sowie zum Personalbestand, insbesondere: Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen).
Ich erkläre/Wir erklären, dass:
— ich/wir alle Leistungen, die nicht im Verzeichnis der durch Nachunternehmer aus-zuführenden Teilleistungen aufgeführt sind, im eigenen Betrieb ausführen werde,
— ich/wir bei Verwendung einer selbst gefertigten Kopie oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses das von der ÜSTRA verfasste Leistungsverzeichnis als allein verbindlich anerkenne/anerkennen,
— das von der ÜSTRA vorgeschlagene Produkt Inhalt meines/unseres Angebotes ist, wenn Teilleistungsbeschreibungen der ÜSTRA den Zusatz „oder gleichwertiger Art“ enthalten und von mir/uns keine Produktangaben (Hersteller- und Typenbezeichnung) eingetragen wurden.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Gemäß § 11 AGB ÜSTRA gilt:
§ 11 Zahlung, Rechnungen
1. Die ÜSTRA zahlt durch Überweisung nach eigener Wahl entweder innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang unter Abzug eines vertraglich vereinbarten Skonto oder innerhalb von (dreißig) 30 Tagen nach Rechnungseingang ohne Skontoabzug. Zahlungen bedeuten keine Anerkennung der Leistung als vertragsgemäß,
2. Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der fälligen und prüffähigen Rechnung, bei der zuständigen Stelle der ÜSTRA, jedoch nicht vor dem Tag der Übergabe der Vertragsleistung gegen Empfangsbestätigung bzw. nach Abnahme,
3. Bei vereinbarten Abschlagszahlungen beginnt die Zahlungsfrist mit dem Tag des Eingangs einer prüffähigen Abschlagsrechnung bei der ÜSTRA, wenn vereinbart, bei der dort zuständigen Stelle, jedoch nicht vor Stellung einer vereinbarten Sicherheit,
4. Für die Rechtzeitigkeit der Zahlung durch die ÜSTRA ist die Übergabe des Überweisungsauftrages an die Bank/Kreditinstitut maßgeblich,
5. Abschlags-, Teil-, Teilschluss- und Schlussrechnungen sind als solche zu bezeichnen und fortlaufend zu nummerieren. Rechnungen ohne gesonderte Bezeichnung werden als Schlussrechnungen behandelt. Zeit, Art und Umfang der Leistung müssen darin erschöpfend, eindeutig und allgemein verständlich angegeben sein. Außerdem sind die Bestellnummer, die Einzelpreise und die Umsatzsteuer anzugeben. Die Liefer-/bzw. Leistungsbelege, die der Empfangsstelle der ÜSTRA auszuhändigen sind, müssen bereits die Vertragsnummer/oder die Bestellnummer enthalten,
6. Teil-, Teilschluss- oder Abschlagszahlungen werden nur geleistet, wenn sie bei der Auftragserteilung vereinbart worden sind. Sie sind bei der Ermittlung der Schlusszahlung zu berücksichtigen. Die Vorschriften des § 632 a BGB bleiben davon unberührt.
Punkte 7. bis 10. können aufgrund der begrenzten Zeichenanzahl im Feld nicht voll dargestellt werden, können jedoch den Vertragsbedingungen der Vergabeunterlagen entnommen werden.