Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware

Universität Hamburg

Die Universität Hamburg ist mit mehr als 40 000 Studierenden und ca. 6 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte Forschungs- und Ausbildungseinrichtung Norddeutschlands.
Als zentraler Servicedienstleister ist die Universitätsverwaltung bestrebt das Verwaltungshandeln zu optimieren und zu digitalisieren. Durch die Einführung einer Software zur elektronischen Verwaltung der Reisekostenabrechnung soll der komplette Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Erstattungen möglichst vollständig digitalisiert werden.
Aktuell fallen jährlich ca. 14 000 Dienstreisen und -gänge einschließlich deren Abrechnung an. Dazu kommen noch die Abrechnungen von externen Personen und Gästen, welche nicht an der Universität Hamburg beschäftigt sind und aufgrund einer Vereinbarung oder Zusage Reisekosten erstattet bekommen.
Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt.
Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen:
— Bereitstellung einer installationsfähigen Software;
— Unterstützung bei der Installation und Einführung der Software;
— Herstellung der Betriebsbereitschaft;
— Unterstützung der auftraggeberseitigen Einführungs- und Genehmigungsprozesse;
— Erforderliche Konfiguration der Software;
— Dokumentation und Schulungen.
Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-07.

Wer?

• Universität Hamburg

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-07	Auftragsbekanntmachung
2020-10-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Referenznummer: UHH_VOL2020029VVfmTnW
Kurze Beschreibung:

Die Universität Hamburg ist mit mehr als 40 000 Studierenden und ca. 6 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte Forschungs- und Ausbildungseinrichtung Norddeutschlands. Als zentraler Servicedienstleister ist die Universitätsverwaltung bestrebt das Verwaltungshandeln zu optimieren und zu digitalisieren. Durch die Einführung einer Software zur elektronischen Verwaltung der Reisekostenabrechnung soll der komplette Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Erstattungen möglichst vollständig digitalisiert werden. Aktuell fallen jährlich ca. 14 000 Dienstreisen und -gänge einschließlich deren Abrechnung an. Dazu kommen noch die Abrechnungen von externen Personen und Gästen, welche nicht an der Universität Hamburg beschäftigt sind und aufgrund einer Vereinbarung oder Zusage Reisekosten erstattet bekommen. Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt. Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen: — Bereitstellung einer installationsfähigen Software; — Unterstützung bei der Installation und Einführung der Software; — Herstellung der Betriebsbereitschaft; — Unterstützung der auftraggeberseitigen Einführungs- und Genehmigungsprozesse; — Erforderliche Konfiguration der Software; — Dokumentation und Schulungen. Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.

Kurze Beschreibung

Die Universität Hamburg ist mit mehr als 40 000 Studierenden und ca. 6 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte Forschungs- und Ausbildungseinrichtung Norddeutschlands.

Als zentraler Servicedienstleister ist die Universitätsverwaltung bestrebt das Verwaltungshandeln zu optimieren und zu digitalisieren. Durch die Einführung einer Software zur elektronischen Verwaltung der Reisekostenabrechnung soll der komplette Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Erstattungen möglichst vollständig digitalisiert werden.

Aktuell fallen jährlich ca. 14 000 Dienstreisen und -gänge einschließlich deren Abrechnung an. Dazu kommen noch die Abrechnungen von externen Personen und Gästen, welche nicht an der Universität Hamburg beschäftigt sind und aufgrund einer Vereinbarung oder Zusage Reisekosten erstattet bekommen.

Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt.

Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen:

— Bereitstellung einer installationsfähigen Software;

— Unterstützung bei der Installation und Einführung der Software;

— Herstellung der Betriebsbereitschaft;

— Unterstützung der auftraggeberseitigen Einführungs- und Genehmigungsprozesse;

— Erforderliche Konfiguration der Software;

— Dokumentation und Schulungen.

Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Hamburg
Postanschrift: Mittelweg 124
Postleitzahl: 20148
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: https://www.uni-hamburg.de/ 🌏
E-Mail: strategischereinkauf@verw.uni-hamburg.de 📧
Fax: +49 40428386638 📠
URL der Dokumente: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.Bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=Jy8S2FEhi6U%253d 🌏
URL der Teilnahme: http://www.bieterportal.hamburg.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-07 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-12 📅
Datum des Beginns: 2020-12-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 155-379556
ABl. S-Ausgabe: 155

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Universität Hamburg ist mit mehr als 40 000 Studierenden und ca. 6 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte Forschungs- und Ausbildungseinrichtung Norddeutschlands.

Als zentraler Servicedienstleister ist die Universitätsverwaltung bestrebt das Verwaltungshandeln zu optimieren und zu digitalisieren. Durch die Einführung einer Software zur elektronischen Verwaltung der Reisekostenabrechnung soll der komplette Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Erstattungen möglichst vollständig digitalisiert werden.

Aktuell fallen jährlich ca. 14 000 Dienstreisen und -gänge einschließlich deren Abrechnung an. Dazu kommen noch die Abrechnungen von externen Personen und Gästen, welche nicht an der Universität Hamburg beschäftigt sind und aufgrund einer Vereinbarung oder Zusage Reisekosten erstattet bekommen.

Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt.

Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen:

— Bereitstellung einer installationsfähigen Software;

— Unterstützung bei der Installation und Einführung der Software;

— Herstellung der Betriebsbereitschaft;

— Unterstützung der auftraggeberseitigen Einführungs- und Genehmigungsprozesse;

— Erforderliche Konfiguration der Software;

— Dokumentation und Schulungen.

Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.

Es soll ein leistungsstarker Dienstleister verpflichtet werden, der die Universität Hamburg bei der Implementierung einer Reisekostenmanagementsoftware unterstützt. Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Die Kriterien zur Auswahl sind den Teilnahmeunterlagen zu entnehmen.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-09-30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Strategischer Einkauf
Dokumente URL: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.Bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=Jy8S2FEhi6U%253d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Postfach 30 17 41
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20306
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 40428231448 📞
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Quelle: OJS 2020/S 155-379556 (2020-08-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-10-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 209-510963
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 155-379556
ABl. S-Ausgabe: 209
Zusätzliche Informationen
Das Verfahren wird mit Bezug auf § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV aufgehoben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs und durchzuführenden Vergabeverfahrens ist die Verpflichtung des Dienstleisters auf Basis eines „EVB-IT Systemvertrages“ vorgesehen. Der Dienstleister sollte ab Mitte/ Ende November 2020 verfügbar sein. Die konkrete Umsetzung ist ab Januar 2021 geplant.

Quelle: OJS 2020/S 209-510963 (2020-10-22)

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