Implementierung eines neuen CRM-Systems

Stiftung „Haus der kleinen Forscher“

Implementierung eines neuen CRM-Systems.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-02-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-01-23.

Wer?

• Stiftung „Haus der kleinen Forscher“

Wie?

• Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung › Entwicklung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung › Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-01-23	Auftragsbekanntmachung
2020-03-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-01-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Kurze Beschreibung: Implementierung eines neuen CRM-Systems.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung „Haus der kleinen Forscher“
Postanschrift: Rungestraße 18
Postleitzahl: 10179
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.haus-der-kleinen-forscher.de 🌏
E-Mail: vergabe@haus-der-kleinen-forscher.de 📧
Telefon: +49 30275959265 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E77693581 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-01-23 📅
Einreichungsfrist: 2020-02-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-01-27 📅
Datum des Beginns: 2020-05-01 📅
Datum des Endes: 2021-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 018-038686
ABl. S-Ausgabe: 18

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Implementierung eines neuen CRM-Systems 1. Ausgangslage Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden.

Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer sehr fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).

Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u. a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

Die folgend näher beschriebenen Systeme sind direkt bzw. indirekt von der CRM-Implementierung betroffen. Das aktuelle bzw. perspektivisch angedachte Zusammenspiel der Systeme kann den Abbildungen der Ist- und Soll-Architekturen entnommen werden. Die Systeme, die in der Schnittstellenübersicht des Ist-Zustandes mit der Zusatz „(NEU)“ gekennzeichnet sind, wurden kürzlich als Teil der internen Digitalstrategie der Stiftung in die IT-Systemlandschaft implementiert. Die Kennzeichnung „(tbd)“ in der Schnittstellenübersicht, der im Rahmen der digital Strategie entwickelten Soll-Architektur, kennzeichnet die Systeme, die in künftigen Projekten sukzessive implementiert werden sollen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht die einseitige Option des Auftraggebers auf dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate bis max. 30.4.2024.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-04-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-02-25 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): User Stories
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technik, Performanz, Cloud, on premise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Usability
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Service und die Qualität
kommerziellen/ rechtlichen Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruck des Angebotes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 4 %
Preis (Gewichtung): 50 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung
Kontakt
Internetadresse: www.haus-der-kleinen-forscher.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E77693581 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 018-038686 (2020-01-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-03-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 052-123433
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 018-038686
ABl. S-Ausgabe: 52

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): kommerziellen/rechtlichen Anforderungen
Quelle: OJS 2020/S 052-123433 (2020-03-11)

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