Beschreibung der Beschaffung
Beauftragung eines Dienstleisters im Bereich Inputmanagement. Die Leistungen beinhalten eine vom Auftragnehmer zu liefernde und zu pflegende Softwarelösung für das elektronische Erfassen der Eingangspost sowie die unternehmensweite Weiterverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischen Archiv inklusive aller weiter notwendigen Komponenten für die HOWOGE.
Die nachfolgenden Merkmale und Funktionen beschreiben die angestrebte Softwarelösung (keine abschließende Aufzählung):
— Posteingangsverarbeitung Papierpost (Postlogistik):
— Postfach oder Einrichtung einer Poststelle vor Ort,
— Belegaufbereitung/Vorsortierung,
— Digitalisierung,
— Klassifizierung und Metadatenerfassung zur Postlenkung (z. B. Ermittlung von Absender, Zuordnung zu Empfänger und Geschäftsvorfall; bei Rechnungen ggf. manuelle Vorkontierung durch Dienstleister),
— Qualitätskontrolle,
— Zwischenlagerung,
— ggf. Re-Scan,
— Vernichtung,
— Elektronische Post:
— Postlenkung von E-Mails mittels Indizierung (wie bei Papierpost),
— Unterstützung papierloser Eingangskanäle: E-Mail, XRechnung, CSV, ..,
— Rechnungserfassung und -kontierung,
— Anbindung an (unter anderem):
— SAP-ERP-System,
— SAP HCM,
— Easysquare der Firma Promos,
— Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems,
— Bereitstellen eines elektronischen Archivs.
Im Projekt ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:
1. Aufbau des zentralen Inputmanagements,
2. Bereitstellung DMS und Archivsystem,
3. Einrichtung einer Ablagestruktur nach Vorgaben des Auftraggebers,
4. Anbindung Externe Applikationen,
5. Migration der Bestandsdokumente aus dem bestehenden MFDWin-Archiv.
Die angestrebte Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.