Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden.
Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).
Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u.a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-07-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-06-03.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Kauf (Los 1) und Implementierung (Los 2) eines CRM-Systems
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)📦
Kurze Beschreibung:
“Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den...”
Kurze Beschreibung
Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden.
Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).
Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u.a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.
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1️⃣ Titel
Los-Identifikationsnummer: Los 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)📦
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Bereitstellen von geeigneten Salesforce CRM Lizenzen gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.3 erfassten Anforderungen zu Technik, Cloud, Service und Qualität über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitraum;
— Updates der geeigneten Salesforce CRM Lizenzen über den unter II.9. geregelten Ausführungszeitraum;
— Einbezug der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) im Rahmen der Auswahl geeigneter Lizenzen für das Zusammenspiel mit dem neuen LMS-System (Valamis).
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Qualitätskriterium (Bezeichnung): User Stories
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technik, Performanz, Cloud
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Service und Qualität
Qualitätskriterium (Bezeichnung): kommerzielle/rechtliche Anforderungen
Preis (Gewichtung): 50 %
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 12
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“15.8.2020 bis 14.8.2021 mit der einseitigen Option des Auftraggebers auf dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate bis max. 14.8.2024.”
2️⃣ Titel
Los-Identifikationsnummer: Los 2
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)📦
Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Implementierung des Salesforce CRM-Systems (Los 1) gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der angedachten Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.4 erfassten Anforderungen zu Umsetzung, Datenschutz, Service und Gesamteindruck o Inkl. Planung und Erarbeitung entsprechender Schnittstellen • Einbezug des in der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) angedachten Zusammenspiels mit dem neuen LMS-System (Valamis) in die Implementierungsleistungen • Migration der Bestandsdaten aus dem Cobra-CRM und dem sog. Veranstaltungsplaner;
— Schulungen und Einweisung in das Salesforce CRM-System (basierend auf den Implementierungsleistungen);
— Support im Rahmen der erbrachten Implementierungsleistungen gemäß SLAs (Anlage_6).
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzung, Datenschutz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruch des Angebotes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Los 1:
— mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren für einen vergleichbaren Auftrag: Öffentlicher Auftraggeber mit mind. 100 CRM-Nutzenden Auftrag...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Los 1:
— mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren für einen vergleichbaren Auftrag: Öffentlicher Auftraggeber mit mind. 100 CRM-Nutzenden Auftrag (Formblatt 5)
Los 2;
— mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren für einen vergleichbaren Auftrag: Auftraggeber mit mind. 100 CRM-Nutzenden Auftrag (Formblatt 5);
— Mindestumsatz der letzten 3 Jahre: mindestens 200 000 EUR p. a. (Formblatt 6);
— Mindestmitarbeiteranzahl: 20 (Formblatt 7).
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“— formwirksam eingereichte und ausgefülltes Angebotsdeckblatt (Formblatt 1);
— formwirksam eingereichte Eigenerklärungen (Formblätter 2 bis 4).”
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-07-20
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-08-11 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2020-07-20
10:15 📅
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 108-261360 (2020-06-03)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-31) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den...”
Kurze Beschreibung
Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden.
Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).
Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u. a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.
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Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅ Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Bereitstellen von geeigneten Salesforce CRM Lizenzen gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.3. erfassten Anforderungen zu Technik, Cloud, Service und Qualität über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitrau;
— Updates der geeigneten Salesforce CRM Lizenzen über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitraum;
— Einbezug der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) im Rahmen der Auswahl geeigneter Lizenzen für das Zusammenspiel mit dem neuen LMS-System (Valamis).
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Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II. 12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II. 12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Implementierung des Salesforce CRM-Systems (Los 1) gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der angedachten Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.4 erfassten Anforderungen zu Umsetzung, Datenschutz, Service und Gesamteindruck o Inkl. Planung und Erarbeitung entsprechender Schnittstellen;
— Einbezug des in der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) angedachten Zusammenspiels mit dem neuen LMS-System (Valamis) in die Implementierungsleistungen;
— Migration der Bestandsdaten aus dem Cobra-CRM und dem sog. Veranstaltungsplaner;
— Schulungen und Einweisung in das Salesforce CRM-System (basierend auf den Implementierungsleistungen);
— Support im Rahmen der erbrachten Implementierungsleistungen gemäß SLAs (Anlage_6).
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 108-261360
Auftragsvergabe
1️⃣ Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Andere Gründe (Abbruch des Verfahrens)
Quelle: OJS 2020/S 150-367433 (2020-07-31)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-31) Objekt Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Bereitstellen von geeigneten Salesforce CRM Lizenzen gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.3 erfassten Anforderungen zu Technik, Cloud, Service und Qualität über den unter II.9. geregelten Ausführungszeitraum;
— Updates der geeigneten Salesforce CRM Lizenzen über den unter II.9. geregelten Ausführungszeitraum;
— Einbezug der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) im Rahmen der Auswahl geeigneter Lizenzen für das Zusammenspiel mit dem neuen LMS-System (Valamis).
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Beschreibung der Beschaffung:
“Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt...”
Beschreibung der Beschaffung
Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:
— Implementierung des Salesforce CRM-Systems (Los 1) gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der angedachten Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.4 erfassten Anforderungen zu Umsetzung, Datenschutz, Service und Gesamteindruck o Inkl. Planung und Erarbeitung entsprechender Schnittstellen;
— Einbezug des in der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) angedachten Zusammenspiels mit dem neuen LMS-System (Valamis) in die Implementierungsleistungen;
— Migration der Bestandsdaten aus dem Cobra-CRM und dem sog. Veranstaltungsplaner;
— Schulungen und Einweisung in das Salesforce CRM-System (basierend auf den Implementierungsleistungen);
— Support im Rahmen der erbrachten Implementierungsleistungen gemäß SLAs (Anlage_6).
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Quelle: OJS 2020/S 150-367463 (2020-07-31)