Kauf (Los 1) und Implementierung (Los 2) eines CRM-Systems

Stiftung „Haus der kleinen Forscher“

Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden.
Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).
Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u.a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-07-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-06-03.

Wer?

• Stiftung „Haus der kleinen Forscher“

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-06-03	Auftragsbekanntmachung
2020-07-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2020-07-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-06-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Kurze Beschreibung:

Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden. Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“). Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u.a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Entwicklung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung „Haus der kleinen Forscher“
Postanschrift: Rungestraße 18
Postleitzahl: 10179
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.haus-der-kleinen-forscher.de 🌏
E-Mail: vergabe@haus-der-kleinen-forscher.de 📧
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E11783757 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E11783757 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-03 📅
Einreichungsfrist: 2020-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 108-261360
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“).

Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u.a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

Bezeichnung des Loses: Kauf (Los 1) und Implementierung (Los 2) eines CRM-Systems
Losnummer: Los 1
Kurze Beschreibung:

Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Lizenzen (Los 1) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:

— Bereitstellen von geeigneten Salesforce CRM Lizenzen gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.3 erfassten Anforderungen zu Technik, Cloud, Service und Qualität über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitraum;

— Updates der geeigneten Salesforce CRM Lizenzen über den unter II.9. geregelten Ausführungszeitraum;

— Einbezug der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) im Rahmen der Auswahl geeigneter Lizenzen für das Zusammenspiel mit dem neuen LMS-System (Valamis).

Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

15.8.2020 bis 14.8.2021 mit der einseitigen Option des Auftraggebers auf dreimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate bis max. 14.8.2024.

Losnummer: Los 2
Kurze Beschreibung:

Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:

— Implementierung des Salesforce CRM-Systems (Los 1) gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der angedachten Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.4 erfassten Anforderungen zu Umsetzung, Datenschutz, Service und Gesamteindruck o Inkl. Planung und Erarbeitung entsprechender Schnittstellen • Einbezug des in der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) angedachten Zusammenspiels mit dem neuen LMS-System (Valamis) in die Implementierungsleistungen • Migration der Bestandsdaten aus dem Cobra-CRM und dem sog. Veranstaltungsplaner;

— Schulungen und Einweisung in das Salesforce CRM-System (basierend auf den Implementierungsleistungen);

— Support im Rahmen der erbrachten Implementierungsleistungen gemäß SLAs (Anlage_6).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Los 1:

— mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren für einen vergleichbaren Auftrag: Öffentlicher Auftraggeber mit mind. 100 CRM-Nutzenden Auftrag (Formblatt 5)

Los 2;

— mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren für einen vergleichbaren Auftrag: Auftraggeber mit mind. 100 CRM-Nutzenden Auftrag (Formblatt 5);

— Mindestumsatz der letzten 3 Jahre: mindestens 200 000 EUR p. a. (Formblatt 6);

— Mindestmitarbeiteranzahl: 20 (Formblatt 7).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— formwirksam eingereichte und ausgefülltes Angebotsdeckblatt (Formblatt 1);

— formwirksam eingereichte Eigenerklärungen (Formblätter 2 bis 4).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-08-11 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-07-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): User Stories
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technik, Performanz, Cloud
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Service und Qualität
kommerzielle/rechtliche Anforderungen
Preis (Gewichtung): 50 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzung, Datenschutz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruch des Angebotes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung
Kontakt
Internetadresse: www.haus-der-kleinen-forscher.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E11783757 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 108-261360 (2020-06-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppen der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ haben sich in den letzten Jahren – nicht zuletzt durch den digitalen Wandel – weiterentwickelt; dem soll mit einem erweiterten digitalen Angebot der Stiftung und der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur Rechnung getragen werden. Bereits heute nutzt die Stiftung auch digitale Kanäle, um ihr Angebot zu verbreiten und zur Verfügung zu stellen. Sie verfügt über mehrere digitale Plattformen mit jeweils unterschiedlichen Datenbanken, die auf die einzelnen Nutzergruppen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit sind hierdurch verschiedene Insellösungen entstanden, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und zu einer fragmentierten Systemlandschaft geführt haben (siehe Anlage 3 „IST_Kernsysteme“). Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u. a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 150-367433
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 108-261360
ABl. S-Ausgabe: 150

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das derzeitige CRM-System (Cobra) befindet sich seit 2009 im Einsatz und war ursprünglich für den Einsatz in kleinen Unternehmen mit standardisierten Strukturen für Kontaktbeziehungen angedacht. Die damaligen Anforderungen und Rahmenbedingung des CRM-System differenzieren sich stark von den aktuell in der Stiftung vorhandenen. Als ein Argument ist u. a. der Anstieg der internen Mitarbeiter*innen und somit der mit dem System arbeitende Kreis, von ca. 30 auf derzeit etwa 200 Mitarbeiter*innen zu nennen. Ferner besitzt das derzeitige CRM-System aufgrund des Mangels an standardisierten APIs lesende und schreibende Schnittstellen zu zahlreichen IT-Systemen und ist fest in den Prozessen des Unternehmens eingebunden. Aufgrund der Schnittstellenproblematik sowie der gestiegenen Unternehmensgröße und dem damit verbundenen Anstieg an Kontaktinformationen und Kundendaten entspricht das derzeitige CRM-System nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen an ein professionelles Stakeholdermanagement für die Stiftung Haus der kleinen Forscher.

— Bereitstellen von geeigneten Salesforce CRM Lizenzen gemäß der Anforderungen der User Stories (Anlage_5) und der Soll-Architektur (Anlage_4) sowie den unter III.3. erfassten Anforderungen zu Technik, Cloud, Service und Qualität über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitrau;

— Updates der geeigneten Salesforce CRM Lizenzen über den unter II.9 geregelten Ausführungszeitraum;

Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II. 12 beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:

— Einbezug des in der CRM_Customer-Journey (Anlage_2) angedachten Zusammenspiels mit dem neuen LMS-System (Valamis) in die Implementierungsleistungen;

— Migration der Bestandsdaten aus dem Cobra-CRM und dem sog. Veranstaltungsplaner;

Quelle: OJS 2020/S 150-367433 (2020-07-31)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-31)
Referenz
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 150-367463

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die nachfolgenden Anforderungen werden gemäß des im Abschnitt II.12. beschriebenen Bewertungsschlüssels für das Los der Implementierung (Los 2) beurteilt und gewichtet. Die zu erbringenden Leistungen werden dabei wie folgt beschrieben:

Quelle: OJS 2020/S 150-367463 (2020-07-31)

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