KiTa – Online-Anmeldung Bremen

Kurze Beschreibung

Ziel des Projektes zur Neuausrichtung von Verwaltungsprozessen im Bereich Kindertagesbetreuung ist die Etablierung eines bürgerfreundlichen, weitgehend barrierefreien Online-Anmeldeverfahren, das die Planungssicherheit bei Eltern und Einrichtungen erhöht und die Zugänge und Arbeitsprozesse vereinfacht. Im Kindergartenjahr 2021/22 soll für unterjährige Anmeldungen und Platzvermittlungen das Online-Anmeldeverfahren vollständig zur Verfügung stehen. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre habe gezeigt, dass unterjährig bis zu knapp 2 000 Fälle zu bearbeiten sind. Da die Vermittlungsmöglichkeiten unterjährig naturgemäß deutlich begrenzter sind, als zur Hauptanmeldephase ist der Einsatz eines transparenten elektronischen Verfahrens mit beschleunigtem Datenaustausch und teilautomatisierter Abläufe besonders vorteilhaft. Die Laufzeit der Pflegeleistungen beträgt 48 Monate. Zusätzlich werden pauschal Weiterentwicklungen und Anpassungen für die angebotene Leistung für 4 Jahre abgefragt.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel ist die Einführung eines Systems zur Etablierung eines bürgerfreundlichen, weitgehend barrierefreien Online-Anmeldeverfahrens zur Kindertagesbetreuung für die Stadt Bremen, das die Planungssicherheit bei Eltern und Einrichtungen erhöht und die Zugänge und Arbeitsprozesse vereinfacht.
Das Ziel beinhaltet die Ermöglichung der regelmäßigen Generierung aussagefähiger Daten (statistischen Auswertungen) über die aktuelle Bedarfs- wie auch Abdeckungssituation im Bereich der Kindertagesbetreuung.
Grundsätzlich umfasst die Betreuung von Kindern 2 Bereiche: die Betreuung von Kleinkindern in Kindertagesstätten, Kindergärten sowie durch die Pflegekinder in Bremen GmbH (PiB) einerseits und die nachmittägliche Betreuung von Schulkindern im Alter von 6 bis 14 Jahren in Einrichtungen der Tagesbetreuung (Hort und PiB).
Das angestrebte Online-Anmeldeverfahren umfasst folgende Funktionalitäten:
1. Die Generierung und Zustellung einer auf aktuellen EMA-Daten basieren-den Betreuungskennziffer (BKZ bzw. neu: Kinder-ID) für alle Kinder, die für die Aufnahme in einer Kindertagesbetreuung infrage kommen (0-14 Jahre).
2. Anmeldung für einen Platz in einer frei zu wählenden Tageseinrichtung unter Angabe der BKZ/Kinder-ID über die Online-Plattform. Eltern steht es selbstverständlich weiterhin frei, im Vorfeld ihrer Wahlentscheidung persönlichen Kontakt mit geeigneten Einrichtungen der Tageseinrichtung aufzunehmen.
3. Automatisierte Weiterleitung der Anmeldungen an die entsprechenden Einrichtungen. Die Platzvergabe erfolgt unter Berücksichtigung des BremAOG.
4. Sofern eine entsprechende Zustimmung der Eltern vorliegt, erfolgt die Weitergabe überzähliger Anmeldungen zum Zweck der Platzvermittlung analog der bisherigen Verfahren an eine zentrale Stelle – nämlich an das neue, in der Lösung enthaltene, Vermittlungsportal.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Erzielte Gesamtpunktzahl in der Nutzwertanalyse zu den unter III.1.2) und III.1.3) beschriebenen Kriterien sowie deren Gewichtung. Es werden mindestens die auf Rang 1 – 5 in der nach den unter III.1.3) beschriebenen Regeln gebildeten Rangfolge befindlichen Bewerber zu Vertragsverhandlungen aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
1. Entwicklung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (70 % Gewichtung): Der Bewerber benennt in der Anlage 2 Umsatz den Jahresumsatz der letzten 3 Jahre in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags und dazu auch jeweils die EBIT-Marge und den Umsatz/Mitarbeiter*In (gerechnet auf Vollzeitbeschäftigung), beide Angaben ebenfalls im ausschreibungsrelevanten Bereich.
Die Bewertung nach Punkten erfolgt nach folgenden Regeln: 5 Punkte bei konstant ansteigender oder konstanter Wert des Umsatzes über die Jahre bei konstant ansteigendem oder konstantem Wert des Umsatzes/Mitarbeiter*In; 3 Punkte bei Umsatzgrößen schwanken stark (Abweichungen von +- 20 %), jedoch bei positiven Werten der EBIT-Marge; 0 Punkte bei negativ auftretende Werte der EBIT-Marge.
2. Unabhängigkeit von einzelnen Kunden (30 % Gewichtung): Der Bewerber benennt in der Anlage 2 Umsatz den Jahresumsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich der letzten 3 Jahre, inklusive des prozentualen Anteils der jeweils 3 umsatzstärksten Kunden.
Die Bewertung nach Punkten erfolgt nach folgenden Regeln: 5 Punkte = Keiner der 3 größten Kunden hat einen Umsatzanteil von mehr als 40 %; 3 Punkte = Ein Kunde hat einen Umsatzanteil größer als 40 % aber unter 50 %; 0 Punkte = Ein Kunde hat einen Umsatzanteil größer oder gleich 50 %.
Lässt die Bewertung der Anlage 2 Umsatz die Prognose nicht zu, dass der Bewerber den Auftrag wirtschaftlich und finanziell ausführen wird (zum Beispiel negative EBIT-Marge), so wird die Leistungsfähigkeit verneint und der Antrag von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck Anlage 2 Umsatz ausgefüllt wurde.
Die für die 2 Kriterien vergebenen Punkte werden mit der dem jeweiligen Kriterium zugeordneten Gewichtung zugeordneten Zahl multipliziert und anschließend addiert. (Bsp. „Entwicklung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit“: 5 maximal erreichbare Punkte x 70 = 350 Punkte). Auf diese Weise sind bei den 2 Kriterien maximal 350 und 150 Punkte, insgesamt also maximal 500 Punkte zu erreichen.
Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er die o. g. Mindestanforderungen an Umsatzkennzahlen erfüllt.

1. Der Bewerber muss pro Geschäftsjahr der letzten 3 Jahre einen Mindestumsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich in Höhe von 1,0 Mio. EUR netto vorweisen können. Die Angaben zum „Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags“ werden darauf überprüft, ob sie mindestens den benannten geforderten Wert beinhalten. Dabei müssen die Angaben aller 3 Geschäftsjahre jeweils für sich genommen mindestens den geforderten Mindestwert erreichen.Sollte eine der 3 Angaben in der Anlage 2 Umsatz den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Antrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
2. Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er in der Nutzwertanalyse hinsichtlich der Bewertungskriterien zumindest einen Gesamtnutzwert von 200 Punkten des maximal erzielbaren Gesamtnutzwertes von 500 Punkten erreicht.
3. Zusätzlich wird die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verneint, wenn die Umsatzzahlen des dritten Geschäftsjahres jeweils 30 % oder mehr unterhalb des ersten Geschäftsjahres liegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber muss über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.
1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand (Referenzen; 45 % Gewichtung): Der Bewerber benennt in der Anlage 3 Referenzliste im Wesentlichen vergleichbare Referenzprojekte, die er erfolgreich abgeschlossen hat und deren hieraus resultierenden Systeme jetzt noch erfolgreich betrieben werden.
Erfolgreich abgeschlossen = bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Aufträge/Projekte planmäßig verlaufen sind und die vereinbarte Vertragslaufzeit geendet hat und sie insbesondere nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz nicht als „erfolgreich abgeschlossen“ mit den Folgen wie unten unter „Überprüfung/Referenzansprechpartner“ beschrieben.
Im Wesentlichen vergleichbar =
— mit dem Auftragsgegenstand ist eine Referenz, wenn sie den sich aus der Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes (Ziffer 3.1.) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, zugrunde liegende Einwohnerzahl als potentielle Zielgruppe, Anzahl vermittelbarer Plätze, vergleichbarer Auftraggeber) im Wesentlichen entspricht. Für den Auftraggeber ist für eine Referenz hinsichtlich der zugrunde liegenden Einwohnerzahl eine Vergleichbarkeit noch gegeben, wenn diese mindestens 200 000 Einwohner beträgt. Für die vermittelbaren Plätze gilt in diesem Zusammenhang eine Mindestanzahl von 5 000,
— setzt ebenso voraus, dass die referenzierten Leistungen in technischer und organisatorischer Hinsicht einen in etwa gleich hohen oder auch höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen müssen,
— bedeutet zugleich, dass die referenzierten Leistungen der ausgeschriebenen Leistung soweit ähneln müssen, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit der Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnen.
2. Beschäftigtenzahl (20 % Gewichtung): Für das Kriterium „Beschäftigtenzahl“ erhält der Bewerber einen Punktwert von 0, 3 oder 5 Punkten.
3. Qualifiziertes Personal (30 % Gewichtung): Ausreichend vorhandenes Personal in den für den Auftraggeber relevanten Bereichen, deren Skill-Level (Ausbildung, Projekterfahrung und Fortbildung, insbesondere im IT-Sektor auf dem aktuellen Stand) den Anforderungen zur Projektleitung, Produktverantwortung und Entwicklung sowie zur Bereitstellung, Anpassung und Einführung eines Systems wie unter Ziffer 3.1 dargestellt in marktüblicher Weise entspricht und auf Verlangen kurzfristig durch Nachweise für jede einzelne bezifferte Person belegt werden kann.
Folgende Jobprofile werden mit jeweils bis zu 20 Punkten bewertet:
— Projektleitung;
— Produktverantwortung;
— Softwarearchitekt;
— Softwareentwicklung;
— Testmanagement/Qualitätssicherung;
— IT-Servicemanagement.
4. Qualitätsmanagement (5 % Gewichtung): Für die Darstellung des Qualitätsmanagementsystems haben Einzelbewerber den Vordruck Anlage 6 Qualitätsmanagement und Bewerbergemeinschaften sowie Bewerber mit privilegierten Nachunternehmerschaften den Vordruck ANLAGE 6-1 Qualitätsmanagement zu verwenden.
— 5 Punkte: wenn er ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertiges Zertifikat nachweisen kann;
— 3 Punkte: wenn das Unternehmen darstellen kann, allgemeine QM-Maßnahmen für alle Geschäftsabläufe implementiert zu haben;
— 0 Punkte: wenn das Unternehmen keine allgemeinen QM-Maßnahmen für alle Geschäftsabläufe implementiert hat.
Die für die vier Kriterien vergebenen Punkte werden mit der der dem jeweiligen Kriterium zugeordneten Gewichtung zugeordneten Zahl multipliziert und anschließend addiert. Auf diese Weise sind bei den vier Kriterien maximal 500 Punkte zu erreichen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Mindestanzahl Nutzer der Kita-Verwaltungssoftware des Bieters: Es ist gefordert, dass der Bieter auch ein etablierter Anbieter von Verwaltungssoftware für Kindertagesstätten ist. Die Anzahl der Einrichtungen, die aktuell mit einer/der Kita-Verwaltungssoftware des Bieters arbeiten, beträgt 100 oder mehr.
2. Mindestanzahl in Betrieb befindlicher Online-Portale zur Anmeldung: Die Lenkungsgruppe des Projektes hat entschieden, eine bereits erprobte Lösung zu nutzen anstatt eine individuelle Neuentwicklung zu beauftragen. Daher sind entsprechende Referenzen einer Portallösung für den Einsatz unter bestimmten Rahmenbedingungen (hier: Eine als potentielle Zielgruppe zugrunde liegende Einwohnerzahl sowie die Anzahl vermittelbarer Betreuungsplätze) gefordert.
Die Anzahl der durch den Bieter erstellten/bereitgestellten und in Betrieb befindlichen Online-Portale zur Anmeldung von Kindern zur Tagesbetreuung für ein Umfeld mit einer Anzahl von mindestens 200 000 als potentielle Zielgruppe zugrunde liegenden Einwohnern und mindestens 5 000 vermittelbaren Betreuungsplätzen, beträgt 2 oder mehr.
3. Mindest-Gesamtnutzwert für technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er in der Nutzwertanalyse hinsichtlich der Bewertungskriterien zumindest einen Gesamtnutzwert von 250 Punkten des maximal erzielbaren Gesamtnutzwertes von 500 Punkten erreicht.
Zusätzlich wird die technische und berufliche Leistungsfähigkeit bei Vorliegen eines der folgenden Fälle verneint:
a) — Die ANLAGE 3 Referenzliste enthält kein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt.
b) — In der ANLAGE 4 Erklärung Beschäftigtenzahl liegen die Zahlen des dritten Geschäftsjahres jeweils 30 % oder mehr unterhalb des ersten Geschäftsjahres.
c) — Für die ANLAGE 5 Erklärung qualifiziertes Personal ergibt die Summe der errechneten Punkte nicht mindestens die Zahl 80.
Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er die vorstehenden Mindestanforderungen erfüllt. Sollte auch nur eine der Angaben in den Mindestkriterien den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Antrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung;
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung;
— Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz Bremen (TtVG);
— Erklärung zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung;
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen/Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Antrages/Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekannt gemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen/Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen im Fragen- und Antwortenforum hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B— Leistungsbeschreibung). Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet. Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.