Klinikum Region Hannover GmbH — Projekt „Prozesse professionell performen" — P@KRH

Kurze Beschreibung

Die Klinikum Region Hannover GmbH betreibt als kommunales Unternehmen zehn Krankenhäuser in der Landeshauptstadt Hannover und dem Umland. Mit einem Anteil von 40 Prozent an der Krankenhausversorgung in der Region Hannover ist es das leistungsstärkste Krankenhausunternehmen der Region. Die Zentralen Bereiche (Administration) der Klinikum Region Hannover GmbH sind die internen Dienstleister für das gesamte Unternehmen. Sie umfassen insgesamt 17 Zentralbereiche und werden weitestgehend zentral geführt. Die jeweiligen Zentralbereichsleitungen berichten direkt an die Geschäftsführung. Neben der zentralen Führung und Steuerung, gibt es auch Mitarbeiter, die direkt an den einzelnen Klinikstandorten tätig sind.
Die Klinikum Region Hannover GmbH beabsichtigt administrative Prozesse in den Zentralbereichen neu aufzustellen. Hierzu wurde ein Inhouse-Team mit 6 Mitarbeitenden mit externer Unterstützung im Prozessmanagement und Kommunikation / Moderation qualifiziert. Das Ziel des Projektes P@KRH ist es, die unternehmensweite Zusammenarbeit weiterzuentwickeln, die Prozessorientierung zu stärken und ein Mindset der kontinuierlichen Verbesserung bei den Mitarbeitenden zu entwickeln.
Der Ansatz ist dabei beteiligungsorientiert. Mitarbeitende aus beteiligten Fachbereichen werden in die Gestaltung von Abläufen verantwortlich einbezogen um gemeinsam neue Lösungen zu entwickeln. Dabei werden zukünftig die Komplexität in der Zusammenarbeit reduziert, Prozesse schneller ablaufen und die Ausrichtung an den Bedürfnissen von internen Kunden gestärkt. Erwartet werden nicht nur theoretische Konzepte, sondern insbesondere konkrete und messbare Umsetzungserfolge.
Neben den konkreten Prozessverbesserungen und Umsetzungserfolgen geht es ebenso darum die Grundlage für ein längerfristiges nachhaltiges Prozessmanagement in der KRH zu legen und den Rahmen für eine prozessorientierte Organisation zu definieren und auszugestalten.
Als Projektziele sind dabei benannt:
— KRH wird „Dynamik-robust“ zügige Einstellung auf veränderte Rahmenbedingungen,
— Kontinuierliche & nachhaltige Produktivitätsverbesserung Optimierung in den Dimensionen Zeit, Qualität und Kosten,
— Process Thinking End-to-End (E2E) ein KRH-kompatibler Ansatz mit Methoden, Verantwortungen und IT Tool und Anschlussfähigkeit an das bestehende Qualitätsmanagement,
— Veränderungsprojekte & Maßnahmenpläne umsetzen, ausgewählte Detailprozesse werden im ersten Schritt optimiert.
— Führungskräfte denken konsequent in Prozessen.
Das KRH Optimum ist im Fokus,
— Intensive Einbindung der Mitarbeitenden Erzeugen von Aufbruchstimmung, Abbau von Ängsten, breite Akzeptanz und umfangreiche Lösungsideen.
— Unterstützung einer Kultur der Eigenverantwortung und klare Klärung der Zuständigkeiten neben dem Erreichen der inhaltlichen Ziele ist die Prozessmanagement-Organisation so zu stärken, dass das KRH nach Abschluss des Projektes nachhaltig in der Lage ist prozessuale Veränderungen inklusive deren Umsetzung von innen heraus aus eigener Kraft zu bewältigen. Um dies zu Unterstützen ist geplant den prozessorientierten Ansatz nach Abschluss des Projektes in einem Inhouse-Team in der Stärke von 3 VK innerhalb des Zentralbereichs Qualitäts- und Risikomanagement in der Linie fortzuführen.
Das Projekt wurde bislang in einer Setup-Phase vorbereitet und befindet sich aktuell in der Qualifizierungsphase, in der das Inhouse-Team qualifiziert wird und erste Prozesse gestaltet werden. Setup-Phase und Qualifizierungsphase werden durch eine externe Beratung begleitet. Auch die weitere Projektphase von Januar bis September 2021 soll durch eine externe Beratung begleitet werden. Hierauf beziehen sich die zu vergebenden Leistungen.
Projektunterlagen werden nicht veröffentlicht, sondern nur gegen Abgabe der Vertraulichkeitsvereinbarung, den Bietern zur Verfügung gestellt.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Auftrags sind Beratungsleistungen im Bereich Prozessmanagement und Kommunikation / Moderation für:
— die weitere Qualifizierung des Inhouse-Teams im Change Management,
— die Unterstützung des Inhouse-Teams bei der Prozessverbesserung,
— die kulturelle Verankerung sowie
— die Beratung des Managements.
Der externe Beraterpartner stellt eine/n Projektleiter/in, die / der über umfangreiche Praxiserfahrung in vergleichbaren Aufgabenstellungen verfügt, um die interne Projektleitung maßgeblich zu unterstützen. Dabei wird insbesondere ein wesentlicher Beitrag zur Steuerung des Gesamtprojektes, laufende Impulse zu aktuellen Entwicklungen, notwendige und sinnvolle Interventionen sowie die Motivation und passgenaue Begleitung und Weiterentwicklung des Inhouse-Teams erwartet.
Weitere Qualifizierung des Inhouse-Teams im Change Management
Eine hohe Bedeutung wird innerhalb des Projektes der nachhaltigen Umsetzung der aufgestellten Prozesse beigemessen. Die Mitglieder des Inhouse-Teams sind daher zu befähigen Veränderungen professionelle und zielorientiert zu begleiten. Hierzu sind sie insbesondere zu qualifizieren in:
— Erlangung eines Grundverständnisses über Veränderungsarbeit in Organisationen,
— Techniken des Change-Managements,
— Relevanten Soft-Skills,
— Anwendung agiler Methoden.
Unterstützung des Inhouse-Teams bei der Prozessverbesserung
Die externe Beratung soll den im Projekt verfolgten Hilfe-zur-Selbsthilfe-Ansatz dienen. Hierbei ist das Inhouse-Team sowohl fachlich als auch in der Begleitung des Kulturwandels zu unterstützen.
Die Prozesse sind dabei gemeinsam mit den Prozessbeteiligten aus den am Prozess beteiligten Bereichen vom Ist zum Soll zu entwickeln. Die jeweiligen Bereiche sind in der Umsetzung und nachhaltigen Verankerung der Prozesse durch das Inhouse-Team zu begleiten. Dies schließt insbesondere neben der Realisierung der Soll-Prozesse auch die Herstellung einer messbaren Transparenz mit ein.
Neben den Fokusprozessen Personalwirtschaft und Beschaffung sollen weitere Fokusprozesse im Soll entwickelt werden. Auch hierbei sowie bei deren Umsetzung ist das Inhouse-Team zu unterstützen.
Neben der Arbeit an den Prozessen und deren Umsetzung steht die weitere kontinuierliche Qualifizierung und Weiterentwicklung des Inhouse-Teams im Vordergrund.
Die Entscheidungen zur Gestaltung und Umsetzung von Prozessen erfolgt unter Einbindung der entsprechenden Hierarchieebenen, z. B. Zentralbereichsleiter, Klinikumsdirektorien, Chefärzte. Neben der fachlichen Expertise und Erfahrung wird an dieser Stelle auch eine entsprechende Seniorität der eingesetzten Berater vorausgesetzt. Hauptaufgabe der externen Berater ist neben der Absicherung der Qualität der gestalteten Prozesse insbesondere die Sicherstellung eines adäquaten Fortschritts in der Verbesserung.
Kulturelle Verankerung
Das KRH ist ein Zusammenschluss verschiedener ursprünglich selbständiger Standorte. Verschiedentlich bildet sich dies bis heute in einer hohen standortspezifischen Prozessabbildung wieder. Das Projekt soll auch dazu beitragen das KRH als Verbund zu stärken und die Integration von Prozessen im Gesamtkonzern zu vereinheitlichen.
Bisherige Anläufe und Vorhaben zur Prozessoptimierung konnten aufgrund von ausgeprägten Beharrungskräften vielfach keine ausreichende Wirkung entfalten. Insofern soll über die Arbeit an den Prozessen auch eine signifikante Entwicklung auf der Kulturebene erreicht werden. Dies bedeutet insbesondere ein gemeinsames Verständnis der Prozessbeteiligten über den prozessualen End-to-End Gesamtzusammenhang. Zudem wird eine Stärkung der Verantwortungskultur angestrebt.
Beratung des Managements
Von einem Beratungspartner erwarten wir, dass er gemeinsam mit den verantwortlichen Führungskräften des KRH einen Fahrplan entwickelt, der die oben genannten Ziele des Projektes unterstützt und für das KRH realisierbar ist. Hierfür sollte der Beratungspartner anhand belastbarer Referenzen nachweisen können, dass er über die erforderliche Erfahrung in derartigen Projekten verfügt.
Während der Zusammenarbeit erwarten wir einen regelmäßigen Austausch zwischen Berater und der Geschäftsführung der KRH, insbesondere der für das Projekt zuständigen Geschäftsführerin für Finanzen und Infrastruktur.
Dies beinhaltet auch die Unterstützung bei der Priorisierung zweier weiterer Fokusprozesse innerhalb der Administration des KRH.
Nach Abschluss des Projektes wird die Initiative in den Zentralbereich Qualitäts- und Risikomanagement überführt und soll dort mit einer reduzierten Mitarbeiteranzahl von 3 VK aus dem Inhouse-Team fortgeführt werden. Vom externen Berater erwarten wir hierzu eine zentrale Unterstützung bei der Überführung in die Linie bei gleichzeitigem Erhalt von Management Attention und Wirksamkeit.