Kommunikationskonzept und begleitende Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt Kapazitätserweiterung Ost West Achse

Kurze Beschreibung

Erstellung eines grundlegenden Kommunikationskonzeptes mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit im Zeitraum 2021 bis 2037 für das Projekt Ost West Achse Kapazitätserweiterung der Linie 1. Auf Basis der Analyse von Projektstand und -planung, der bisherigen Projektkommunikation, Bürgerbeteiligungsprozesse sowie den Interessens- und Akteursgruppen aus dem öffentlichen und politischen Raum mit ihren spezifischen Erwartungen an das Projekt ist ein Kommunikationskonzept zu erstellen, auf welchem die projektbegleitenden Kommunikation aufgebaut und umgesetzt wird. Ziel ist es die Potentiale, Herausforderungen und den sich daraus ergebenen Nutzen für die unterschiedlichen Interessen im Gesamtzusammenhang zielgruppenspezifisch zu vermitteln.
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt.: circa 1 500 000 EUR über eine Laufzeit von 16 Jahren.

Beschreibung der Beschaffung

Für das Projekt „Kapazitätserweiterung der Ost-West-Achse Linie 1“ – eines der bedeutendsten städtebaulichen Projekte der Stadt Köln soll eine weiterführende Kommunikationsstrategie entwickelt und umgesetzt werden.
Im Zeitraum von November 2017 bis Juni 2018 fanden 3 öffentliche Großveranstaltungen und sieben konsultative Beteiligungsexpeditionen beziehungsweise -workshops mit insgesamt rund 1 000 beteiligten Akteuren seitens der Stadt, der Kölner Verkehrsbetriebe AG (KVB), externen Dienstleistern sowie Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Köln statt. Die Ergebnisse stellten eine gute Entscheidungsgrundlage für den Stadtrat der Stadt Köln dar.
In seiner Sitzung am 21. Mai 2019 hat der Rat die entscheidenden Schritte zur Umgestaltung der Ost-West-Achse in die Wege geleitet. Mit der Fassung des Planungsbeschlusses (Session-Nummer: 1137/2019) sind für die Stadtbahnlinien der Ost-West-Achse in der Innenstadt zwei verschiedene Planungsvarianten zu erstellen: Eine rein oberirdische und eine unterirdische Lösung. Im weiteren Streckenverlauf zwischen Universitätsstraße und Weiden-West wird eine rein oberirdische Kapazitätserweiterung für den Betrieb von Langzügen geplant.
Auf dieser Basis soll nun angeknüpft werden um eine transparente und offene Kommunikation im Planungsprozess sicher zu stellen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sich bereits variantenspezifische Interessen gebildet haben, deren Moderation bedeutend für den Projekterfolg sind. Vor diesem Hintergrund sind die Leistungen zur Projektkommunikation für das Projekt Ost West Achse für den Zeitraum von Mitte 2021 bis Ende 2037 erforderlich. Auf diesen Zeitraum bezieht sich die Leistungsbeschreibung. Angesichts der langen Projektlaufzeit werden die Leistungen zunächst für einen Zeitraum von 42 Monaten vergeben (dieser Zeitraum ist nicht verhandelbar), wobei sich der Vertrag nach Ablauf dieses und jedes weiteren Zeitraums automatisch verlängert, wenn keine der Vertragsparteien der Verlängerung widerspricht. Die weitere vertragliche Ausgestaltung ist Gegenstand der Verhandlungen.
Die als erforderlich erachteten Leistungen gliedern sich in die folgenden Bestandteile/Stufen.
1. Bis zum und während des Variantenentscheides durch den Rat der Stadt Köln:
Aufbau und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie, welche den unterschiedlichen Interessensgruppen Rechnung trägt. Hierbei sollen die Planungsinhalte verständlich aufbereitet und kommuniziert werden. Den Beteiligten soll so das Verständnis für einzelne Planungs- und Bauprozesse näher gebracht und die Akzeptanz erhöht werden. Die Kommunikation soll zudem erreichen, dass es bis zum finalen Variantenentscheid möglichst wenig Störfeuer und keine Grundsatzdebatte über das Projekt gibt.
Es sind geeignete Medien einzusetzen, die das Erreichen einer breiten Öffentlichkeit garantieren.
2. Nach dem Variantenentscheid bis zum Baubeginn:
Aufbau und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie, welche den unterschiedlichen Interessensgruppen Rechnung trägt. Hierbei sollen die Planungsinhalte verständlich aufbereitet und kommuniziert werden.
3. Während der Bauphase:
Aufbau und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie, welche den unterschiedlichen Interessensgruppen Rechnung trägt. Hierbei sollen die Bauprozesse verständlich aufbereitet und kommuniziert werden.
4. Projektabschluss (Aufbereitung und Dokumentation).

Beschreibung der Verlängerungen

Automatische Verlängerung der Vertragslaufzeit um einen vordefinierten (noch verhandelbaren) Zeitraum, soweit keine der Vertragsparteien widerspricht. Dies bis zum Projektabschluss (voraussichtlich Ende 2037).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber behält sich vor, nur die 3 am besten geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Im Rahmen der Auswahlentscheidung wird der Auftraggeber insbesondere die vom Bewerber vorgelegten Referenzen mit vergleichbaren Leistungen, insbesondere im Bereich der Erstellung und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie bei Großbauprojekten der öffentlichen Hand sowie – nachrangig – die Leistungsfähigkeit der Bewerber anhand der Kenngrößen Anzahl der Mitarbeiter und erzielter Umsatz berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Teilnahmeantrag müssen die Bewerber folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied):
a) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, – dass keine Ausschlussgründe im Sinne des §§ 123, 124 GWB vorliegen beziehungsweise erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB durchgeführt worden sind – sowie für seine Berufshaftpflichtversicherung, seine Krankenkasse(n) und seiner Berufsgenossenschaft rückstandslos Beiträge entrichtet hat sowie seinen steuerlichen Verpflichtungen nachgekommen ist. Bewerber sollten die auf der in Ziffer I.3) genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden.
b) Formlose Eigenerkärung, in der der Bewerber erklärt, ob und wie (Nachunternehmer/Zusammenschluss als Bietergemeinschaft) er im Auftragsfall mit anderen Unternehmen kooperieren will und welches Unternehmen welche Aufgabenbereiche im Auftragsfall erbringen wird.
c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber sollten die auf der in Ziffer I.3) genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag müssen die Berwerber folgende Unterlagen vorlegen:
a) Unternehmensdarstellung, aus der hervorgeht, dass bezüglich der geforderten Leistung ausreichende Kapazitäten zur Verfügung stehen. Die Unternehmensdarstellung soll nähere Informationen über die technische Ausstattung und die zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten des Bewerbers liefern. Die Stadt Köln geht davon aus, dass mindestens 5 Mitarbeiter für die Bearbeitung des Projekts benötigt werden. Aus diesem Grund sollte das Unternehmen über eine entsprechende Anzahl von Mitarbeitern verfügen.
b) Nachweis einschlägiger Erfahrungen (Referenzen): Vorzulegen sind Referenzen von mindestens zwei Kunden, für die der Bewerber in den letzten 10 Jahren (Stichtag: Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge) mit der hier zu vergebenden Leistung vergleichbare Leistungen im Bereich der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit für Großbauprojekte (vorzugsweise aber nicht zwingend) im Infrastrukturbereich erbracht hat beziehungsweise gegenwärtig erbringt (auch laufende Referenzprojekte werden berücksichtigt, ausreichend ist, wenn der Vertrag seit mindestens zwei Jahren läuft). Einer der Kunden muss ein öffentlicher Auftraggeber sein.
Als gleichwertig werden Referenzobjekte angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
— Großbauprojekt mit Baukosten von mindestens 75 000 000 EUR (brutto),
— Zielgruppenansprache über Printmedien, Informationveranstaltungen und mindestens 2 Social-Media-Kanäle,
— Bei der Referenz des öffentlichen Auftraggebers: Beteiligung beziehungsweise Berücksichtigung der Kommunalpolitik.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Eine Referenz muss eine Projektlaufzeit von mindestens 5 Jahren haben und einer der Kunden muss ein öffentlicher Auftraggeber sein. Baukosten von mindestens 75 000 000 EUR (brutto)
Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 SektVO genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bieter auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantraginsbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt. Bewerber sollten die auf der in Ziffer I.3) genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 51 Absatz 2, 3 SektVO nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.3.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen.
Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Aufgrund der gesamtstädtischen Betriebsferien und Feiertage ist die Zentrale Vergabestelle vom 24.12.2020 bis einschließlich 1.1.2021 geschlossen. In dieser Zeit können Sie uns nicht erreichen. Ab dem 4.1.2021 stehen wir Ihnen wieder wie gewohnt zur Verfügung. Wir bitten Sie, dieses bei Ihrer Planung und Bearbeitung zu berücksichtigen.
Angaben zur Verhandlung:
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
1. Die Stadt Köln führt ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch, § 15 SektVO. Nach Auswahl der geeigneten Bewerber beginnt die Angebotsphase. Dabei wird die Stadt Köln die Bieter zunächst zur Abgabe sog. Indikativer Angebote auffordern. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist es, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe für die indikativen Angebote erhalten die Bieter die vollständigen Vergabeunterlagen (unter anderem Vertrag, Leistungsbeschreibung), erhalten aber zugleich die Gelegenheit, mit ihrem indikativen Angebot Änderungs- und Optmierungsvorschläge zum Vertrag und der Leistungsbeschreibung einzureichen, über welche dann in einem Verhandlungstermin verhandelt werden kann. Im Nachgang wird die Stadt Köln die Vergabeunterlagen – soweit erforderlich – anpassen und die Bieter sodann zur Abgabe sogenannter Letztverbindlicher Angebote auffordern. Dabei behält sie sich vor, erneut in die Verhandlungen einzusteigen. Weitere Informationen enthalten die Vergabeunterlagen.
2. Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (zum Beispiel über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer Bietergemeinschaft),behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, zum Beispiel weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.
3. Die Bildung von Bietergemeinschaften ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bietergemeinschaft sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Angeboten durch Bietergemeinschaften ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmachtmittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Der Bewerbungsbogen ist für eine Bietergemeinschaft nur einmal vorzulegen.
4. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 15 Abs. 4 SektVO ausdrücklich vor, den Zuschlag auf die Erstangebote zu erteilen, ohne in Verhandlungen mit den Bietern einzutreten.
5. Die Bewerber sollten die auf der in Ziff. I.3) genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden.
Bekanntmachungs-ID: CXQ0YYRYEH5

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht ab helfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen nach dem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer IV.2.2) bei dem Auftraggeber zu rügen. Aufgrund der aktuellen Corona-Krise behält sich der Auftraggeber vor, den Teilnahmewettbewerb erneut zu öffnen beziehungsweise Fristen zu verlängern, wenn und soweit dies zur Aufrechterhaltung eines funktionierenden Wettbewerbs erforderlich sein sollte.