Konzeption, technische Entwicklung und Betreuung von Anwendungen auf Basis von Microsoft Dynamics CRM Online für die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im DAAD

Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA DAAD) plant die Einführung neuer bzw. Überarbeitung bestehender Anwendungen in 3 verschiedenen Arbeitsbereichen.
a) Im Kontext der Erasmus+ Kooperationsprojekte soll eine umfassende Projekt- und Beratungsanwendung erstellt werden, in der Projektdaten und Beratungsfälle erfasst, zugeordnet und neu angelegt werden können. Eine Such- bzw. Filterfunktion soll die Auswertung der Daten erleichtern. Zudem soll eine Schnittstelle zwischen der lokalen Datenanwendung und der Webseite der NA DAAD bestehen, die für die Suche nach Projekten sowie Beratungsanfragen seitens Dritter genutzt werden kann.
b) „Europa macht Schule“ – Anwendung für das Teilnehmermanagement
Im Programm „Europa macht Schule“ soll eine Anwendung für das Teilnehmermanagement erstellt werden. Diese soll einerseits der Verwaltung der Teilnehmerdaten NA DAAD-intern dienen und andererseits die Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Standort-Teams bzgl. der Teilnehmerdaten vereinfachen.
c) Prozessbegleitende Anwendung für Erasmus+ Mobilitätsprojekte
Die Prozesse für die Erasmus+ Mobilitätsprojekte werden überwiegend in den Anwendungen der Europäischen Kommission, die den Nationalen Agenturen zur Verfügung gestellt werden, abgebildet. Darüber hinaus gibt es jedoch auch administrative Prozesse deren Gestaltung den Nationalen Agenturen obliegt. Diese Prozesse der Finanzabwicklung und Berichtsprüfung bilden die Bestandteile der Prozessbegleitenden Anwendung.
Die detaillierte Leistungsbeschreibung entnehmen Sie bitte der Anlage BW2 der Ausschreibungsunterlagen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-05-20 Auftragsbekanntmachung
2020-09-28 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-05-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 071/2020
Kurze Beschreibung:
Die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA DAAD) plant die Einführung neuer bzw. Überarbeitung bestehender Anwendungen in 3 verschiedenen Arbeitsbereichen. a) Im Kontext der Erasmus+ Kooperationsprojekte soll eine umfassende Projekt- und Beratungsanwendung erstellt werden, in der Projektdaten und Beratungsfälle erfasst, zugeordnet und neu angelegt werden können. Eine Such- bzw. Filterfunktion soll die Auswertung der Daten erleichtern. Zudem soll eine Schnittstelle zwischen der lokalen Datenanwendung und der Webseite der NA DAAD bestehen, die für die Suche nach Projekten sowie Beratungsanfragen seitens Dritter genutzt werden kann. b) „Europa macht Schule“ – Anwendung für das Teilnehmermanagement Im Programm „Europa macht Schule“ soll eine Anwendung für das Teilnehmermanagement erstellt werden. Diese soll einerseits der Verwaltung der Teilnehmerdaten NA DAAD-intern dienen und andererseits die Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Standort-Teams bzgl. der Teilnehmerdaten vereinfachen. c) Prozessbegleitende Anwendung für Erasmus+ Mobilitätsprojekte Die Prozesse für die Erasmus+ Mobilitätsprojekte werden überwiegend in den Anwendungen der Europäischen Kommission, die den Nationalen Agenturen zur Verfügung gestellt werden, abgebildet. Darüber hinaus gibt es jedoch auch administrative Prozesse deren Gestaltung den Nationalen Agenturen obliegt. Diese Prozesse der Finanzabwicklung und Berichtsprüfung bilden die Bestandteile der Prozessbegleitenden Anwendung. Die detaillierte Leistungsbeschreibung entnehmen Sie bitte der Anlage BW2 der Ausschreibungsunterlagen.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Postanschrift: Kennedyallee 50
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.daad.de 🌏
E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329704 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329704 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-20 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 100-241346
ABl. S-Ausgabe: 100

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA DAAD) plant die Einführung neuer bzw. Überarbeitung bestehender Anwendungen in 3 verschiedenen Arbeitsbereichen.
a) Im Kontext der Erasmus+ Kooperationsprojekte soll eine umfassende Projekt- und Beratungsanwendung erstellt werden, in der Projektdaten und Beratungsfälle erfasst, zugeordnet und neu angelegt werden können. Eine Such- bzw. Filterfunktion soll die Auswertung der Daten erleichtern. Zudem soll eine Schnittstelle zwischen der lokalen Datenanwendung und der Webseite der NA DAAD bestehen, die für die Suche nach Projekten sowie Beratungsanfragen seitens Dritter genutzt werden kann.
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b) „Europa macht Schule“ – Anwendung für das Teilnehmermanagement
Im Programm „Europa macht Schule“ soll eine Anwendung für das Teilnehmermanagement erstellt werden. Diese soll einerseits der Verwaltung der Teilnehmerdaten NA DAAD-intern dienen und andererseits die Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Standort-Teams bzgl. der Teilnehmerdaten vereinfachen.
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c) Prozessbegleitende Anwendung für Erasmus+ Mobilitätsprojekte
Die Prozesse für die Erasmus+ Mobilitätsprojekte werden überwiegend in den Anwendungen der Europäischen Kommission, die den Nationalen Agenturen zur Verfügung gestellt werden, abgebildet. Darüber hinaus gibt es jedoch auch administrative Prozesse deren Gestaltung den Nationalen Agenturen obliegt. Diese Prozesse der Finanzabwicklung und Berichtsprüfung bilden die Bestandteile der Prozessbegleitenden Anwendung.
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Die detaillierte Leistungsbeschreibung entnehmen Sie bitte der Anlage BW2 der Ausschreibungsunterlagen.
Geschätzter Gesamtwert: 587 600 EUR 💰
Geschätzter Wert ohne MwSt: 587 600 EUR 💰
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.
Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 15.10.2020.
Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 14.10.2021.
Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens 6 Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 14.10.2024.
Beschreibung der Optionen:
Arbeitsbereich b): Optional soll angeboten werden, dass aus der Anwendung heraus ca. 1x täglich eine Benachrichtigung über neue Anmeldungen im System an den DAAD versendet wird. Optional soll zudem angeboten werden, dass die Standort-Teams alle 3 Tage automatisiert darüber informiert werden, wenn die DAAD-Koordination neue Teilnehmeranmeldungen an ihrem Standort validiert hat. Die Vergütung soll über den in der Preistabelle BW5 anzugebenden Stundensatz unter Punkt 1. erfolgen.
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Arbeitsbereich c): Die Module zum Zwischen- und Abschlussbericht sind in ihrer Ausgestaltung nicht klar, da noch keine genauen Vorgaben seitens der Kommission vorliegen. Optional wäre hier eine Dateneingabe über die Webseite seitens der Hochschulen erforderlich. Die Vergütung soll über den in der Preistabelle BW5 anzugebenden Stundensatz unter Punkt 1. erfolgen.
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Bereitstellung der Standardsoftware Microsoft Dynamics CRM Online und 40 entsprechend zugehöriger Lizenzen (gemeinsam für Teil a, b und c).
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind
Nachweis einer marktüblichen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Mindeststandards:
Der Bewerber muss innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestjahresumsatz insgesamt und im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich erzielt haben.
Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum…
… gesamt beträgt mindestens: 800 000 EUR.
… im Tätigkeitsbereich beträgt mindestens: 400 000 EUR.
Das Formular in Anlage TW5 ist zu verwenden.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Lieferbeziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Das Formular in Anlage TW3 ist hierfür zu verwenden.
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Beschreibung der technischen Ausrüstung des Unternehmens, auf max. 1 Seite DIN A4.
Beschreibung Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens, auf max. 1 Seite DIN A4.
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage TW5 ist zu verwenden.
Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage TW7)
Der Auftragnehmer kann die Einhaltung gängiger Sicherheitsstandards und Konformität zur DSGVO mit einem Zertifikat, z. B. basierend auf ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, oder Datenschutzbehörden, oder einer Bescheinigung eines unabhängigen Dritten über die Einhaltung eines der vorgenannten Standards inkl. Angabe des Zertifizierungsgegenstandes bei Beginn der Auftragsausführung nachweisen. Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an.
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Mindeststandards:
Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.
Referenzen sind geeignet, wenn die zu Grunde liegenden Projekte hinsichtlich der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit im Wesentlichen ähnliche Anforderungen an die Bewerber gestellt haben wie die ausgeschriebene Leistung. Dies wird bei der vorliegenden Ausschreibung insbesondere bei der Konzeption, Pflege und Support einer komplexen Datenbank angenommen.
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Die folgenden Erfahrungsbereiche sind mit geeigneten Referenzen zu belegen:
1. War die Konzeption einer komplexen Anwendung Bestandteil des Referenzprojekts?
2. War die Pflege/Beratung einer komplexen Anwendung Bestandteil des Referenzprojekts?
3. War technischer Support einer komplexen Anwendung Bestandteil des Referenzprojekts?
4. War eine Datenmigration Bestandteil des Referenzprojekts?
5. Wurde das Referenzprojekt für einen öffentlichen Auftraggeber bzw. eine Non-Profit-Organisation erbracht?
6. Handelte es sich um ein Projekt aus dem Bildungs- und Hochschulbereich?
7. Handelte es sich um ein Projekt unter Verwendung von Microsoft Dynamics CRM Online?
8. Handelte es sich um Projekte, die die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten organisationsintern und -extern beinhalteten?
Alle Bereiche 1. bis 8. müssen durch Referenzen mindestens zweimal belegt werden (Mindestanforderung), wobei eine Referenz zur Abdeckung mehrerer Erfahrungsbereiche herangezogen werden darf.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB und § 19 Abs. 1 MiLoG, Anlage TW4

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Der öffentliche Auftraggeber wird mindestens 3 Bewerber zur zweiten Phase auswählen. Ob er mehr als die Mindestzahl einlädt, liegt im Ermessen des Auftraggebers, in diesem Fall erfolgt gemäß § 51 Abs. 1 VgV die Auswahl der Bewerber nachfolgenden objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien:
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Werden Referenzen eingereicht, die über die Mindestanforderungen (d. h. zweimalige Belegung) hinausgehen, werden nur diese zusätzlichen Referenzen bei der Auswahl der Bewerber mit Punkten bewertet. Dies ist der Fall, wenn sie die hier genannten Auswahlkriterien erfüllen. Das heißt, um die maximale Punktzahl pro Kriterium zu erhalten, müssten mindestens 5 Referenzen dieses Kriterium abdecken.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-07-03 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-12-08 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e. V.
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=329704 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
b) Belehrung zu den Rechtsbehelfsfristen
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Quelle: OJS 2020/S 100-241346 (2020-05-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-09-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 587 600 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 192-463461
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 100-241346
ABl. S-Ausgabe: 192

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruck der Präsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des für das Projekt vorgesehenen Personals
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-09-23 📅
Name: ORBIT Gesellschaft für Applikations- und Informationssysteme mbH
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53175
Land: Deutschland 🇩🇪
Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 587 600 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o. g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit
Quelle: OJS 2020/S 192-463461 (2020-09-28)
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