Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des ersten Katastrophenschutztages NRW am 27.6.2020

Kurze Beschreibung

Am 27.6.2020 soll der erste landesweite Katastrophenschutztag in der Bundesstad Bonn stattfinden. Veranstalter dieses Events ist die Bundesstadt Bonn gemeinsam mit dem Ministerium des Innern des Landes NRW. Die Ziele dieses ganztägigen Open-Air-Events sind vorrangig der Vermittlung von Informationen zum Katastrophenschutz in NRW an die Bevölkerung sowie der Gewinnung neuer ehrenamtlich Engagierter zuzuordnen. Daneben geht es auch darum, die freiwilligen Kräfte in ihrem Ehrenamt weiterhin zu motivieren und damit langfristig zu binden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die in die Organisation und Umsetzung des Events eingebundenen Personen aus den Reihen der Katastrophenschutzorganisation vor Ort durch das in diesem Verfahren ausgeschriebene Veranstaltungskonzept bestmöglich zu unterstützen und den Tag damit für sie und die Interessierten aus der Bevölkerung zu einem Erlebnis werden zu lassen. Das Thema des Katastrophenschutztages lautet „Stromausfall".

Beschreibung der Beschaffung

Es soll ein Veranstaltungskonzept ausgeschrieben werden. Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Katastrophenschutztages, unter Berücksichtigung der unter Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Parameter. Ferner koordiniert er sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung, alle beteiligten Akteure, darunter Auftraggeber, Vertreter/innen der im Katastrophenschutz NRW tätigen Organisationen und Dienstleister. Das Thema des Katastrophenschutztages lautet „Stromausfall". Ziel dieses Open-Air-Events ist es, Bürgerinnen und Bürgern zu verdeutlichen, auf was im Fall eines Stromausfalls nicht mehr zurückgegriffen werden kann und wie sich jede/r individuell auf eines solches Katastrophen-Szenario vorbereiten kann, um bei einem Stromausfall das richtige Verhalten abzurufen. Dieser Aspekt steht unter dem Vorzeichen „Stärkung der Selbsthilfefähigkeit". Die Vermittlung von fachlichen Informationen zum Thema „Stromausfall" soll spielerisch über einen Aktionsparcours, den interessierte Bürgerinnen und Bürger durchlaufen können, erfolgen. Der Aktionsparcours umfasst dabei mindestens die Themenfelder „Kommunikation", „Heizen", „Kühlen", „Mobilität" und „Geld".
Das Thema Stromausfall soll im Veranstaltungskonzept in möglichst vielen Aktionen und Tagespunkten wiedergefunden werden, u. a. im Bühnenprogramm und in der Gestaltung von Give-Aways.
Die Veranstaltung findet in der Zeit von 10:00 Uhr bis 17:00 Uhr am 27.6.2020 statt. Der Veranstaltungsort ist der bereits reservierte Münsterplatz in der Bundesstadt Bonn. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Veranstaltungskonzept an die individuellen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes angepasst ist. Bestandteile des Konzeptentwurfs, der im Rahmen dieses Vergabeverfahrens präsentiert und vorgelegt werden muss, beinhaltet folgende Einzelbestandteile:
— Personalkonzept,
— Außenwerbung/Social Media,
— Kreativkonzept,
— Raumkonzept.
Der Auftragnehmer entwickelt ein Konzept zur Außenwerbung/Social Media (s. a. Ziff. 3.2.1) der Leistungsbeschreibung). Dazu zählen folgende Mindestbestandteile: Plakatierungen, Flyer, Werbebanner, Videoclips, Social Media-Postings, Give-Aways und Ausstattung für Standpersonal/Organisationsteam.
Darüber hinaus entwickelt der Auftragnehmer ein Kreativkonzept (s. a. Ziff. 3.2.2) der Leistungsbeschreibung) mit folgenden Bestandteilen: Präsentationsstände, Aktionsparcours, Handlungsempfehlungen/Checkliste, Selbsthilfe-Check, Selbsthilfe-Ratgeber, Taschenkarte, Bühnenprogramm.
Weiterhin ist ein Raumkonzept vorzulegen (s. a. Ziff. 3.2.3) der Leistungsbeschreibung). Das Raumkonzept gibt Aufschluss über die Anordnung der einzelnen Aktionsflächen und berücksichtigt eine bestmögliche Ausgestaltung des Platzes, unter Beachtung von Fluchtwegen und notwendigen Anschlüssen.
In dem Personalkonzept (s. a. Ziff. 3.2.6 der Leistungsbeschreibung) weist der Auftragnehmer aus, wie hoch die Anzahl der Personen ist, die zur Sicherstellung einer bestmöglichen Veranstaltungsvorbereitung und/-Durchführung insgesamt notwendig sein wird. Darüber hinaus muss aus dem Personalkonzept hervorgehen, wie viele Personen der Auftragnehmer bereitstellen kann. Der Auftragnehmer benennt bereits mit der Angebotsabgabe die entscheidenden Funktionen des Auftrags namentlich. Damit ist die gesamtverantwortliche Person sowie ihre Stellvertretung gemeint.
Nach Zuschlagserteilung sind die vorgelegten Konzept zu modifizieren sowie ein Konzept zur Technik (s. Ziff. 3.2.4), zur Moderation (s. Ziff. 3.2.5), zur Verpflegung (s. Ziff. 3.2.7) sowie zu den Toiletten (s. Ziff. 3.2.8) vorzulegen.
Weiterhin entwirft der Auftragnehmer einen Ablaufplan und sorgt für die Einhaltung dieses abgestimmten Ablaufplans am Veranstaltungstag. Er ist für den Auf- und Abbau der Aktionsflächen und aller weiteren Konzeptbestandteile verantwortlich. Zur Nachbereitung erstellt der Auftragnehmer darüber hinaus bis zum 8.7.2020 einen Artikel (s. Ziff. 3.4).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Nachweis Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter erbringt einen Nachweis über einen durchschnittlichen Gesamtumsatz pro Jahr von 650 000,00 EUR pro Jahr,
— Nachweis Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Mindestdeckungssumme von 1 500 000,00 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Referenzen (mit dem Angebot vorzulegen): min. 3 bis max. 5 Referenzen über die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung vergleichbarer Projekte, die Auskunft geben über den offenen Besucherkreis, eine vergleichbare Besucheranzahl und eine Beauftragung durch die öffentliche Hand.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
— Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen),
— Konzeptentwurf (mit dem Angebot vorzulegen): der Konzeptentwurf enthält folgende Bestandteile: Personalkonzept, Kreativkonzept, Außenwerbung/Social Media sowie Raumkonzept,
— ausgefüllte und unterschriebene Leistungsbeschreibung (mit dem Angebot vorzulegen).

1) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die im Anhang A genannte Kontaktstelle (Vergabemarktplatz NRW) unter http://www.evergabe.nrw.de zur Verfügung gestellt.
Es ist ausschließlich die elektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz NRW zugelassen. Nähere Hinweise hierzu können dem als Vergabeunterlage beiliegenden Vordruck „Hinweise zur Form der Angebotsabgabe" (Formular 312/322 EU) entnommen werden;
2) Für ein vollständiges Angebot sind die in den Vergabeunterlagen (Formular 325 EU „Zusammenstellung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise") aufgeführten Unterlagen mit dem ausgefüllten Angebotsschreiben (Formular 324 EU) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, von der Möglichkeit der Nachforderung von nicht bzw. nicht rechtzeitig eingereichten Unterlagen, Erklärungen und Nachweisen nach § 56 Vergabeverordnung (VgV) unter Wahrung des Gleichbehandlungsgebots keinen Gebrauch zu machen;
3) Fehlende Angaben, Unterlagen oder Nachweise können somit zum Ausschluss des Angebots führen;
4) Zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen sind nur schriftliche Fragen über den Kommunikationsbereich des VMP zugelassen. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden schriftlich, zeitgleich und anonymisiert im Kommunikationsbereich des VMP eingestellt. Bieterfragen inkl. deren Antworten werden grundsätzlich Bestandteil der Leistungsbeschreibung.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYBYD00

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ist ein Verstoß gegen Vergabevorschriften erkannt, ist dieser vor Einreichen eines Nachprüfungsantrages innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingehen.

Beschreibung der Beschaffung

Es soll ein Veranstaltungskonzept ausgeschrieben werden. Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption, Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung des Katastrophenschutztages, unter Berücksichtigung der aufgeführten Parameter. Ferner koordiniert er sowohl in der Vorbereitung als auch in der
Durchführung, alle beteiligten Akteure, darunter Auftraggeber, Vertreter/innen der im Katastrophenschutz NRW tätigen
Organisationen und Dienstleister. Das Thema des Katastrophenschutztages lautet "Stromausfall". Ziel dieses Open-Air-Events
ist es, Bürgerinnen und Bürgern zu verdeutlichen, auf was im Fall eines Stromausfalls nicht mehr zurückgegriffen werden
kann und wie sich jede/r individuell auf eines solches Katastrophen-Szenario vorbereiten kann, um bei einem Stromausfall das
richtige Verhalten abzurufen. Dieser Aspekt steht unter dem Vorzeichen "Stärkung der Selbsthilfefähigkeit". Die Vermittlung
von fachlichen Informationen zum Thema "Stromausfall" soll spielerisch über einen Aktionsparcours, den interessierte
Bürgerinnen und Bürger durchlaufen können, erfolgen. Der Aktionsparcours umfasst dabei mindestens die Themenfelder
"Kommunikation", "Heizen", "Kühlen", "Mobilität" und "Geld".
Das Thema Stromausfall soll im Veranstaltungskonzept in möglichst vielen Aktionen und Tagespunkten wiedergefunden
werden, u. a. im Bühnenprogramm und in der Gestaltung von Give-Aways.
Die Veranstaltung findet in der Zeit von 10:00 Uhr bis 17:00 Uhr am 27.06.2020 statt. Der Veranstaltungsort ist der bereits
reservierte Münsterplatz in der Bundesstadt Bonn. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Veranstaltungskonzept an die
individuellen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes angepasst ist. Bestandteile des Konzeptentwurfs, der im Rahmen dieses
Vergabeverfahrens präsentiert und vorgelegt werden muss, beinhaltet folgende Einzelbestandteile:
- Personalkonzept,
- Außenwerbung / Social Media,
- Kreativkonzept,
- Raumkonzept.
Der Auftragnehmer entwickelt ein Konzept zur Außenwerbung/Social Media. Dazu
zählen folgende Mindestbestandteile: Plakatierungen, Flyer, Werbebanner, Videoclips, Social Media-Postings, Give-Aways
und Ausstattung für Standpersonal/Organisationsteam.
Darüber hinaus entwickelt der Auftragnehmer ein Kreativkonzept mit folgenden
Bestandteilen: Präsentationsstände, Aktionsparcours, Handlungsempfehlungen/Checkliste, Selbsthilfe-Check, Selbsthilfe-
Ratgeber, Taschenkarte, Bühnenprogramm.
Weiterhin ist ein Raumkonzept vorzulegen. Das Raumkonzept gibt Aufschluss
über die Anordnung der einzelnen Aktionsflächen und berücksichtigt eine bestmögliche Ausgestaltung des Platzes, unter
Beachtung von Fluchtwegen und notwendigen Anschlüssen.
In dem Personalkonzept weist der Auftragnehmer aus, wie hoch die Anzahl der
Personen ist, die zur Sicherstellung einer bestmöglichen Veranstaltungsvorbereitung und /-Durchführung insgesamt notwendig
sein wird. Darüber hinaus muss aus dem Personalkonzept hervorgehen, wie viele Personen der Auftragnehmer bereitstellen
kann. Der Auftragnehmer benennt bereits mit der Angebotsabgabe die entscheidenden Funktionen des Auftrags namentlich.
Damit ist die gesamtverantwortliche Person sowie ihre Stellvertretung gemeint.
Nach Zuschlagserteilung sind die vorgelegten Konzept zu modifizieren sowie ein Konzept zur Technik, zur
Moderation, zur Verpflegung sowie zu den Toiletten vorzulegen.
Weiterhin entwirft der Auftragnehmer einen Ablaufplan und sorgt für die Einhaltung dieses abgestimmten Ablaufplans am
Veranstaltungstag. Er ist für den Auf- und Abbau der Aktionsflächen und aller weiteren Konzeptbestandteile verantwortlich. Zur
Nachbereitung erstellt der Auftragnehmer darüber hinaus bis zum 08.07.2020 einen Artikel.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ist ein Verstoß gegen Vergabevorschriften erkannt, ist dieser vor Einreichen eines Nachprüfungsantrages innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.