Leasing- und Servicevertrag für die Ausstattung mit Drucker- und Multifunktionsgeräten

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Auftrages ist ein Leasing- und Servicevertrag über Drucker und Multifunktionsgeräte einschließlich notwendiger Softwarelizenzen für dessen Betrieb sowie des Flottenmanagements über eine Kernvertragslaufzeit von 48 Monaten sowie einer Verlängerungsoption von 12 Monaten.

Der Dienstleister übernimmt voraussichtlich zum 1. April 2021 nach Ablauf der Transition-In Phase vollständig den Betrieb. Voraussichtlich zu diesem Zeitpunkt ist die Betriebsübergabe abgeschlossen (Erbringung der geforderten Support- und Betriebsleistungen für die gesamten Drucker und Multifunktionsgeräte ab der Abnahme der Transition-Leistungen).

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit endet am 31.3.2025 (Kernvertragslaufzeit) mit einer automatischen einmaligen Verlängerung von 12 Monaten, wenn nicht spätestens 6 Monate bis zum Ende eines Monats durch den Auftraggeber gekündigt wird. Dieses Kündigungsrecht kann jedoch erstmalig mit Wirkung zum Ende von 24 Monaten ausgeübt werden.

Zusätzliche Informationen

6.5.1.3 „Anpassung: Dem Auftragnehmer bleiben zwischen der Übergabe des Tickets (gemessen ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung aus dem System des Auftraggebers (E-Mail, Telefonisch)) und dem Eingang der Erledigungsmeldung durch den Auftragnehmer im System des Auftraggebers 27 Stunden zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft. Die Reaktions- und Wiederherstellungszeit definiert sich anhand der SBK Öffnungszeiten. (Mo – Fr. 08:00 – 17.00 Uhr) (wurde gelöscht – Servicezeit 1), außer an bundesweiten und regionalen gesetzlichen Feiertagen.“

6.5.1.3 Anpasung – wurde gelöscht:

— Wiederherstellungszeit: Next Business Day bezogen auf die Servicezeit 1

6.5.1.3 „Anpassung - Einhaltungsquote: SLA 1 – 60 % (alt 75 %) aller Fälle innerhalb von 14 (alt 12) Stunden, per Monat (Berichtszeitraum) SLA 2 - 70 % (alt 85) % aller Fälle innerhalb von 18 (alt 16) Stunden, per Monat (Berichtszeit-raum) SLA 3 – 100 % aller Fälle innerhalb von 27 (alt 24) Stunden, per Monat (Berichtszeitraum)“

6.5.1.3 „Beispiele alt: Beispiel: Störungsmeldung Freitag 15.00 Uhr; Erledigung bis Montag 15.00 Uhr – innerhalb SLA 1 Störungsmeldung Freitag 15.00 Uhr; Erledigung bis Dienstag 13.00 Uhr – innerhalb SLA 2 Beispiele neu: Beispiel 1: Mo 08.00 Uhr gemeldet – erledigt bis Di 13.00 Uhr = SLA 1 Beispiel 2: Mo 08.00 Uhr gemeldet – erledigt bis Di 17.00 Uhr = SLA 2 Beispiel 3: Mo 8.00 Uhr gemeldet – erledigt bis Mi 17.00 Uhr = SLA 3“

4.1.5 „Anpassung: Mindestanforderungen an Geräteklassen 1 und 2 (gelöscht – Option OCR Texterkennung) Gelöscht:

— OCR Texterkennung von eingescannten Dokumenten. Mögliche Ausgabeformate sind PDF durchsuchbar, RTF/DOCX für bearbeitbare Texte und XLSX für Tabellen.“

4.1.6 „Eingefügt/korrigiert:

— Eingescannte Seiten dürfen zu keinem Zeitpunkt abgerechnet werden, sowie keine Limitierung für die OCR Erkennung;

— OCR Texterkennung von eingescannten Dokumenten. Mögliche Ausgabeformate sind PDF durchsuchbar, RTF/DOCX für bearbeitbare Texte und XLSX für Tabellen“.

6.5.1.3 „Korrektur: Werden die vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nicht eingehalten, schuldet der Bieter jeweils eine Vertragsstrafe für jeden angefangenen, unterschrittenen Prozentpunkt in Höhe von 150 EUR netto. Neu: Werden die vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nicht eingehalten, schuldet der Bieter jeweils eine Vertragsstrafe für jeden Servicefall außerhalb SLA 3 in Höhe von 150 EUR netto.“

2.1.1.1

— Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber eine vorfristige Rückgabe der Geräte ein, wenn diese z. B. aufgrund zu geringer Auslastung nicht mehr benötigt werden. (Flottenoptimierung). Jedoch auf den Gesamtbestand (Stückzahl) nicht mehr als 3 %. Diese Möglichkeit steht dem Auftraggeber jedoch frühestens ab dem dritten Jahr der Kernvertragslaufzeit zur Verfügung und muss 3 Monate im Voraus angezeigt werden.

2.1.1.2 Absatzt eingefügt:

— Die Leasinggebühr fällt entsprechend der Restlaufzeit höher aus, sofern die Geräte erst nach 24 Monaten wie in Punkt 3.1 der Leistungsbeschreibung beschrieben angeschafft werden.

4.3.2 Eingefügt:

— Optional, kann benötigtes Verbrauchsmaterial vom Auftraggeber auch z. B. via E-Mail als Bestellung an den Service-Delivery-Manager gemeldet werden, wenn dieses vom Auftragnehmer technisch nicht anders abgebildet werden kann.

2.2.1 Eingefügt: Hinweis: Die Bitmarck agiert bei der SBK als SPOC (Single Point of Contact). In Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand werden hier nur Störung aufgenommen.

3.3.5 Eingefügt: Hinweis: Auf eine verschlüsselte Verbindung kann nur verzichtet werden, wenn andere technische Maßnahmen entsprechend ergriffen werden.

3.4.1 /3.4.2 / 3.4.3 Anderung:

— Treiberfunktionen Broschüren Funktion, Overlay gelöscht Wasserzeichen eingefügt−Funktion

3.3.3 Anpassung:

— Die Anmeldung kann per SSO (präferierte Lösung) oder AD Anmeldung erfolgen. Hier müssen verschiedene Berechtigungsansichten möglich sein. (Details können in der Transition-In Phase besprochen werden)

3.4.1 Anpassung:

— Papiersorten/Formate: DIN A6 – DIN A4; Briefumschläge, Transparentfolien, Etiketten, Sonderformate über Mehrzweckeinzug

3.4.3 Anpassung:

— Papiersorten/Formate: DIN A6 – DIN A4; Briefumschläge, Transparentfolien, Etiketten, Sonderformate über Mehrzweckeinzug

6.5.1.3 „Eingefügt: Ergänzung 2: Insgesamt darf die Summe der aufgrund der vorstehenden Ziffern zu zahlenden Vertragsstrafen nicht mehr nicht mehr als 5 % des Auftragswertes betragen.“

Ebenfalls werden auf die Regelung des Obervertrages § 11 hingewiesen. Hier erfolgt ebenfalls eine maximale Begrenzung aller Vertragsstrafen auf maximal 5 % des Auftragswertes. § 3 / Ziffer 1 Der Auftraggeber stimmt einer Zahlung der ausstehenden Mietraten bei einer ordentlichen Kündigung durch den Auftraggeber zu. Anlage 1 – Obervertrag – V1.1 10.2.3 Ziffer 6.5.2 in Ziffer 6.5.1 geändert Anlage 1a – Vertragsentwurf – EVB IT Service-Vertrag_V1.0 § 3 Abs. 6 Die Regelung wurde zur Verdeutlichung angepasst. Anlage 1 – Obervertrag – V1.1.