Beschreibung der Beschaffung
Für die Dauer der Vertragslaufzeit
— beauftragt die AG den AN mit der Durchführung von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements,
— überträgt die AG dem AN die Betreiberverantwortung für die in den Vertragsunterlagen aufgeführten technischen Anlagen. Das umfasst auch die Verkehrssicherungspflicht. Die auf den AN übertragenen Betreiberpflichten sind in der Leistungsbeschreibung konkretisiert.
Der AN übernimmt die aus diesem Vertrag geschuldeten Leistungen in folgenden Stufen:
— Start-Up-Phase
Stufe 1: beginnt mit Zuschlagserteilung
Stufe 2: 1.12.2020
— Start Regelbetrieb: 1.2.2021 / 0.00 Uhr bis Vertragsende: 31.1.2025 (ggf. Verlängerung bis 31.1.2029),
— Objektrückgabe bzw. -übergabe an die AG oder einen neuen Dienstleister.
Start-Up-Phasen:
Der AN hat sich mit den Liegenschaftsgegebenheiten und Anlagenzuständen vollumfänglich vertraut zu machen und alle für seine Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen zu sichten und zu prüfen (Prüfung, Anerkennung, Übernahme von Revisionsunterlagen, Massenaufstellungen und Aufmaßen gem. Leistungsbeschreibung und -verzeichnis).
Stufe 1 – Beginn: ab Zuschlagserteilung
— Personalvorstellung, inklusive Qualifikationsnachweise, innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung unter Beachtung von § 14 – Geheimhaltung und Datenschutz – der BVB. ggf. Beantragung von weiteren erforderlichen Sicherheitsüberprüfungen,
— kundenspezifische Anpassung des CAFM-Systems des AN und Klärung der objektspezifischen Anforderungen an das CAFM-System sowie Übernahme der Stammdaten der Liegenschaft unter Einbeziehung der Systemadministratoren des AN,
— Klärung zu Art und Umfang der Implementierung der Datensicherung des CAFM-Systems sowie der elektronischen Ablage des AN für die regelmäßige Übergabe an die AG,
— Klärung und Abstimmung grundlegender Prozesse für die Instandhaltungsplanung, Instandsetzung und Berichtswesen,
— Erstellung der Dokumentations- und Archivordnung entsprechend der Dokumentationsablage der AG einschl. Archivordnung vor Ort,
— Aufbau des Monats- und Jahresberichtswesens.
Stufe 2 – Beginn: 1.12.2020
— Übernahme von Anlagen und technischen Systemen einschl. Funktionsprüfung,
— Dokumentation der Übernahme je technische Anlage (i. F. eines Übergabeprotokoll) inklusive Abgleich der offenen Mängel und des ggf. vorhandenen Instandsetzungsstatus,
— Übernahme und Verwaltung der Ersatz- und Verschleißteile sowie Komponenten und Baugruppen inkl. Aufbau einer CAFM-Lagerverwaltung,
— Erstellung der AN-spezifischen Gefährdungsanalysen für die Durchführung der Leistungen des AN an den technischen Anlagen der Liegenschaft,
— Vollständiger Aufbau der Dokumentation gemäß der Dokumentationsrichtlinie BImA inkl. der Prüfung durch die AG,
— Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen,
— Erstellung von Nachunternehmerlisten,
Der AN hat die ihm überlassenen Räumlichkeiten bis spätestens 1.2.2021 zu übernehmen und vollständig einzurichten.
Start-Up-Phasen und Regelbetrieb:
Der AN ist verpflichtet, alle in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis beschriebenen Aufgaben und Leistungen nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen und unter Einhaltung folgender Bestimmungen zu erbringen:
— der für den dargestellten Vertragszweck einschlägigen, gesetzlichen Vorschriften,
— sonstiger Normen, wie Betriebssicherheitsverordnung, Trinkwasserverordnung, Arbeitsstättenverordnungen und Arbeitsstättenrichtlinien, Unfallverhütungsvorschriften und behördlichen Bestimmungen, ZÜS-Vorschriften,
— der allgemein anerkannten Regeln der Technik, wie:
— der Europäische Normen (EN) des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und des Europäischen Komitees für elektrotechnische Normung (CENELEC) sowie
— der Normen des Deutschen Instituts für Normung e.V. (DIN) sowie VDI-, VDE-, AMEV- und VDMA- Vorschriften,
— der Bau- und Prüfordnung des jeweiligen Bundeslandes der zu betreuenden Liegenschaft,
— der verbindlichen Herstellerspezifikationen in der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Fassung, Wartungs- und Betriebsanweisungen der Errichterfirmen,
— sowie der bei der Ausführung von Bauleistungen (Instandsetzungsmaßnahmen) die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C).
Spezielle Leistungsanforderungen:
1) Der AN muss eine zeitgemäße CAFM-Software einsetzen mit den Mindestfunktionen:
— Webbasierter Zugriff (10 Zugriffslizenzen),
— Planung, Überwachung, Dokumentation aller Wartungs- und Inspektions- und Instandsetzungsmaßnahmen,
— Erfassung und Auswertung technischer/ kaufmännischer Daten des Gebäudemanagements und der Instandhaltung sowie von Verbrauchs- und Zählerdaten,
— Dokumentation/Überwachung aller Herstellergarantien und Gewährleistungen,
— Transparenz über die eingesetzten Ressourcen,
— Vermeidung von Medienbrüchen und Doppelarbeit,
— Integration einer durchgängigen und konsistenten Datenhaltung,
— Dokumentationsfähigkeit,
— Historisierung und Archivierung.
Das CAFM-System des AN muss sowohl software- als auch hardwareseitig den IT-Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen und in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert sein. Mindestanforderungen zur Gewährleistung der Informationssicherheit sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
2) Zeiten der Leistungserbringung:
Alle Leistungen des AN sind grundsätzlich bedarfsabhängig zu jeder Zeit, 24 Stunden am Tag und 365/366 Tage im Jahr, zu erbringen. Dies gilt besonders für die Stör- und Notfalldienste sowie für die Erbringung von Zusatzleistungen. Die ständige Erreichbarkeit des AN ist zu gewährleisten. Die regelmäßigen Leistungen werden in der Zeit von 8.00 Uhr bis 16.30 Uhr erbracht. Darüber hinaus kann der Einsatz des AN außerhalb der o. g. Regelarbeitszeit erforderlich sein (z. B. technische Begleitung von Veranstaltungen). Es kann erforderlich sein, staub- und lärmintensive Arbeiten außerhalb der Regelarbeitszeit (vorrangig) in Nacht- und/oder Wochenendarbeit zu erbringen, es kann zu kurzfristigen Unterbrechungen bis hin zum Abbruch kommen. Hier wird eine besondere Flexibilität des AN erwartet.
3) Zentrale des Auftragnehmers:
Der AN richtet zur Unterstützung der Leistungserbringung eine zum Zeitpunkt der Übernahme der Liegenschaft verfügbare und funktionsfähige Zentrale ein oder nutzt eine vorhandene Zentrale für die Entgegennahme und Weiterleitung von Störmeldungen zu jedem Zeitpunkt.
4) Arbeits- und Hilfsmittel, Medien:
Dem AN stehen Räumlichkeiten für seine Vertragserfüllung unentgeltlich zur Verfügung – im Bundesrechnungshof und in den Räumen der BImA in Potsdam. Der AN richtet in den ihm von der AG / dem Nutzer zur Verfügung gestellten, unmöblierten Räumen ein Büro des AN ein.
Medien: Für die IT-und Netzwerkanbindung muss der AN einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter auf seine Kosten abschließen.
Arbeitshilfen: In den Objekten der AG vorhandene Arbeitshilfen, wie z. B. Aufzüge, dürfen durch den AN kostenlos mitbenutzt werden, wenn diese betriebsbereit sind und von der AG nicht selbst genutzt werden. Die Nutzung kann nicht eingefordert werden. Zusätzlich erforderliche Arbeitshilfen sind durch den AN zu stellen.
Werkzeuge: Alle erforderlichen Werkzeuge zur Erbringung der Leistungen sind durch den AN zu stellen. Der AN verpflichtet sich, alle notwendigen Werkzeuge vorzuhalten, um eine schnelle und qualitativ hochwertige Durchführung der Leistungen zu ermöglichen.
Ersatzteile (Kleinteile), Verbrauchs- und Verschleißteile, Verbrauchs- und Verschleißstoffe, Materialien, Betriebsmittel: Der AN verwaltet und beschafft diese im Rahmen der Wartung.
5) Gefahrstofflagerung: Muss der AN für seine Leistungserbringung Gefahrstoffe in der Liegenschaft lagern, so wird dem AN ein entsprechender Lagerort zugewiesen, welchen der AN zwingend zu nutzen hat.
6) Gefahrenmeldeanlagen: Technische Störungen an den Anlagen werden vor Ort angezeigt. Eine direkte Alarmierung des Stördienstes des AN aus den Gefahrenmeldeanlagen erfolgt nicht. In der Start-up Phase werden entsprechende Übertragungswege abgestimmt.
Der AN hat bei Alarmierung im Rahmen seines Stör- und Notfalldienstes alle notwendigen Maßnahmen zur Störungsbeseitigung einzuleiten und mit dem Nutzer abzustimmen.
7) Gebäudeleittechnik: Die Liegenschaften sind mit Gebäudeleittechnik für einen zeitgemäßen Gebäudebetrieb ausgestattet. Der Fernzugriff auf die Systeme ist möglich und erwünscht. Die Übergabe der Zugriffsdaten/Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt durch die AG in der Start-Up-Phase. Der AN stellt sicher, dass ein Fernzugriff mit eigener EDV-Technik über eine VPN Kommunikation ermöglicht wird. Der AN übernimmt das Bedienen und den Betrieb der GLT sowie deren kontinuierliche Kontrolle, Überwachung und Anpassung.
Leistungen im Rahmen des technischen Gebäudemanagements für die Kostengruppen 300 bis 500 umfassen:
— Betreiben,
— Inspektion,
— Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen,
— DGUV Vorschrift 4 – Leistungen (ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen und Betriebsmittel),
— Stellen der verantwortlichen Elektrofachkraft,
— Wartung,
— Instandsetzung,
— Optimieren,
— Störungsmanagement,
— ggf. Gewährleistungsüberwachung,
— Berichten,
— Dokumentieren,
— Energiemanagement,
— Stillstandsmanagement / Stillstandswartung,
— Entsorgung,
— Kommunikationsmanagement,
— EDV,
— Nutzung eines CAFM-Systems,
— spezielle Anforderungen: VDI 6022, VDI 6023, VDI 2052 Raumlufttechnische Anlagen für Küchenanlagen und Aufzugsanlagen und TRBS 3121,
— sonstige Leistungen: Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst, Objektleiter, Haustechniker
Weitere Angaben sind der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.
Die Rückgabe umfasst die im Leistungsverzeichnis aufgeführten und ggf. im Vertragszeitraum installierten Anlagen, technischen Systeme bzw. Baugruppen mittels Übergabeprotokoll an die AG oder den neuen Dienstleister.