Lieferung, Bereitstellung und Verwaltung von Literatur

Kurze Beschreibung

Abschluss einer Rahmenvertreinbarung über die bundesweite Lieferung, Bereitstellung und Verwaltung von Literatur.
Gegenstand der Vergabemaßnahme ist die Lieferung von Loseblatt-Sammlungen (Grundwerk und Ergänzungslieferungen), Zeitschriften und anderer preisgebundener Fachliteratur, sowie die Bereitstellung von Lizenzen.
Es soll ein Verwaltungsportal bereit gestellt werden, über das die bestellten Waren, die Laufenden Abos und insbesondere die bestehenden Lizenzen verwaltet werden können.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) – Hauptverwaltung Hamburg
Massaquoipassage 1
22305 Hamburg
Printmedienlieferungen an alle bundesweiten Standorte der VBG gemäß Anlage Standortliste.

Beschreibung der Beschaffung

Abschluss einer Rahmenvertreinbarung über die bundesweite Lieferung, Bereitstellung und Verwaltung von Literatur mit einer Vertragslaufzeit von 24 Monaten und einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate.
Versorgung der VBG mit überwiegend deutschsprachigen Medien (Print und Digital).
Die Lieferung der Literatur erfolgt bundesweit an derzeit 16 Lieferadressen der Auftraggeberin. Die aktuellen Lieferanschriften sind in der Anlage „Standortliste“ aufgeführt.
Die voraussichtlichen Jahresmengen sind nach dem Stand 08/2020:
— 73 Online-Lizenzen, darunter standortübergreifenden Firmenlizenzen und Standort- und Einzellizenzen;
— 1200 Fortsetzungsartikel;
— 214 Zeitschriftenabo inkl Online-Zugängen;
— 228 Print only Zeitschriften;
— 342 Bucher/ Aparttitel.
Bei Bedarf werden die aufgezeigten Volumen angepasst, Die tatsächlich abgerufenen Mengen können daher von Jahr zu Jahr sowohl nach unten als auch nach oben hin schwanken.
Die VBG bezieht derzeit Abonnements der nachfolgenden Produktkategorien:
— Print-Werke:
—— Jährliche Bücher o Loseblattwerke o Fachzeitschriften;
—— Tageszeitungen.
— Elektronische Medien:
—— CD-ROMs / DVDs;
—— E-Mail-Dienste;
—— Online-Datenbanken mit Updates (Lizenzen);
—— Online-Datenbanken ohne Updates;
—— Beck Verlag: beck-online;
—— E.Schmidt;
—— Hauck-Noftz;
—— Juris;
—— Springer Verlag: Arbeitsmedizin.
— Einzel-/Monobestellungen (zum Beispiel):
—— Bücher;
—— E-Books;
—— E-Papers;
—— Fachartikel aus Zeitschriften, Abhandlungen, Urteile, etc.;
—— Grundwerke von Loseblattsammlungen ohne Abonnement;
—— PDF-Dokumente;
—— Bestellungen zur Ansicht.
—— graue Literatur (z. B. Normen).
Folgende Aufgaben soll der Auftragnehmer erfüllen:
— Beschaffung sämtlicher Medien sowie die vollständige Bestell- und Zahlungsabwicklung mit den Lieferanten;
— Durchführung der Verlagskorrespondenz, der Lieferkontrolle und ggf. der Bestellmahnung sowie tagesaktuelle Weiterleitung von Verlagsbestellungen;
— Tagesaktuelle umfassende Produktinformationen (z. B. Preis, Bezugsmodalitäten, elektronische Alternative) in einem elektronischen Katalog;
— Bereitstellung von Lösungen zur Nutzung und Verwaltung elektronischer Medien, Lizenzen und Datenbanken;
— Überwachung und aktive, individuelle Beratung zur Lizenzverwaltung;
— Erreichbarkeit mit festen Ansprechpartnern werktäglich von 9.00 h – 17.00 Uhr;
— Qualitative und quantitative Wareneingangskontrolle und zeitnahe Reklamation beim Lieferanten/Verlag;
— Migration der vorhandenen Abonnement-und Fortsetzungsdaten in elektronische Alternativen;
— Marktbeobachtung und Lieferung umfassender Produktinformationen über fachspezifische Neuerscheinungen – ggf. auch elektronische – an die Auftraggeberin.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
— Verpflichtung zur Verschwiegenheit (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— ggf. Bietergemeinschaftserklärung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— ggf. Erklärung Unterauftragnehmer (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen);
— ggf. Erklärung Eignungsleihe (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— ggf. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen);
— Testzugang zum Online-Verwaltungs-Portal (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen):
Mit dem Angebot ist als Mindestanforderung ein Testzugang für 3 parallele Nutzer der VBG zur Verfügung zu stellen.
Dieser Testzugang dient zum einen der Überprüfung der IT Mindestanforderungen an das Verwaltungsportal sowie zum anderen zur Bewertung der Nutzerfreundlichkeit/Usability und des Funktionsumfangsfangs.
— Testzugang zum Online-Bestell-Portal (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mit dem Angebot ist als Mindestanforderung ein Testzugang für 3 parallele Nutzer der VBG zur Verfügung zu stellen.
Dieser Testzugang dient zum einen der Überprüfung der IT Mindestanforderungen an das Bestellportal sowie zum anderen zur Bewertung der Nutzerfreundlichkeit/Usability und des Funktionsumfangsfangs.
— Mit dem Angebot haben die Bieter detaillierte Konzepte in Textform und ggf. grafische Ablaufplanung einzureichen. Darin ist die Umsetzung der Aufgaben aus der Leistungsbeschrebung inkl. ein Zeitplan und Ausführungsfristen für die Datenübernahme vom bisherigen Dienstleister ab Auftragserteilung darzustellen:
— Darstellung des Verwaltungsportals;
— Darstellung der E-Medien-Plattform;
— Darstellung des Online-Bestellvorgangs;
— Implementierungskonzept Gewicht;
— Beratungs- und Schulungskonzept.

Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
— Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version;
— Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version;
— Google Chrome in der jeweils aktuellen Version;
— Apple Safari ab Version 5.
Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.
Das Bietertool ist zudem ein „Multi-Plattform-Bieter-Client“, sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie das Angebot abgeben.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYH5S