LIMS Landeslabor Schleswig-Holstein

Kurze Beschreibung

Einführung eines einheitlichen Labor- Informations- und Management-Systems (LIMS) für das Landeslabor Schleswig-Holstein am Standort Neumünster. Die Erneuerung der derzeit vorhandenen IT-Landschaft, welche mehrere unterschiedliche LIMS-Anwendungen umfasst, bezieht den Großteil der LSH-Geschäftsbereiche ein. Das Ziel dieser Maßnahme ist, die verschiedenen Arbeitsbereiche optimal zu unterstützen, um langfristig eine effiziente und ökonomische Durchführung der Aufgaben sicherzustellen und das Datenmanagement auf eine moderne, sichere und einheitliche Basis zu stellen.

Beschreibung der Beschaffung

Das Landeslabor Schleswig-Holstein (LSH) mit Hauptsitz in Neumünster ist eine spezialisierte, behördliche Einrichtung, die als Dienstleistungszentrum und Überwachungsbehörde wesentliche Aufgaben des gesundheitlichen Verbraucherschutzes wahrnimmt.
Als Landesbetrieb konzentriert sich das LSH auf Laboruntersuchungen, veterinärmedizinische Diagnostik, wissenschaftliche Begutachtungen sowie Vollzugs- und Überwachungsaufgaben in Bezug auf Lebensmittel, Bedarfsgegenstände, Umweltmonitoring, Tiergesundheit sowie auf Aspekte des Tierarzneimittel-, Futtermittel- und Handelsklassenrechts.
Das LSH beabsichtigt die Einführung eines einheitlichen Labor- Informations- und Management-Systems (LIMS) am Standort Neumünster. Die Erneuerung der derzeit vorhandenen IT-Landschaft, welche mehrere unterschiedliche LIMS-Anwendungen umfasst, bezieht den Großteil der LSH-Geschäftsbereiche ein. Das Ziel dieser Maßnahme ist, die verschiedenen Arbeitsbereiche optimal zu unterstützen, um langfristig eine effiziente und ökonomische Durchführung der Aufgaben sicherzustellen und das Datenmanagement auf eine moderne, sichere und einheitliche Basis zu stellen.
Im LSH werden Laboruntersuchungen und wissenschaftliche Begutachtungen von Lebensmitteln und Bedarfsgegenständen wie auch Schlachttier- und Fleischuntersuchungen durchgeführt. Die veterinärmedizinische Diagnostik nimmt ebenfalls einen breiten Raum ein. Im Bereich der Umweltanalytik und des Umweltmonitorings werden vom LSH insbesondere Gewässer- und Bodenproben untersucht. Darüber hinaus nimmt das Landeslabor Überwachungs- und Vollzugs-Aufgaben in der Umsetzung und Anwendung des Tierarzneimittel-, Futtermittel- und Handelsklassenrechts wahr.
Historisch bedingt nutzen die verschiedenen Geschäftsbereiche [GeB] des LSH eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Anwendungen. Neben dem im Geschäftsbereich 2 (Veterinärwesen) primär eingesetzten LIMS System des Herstellers Balvi (LADIA), dominieren in den anderen Bereichen LIMS-Applikationen des Herstellers „blomesystem“, die in verschiedenen Ausprägungen betrieben werden. Dabei nutzen einzelne Fachbereiche z.T. auch mehrere dieser LIMS- Anwendungen – abhängig von der zu bearbeitenden Aufgabenstellung oder Matrix.Über Schnittstellen werden teilweise Daten mit übergeordneten Systemen ausgetauscht, beispielsweise mit dem zentralen SAP-System des Rechnungswesens (GeB1), wie auch mit Systemen auf Landes- oder Bundesebene (HIT, BALVI iP, NOKO-Schnittstelle, BVL-Schnittstelle).Neben den genannten Applikationen sind Büroanwendungen (MS-Office) für die interne Orga-nisation und die Gutachten- bzw. Berichtserstellung im Einsatz, wie auch spezielle Software-Anwendungen für die Analysengeräte in den Laborbereichen bzw. Fachanwendungen zur Handelsklassenüberwachung, Methodenvalidierung etc. Die Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem als Grundlage der elektronischen Akte (E-Akte) ist für die nächsten Jahre vorgesehen (VISkompakt).
Das zentrale IT-Management des Landes Schleswig-Holstein verfolgt durch seine Open Source-Strategie das Ziel, die Abhängigkeiten von einzelnen kommerziellen Softwareanbietern zu minimieren. Für Lieferanten von IT-Lösungen bestehen daher Anforderungen an die Kompatibilität potenziell auch mit quelloffenen Betriebssystemen, Datenbankmanagementsystemen, Office-Paketen und -Anwendungen sowie Datei-Formaten.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Mindestens drei geeignete Bewerber mit der höchsten Benotung gemäß Ziffer 5.4.2. werden zu Vertragsverhandlungen aufgefordert.
Für die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber wird aus den jeweils erzielten Werten zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ein Gesamtergebnis errechnet. Dazu wird folgende Gewichtung angewendet:
1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 100 %:
a. Erfahrung mit einemvergleichbaren Beschaffungsgegenstand (Referenzen) 33,33 %,
b. Darstellung qualifiziertes Personal (Personalkennzahlen) 33,33 %,
c. Maßnahmen zum Qualitätsmanagement (Nachweis QM-System) 33,33 %.
Auf diese Weise können bis zu 100 Punkte erzielt werden.
Aufgrund der erreichten Punktzahl bildet die Vergabestelle einer Rangfolge der Bewerber. Die 3 Bewerber mit der höchsten Benotung werden zur Abgabe eines Erstangebots/zu Vertragsverhandlungen aufgefordert.

Zusätzliche Informationen

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs und Auswahl geeigneter Bewerber nach den in Teil A-Teilnahmeunterlage vorgegebenen Kriterien werden die erfolgreichen Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Danach ist der Fortgang des Vergabeverfahrens vorläufig wie folgt geplant:
1. Erstangebote
Die Erstangebote werden für die Durchführung eines im Anschluss an die Abgabe der Angebote stattfindenden Bietergesprächs ausgewertet.Auf die Erstangebote wird kein Zuschlag erteilt.
2. Bietergespräche und Folgeangebote
Nach Durchführung der Bietergespräche werden ggf. die Vergabeunterlagen angepasst und die Bieter zur Abgabe eines Folgeangebots gegebenenfalls aber auch bereits eines endgültigen Angebotes aufgefordert.
3. Verhandlungsgespräche und endgültiges Angebot
Nach Einreichung der Folgeangebote erfolgen Verhandlungsgespräche. Im Anschluss daran werden die Bieter zur Abgabe eines endgültigen Angebots aufgefordert.
Nach Einreichung des endgültigen Angebots wird eine Teststellung im Rahmen eines Workshops mit Bewertung durchgeführt. Die Bewertung fließt in die Benotung des endgültigen Angebots ein.
Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, werden die Bieter vor Abgabe eines endgültigen Angebots zur Abgabe von weiteren Folgeangeboten aufgefordert und/oder zu weiteren Verhandlungsrunden eingeladen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ein Bewerber gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinn, wenn er die Mindestkriterien erfüllt. Diese sind:
a. Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre von mindestens 1 Mio. EUR,
b. Nachweis einer Betriebspflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen 1 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. EUR für Vermögensschäden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand: Auswertung der Anlage Referenzen – Gewichtung: 33,33 %
Der Bewerber benennt in der Anlage Referenzen im Wesentlichen vergleichbare Referenzprojekte, die im Zeitraum 1.1.2015 bis 30.9.2020 erstmalig implementiert und erfolgreich in Betrieb genommen wurden. Projekte, die vor diesem Zeitfenster in Betrieb genommen worden sind und durch Updates/Upgrades lauffähig gehalten werden, gelten in diesem Zusammenhang ausdrücklich nicht als Projektreferenz.
Die Anlage Referenzen muss mindestens ein im Wesentlichen vergleichbares Referenzprojekt aus dem Segment der Öffentlichen Auftraggeber enthalten.
Die Anlage Referenzen ist mit dem Teilnahmeantrag vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach) einzureichen.) Fehlende Angaben führen zum Ausschluss der Referenz.
Insgesamt muss das Referenzprojekt dabei mindestens zwei der nachfolgend genannten Aufgabenbereiche des Landeslabors abdecken:
— Tiergesundheit / Veterinärmedizinische Diagnostik,
— Untersuchung und wissenschaftliche Begutachtung von Lebensmitteln und Bedarfsgegenständen (Trinkwasseruntersuchungen sind nicht inbegriffen),
— Untersuchung und wissenschaftliche Begutachtungen in Bezug auf Umweltmonitoring (mit eingeschlossen sind Trinkwasseruntersuchungen),
— Aufgaben in Bezug auf das Tierarzneimittel-, Futtermittel- und Handelsklassenrecht.
Es werden bis zu 5 Referenzprojekte gewertet. Die Bewertung erfolgt gemäß nachstehenden Bewertungsregeln:
Vergleichbarkeit:
— 7 Punkte: Referenz Umwelt bei einem Auftraggeber der öffentlichen Hand,
— 5 Punkte: Referenz Umwelt bei einem anderen Auftraggeber,
— 3 Punkte: andere Referenz.
Aktualität:
— 7 Punkte Referenz seit mind. 3 Jahren im Einsatz,
— 5 Punkte: Referenz seit weniger als 3 Jahren im Einsatz,
— 1 Punkte: Referenz nicht mehr im Einsatz.
Für jedes Referenzprojekt wird die Summe aus den Punkten der Unterkriterien „Vergleichbarkeit“ und „Aktualität“ gebildet, die Punkte aller Referenzprojekte wer-den aufsummiert. Maximal können so bei diesem Kriterium 70 Punkte erreicht werden.
b) Darstellung Qualifiziertes Personal: Auswertung der Anlage Personalkennzahlen – Gewichtung: 33,33 %.
Der Bewerber reicht die Anlage Personalkennzahlen vollständig ausgefüllt ein. Anzugeben ist die Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 abgelaufenen Geschäftsjahren. Die Bewertung erfolgt gemäß nachstehenden Bewertungsregeln:
Anzahl der Mitarbeiter im Geschäftsfeld LIMS (Durchschnitt der letzten 3 Jahre):
— 10 Punkte > 20 Mitarbeiter,
— 7 Punkte 10-20 Mitarbeiter,
— 5 Punkte <10 Mitarbeiter.
Anzahl der Mitarbeiter mit Erfahrungen von mehr als 3 Jahren als LIMSProjektleiter (Durchschnitt der letzten 3 Jahre), die in der Lage sind, das Projekt zu steuern und sich bei Bedarf gegenseitig zu vertreten:
— 10 Punkte > 3 Mitarbeiter,
— 5 Punkte 2 – 3 Mitarbeiter.
Die erreichten Punkte bei den beiden Unterkriterien werden aufsummiert. Maximal können so bei diesem Kriterium 20 Punkte erreicht werden.
c) Maßnahmen zum Qualitätsmanagement: Auswertung der Anlage Qualitätsmanagement – Gewichtung: 33,33 %.
Der Bewerber reicht die Anlage Qualitätsmanagement vollständig ausgefüllt ein. Die Bewertung erfolgt gemäß nachstehenden Bewertungsregeln:
— 10 Punkte:
Nach DIN EN ISO 9000 zertifiziertes QM-System (Nachweis durch Zertifikat)
— 8 Punkte:
Nachgewiesenes QM-System, welches den Anforderungen nach DIN EN ISO 9000 entspricht (Nachweis durch Zertifikat bzw. – sofern nicht verfügbar – Beschreibung des QM-Systems)
— 5 Punkte:
Sonstiges QM-System (Nachweis durch Beschreibung des QMSystems)
— 0 Punkte:
Kein QM-System
Maximal können so bei diesem Kriterium 10 Punkte erreicht werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung,
— dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung.
Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH),
— Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
— Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach SÜG.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation (siehe Vergabeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ (21.12.2018) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Auftraggeber weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.