Marketingagenturleistungen für die AOK Nordost – Die Gesundheitskasse

Beschreibung der Beschaffung

Die AOK Nordost – Die Gesundheitskasse ist mit über 1,7 Millionen Versicherten die größte gesetzliche Krankenkasse in der Region Nordost (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern). Mit einem Haushaltsvolumen von rund 7,88 Milliarden EUR in der Krankenversicherung und 2,34 Milliarden EUR in der Pflegeversicherung verwaltet die AOK Nordost einen der größten öffentlichen Haushalte in den 3 Bundesländern. Die besondere Leistungsstärke wird regelmäßig in unabhängigen Krankenkassen-Vergleichen bestätigt. Weitere Informationen zum Service- und Leistungsangebot finden Sie unter www.aok.de/nordost.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer „Full Service-Agentur für Marketing und Werbung mit digitalem Schwerpunkt“. Die Agentur bietet vor allem Online-Marketing, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Beratung, Konzeption, Erfolgsmessung und Begleitung bis hin zur grafisch/technischen Umsetzung von personaspezifischen Werbemaßnahmen auf allen Kanälen an. Es wird eine Agentur gesucht, die in ihren Kernkompetenzen die Marketingabteilung der Auftraggeberin zielgerichtet in der Werbe- und Markenkommunikation unterstützt und somit auch maßgeblich zum Vertriebserfolg beiträgt. Somit soll die Effizienz der kommunikativen und werblichen Maßnahmen weiter angehoben werden. Sie bewegt sich dabei im Spannungsfeld der Dachmarke AOK und der regionalen Markenpositionierung der AOK Nordost – Die Gesundheitskasse und wird anschlussfähige Kampagnen im gemeinschaftlichen Kommunikationsumfeld der Dachmarke AOK und der AOK Gemeinschaft platzieren müssen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin kann den Vertrag zweimal um jeweils maximal weitere 12 Monate verlängern. Die Verlängerung des Vertrages ist dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende anzuzeigen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es werden die Referenzen des Bewerbers sowie die Qualifikation des für die Auftragsausführung vorgesehenen Kernteams bewertet. Die genaue Ausgestaltung der einzelnen Wertungskriterien sowie die jeweiligen zu erzielenden Punkte sind der Wertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb (Anlage A4 der Vergabeunterlagen) zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Vorlage eines aktuellen Nachweises zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft. Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
2. Vorlage der Eigenerklärung, dass keiner der in §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) genannten Ausschlussgründe vorliegt. Bezüglich der weiteren Einzelheiten wird auf Anlage A2 der Vergabeunterlagen verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Bewerber haben für jedes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre jeweils einen Mindestjahresumsatz von 2,5 Mio. EUR (netto) nachzuweisen. Wird diese Mindestanforderung nicht erfüllt, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Bezüglich der Einzelheiten wird auf die Teilnahmebedingungen (Anlage A1 der Vergabeunterlagen) verwiesen.
2. Eigenerklärung des Bewerbers, dass er über eine aktuell bestehende, angemessene, gültige Betriebshaftpflichtversicherung, mit der mindestens folgende Deckungssummen je Versicherungsfall abgedeckt sind:
— 1 000 000,00 EUR gegen Personenschäden sowie
— 1 000 000,00 EUR gegen Sachschäden
— 2 000 000,00 EUR gegen Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen, verfügt.
Sofern und soweit keine entsprechende Versicherung besteht, ist zu erklären, dass diese im Auftragsfall unverzüglich abgeschlossen bzw. die bestehende Versicherung entsprechend erweitert wird.
Beinhaltet der Nachweis eine Befristung, verlängert sich die Laufzeit der Betriebshaftpflichtversicherung aber jeweils um ein Jahr, wird zugesichert, dass die Versicherung nicht in angegebener Frist gekündigt wurde. Bezüglich der Einzelheiten wird auf die Teilnahmebedingungen (Anlage A1 der Vergabeunterlagen) verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenzen: Mindestanforderungen: Zum Beleg ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit haben Bewerber jeweils mindestens eine Referenz aus einer der folgenden 3 Kategorien (1. Planung und Umsetzung einer umfangreichen Werbekampagne; 2. Betreuung der Social-Media-Kanäle des Auftraggebers; 3. Konzeption und Entwicklung einer Microsite) einzureichen (siehe (1) (a) bis (c)). Die im Rahmen des Referenzprojektes erbrachten Leistungen müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar und innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht worden sein. Innerhalb der 3 Kategorien ist jeweils eine Referenz nachzuweisen, deren Auftrag die Zielsetzung „Imagesteigerung“ und eine Referenz, die die Zielsetzung „Leadgenerierung“ hatte. Andernfalls wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Pro Kategorie fließen 2 Referenzen in die Bewertung ein.
(a) Referenz Kategorie 1 – Planung und Umsetzung einer umfangreichen Werbekampagne:
Es ist ein Referenzprojekt nachzuweisen bei dem eine umfangreiche Werbekampagne geplant und umgesetzt wurde. Hierbei sind insbesondere Leistungen zur Kampagnenplanung und -steuerung, Gestaltung von Print- und Onlinemedien und Erstellung einer eigenen Kampagnenseite nachzuweisen. Die erbrachten Leistungen sind zu beschreiben und der Mediamix zu begründen. Es ist anzugeben, welche Medien im Rahmen der Auftragsausführung gestaltet wurden. Dabei ist deren Zusammenwirken und Anteil an der Zielerreichung zu vermitteln.
(b) Referenz Kategorie 2 – Betreuung der Social-Media-Kanäle des Auftraggebers:
Es ist ein Referenzprojekt nachzuweisen, bei dem für einen Auftraggeber Social-Media-Kanäle (Facebook und Instagram) geplant / konzipiert wurden (Planung, Umsetzung der Posts, Redaktion und Monitoring). Die erbrachten Leistungen sind zu beschreiben. Es sind möglichst aktive Links zu aktuellen Kanälen anzugeben und an einem Beispiel ein Monatsredaktionsplan inkl. Reporting zu zeigen.
(c) Referenz Kategorie 3 – Konzeption und Entwicklung einer Kampagnenseite (Microsite oder Onepagers):
Es ist ein Referenzprojekt nachzuweisen bei dem für den Auftraggeber die Konzeption und Entwicklung einer Kampagnenseite (Microsite oder Onepagers) übernommen wurde. Die erbrachten Leistungen für die Errichtung der Microsite sind zu beschreiben. Der Zusammenhang zwischen der Microsite und der Zielerreichung ist darzustellen.
Bezüglich der konkret von der Auftraggeberin geforderten Angaben wird auf die auszufüllenden Formblätter 3.1 der Teilnahmebedingungen (Anlage A1 der Vergabeunterlagen) verwiesen.
2. Es ist ein Kernteam zu benennen, welches für die Leistungserbringung vorgesehen ist. Das Kernteam muss die Positionen Projektleiter/in bzw. Key-Account-Manager/in, Creative Director, Artdirector, Grafiker/in, Social-Media-Manager/in und Online-Marketing-Spezialist/in umfassen.
Eine Person darf nur maximal 2 Positionen bekleiden. Die Besetzung von mehr als 2 Positionen in Personalunion ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.
Hinsichtlich der einzelnen Kernteammitgliedern werden die folgenden Angaben zu ihrer beruflichen und fachlichen Qualifikation gefordert:
(a) Projektleiter/in bzw. Key-Account-Manager/in:
Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Berufsfeld Kommunikation) und zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 3 Jahre).
Darstellung des methodischen und praktischen Fachwissens in der Kampagnen-Konzeption und Kampagnenumsetzung in der klassischen Werbung und im Online-Bereich sowie Angaben zu mindestens einem Projekt das in der Position Projektleiter/in bzw. Key-Account-Manager/in durchgeführt wurde und aus dem das Vorhandensein des erforderlichen Fachwissens abgeleitet werden kann.
(b) Creative Director:
Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Berufsfeld Kommunikation) und zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 3 Jahre).
Darstellung des methodischen und praktischen Fachwissens in der Kampagnen-Konzeption und Kampagnenumsetzung in der klassischen Werbung und im Online-Bereich sowie Angaben zu mindestens einem Projekt, das in der Position Creative Director durchgeführt wurde und aus dem das Vorhandensein des erforderlichen Fachwissens abgeleitet werden kann.
(c) Artdirector:
Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Berufsfeld Kommunikation) sowie zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 3 Jahre).
Darstellung des methodischen und praktischen Fachwissens in der Kampagnen-Konzeption und Kampagnenumsetzung in der klassischen Werbung und im Online-Bereich sowie Angaben zu mindestens einem Projekt, das in der Position Artdirector durchgeführt wurde und aus dem das Vorhandensein des erforderlichen Fachwissens abgeleitet werden kann.
(d) Grafiker/in: Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium) sowie zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 2 Jahre).
(e) Social-Media-Manager: Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium) sowie zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 2 Jahre).
(f) Online-Marketing-Spezialist: Angaben zu seiner/ihrer Fachkunde und beruflichen Befähigung (abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium) sowie zur Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind (Mindestvoraussetzung: 2 Jahre).
Die Mitglieder des Kernteams dürfen nur mit Zustimmung der Auftraggeberin bei gleicher Qualifikation ausgewechselt werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Vorlage der Erklärung des Bieters/Auftragnehmers gegenüber der AOK Nordost über die Einhaltung der Mindestbedingungen des Brandenburgischen Vergabegesetzes (siehe Anlage 1c der Vergabeunterlagen).
2. Vorlage der Vereinbarung zwischen Auftragnehmer und Nachunternehmer/Verleiher über die Einhaltung der Mindestbedingungen des Brandenburgischen Vergabegesetzes (Anlage 1d der Vergabeunterlagen).
3. Der Auftragnehmer weist spätestens 8 Wochen nach Zuschlag der Auftraggeberin nach, dass er über eine Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verfügt, mit der mindestens folgende Deckungssummen je Versicherungsfall abgedeckt sind:
— 1 000 000,00 EUR gegen Personenschäden sowie
— 1 000 000,00 EUR gegen Sachschäden
— 2 000 000,00 EUR gegen Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen.
Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende dieses Vertrags und Abwicklung aller Einzelverträge/Einzelabrufe aufrechterhalten. Auf Nachfrage der Auftraggeberin ist dies durch Vorlage geeigneter Dokumente nachzuweisen. Kommt der Auftragnehmer diesen Verpflichtungen nicht nach, ist die Auftraggeberin nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zur Kündigung dieses Vertrags aus wichtigem Grund berechtigt. Weitergehende Ansprüche der Auftraggeberin, insbesondere Schadensersatzansprüche, bleiben hiervon unberührt.“

1. Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).
2. Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet die Auftraggeberin die E-Vergabelösung www.dtvp.de. Die zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o. g. Link dort abzurufen.
3. Die Teilnahmeanträge sowie etwaige Angebote können ausschließlich elektronisch über die E-Vergabelösung abgegeben werden. Näheres hierzu ergibt sich aus den Formblättern und Hinweisen für den Teilnahmeantrag (siehe Teilnahmebedingungen, Anlage A1 der Vergabeunterlagen).
4. Die unter Ziffer III.1.1) (Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung
In einem Berufs- oder Handelsregister) und Ziffer III.1.2) (Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) sowie Ziffer III.2.2) (Sonstige Bedingungen) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind im Falle des Angebots einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die sonstigen unter Ziffer III.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) geforderten Eignungsnachweise können von den Mitgliedern einer Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Die unter Ziffer III.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) genannten Eignungsnachweise sind dabei jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat.
5. Für weitere Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKDU2R

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…"
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…“.