Materiallieferung für betriebliche Zwecke und Konsignationslagerrahmenvertrag

Kurze Beschreibung

Der Wasser- und Abwasserzweckverband Gotha und Landkreisgemeinden (nachfolgend: Vergabestelle/ Auftraggeber) ist in seinem Verbandsgebiet für die öffentliche Wasserversorgung und die öffentliche Abwasserentsorgung zuständig.
Gegenstand des Auftrages (als Rahmenvertrag) ist die bedarfsgerechte Belieferung des Auftraggebers mit Materialien für dessen Trinkwasserver- und Abwasserentsorgung. Die Materialien sind im Wesentlichen als Havarievorhaltung sowie für Netzinstandhaltungsmaßnahmen und die Verlegung von Hausanschlussleitungen durch das eigene Personal bestimmt. Da hier auch ein Havariebestand mit dem Konsignationslager gesichert werden soll, ist bei der Bemessung der Preise zu berücksichtigen, dass einzelne, ausgewählte Produkte sich deutlich seltener pro Jahr als andere Produkte innerhalb der Laufzeit des Vertrages umschlagen werden. Unter anderem handelt es sich um folgendes Material:
— duktile Gussrohre und, PE-RC-Druckrohre sowie zugehörige Formstücke,
— Kupplungen, Rohrbruchschellen, Verschraubungen,
— Schieber, Hydranten, Straßenkappen, Anbohrarmaturen,
— Hauswasserzähler und Wasserzähleranlagen,
— Schachtbauteile, Kanaldeckel, Schmutzfänger.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Auftrages (als Rahmenvertrag) ist die bedarfsgerechte Belieferung des Auftraggebers mit Materialien für dessen Trinkwasserver- und Abwasserentsorgung. Die Materialien sind im Wesentlichen als Havarievorhaltung sowie für Netzinstandhaltungsmaßnahmen und die Verlegung von Hausanschlussleitungen durch das eigene Personal bestimmt. Da hier auch ein Havariebestand mit dem Konsignationslager gesichert werden soll, ist bei der Bemessung der Preise zu berücksichtigen, dass einzelne, ausgewählte Produkte sich deutlich seltener pro Jahr als andere Produkte innerhalb der Laufzeit des Vertrages umschlagen werden. Unter anderem handelt es sich um folgendes Material:
— duktile Gussrohre und, PE-RC-Druckrohre sowie zugehörige Formstücke,
— Kupplungen, Rohrbruchschellen, Verschraubungen,
— Schieber, Hydranten, Straßenkappen, Anbohrarmaturen,
— Hauswasserzähler und Wasserzähleranlagen,
— Schachtbauteile, Kanaldeckel, Schmutzfänger,
Das Material muss grundsätzlich für eine vorschriftsmäßige, qualitätsgerechte Verwendung geeignet sein und dem Stand der Technik entsprechen. Die im Leistungsverzeichnis Teil B angegebenen Hersteller sind verbindlich; eine Änderung bedarf des schriftlichen Einverständnis seitens der Vergabestelle (als zukünftigen Auftraggeber). Die im Leistungsverzeichnis (Teil B der Vergabeunterlagen) angegebenen Stückzahlen geben den jahresdurchschnittlichen Bedarf der Vergabestelle an.
Der hier ausgeschriebene Rahmenvertrag begründet jedoch keinen Anspruch auf Einzelaufträge. Ein jährlicher Mindestumsatz der angegebenen Mengen wird von der Vergabestelle nicht garantiert, der Auftragnehmer hat dementsprechend keinen Anspruch auf Mindestabsatzmengen.
Über den Vertrag des Konsignationslagers hinaus befinden sich im Lager der Vergabestelle weitere (von ihr bereits erworbene) Materialien zur Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung. Zudem ist es der Vergabestelle auch weiterhin freigestellt, insbesondere im Falle von größeren Investitionsmaßnahmen, die über den vorgenannten Zweck hinausgehen, bei anderen Lieferanten Materialien zu beschaffen und einzusetzen.
Die bedarfsgerechte Belieferung der im Leistungsverzeichnis Teil B angeführten Materialien soll über ein Konsignationslager bewerkstelligt werden. Der zukünftige Auftragnehmer soll daher am Dienstsitz der Vergabestelle ein Hauptlager einrichten und vorhalten. Damit soll eine bestmögliche, kontinuierliche Materialversorgung der Vergabestelle (als zukünftigem Auftraggeber) gewährleistet werden. Eine entsprechend eingerichtete Lagerfläche mit Regalsystemen sowie Büroräumlichkeiten stehen am Dienstsitz der Vergabestelle zur Verfügung. Das für die Lagerverwaltung erforderliche Personal wird von der Vergabestelle gestellt.
Der zukünftige Auftragnehmer liefert das Konsignationsmaterial in vorgegebener Stückzahl in das Konsignationslager ein, stimmt Mindest- und Maximalbestände mit der Vergabestelle als zukünftigem Auftraggeber ab und gewährleistet jederzeit die vorgegebenen Mindestbestände, d.h. er hat ggf. vollständig entnommene Materialien umgehend wieder aufzufüllen. Das Material verbleibt zunächst in seinem Eigentum. Die Vergabestelle als zukünftiger Auftraggeber ist dann berechtigt, Konsignationsmaterial aus dem Lager zu entnehmen. Mit der Entnahme kommt ein Kaufvertrag über das entnommene Material zu den Bedingungen des Rahmenvertrages zustande. Zudem geht das Eigentum an dem Material auf den zukünftigen Auftraggeber über. Eine Rücknahme fakturierter Ware
In den Lagerbestand kann nur bei einwandfreiem und wiederverkaufsfähigem Zustand erfolgen.
Die Belieferung mit Materialien erfolgt in der Regel zweimal wöchentlich (vorzugsweise am Dienstag und Donnerstag), bei Notwendigkeit (zur Gewährleistung von Mindestmengen) auch öfters. Zusätzlich zu der turnusmäßigen Anlieferung in das Konsignationslager am Verwaltungssitz der Vergabestelle soll Material im Bedarfsfalle auf entsprechende Einzelbestellung hin von dem Auftragnehmer an den Auftraggeber auch unmittelbar in dessen Lager am Verwaltungssitz oder in dessen Außenlager im Meisterbereich Trinkwasser Waltershausen oder in dessen Außenlager im Meisterbereich Kanalnetz (Gotha) oder auf bestimmte Baustellen im Verbandsgebiet geliefert werden oder im Bedarfs-/Havariefall kurzfristig auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten im Lager des Auftragnehmers zur Abholung bereit gestellt werden; in den Fällen der Abholung oder der Lieferung auf Baustellen entsteht die Zahlungspflicht beim Auftraggeber dann mit Abholung bzw. Auslieferung.
Die einzelnen Lieferungen sind jeweils in dem vom Auftragnehmer bei dem Auftraggeber zu installierenden und anschließend vorzuhaltenden Bestellsystem online zu erfassen. Zudem sind die den Vertragsprodukten zugehörigen Lagerflächen jeweils mit Barcode auszurüsten, um deren Bestellung, Lieferung und Ausgabe weitestgehend digital zu dokumentieren und im System zu hinterlegen. Ein geeigneter Scanner ist für die Vertragslaufzeit kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Ziel der Vergabestelle ist es zudem, das Außenlager im Meisterbereich Trinkwasser Waltershausen in die Prozesse der Nutzung des Konsignationslagers am Sitz der Vergabestelle, sprich Anlieferung, Zwischenlagerung und Ausgabe, softwaretechnisch effektiv einzubinden. Hiermit ist nicht gemeint, ein
Zweites Konsignationslager zu realisieren.
Die Vergabestelle als zukünftiger Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer für jedes (oder mehrere) entnommene Vertragsprodukt(e) einen Entnahmeschein aus, der ebenfalls online zu erfassen und dem Auftragnehmer zu übermitteln ist. Die Auflistung muss vom System automatisch ausgegeben werden. Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass auf dem Entnahmeschein für betriebliche Zwecke des Auftraggebers weitere Daten (z. B. Einbauort oder Auftragsnummern) online eingegeben werden können. Entsprechende Anpassungen werden nicht gesondert vergütet und sind daher in die
Vertraglichen Preise einzukalkulieren.
Übernahme von Lagerbeständen: Der Auftraggeber betreibt derzeit bereits ein Konsignationslager am Standort. Diesbezüglich hat er ein Unternehmen gebunden; der Vertrag läuft am 28.02.2021 aus. Das im Leistungsverzeichnis Teil B angegebene Material lagert derzeit in den vereinbarten Mindestmengen im Konsignationslager. Falls es im Ergebnis dieser Ausschreibung zu einem Auftragnehmer-Wechsel kommt und die sich im Lager befindlichen Materialien folglich durch den bisherigen Auftragnehmer zurückgeholt werden, muss der neue Auftragnehmer das Lager umgehend nach Vertragsschluss in ausreichender Stückzahl wieder bestücken, um die Handlungsfähigkeit der Vergabestelle zu gewährleisten. Alternativ ist vom (neuen) Auftragnehmer eine angemessene
Zwischenlösung anzubieten und einzukalkulieren.
Die anzubietenden Preise sind Netto-Preise zzgl. der jeweils gesetzlich geltenden Mehrwertsteuer. Es handelt sich hierbei um Festpreise mit einer Gültigkeit von mindestens einem Jahr. Das Vertragsjahr beginnt jeweils am 01.03. und endet am 28.02. (bzw. 29.02) des Folgejahres. Ein Energie- und Mautkostenzuschlag darf angeboten werden (mit entsprechender Berücksichtigung bei der preislichen Wertung), weitere Zuschläge z. B. für Transport, Verpackung oder Lieferung der Materialien zum Auftraggeber hingegen nicht. Hingegen dürfen Nachlässe angeboten werden mit entsprechender Berücksichtigung bei der preislichen Wertung, auch dürfen Skonti geboten werden, letztere fließen aber nicht in die preisliche Wertung ein.
Ändert sich während eines Vertragsjahres der Materialeinkaufspreis des Auftragnehmers in Bezug auf eine bestimmte Produktgruppe, so können auf schriftliches Verlangen jeder Vertragspartei die entsprechenden Einheitspreise angepasst werden. Maßgebend ist der produktgruppenbezogene Nachweis des Herstellers über die spezifische Preisänderung. Das Verlangen auf Anpassung hat für jedes betroffene Vertragsprodukt bis spätestens zum 31.01. des Vertragsjahres für das folgende Vertragsjahr zu erfolgen; andernfalls kann eine Anmeldung in dem folgenden Vertragsjahr keine Berücksichtigung mehr finden. Bei signifikanten Preissteigerungen von ≥ 10 % steht der Vergabestelle als zukünftigen Auftraggeber in Bezug auf das betroffene Vertragsprodukt ein Teilkündigungsrecht zu.
Im Teilkündigungsfalle sind Verhandlungen über ein geeignetes Ersatzprodukt zu führen. Ebenfalls steht es der Vergabestelle frei, bei Änderungen der technischen Anforderungen an einzelne Produkte oder die gewünschten Einsatzzwecke oder bei Produktmängeln geeignete Ersatzprodukte zu benennen und hierüber Verhandlungen – auch unterjährig – mit dem zukünftigen Auftragnehmer zu führen.
Der Auftragnehmer erteilt auf schriftliche Anforderung des zukünftigen Auftraggebers hin Auskunft über die Entwicklung der einzelnen Materialeinkaufspreise.
Der Vertrag hat eine Laufzeit zunächst vom 1.3.2021 bis zum 31.12.2024 mit einer – auch mehrfachen – optionalen Verlängerung bis zum 31.12.2027.

Beschreibung der Verlängerungen

Dem Auftraggeber (AG) steht die Option zu, das Vertragsverhältnis bis zum 31.12.2025 oder bis zum 31.12.2026 oder bis zum 31.12.2027 zu verlängern. Wählt der AG zunächst die Option „31.12.2025“, kann er optional auch noch bis zum 31.12.2026 oder bis zum 31.12.2027 verlängern. Wählt der AG zunächst die Option „31.12.2026“, kann er optional auch noch bis zum 31.12.2027 verlängern.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollten mehr als 3 Bewerber ihre Eignung nachweisen, erfolgt die Auswahl für die Einladung zum Verhandlungsverfahren wie folgt:
Für jede angegebene zusätzliche Referenz (Referenz > 1), die den unter Ziff. IV.9.2 von Teil A der Vergabeunterlagen angegebenen Mindestanforderungen genügt, erhält der Bewerber 1 Punkt. Dabei werden von der Vergabestelle alle im Teilnahmeantrag angeführte Referenzen geprüft.
Die einzelnen Bewertungen werden dokumentiert. Ergibt sich auch nach Durchführung des entsprechenden Auswahlverfahrens noch keine hinreichende Differenzierung, so erfolgt die Auswahl zwischen punktgleichen Bewerbern anhand folgender Kriterien (in der angegebenen Rangfolge bzw. Priorität):
1. Zahl der Beschäftigten in den Jahren 2017 bis 2019 (1. Rangstelle),
2. Zahl der Führungskräfte in den Jahren 2017 bis 2019 (2. Rangstelle),
Sollten sich anhand der vorgenannten, auch hilfsweise eingeführten Auswahlkriterien und trotz der gebildeten Rangfolge immer noch mehr als 3 in die engere Auswahl zu nehmende Bewerber ergeben, dann wird in erforderlichem Umfang gelost.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenz:
Der Bewerber muss über Kenntnisse und Erfahrungen in vergleichbaren Vorhaben verfügen. Das (geeignete) Referenzprojekt muss dabei folgende Mindestanforderungen kumulativ erfüllen:
— Mindestauftragssumme (Einzelauftrag oder Rahmenvertrag, beim Rahmenvertrag im Durchschnitt pro Jahr) in Höhe von 150 000,00 EUR netto.
— Referenz darf nicht älter als drei Jahre sein, diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Leistungsausführung zumindest teilweise in den Zeitraum seit dem 1.11.2017 fällt.
— Es muss sich um eine vergleichbare Referenz handeln. Eine hinreichende Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn die Referenzleistung der ausgeschriebenen Leistung soweit ähnelt, dass sie einen hinreichenden Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bewerbers zulässt. Die Vergleichbarkeit erfordert es jedoch nicht, dass die Referenzleistung auch eine Abwicklung über ein Konsignationslager beinhaltet. Entsprechende Angaben werden im Bewerberformular (Teil C) abgefragt.
Zum Nachweis der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit in diesem Punkt muss der Bewerber ein entsprechendes Referenzprojekt vorweisen können. Der Bewerber ist jedoch aufgefordert, alle verfügbaren, vergleichbaren Referenzen anzugeben. Im Teilnahmeantrag können bis maximal 15 Referenzen angeführt werden. Die Angabe weiterer Referenzen ist in einem Anhang zum Bewerberformular (als Bestandteil derselben Datei) zulässig. Die Vergabestelle prüft alle angegebenen Referenzen darauf, ob zumindest eine von ihnen den vorgenannten Anforderungen genügt.
Achtung:
—— Auch hinsichtlich der Referenzen gilt der statuierte Vorbehalt bezüglich des Vorranges der Eigenerklärungen. Die Vergabestelle behält sich also vor, die Angaben zu den Referenzen in Zweifelsfällen genau zu überprüfen und dabei auch Auftraggeber- Bescheinigungen (unter Fristsetzung) zu fordern,
—— Auch für das Auswahlkriterium „Referenzen“ sollten alle weiter verfügbaren Referenzen aus dem Zeitraum seit 1.11.2017 – Leistungsausführung muss auch hier zumindest teilweise in diesen Zeitraum fallen – angegeben werden. (Bei diesen weiteren Referenzen gelten prinzipiell ebenfalls die oben statuierten Mindestanforderungen und der Vorrang der Eigenerklärung.)
Zahl der Beschäftigten/Anzahl der Führungskräfte:
Erklärung (im Bewerberformular), aus der das jährliche Mittel der vom Bewerber in den Jahren 2017 bis 2019 Beschäftigten (zu ermitteln gemäß § 267 Abs. 5 HGB) und das jährliche Mittel seiner Führungskräfte in den Jahren 2017 bis 2019 ersichtlich ist. Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen. Im Falle einer Bietergemeinschaft (Bewerbergemeinschaft) kommt es auf die Anzahl der bei allen Mitgliedern gemeinsam Beschäftigten bzw. auf die Anzahl der dort insgesamt vorgehaltenen Führungskräfte in den Jahren 2017 bis 2019 an.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein Bieter durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).