Beschreibung der Beschaffung
Die wesentlichen Aufgaben für den Dienstleister sind nachfolgend aufgelistet:
1.1. Planung/Konzeption:
1.1.1. Unter Beachtung der jeweiligen Auflagen des Ordnungsamts der Landeshauptstadt Düsseldorf und aller weiteren sicherheitsrelevanten Vorgaben: Planung eines möglichst großen Eventzeltes auf dem Schadowplatz. Gewünscht wird ein möglichst wertiger Auftritt (z. B. Regenschutz, Bodenbelag/Teppichböden, LichtIlluminationen, „Forschungs-Look“, etc.).
Die nutzbaren Aktionsflächen im Haus der Universität sind verbindlich definiert.
1.1.2. Planung und Realisierung der Aktionsflächen auf dem Schadowplatz: Einholung der erforderlichen Genehmigungen (z. B. Ordnungsamt, Feuerwehr, etc.). Planung und Umsetzung der Fliegenden Bauten einschließlich Infrastruktur (z. B. Stromanschlüsse). Absprachen mit beteiligten Dienstleistern etc.
1.1.3. Erstellung und Umsetzung des Sicherheitskonzeptes: Definition und Ausschilderung der Flucht- und Rettungswege. Planung von Ordnungs- und Sicherheitsdienst. Vorbereitung realistischer Krisenszenarien und evtl. notwendiger Hygiene-Regeln. Generelle Vorschläge für die Besucherführung.
Dieser Punkt beinhaltet sowohl die Aktionsflächen auf dem Schadowplatz als auch die im Haus der Universität, welche zu jedem Zeitpunkt nur eine festgelegte Zahl an Personen in unterschiedlichen Gebäudebereichen fassen darf (Gesamtanzahl: 320 Besucher im Haus der Universität; davon 190 Foyer/UG; 130 auf den Etagen 1 bis 3).
1.1.4. Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung des Veranstaltungsprogramms: Mitwirkung bei der operativen Ausgestaltung der Programmpunkte (=> Inhaltlich werden die Programmpunkte von teilnehmenden Organisationen vorgeschlagen). Unterstützung bei der thematischen Gliederung der Gesamtveranstaltung (z. B. Definition von „Themenwelten“).
1.1.5. Mitwirkung bei der räumlichen Platzierung der Programmpunkte auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Vorschläge und Detail-Maßnahmenplanung zur Besucherführung.
1.1.6. Über das Angebot im Vortragssaal im Haus der Universität hinaus: Vorschläge zur Erweiterung des Vortragsprogramms (z. B. Zeitliche Straffung? Räumliche Ausdehnung? Konzeptionelle Ausgestaltung des Programmpunktes „Vortrag“?).
1.1.7. Vorschlag für ein Messebau-System für die Stände auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Empfehlung zum Einsatz bzw. zur Anforderung unterschiedlicher Standgrößen. Organisation und Auf- und Abbau der Stände sowie der erforderlichen „Spielflächen“ (Stellwände, etc.) für die einzelnen Programmpunkte. Die organisatorischen Detailabsprachen erfolgen direkt zwischen den einzelnen Ausstellern und dem Dienstleister.
1.1.8. Konzeptionelle und organisatorische Vorschläge für begleitende Gastronomie („Minimal-Angebot“) sowie für einen geschlossenen Bereich für Gäste der veranstaltenden Wissenschaftsorganisationen („VIP-Lounge“; ca. 100 Personen im Laufe der Veranstaltungszeit).
1.2 Durchführung:
1.2.1. Steuerung des Auf- und Abbaus der Aktionsflächen auf dem Schadowplatz sowie im Haus
Der Universität einschließlich aller notwendiger Abnahmen (z. B. Ordnungsamt).
1.2.2. Operative Leitung und Steuerung der Veranstaltung vor Ort.
1.2.3. Betreuung der Aussteller bzw. der teilnehmenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (speziell Ansprechpartner in der Auf- und Abbauphase).
1.2.4. Aufbauend auf das Sicherheitskonzept: Einsetzen, Steuerung und Dokumentation des Ordnungsdienstes für den Bereich des Schadowplatzes sowie für den Zutritt in das Haus der Universität.
1.2.5. Ordnungsgemäße Übergabe aller genutzten Flächen im Anschluss der Veranstaltungen an den jeweiligen Betreiber.
1.3 Nachbereitung:
1.3.1. Abschlussbericht mit Kerndaten und Bildern zur Projektdokumentation (einfache Qualität, kein Profifotograf erforderlich).
1.3.2. Abrechnungen und Kostendokumentation.
1.3.3 Projekt-Abschlussgespräch.