Neubeschaffung, Implementierung, Migration und Managed Service der Incident-Management-Plattform

Kurze Beschreibung

Neubeschaffung, Implementierung, Migration und Managed Service einer Incident-Management-Plattform zur Verbindung und Unterstützung von länderübergreifenden Supportprozessen für die Steuer- und Justizverwaltung

Beschreibung der Beschaffung

In der HZD wird seit dem Jahr 2007 für die Steuerverwaltung, im Rahmen des Vorhabens KONSENS (Koordinierte neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung), und seit Beginn des Jahres 2020 für die Justizverwaltung die sog. „Incident Management Plattform" (kurz: IM-Plattform) als universelle, zentrale Datenclearing-Plattform und Webanwendung für das Incident und Problem Management auf Basis eines Cisco ServiceGrid im Rechenzentrum der HZD betrieben. Damit können Störungstickets über die Grenzen der Bundesländer hinweg in unterschiedlichste Ticketsysteme medienbruchfrei geroutet und nachverfolgt werden. Auf der IM-Plattform ist die gesamte Logik und Steuerung des Informationsaustausches sowie die Bedienung der vereinbarten Workflows für alle Länder zentral hinterlegt.
Nach Abkündigung des Cisco ServiceGrid ist im Rahmen dieser Ausschreibung beabsichtigt, die IM-Plattform durch ein neu zu beschaffendes Produkt abzulösen und die neue Plattform im Managed Service betreiben zu lassen.
Es ist eine Softwarelösung samt Lizenzen bereitzustellen und zu installieren, mit der die Ablösung des Altsystems unter Fortführung der bestehenden Funktionen sichergestellt ist. In der Softwarelösung sind die Funktionsanforderungen der IM-Plattform zu implementieren und diese ist als On-Premises-Lösung im Rechenzentrum des Auftraggebers zu betreiben.
Für den Betrieb der Softwarelösung muss die erforderliche Hardware vom Auftragnehmer bereitgestellt, im Rechenzentrum des Auftraggebers aufgebaut und installiert werden. Die Hardware der Altplattform wird mit der Abkündigung des Cisco ServiceGrid für den Auftraggeber nicht mehr zur Verfügung stehen.
Die Anforderungen an die neue Hardware richten sich nach den Systemanforderungen und den Einbaurichtlinien des Rechenzentrums des Auftraggebers.
Unmittelbar nach Zuschlagserteilung ist ein Implementierungsprojekt nach anerkannter Projektmanagementmethodik zu initiieren und durchzuführen. Ziel des Projekts ist die Einführung und Produktivsetzung der neuen IM-Plattform unter Ablösung bzw. Migration der Altplattform.
Die Ablösung der bisherigen IM-Plattform hat nach einem strukturierten Vorgehensplan zu erfolgen, der vom Auftragnehmer auf Basis von Terminvorgaben des Auftraggebers zu erstellen ist.
Für das Implementierungsprojekt gilt folgender Zeitrahmen:
— Projektbeginn: 1.1.2021;
— Produktivsetzungstermin: angestrebt 1.7.2021 (spätestens: 1.10.2021);
Die Softwarelösung muss als Managed Service angeboten werden. Der Umfang erstreckt sich dabei auf die in Ziffer 2.4 der Leistungsbeschreibung genannte Dienstleistungen.
Folgende Grundanforderungen werden an die Softwarelösung gestellt:
— Mandantenfähige Technologie: Betrieb mehrerer Mandanten, die vollständig voneinander getrennt sind (sowohl auf Benutzer- als auch auf administrativer Ebene);
— Kopplungsfähigkeit zu verschiedenen Helpdesksystemen;
— Unterstützung gängiger Protokolle (mindestens SOAP und SMTP);
— NAT-Fähigkeit in der Kommunikation mit den angebundenen Helpdesksystemen;
— Betrieb als On-Premises-Lösung im Rechenzentrum des Auftraggebers über das Netz des Auftraggebers (Netz des Bundes (NdB-VN));
— Umsetzung der Funktionsanforderungen in der Software durch Out-of-the-box-Funktionalitäten oder per Konfiguration bzw. Customizing der Software (z. B. über eine Low-Code-Entwicklungsplattform durch vorgefertigte Standardsoftwarebausteine). Nicht zulässig ist die Umsetzung der Anforderung mittels klassischer Softwareentwicklung d. h. Erweiterung des Quellcodes der Software oder sonstige individuelle Programmcodes (ausgenommen Web-Frontend),
— Betrieb der On-Premises-Lösung in redundanter Auslegung, sowohl auf der Ebene der Hardware (Server- und Netzkomponenten) als auch der Software (Datenhaltung, Middleware, Applikation);
— Betrieb mehrerer Systemumgebungen: Test- und Produktionsumgebung
Die detaillierten Anforderungen an die Implementierung, den Managed-Service sowie die Funktionen der IM-Plattform sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen

Dem Auftraggeber steht ein einseitiges Leistungsbestimmungserweiterungsrecht bis zu 20 % der Gesamtangebotssumme (netto) aus diesem Vergabeverfahren als Mehrbedarf (quantitative Leistungserweiterung) zu. Die Gesamtangebotssumme (netto) ergibt sich aus dem Preisblatt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gesamtjahresumsatz (Datei „Eignungskriterien.pdf")
Angaben über die Höhe des Gesamtjahresumsatzes (EUR, netto) des Bieters in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017, 2018 und 2019).
Sind die Informationen zum Gesamtjahresumsatz nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, hat der Bieter anzugeben, an welchem Datum das Unternehmen des Bieters gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Jahresdurchschnittlich beschäftigte Mitarbeiter
Angabe über die Anzahl der beim Bieter im Kompetenzbereich der Software (Fachliche und technische Wissensträger beim Bieter bzgl. der angebotenen Software) jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten 3 Geschäftsjahren (2017, 2018 und 2019).
Im Falle der Realisierung der Lösung mittels mehrerer eigenständiger Softwareprodukte ist die Gesamtanzahl über alle Produkte zu nennen. Maßgeblich für die Zählung sind nur diejenigen Produkte, die zur Umsetzung der fachlichen Anforderungen des Auftraggebers (s. Ziffer 4 und 6 der Leistungsbeschreibung) eingesetzt werden.
Spezifische Referenzen
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist"), zu den vier nachfolgend aufgeführten Anforderungen. Eine Referenz kann eine, mehrere oder alle Anforderungen abdecken.
Bei Angabe von mehreren Referenzen zu einer Anforderung wird jeweils die Referenz bewertet, die der Anforderung am besten entspricht.
(a) Technische Kopplung von verschiedenen ITSM-Tools (z. B. Helpdesksystemen)
(b) Betrieb einer Softwarelösung als Full Managed Service (z. B. als SaaS-Lösung oder On-Premises beim Kunden)
(c) erfolgreich durchgeführte Toolablösung/-migration
(d) ein fachlich begleitetes Projekt im Incident- oder Problem-Management-Kontext (z. B. Prozessberatung, Optimierung, Prozessschnittstellen)
Software-Referenzen
Beschreiben Sie alle* mit der angebotenen Software durchgeführten Projekte aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist"). Der Umfang der Referenzen ist derart zu gestalten, dass folgende Fragestellungen beschrieben sind.
— Welche Problemstellungen waren mit der Software zu lösen?
— Welche Lösungsansätze wurden hierfür gewählt?
— Welche Kompetenzen und Erfahrungen hat der Bieter dadurch erworben, die für die Erreichung der Leistungsziele des Auftraggebers von Bedeutung sind bzw. den Bieter für den Auftrag qualifizieren?
Inhalt und Spektrum der Referenzliste wird dahingehend bewertet, inwiefern für den Auftraggeber erkennbar ist, dass der Bieter mit der angebotenen Software die Leistungsziele des Auftraggebers vollumfänglich und problemfrei erreichen kann.
Die Bewertung schließt insbesondere auch ein, in welchem Maße die beschriebenen Erfahrungen und erworbenen Know-hows für die in der Leistungsbeschreibung geforderte Lösung von Bedeutung sind bzw. inwiefern die erbrachten Leistungen mit dem Einsatzzweck des Auftraggebers vergleichbar sind.
*Bei Überschreitung des Projektumfangs des Bieters von 20 Projekten innerhalb der letzten 3 Jahre ist die Angabe von 20 ausgewählten Referenzen hinreichend. Diese Limitierung ist jedoch nicht zwingend vorgegeben.
Bei den Eignungskriterien (Datei „Eignungskriterien.pdf") müssen mindestens 25 Punkte von maximal 54 Punkten erreicht werden.
In der Datei „Eignungskriterien.pdf" ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die längere Vertragslaufzeit ist zum einen auf den Planungszeitraum in KONSENS zurückzuführen. Zum anderen sind die Implementierung, Datenmigration sowie Konfiguration und Customizing der Funktionsanforderungen mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Die Wirtschaftlichkeit der Lösung ist sowohl für den Auftragnehmer als auch für den Auftraggeber nur bei längerer Laufzeit gegeben.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen
Der Bieter hat die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bieter wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 12. Dezember 2017 (StAnz. 1/2018 S. 15 ff) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei elektronischem Versand ist die Eigenerklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
(Datei „Erklaerung_Ausschluss.pdf")
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB.pdf")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB.pdf")
Wirtschaftlichkeitsprüfung /Zuschlagskriterien
Das wirtschaftlichste Angebot wird nach der erweiterten Richtwertmethode gebildet.
Dabei wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach der Formel „Z = Leistungspunkte (L) / Preis (P)" ermittelt:
Schwankungsbereich (SB):
Die Vergabestelle hat einen Schwankungsbereich (SB) von 10 % (zehn Prozent) in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt.
Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 10 % vom führenden Angebot abweicht, entscheidet allein die Summe der gewichteten Leistungspunktzahlen in dem Kriterienkatalog. Über dieses abschließende Entscheidungskriterium (EK) wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.
Für den Fall, dass 2 oder mehr Bieter innerhalb des Schwankungsbereiches die gleiche höchste Punktzahl erreichen, entscheidet der dann günstigste Preis zwischen diesen Bietern über den Zuschlag.
Preis
Der Gesamtpreis (Angebotssumme) setzt sich aus den Kosten für Implementierung, Managed Service, Dienstleistungen und Überlassung der Software zusammen.
Leistung
Der Bieter hat sowohl den Kriterienkatalog (Datei „Kriterienkatalog") auszufüllen, als auch 4 Konzepte einzureichen. Die Anforderungen an die 4 geforderten Konzepte sind in der Datei „Anforderungen Konzepte" erläutert.
Bevor der Zuschlag erteilt werden kann, muss der Bieter durch eine einwöchige, verifizierende Teststellung (Datei „Teststellung-IM-Plattform") nachweisen, dass er den Auftrag wie gefordert auch durchführen kann.
Die detaillierten Aufgabenstellungen,Wertungen und Gewichtungen sind den Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.